外賣公司行政管理制度

外賣公司行政管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司行政管理工作，提高行政效率，確保公司各項(xiàng)工作的順利開展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工。（三）基本原則1.合法性原則：各項(xiàng)規(guī)定符合國家法律法規(guī)及相關(guān)政策要求。2.合理性原則：制度制定與執(zhí)行充分考慮公司實(shí)際情況和員工利益，力求合理、公平。3.規(guī)范性原則：明確各項(xiàng)工作流程和標(biāo)準(zhǔn)，確保行政管理工作規(guī)范有序。4.效率性原則：以提高工作效率為核心，優(yōu)化工作流程，減少不必要的環(huán)節(jié)和延誤。二、組織架構(gòu)與職責(zé)（一）公司組織架構(gòu)[詳細(xì)畫出公司組織架構(gòu)圖，包括行政部門、各業(yè)務(wù)部門、管理層等層級關(guān)系]（二）行政部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)公司行政管理體系的建立、完善和執(zhí)行，確保各項(xiàng)制度有效落實(shí)。2.統(tǒng)籌公司辦公資源的配置與管理，包括辦公場地、設(shè)備、物資等。3.負(fù)責(zé)公司文件、檔案的收發(fā)、整理、歸檔和保管工作，確保信息安全與可追溯。4.組織公司會議、活動的策劃與實(shí)施，負(fù)責(zé)會議記錄、活動總結(jié)等工作。5.負(fù)責(zé)公司對外聯(lián)絡(luò)與接待工作，維護(hù)公司良好形象。6.制定并執(zhí)行公司行政費(fèi)用預(yù)算，嚴(yán)格控制費(fèi)用支出。7.負(fù)責(zé)公司車輛的調(diào)度、管理與維護(hù)，確保車輛安全與正常使用。8.協(xié)助公司領(lǐng)導(dǎo)處理日常行政事務(wù)，完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他臨時性工作。（三）各部門行政職責(zé)1.各部門負(fù)責(zé)人為本部門行政管理工作的第一責(zé)任人，負(fù)責(zé)組織本部門員工遵守公司行政管理制度。2.配合行政部門做好辦公資源的使用與管理，及時反饋資源需求與使用情況。3.負(fù)責(zé)本部門文件資料的整理與保管，按規(guī)定定期移交行政部門歸檔。4.協(xié)助行政部門組織本部門相關(guān)會議、活動，提供必要的支持與配合。三、辦公場地管理（一）辦公場地分配1.根據(jù)公司組織架構(gòu)和業(yè)務(wù)需求，合理分配辦公場地，明確各部門辦公區(qū)域。2.新員工入職時，由行政部門統(tǒng)一安排辦公座位，并辦理相關(guān)交接手續(xù)。（二）辦公場地使用規(guī)范1.保持辦公場地整潔衛(wèi)生，不得隨意丟棄垃圾，定期進(jìn)行清掃和消毒。2.愛護(hù)辦公場地內(nèi)的設(shè)施設(shè)備，如有損壞應(yīng)及時報修，不得擅自拆卸或改裝。3.不得在辦公場地內(nèi)大聲喧嘩、追逐打鬧，保持安靜的辦公環(huán)境。4.未經(jīng)行政部門批準(zhǔn)，不得擅自更換辦公座位或占用其他部門辦公區(qū)域。（三）辦公場地安全管理1.加強(qiáng)辦公場地的安全防范，配備必要的消防器材和安全設(shè)施，確保消防通道暢通。2.員工離開辦公場地時，應(yīng)關(guān)閉電器設(shè)備、門窗等，做好安全防范措施。3.發(fā)現(xiàn)安全隱患或事故時，應(yīng)及時報告行政部門，并采取相應(yīng)的應(yīng)急措施。四、辦公設(shè)備與物資管理（一）辦公設(shè)備采購1.各部門根據(jù)工作需要，提前填寫《辦公設(shè)備采購申請表》，詳細(xì)說明設(shè)備名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途等，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后報行政部門。2.行政部門匯總各部門采購申請，結(jié)合公司預(yù)算和實(shí)際情況，制定采購計劃，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.采購計劃獲批后，行政部門按照公司采購流程進(jìn)行設(shè)備采購，選擇正規(guī)供應(yīng)商，確保設(shè)備質(zhì)量和售后服務(wù)。（二）辦公設(shè)備領(lǐng)用與發(fā)放1.辦公設(shè)備到貨后，行政部門組織驗(yàn)收，驗(yàn)收合格后辦理入庫手續(xù)。