外貿(mào)在途訂單管理制度

外貿(mào)在途訂單管理制度總則制度目的本制度旨在規(guī)范公司外貿(mào)在途訂單的管理流程，確保訂單執(zhí)行過程的透明性、高效性和準(zhǔn)確性，提高客戶滿意度，降低運(yùn)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)，保障公司外貿(mào)業(yè)務(wù)的順利開展，實(shí)現(xiàn)公司的經(jīng)營(yíng)目標(biāo)。適用范圍本制度適用于公司所有外貿(mào)在途訂單的管理，包括但不限于訂單接收、生產(chǎn)安排、物流運(yùn)輸、清關(guān)報(bào)關(guān)、貨款回收等環(huán)節(jié)涉及的相關(guān)部門和人員?；驹瓌t1.合規(guī)性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)內(nèi)外相關(guān)法律法規(guī)、貿(mào)易政策以及公司內(nèi)部規(guī)章制度，確保訂單操作合法合規(guī)。2.準(zhǔn)確性原則：訂單信息的記錄、傳遞和處理應(yīng)準(zhǔn)確無誤，避免因信息錯(cuò)誤導(dǎo)致的訂單延誤或其他問題。3.及時(shí)性原則：各環(huán)節(jié)責(zé)任人應(yīng)及時(shí)處理訂單相關(guān)事務(wù)，確保訂單按時(shí)完成，避免延誤給公司和客戶帶來損失。4.協(xié)同性原則：外貿(mào)、生產(chǎn)、物流、財(cái)務(wù)等各部門應(yīng)密切協(xié)作，形成高效的工作流程，共同推動(dòng)訂單順利執(zhí)行。5.風(fēng)險(xiǎn)可控原則：對(duì)訂單執(zhí)行過程中的各類風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行識(shí)別、評(píng)估和控制，采取有效措施降低風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性及影響程度。訂單接收與評(píng)審訂單獲取1.業(yè)務(wù)部門通過各種渠道獲取外貿(mào)訂單信息，包括但不限于客戶直接下單、參加展會(huì)、網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)推廣、合作伙伴推薦等。2.業(yè)務(wù)人員應(yīng)及時(shí)將獲取的訂單信息詳細(xì)記錄在公司指定的訂單管理系統(tǒng)中，確保信息完整準(zhǔn)確，包括但不限于客戶信息、產(chǎn)品規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、包裝要求、運(yùn)輸方式等。訂單評(píng)審1.業(yè)務(wù)部門收到訂單后，應(yīng)立即組織相關(guān)部門進(jìn)行訂單評(píng)審。評(píng)審內(nèi)容包括但不限于訂單的技術(shù)要求、生產(chǎn)能力、原材料供應(yīng)、物流運(yùn)輸、成本預(yù)算、交貨期等方面。2.生產(chǎn)部門評(píng)估訂單產(chǎn)品的生產(chǎn)工藝、生產(chǎn)設(shè)備、生產(chǎn)人員等是否滿足訂單要求，判斷是否具備按時(shí)生產(chǎn)交付的能力。如發(fā)現(xiàn)生產(chǎn)能力不足，應(yīng)及時(shí)提出解決方案，如增加設(shè)備、安排加班、委外加工等。3.采購部門根據(jù)訂單產(chǎn)品的原材料需求，評(píng)估原材料的供應(yīng)情況，包括供應(yīng)商的供貨能力、價(jià)格波動(dòng)、交貨期等。確保原材料能夠按時(shí)、按質(zhì)、按量供應(yīng)，如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)或?qū)ふ姨娲?yīng)商。4.物流部門根據(jù)訂單的交貨期和運(yùn)輸要求，評(píng)估物流運(yùn)輸?shù)目尚行院蜁r(shí)效性。確定合適的運(yùn)輸方式，如海運(yùn)、空運(yùn)、陸運(yùn)等，并與貨代或物流公司進(jìn)行溝通，確保運(yùn)輸安排能夠滿足訂單需求。5.財(cái)務(wù)部門對(duì)訂單的成本進(jìn)行核算，評(píng)估訂單的利潤(rùn)空間和資金回籠情況。審核訂單價(jià)格是否合理，付款方式是否符合公司要求，對(duì)可能存在的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)提出預(yù)警和建議。6.評(píng)審過程中，各部門應(yīng)充分溝通，如有問題或異議應(yīng)及時(shí)提出并協(xié)商解決。評(píng)審?fù)ㄟ^后，各部門應(yīng)在訂單評(píng)審表上簽字確認(rèn)，并將評(píng)審結(jié)果反饋給業(yè)務(wù)部門。7.業(yè)務(wù)部門根據(jù)訂單評(píng)審結(jié)果，與客戶進(jìn)行溝通確認(rèn)。如客戶對(duì)訂單條款有修改意見，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)組織相關(guān)部門進(jìn)行再次評(píng)審，直至雙方達(dá)成一致意見。訂單執(zhí)行生產(chǎn)安排1.生產(chǎn)部門根據(jù)訂單評(píng)審結(jié)果和客戶交貨期要求，制定詳細(xì)的生產(chǎn)計(jì)劃。生產(chǎn)計(jì)劃應(yīng)明確各生產(chǎn)環(huán)節(jié)的時(shí)間節(jié)點(diǎn)、責(zé)任人、生產(chǎn)數(shù)量等信息，并確保生產(chǎn)計(jì)劃具有可操作性和合理性。2.生產(chǎn)部門按照生產(chǎn)計(jì)劃組織生產(chǎn)，合理安排生產(chǎn)人員和生產(chǎn)設(shè)備，確保生產(chǎn)過程的順利進(jìn)行。在生產(chǎn)過程中，應(yīng)嚴(yán)格按照產(chǎn)品質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和工藝要求進(jìn)行操作，保證產(chǎn)品質(zhì)量合格。3.生產(chǎn)部門應(yīng)建立生產(chǎn)進(jìn)度跟蹤機(jī)制，定期對(duì)生產(chǎn)進(jìn)度進(jìn)行檢查和統(tǒng)計(jì)分析。如發(fā)現(xiàn)生產(chǎn)進(jìn)度滯后，應(yīng)及時(shí)查找原因并采取有效措施進(jìn)行調(diào)整，確保訂單能夠按時(shí)完成。對(duì)于可能影響交貨期的重大問題，應(yīng)及時(shí)向業(yè)務(wù)部門匯報(bào)。原材料采購1.采購部門根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃和原材料需求清單，及時(shí)向供應(yīng)商下達(dá)采購訂單。采購訂單應(yīng)明確原材料的規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期等詳細(xì)信息，并要求供應(yīng)商簽字確認(rèn)。2.采購部門應(yīng)與供應(yīng)商保持密切溝通，跟蹤原材料的采購進(jìn)度。確保原材料能夠按時(shí)、按質(zhì)、按量到貨，如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商供貨延遲或質(zhì)量問題，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商解決，并采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施，如催貨、換貨等。3.采購部門應(yīng)建立供應(yīng)商評(píng)估機(jī)制，定期對(duì)供應(yīng)商的供貨能力、產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價(jià)格等方面進(jìn)行評(píng)估。對(duì)于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)于不符合要求的供應(yīng)商進(jìn)行整改或淘汰。物流運(yùn)輸1.物流部門根據(jù)訂單的運(yùn)輸要求和交貨期，選擇合適的貨代或物流公司，并簽訂運(yùn)輸合同。運(yùn)輸合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括運(yùn)輸方式、運(yùn)輸費(fèi)用、交貨地點(diǎn)、交貨時(shí)間等條款。2.物流部門負(fù)責(zé)安排貨物的包裝、裝卸、運(yùn)輸?shù)裙ぷ?。確保貨物包裝符合運(yùn)輸要求，能夠有效保護(hù)貨物在運(yùn)輸過程中不受損壞。在貨物運(yùn)輸過程中，應(yīng)及時(shí)跟蹤貨物的運(yùn)輸狀態(tài)，如發(fā)現(xiàn)異常情況應(yīng)及時(shí)與貨代或物流公司溝通協(xié)調(diào)解決。3.物流部門應(yīng)按照合同約定的時(shí)間和地點(diǎn)將貨物交付給客戶或指定的收貨人。交付貨物時(shí)，應(yīng)要求收貨人在送貨單上簽字確認(rèn)，并及時(shí)將送貨單反饋給業(yè)務(wù)部門。如因物流原因?qū)е仑浳镅诱`或丟失，物流部門應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任，并采取措施減少公司損失。清關(guān)報(bào)關(guān)1.對(duì)于需要清關(guān)報(bào)關(guān)的外貿(mào)訂單，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)提供相關(guān)的報(bào)關(guān)資料，包括但不限于商業(yè)發(fā)票、裝箱單、提單、合同、報(bào)關(guān)委托書等。報(bào)關(guān)資料應(yīng)準(zhǔn)確無誤，符合海關(guān)要求。2.報(bào)關(guān)員負(fù)責(zé)審核報(bào)關(guān)資料，并按照海關(guān)規(guī)定的流程進(jìn)行報(bào)關(guān)操作。在報(bào)關(guān)過程中，如遇到海關(guān)查驗(yàn)等問題，應(yīng)積極配合海關(guān)工作，提供必要的協(xié)助和解釋。