2.員工領(lǐng)用辦公設(shè)備時，需填寫《辦公設(shè)備領(lǐng)用登記表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后到行政部門領(lǐng)取。3.行政部門負(fù)責(zé)建立辦公設(shè)備臺賬，記錄設(shè)備的采購、領(lǐng)用、維修、報廢等情況，定期進(jìn)行盤點(diǎn)清查。（三）辦公設(shè)備使用與維護(hù)1.員工應(yīng)正確使用辦公設(shè)備，按照操作規(guī)程進(jìn)行操作，不得違規(guī)使用或擅自更改設(shè)備設(shè)置。2.如辦公設(shè)備出現(xiàn)故障，員工應(yīng)及時報告行政部門，由行政部門聯(lián)系專業(yè)維修人員進(jìn)行維修。3.行政部門定期對辦公設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)備正常運(yùn)行，延長設(shè)備使用壽命。（四）辦公物資管理1.辦公物資包括文具、紙張、耗材等，由行政部門統(tǒng)一采購和管理。2.各部門根據(jù)工作需要，定期到行政部門領(lǐng)取辦公物資，填寫《辦公物資領(lǐng)用登記表》。3.行政部門建立辦公物資庫存臺賬，定期盤點(diǎn)，及時補(bǔ)充短缺物資，避免浪費(fèi)。五、文件與檔案管理（一）文件管理1.文件分類：公司文件分為行政文件、業(yè)務(wù)文件、財務(wù)文件等類別，行政部門負(fù)責(zé)統(tǒng)一編號和管理。2.文件起草與審核：文件由相關(guān)部門或人員起草，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后報行政部門。行政部門對文件格式、內(nèi)容等進(jìn)行審核，確保文件規(guī)范、準(zhǔn)確。3.文件印發(fā)：審核通過的文件，由行政部門按照規(guī)定格式進(jìn)行排版、印刷，加蓋公司印章后印發(fā)。4.文件傳閱與存檔：文件印發(fā)后，行政部門根據(jù)文件內(nèi)容和傳閱范圍，組織相關(guān)人員傳閱，并做好記錄。傳閱完畢的文件，由行政部門及時歸檔保存。（二）檔案管理1.檔案分類：公司檔案分為人事檔案、財務(wù)檔案、業(yè)務(wù)檔案等類別，行政部門負(fù)責(zé)制定檔案管理制度和分類標(biāo)準(zhǔn)。2.檔案收集與整理：各部門負(fù)責(zé)收集本部門產(chǎn)生的檔案資料，定期移交行政部門。行政部門對檔案資料進(jìn)行整理、分類、編號，確保檔案完整、有序。3.檔案保管與查閱：行政部門設(shè)立專門的檔案保管場所，配備必要的保管設(shè)備，確保檔案安全。未經(jīng)批準(zhǔn)，任何人不得擅自查閱、借閱檔案。因工作需要查閱檔案的，需填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，在行政部門指定地點(diǎn)查閱，并做好查閱記錄。六、會議與活動管理（一）會議管理1.會議分類：公司會議分為公司例會、部門會議、專項(xiàng)會議等。2.會議組織：公司例會由行政部門負(fù)責(zé)組織，定期召開，總結(jié)工作進(jìn)展，安排下一階段工作任務(wù)。部門會議由各部門自行組織，根據(jù)工作需要不定期召開。專項(xiàng)會議由相關(guān)部門根據(jù)特定工作事項(xiàng)發(fā)起，行政部門協(xié)助組織。3.會議通知：會議組織部門提前發(fā)布會議通知，明確會議時間、地點(diǎn)、參會人員、會議主題等內(nèi)容。4.會議記錄：行政部門負(fù)責(zé)公司例會及重要專項(xiàng)會議的記錄工作，會議記錄應(yīng)準(zhǔn)確、完整，會后及時整理形成會議紀(jì)要，經(jīng)會議主持人審核后發(fā)送給參會人員。各部門自行組織的會議，由部門指定人員負(fù)責(zé)記錄，并根據(jù)需要整理會議紀(jì)要。5.會議決議執(zhí)行：會議形成的決議和工作任務(wù)，由相關(guān)部門和人員負(fù)責(zé)落實(shí)執(zhí)行。行政部門負(fù)責(zé)跟蹤決議執(zhí)行情況，定期進(jìn)行檢查和反饋。（二）活動管理1.活動策劃：公司組織的各類活動，由行政部門或相關(guān)部門提前進(jìn)行策劃，制定活動方案，明確活動目的、時間、地點(diǎn)、內(nèi)容、參與人員等。2.活動組織與實(shí)施：活動策劃方案經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由行政部門或相關(guān)部門負(fù)責(zé)組織實(shí)施?；顒舆^程中，要做好現(xiàn)場布置、人員安排、物資保障等工作，確?