確保報(bào)關(guān)手續(xù)順利完成，避免因報(bào)關(guān)問題導(dǎo)致貨物延誤或滯留。3.財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)支付報(bào)關(guān)費(fèi)用等相關(guān)款項(xiàng)，并對(duì)報(bào)關(guān)費(fèi)用進(jìn)行審核和核算。確保費(fèi)用支付合理合規(guī)，避免出現(xiàn)費(fèi)用超支或其他財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。訂單跟蹤與監(jiān)控跟蹤責(zé)任1.業(yè)務(wù)部門作為訂單跟蹤的主要責(zé)任人，應(yīng)定期與客戶溝通訂單執(zhí)行情況，及時(shí)了解客戶需求和意見。如客戶有任何疑問或要求，應(yīng)及時(shí)協(xié)調(diào)相關(guān)部門進(jìn)行處理，并將處理結(jié)果反饋給客戶。2.生產(chǎn)部門、采購部門、物流部門等相關(guān)部門應(yīng)按照各自的職責(zé)，對(duì)訂單執(zhí)行過程中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)進(jìn)行跟蹤和監(jiān)控。如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)向業(yè)務(wù)部門匯報(bào)，并積極采取措施解決問題。跟蹤方式1.建立訂單管理系統(tǒng)，實(shí)時(shí)記錄訂單執(zhí)行過程中的各項(xiàng)信息，包括生產(chǎn)進(jìn)度、原材料采購進(jìn)度、物流運(yùn)輸狀態(tài)、報(bào)關(guān)清關(guān)情況等。各部門應(yīng)及時(shí)在系統(tǒng)中更新相關(guān)信息，確保信息的及時(shí)性和準(zhǔn)確性。2.定期召開訂單跟蹤會(huì)議，由業(yè)務(wù)部門主持，各相關(guān)部門參加。會(huì)議上各部門匯報(bào)訂單執(zhí)行情況，討論解決訂單執(zhí)行過程中遇到的問題，并制定下一步工作計(jì)劃。3.業(yè)務(wù)人員應(yīng)定期與客戶進(jìn)行電話溝通、郵件溝通或面對(duì)面溝通，及時(shí)向客戶反饋訂單執(zhí)行情況，了解客戶滿意度。如客戶對(duì)訂單執(zhí)行情況不滿意，應(yīng)及時(shí)采取措施改進(jìn)，爭(zhēng)取客戶的理解和支持。異常處理1.在訂單執(zhí)行過程中，如發(fā)現(xiàn)任何異常情況，如生產(chǎn)延誤、原材料短缺、物流運(yùn)輸延誤、客戶變更訂單要求等，相關(guān)部門應(yīng)及時(shí)向業(yè)務(wù)部門報(bào)告。業(yè)務(wù)部門應(yīng)立即組織相關(guān)部門進(jìn)行分析和評(píng)估，制定應(yīng)對(duì)措施。2.對(duì)于因不可抗力因素導(dǎo)致的訂單異常情況，如自然災(zāi)害、政策法規(guī)變化等，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)與客戶溝通協(xié)商，爭(zhēng)取客戶的理解和支持。同時(shí)，應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況調(diào)整訂單執(zhí)行計(jì)劃，盡量減少對(duì)公司和客戶造成的損失。3.對(duì)于因公司內(nèi)部原因?qū)е碌挠唵萎惓Ｇ闆r，如管理不善、工作失誤等，相關(guān)責(zé)任部門應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任，并采取措施進(jìn)行整改。同時(shí)，應(yīng)總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，避免類似問題再次發(fā)生。貨款回收收款責(zé)任1.業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)與客戶溝通貨款支付事宜，明確付款方式、付款期限等條款，并在訂單簽訂時(shí)將相關(guān)信息告知財(cái)務(wù)部門。2.財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)貨款回收的跟蹤和管理，定期向業(yè)務(wù)部門提供貨款逾期情況報(bào)告，協(xié)助業(yè)務(wù)部門進(jìn)行貨款催收工作。收款流程1.業(yè)務(wù)部門在訂單發(fā)貨后，應(yīng)及時(shí)向客戶發(fā)送付款通知，告知客戶貨款金額、付款期限、付款方式等信息。付款通知應(yīng)明確、清晰，避免因信息不明確導(dǎo)致客戶誤解。2.財(cái)務(wù)部門應(yīng)在貨款到期前一定時(shí)間內(nèi)提醒業(yè)務(wù)部門關(guān)注客戶付款情況，并協(xié)助業(yè)務(wù)部門與客戶溝通催收貨款。如客戶逾期未付款，財(cái)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)向業(yè)務(wù)部門發(fā)出催款函，明確告知客戶逾期付款的后果和公司的催收措施。