；顒禹樌M(jìn)行。3.活動宣傳：根據(jù)活動需要，行政部門負(fù)責(zé)制定活動宣傳方案，通過公司內(nèi)部公告、微信群、公眾號等渠道進(jìn)行宣傳推廣，提高活動知曉度和參與度。4.活動總結(jié)：活動結(jié)束后，行政部門或相關(guān)部門負(fù)責(zé)對活動進(jìn)行總結(jié)，分析活動效果，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，為今后活動的開展提供參考。七、對外聯(lián)絡(luò)與接待管理（一）對外聯(lián)絡(luò)1.公司對外聯(lián)絡(luò)工作由行政部門統(tǒng)一歸口管理，明確專人負(fù)責(zé)。2.對外聯(lián)絡(luò)人員應(yīng)熟悉公司業(yè)務(wù)和相關(guān)政策法規(guī)，具備良好的溝通協(xié)調(diào)能力和服務(wù)意識。3.對外聯(lián)絡(luò)工作應(yīng)遵循禮貌、熱情、專業(yè)的原則，及時回復(fù)外部單位或個人的來函、來電、來訪，確保信息傳遞準(zhǔn)確、及時。（二）接待管理1.接待工作應(yīng)根據(jù)來訪人員的身份、目的、人數(shù)等情況，制定合理的接待方案，確保接待工作規(guī)范、有序。2.接待人員應(yīng)提前做好接待準(zhǔn)備工作，包括安排接待場地、車輛、餐飲等，確保來訪人員得到妥善安排。3.接待過程中，要注重禮儀規(guī)范，熱情周到地接待來訪人員，展示公司良好形象。4.接待結(jié)束后，接待人員應(yīng)及時對接待情況進(jìn)行總結(jié)，整理相關(guān)資料，歸檔保存。八、行政費(fèi)用管理（一）預(yù)算編制1.行政部門每年年底根據(jù)公司下一年度工作計劃和實(shí)際需求，編制行政費(fèi)用預(yù)算草案，包括辦公場地租賃、設(shè)備采購、物資采購、車輛費(fèi)用、會議活動費(fèi)用、對外聯(lián)絡(luò)費(fèi)用等。2.行政費(fèi)用預(yù)算草案經(jīng)財務(wù)部門審核、公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，作為下一年度行政費(fèi)用控制的依據(jù)。（二）費(fèi)用報銷1.員工發(fā)生的行政費(fèi)用支出，應(yīng)按照公司財務(wù)制度規(guī)定的報銷流程進(jìn)行報銷。報銷時需提供真實(shí)、合法、有效的發(fā)票及相關(guān)審批文件。2.行政部門負(fù)責(zé)對員工報銷的行政費(fèi)用進(jìn)行初審，審核費(fèi)用支出的合理性、合規(guī)性，確保報銷金額與實(shí)際發(fā)生金額相符。3.財務(wù)部門對行政費(fèi)用報銷進(jìn)行終審，審核通過后予以報銷付款。（三）費(fèi)用控制1.行政部門應(yīng)嚴(yán)格按照行政費(fèi)用預(yù)算控制各項(xiàng)費(fèi)用支出，不得超預(yù)算開支。如因特殊情況需要調(diào)整預(yù)算，應(yīng)提前報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。2.定期對行政費(fèi)用支出情況進(jìn)行分析和統(tǒng)計，及時發(fā)現(xiàn)費(fèi)用控制中存在的問題，采取有效措施加以改進(jìn)，確保行政費(fèi)用合理使用。九、車輛管理（一）車輛調(diào)度1.行政部門負(fù)責(zé)公司車輛的統(tǒng)一調(diào)度管理，根據(jù)工作需要合理安排車輛使用。2.各部門因工作需要使用車輛時，應(yīng)提前填寫《車輛使用申請表》，注明用車時間、地點(diǎn)、事由、乘車人數(shù)等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后報行政部門。3.行政部門根據(jù)車輛使用情況和駕駛員安排，統(tǒng)籌調(diào)度車輛，確保車輛及時、準(zhǔn)確地到達(dá)指定地點(diǎn)。（二）車輛使用規(guī)范1.駕駛員應(yīng)嚴(yán)格遵守交通法規(guī)，安全駕駛，確保行車安全。2.車輛使用過程中，駕駛員應(yīng)保持車輛整潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行車輛保養(yǎng)和維護(hù)。3.乘車人員應(yīng)遵守乘車規(guī)定，愛護(hù)車內(nèi)設(shè)施設(shè)備，不得在車內(nèi)吸煙、亂扔垃圾等。（三）車輛維修與保養(yǎng)1.車輛出現(xiàn)故障或需要維修保養(yǎng)時，駕駛員應(yīng)及時報告行政部門，由行政部門安排車