3.業(yè)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)財(cái)務(wù)部門提供的催款信息，與客戶進(jìn)行溝通協(xié)商，了解客戶逾期付款的原因，并采取相應(yīng)的催收措施。如客戶確實(shí)存在資金困難，業(yè)務(wù)部門應(yīng)與客戶協(xié)商制定付款計(jì)劃，確保公司貨款能夠逐步回收。4.對(duì)于逾期時(shí)間較長(zhǎng)、催收無果的貨款，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)將情況報(bào)告給公司管理層，并根據(jù)公司決策采取進(jìn)一步的法律措施或其他手段進(jìn)行催收，以維護(hù)公司的合法權(quán)益。信息溝通與文檔管理信息溝通1.建立高效的信息溝通機(jī)制，確保公司內(nèi)部各部門之間、公司與客戶之間的信息傳遞及時(shí)、準(zhǔn)確、順暢。各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)信息的收集、整理和傳遞工作。2.業(yè)務(wù)部門作為與客戶溝通的橋梁，應(yīng)及時(shí)將客戶的需求和意見反饋給相關(guān)部門，并將公司的處理結(jié)果及時(shí)傳達(dá)給客戶。同時(shí)，應(yīng)定期向公司內(nèi)部其他部門通報(bào)訂單執(zhí)行情況，以便各部門協(xié)同工作。3.各部門之間應(yīng)加強(qiáng)溝通協(xié)作，建立定期的溝通會(huì)議制度和工作協(xié)調(diào)機(jī)制。在訂單執(zhí)行過程中，如遇到問題需要其他部門協(xié)助解決，應(yīng)及時(shí)發(fā)出溝通協(xié)調(diào)函，明確問題的性質(zhì)、要求協(xié)助解決的事項(xiàng)等，相關(guān)部門應(yīng)積極響應(yīng)并配合解決問題。文檔管理1.訂單執(zhí)行過程中產(chǎn)生的各類文檔，包括訂單合同、訂單評(píng)審表、生產(chǎn)計(jì)劃、采購訂單、物流運(yùn)輸單據(jù)、報(bào)關(guān)資料、客戶溝通記錄、貨款催收記錄等，應(yīng)按照公司文檔管理規(guī)定進(jìn)行分類、整理和歸檔。2.文檔管理人員應(yīng)定期對(duì)歸檔的文檔進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保文檔的完整性和可讀性。同時(shí)，應(yīng)建立文檔查閱制度，嚴(yán)格控制文檔的查閱權(quán)限，確保文檔信息的安全。3.對(duì)于涉及商業(yè)機(jī)密和客戶隱私的文檔，應(yīng)采取嚴(yán)格的保密措施，防止信息泄露。如因工作需要查閱或使用此類文檔，應(yīng)經(jīng)過公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的批準(zhǔn)，并簽署保密協(xié)議。考核與獎(jiǎng)懲考核指標(biāo)1.訂單按時(shí)交付率：考核訂單是否能夠按照合同約定的時(shí)間交付給客戶，計(jì)算公式為：按時(shí)交付訂單數(shù)量/總訂單數(shù)量×100%。2.訂單質(zhì)量合格率：考核訂單產(chǎn)品的質(zhì)量是否符合客戶要求和公司質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，計(jì)算公式為：合格訂單產(chǎn)品數(shù)量/交付訂單產(chǎn)品總數(shù)量×100%。3.貨款回收率：考核公司貨款的回收情況，計(jì)算公式為：實(shí)際回收貨款金額/應(yīng)回收貨款金額×100%。4.客戶滿意度：通過客戶反饋調(diào)查等方式，考核客戶對(duì)公司訂單執(zhí)行情況和服務(wù)質(zhì)量的滿意程度。獎(jiǎng)懲措施1.對(duì)于在訂單管理工作中表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個(gè)人，公司將給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。獎(jiǎng)勵(lì)方式包括但不限于獎(jiǎng)金、榮譽(yù)證書、晉升機(jī)會(huì)等。2.對(duì)于因工作失誤或管理不善導(dǎo)致訂單延誤、產(chǎn)品質(zhì)量問題、貨款回收困難等給公司造成損失的部門和個(gè)人，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。處罰方式包括但不限于警告、罰款、降職、辭退等。3.各部門應(yīng)根據(jù)本制度和公司實(shí)際情況，制定具體的部門內(nèi)部考核細(xì)則，將訂單管理相關(guān)指標(biāo)分解到具體崗位和個(gè)人，確?？己斯ぷ鞯墓?、公正、公開。附則制度解釋本制度由公司人事總監(jiān)負(fù)責(zé)解釋。如有未盡事宜或在執(zhí)行過程中遇到問題，由人事總監(jiān)組織相關(guān)部門進(jìn)行研究討論，并