工程資料合同管理制度

工程資料合同管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司工程資料合同管理，規(guī)范工程資料合同的簽訂、履行、變更、終止等行為，防范法律風(fēng)險(xiǎn)，維護(hù)公司合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有工程資料合同的管理，包括但不限于與供應(yīng)商、承包商、分包商等簽訂的涉及工程資料采購、制作、整理、歸檔等相關(guān)的合同。（三）管理原則1.依法合規(guī)原則：工程資料合同的簽訂、履行等活動(dòng)必須遵守國家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定。2.風(fēng)險(xiǎn)防控原則：加強(qiáng)對(duì)工程資料合同風(fēng)險(xiǎn)的識(shí)別、評(píng)估和防控，確保公司利益不受損失。3.統(tǒng)一管理原則：工程資料合同實(shí)行統(tǒng)一歸口管理，明確各部門職責(zé)，確保合同管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。4.全程跟蹤原則：對(duì)工程資料合同的全過程進(jìn)行跟蹤管理，及時(shí)掌握合同履行情況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)解決。二、職責(zé)分工（一）合同管理部門公司設(shè)立專門的合同管理部門（以下簡稱“合同部”），負(fù)責(zé)工程資料合同的統(tǒng)一管理工作，其主要職責(zé)包括：1.制定和完善工程資料合同管理制度，并組織實(shí)施。2.參與工程資料合同的起草、審核、簽訂、履行、變更、終止等全過程管理。3.建立工程資料合同臺(tái)賬，對(duì)合同的簽訂、履行等情況進(jìn)行登記和統(tǒng)計(jì)分析。4.負(fù)責(zé)工程資料合同檔案的整理、歸檔和保管工作。5.協(xié)調(diào)處理工程資料合同糾紛，參與法律訴訟等相關(guān)工作。（二）業(yè)務(wù)部門各業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)本部門工程資料合同的具體業(yè)務(wù)操作，其主要職責(zé)包括：1.根據(jù)業(yè)務(wù)需要，提出工程資料合同的簽訂需求，并提供相關(guān)業(yè)務(wù)資料。2.配合合同部進(jìn)行工程資料合同的起草、審核、談判等工作。3.負(fù)責(zé)工程資料合同的履行，及時(shí)向合同部反饋合同履行情況。4.協(xié)助合同部處理工程資料合同糾紛，提供相關(guān)證據(jù)和資料。（三）法務(wù)部門法務(wù)部門負(fù)責(zé)對(duì)工程資料合同進(jìn)行法律審核，提供法律意見和建議，其主要職責(zé)包括：1.審查工程資料合同的合法性、合規(guī)性和有效性。2.對(duì)合同中的法律條款進(jìn)行審核，防范法律風(fēng)險(xiǎn)。3.參與工程資料合同糾紛的處理，提供法律支持和服務(wù)。（四）財(cái)務(wù)部門財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)工程資料合同的財(cái)務(wù)管理工作，其主要職責(zé)包括：1.審核工程資料合同的付款條款，確保付款方式、金額等符合公司財(cái)務(wù)規(guī)定。2.負(fù)責(zé)工程資料合同款項(xiàng)的支付審核和賬務(wù)處理。3.對(duì)工程資料合同的財(cái)務(wù)執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督和分析。三、合同簽訂管理（一）合同起草1.業(yè)務(wù)部門根據(jù)業(yè)務(wù)需求，負(fù)責(zé)起草工程資料合同文本。合同文本應(yīng)包括合同雙方的基本信息、標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)款、履行期限、地點(diǎn)和方式、違約責(zé)任、爭議解決方式等主要條款。2.合同文本應(yīng)使用規(guī)范的語言文字，表述清晰、準(zhǔn)確、完整，避免歧義。涉及專業(yè)術(shù)語的，應(yīng)進(jìn)行明確解釋。（二）合同審核1.業(yè)務(wù)部門起草的工程資料合同文本應(yīng)提交合同部進(jìn)行審核。合同部應(yīng)從合同的合法性、合規(guī)性、完整性、可行性等方面進(jìn)行審核，并提出審核意見。2.合同部審核通過后，將合同文本提交法務(wù)部門進(jìn)行法律審核。法務(wù)部門應(yīng)重點(diǎn)審查合同的法律條款，確保合同符合法律法規(guī)的要求，防范法律風(fēng)險(xiǎn)。3.財(cái)務(wù)部門對(duì)合同的付款條款進(jìn)行審核，確保付款方式、金額等符合公司財(cái)務(wù)規(guī)定。4.各審核部門應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)完成審核工作，并將審核意見反饋給業(yè)務(wù)部門。業(yè)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)審核意見對(duì)合同文本進(jìn)行修改完善，直至審核通過。（三）合同簽訂1.經(jīng)審核通過的工程資料合同，由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)與合同對(duì)方當(dāng)事人進(jìn)行談判，達(dá)成一致意見后，簽訂書面合同。2.合同簽訂應(yīng)使用公司統(tǒng)一印制的合同文本，并由法定代表人或其授權(quán)代表簽字（或蓋章），加蓋公司合同專用章。3.合同簽訂過程中，應(yīng)嚴(yán)格按照公司規(guī)定的審批流程進(jìn)行，確保合同簽訂的合法性和有效性。四、合同履行管理（一）履行通知1.合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)將合同副本發(fā)送給相關(guān)部門，并組織相關(guān)人員進(jìn)行合同交底，明確各部門在合同履行中的職責(zé)和要求。2.業(yè)務(wù)部門應(yīng)按照合同約定的時(shí)間和方式，向合同對(duì)方當(dāng)事人發(fā)送履行通知，告知對(duì)方合同履行的相關(guān)事宜。（二）履行跟蹤1.業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)對(duì)工程資料合同的履行情況進(jìn)行跟蹤，及時(shí)掌握合同履行進(jìn)度，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)解決。2.合同履行過程中，如發(fā)生合同變更、解除等情況，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)通知合同部，并按照公司規(guī)定的程序辦理相關(guān)手續(xù)。3.合同部應(yīng)定期對(duì)工程資料合同的履行情況進(jìn)行檢查和統(tǒng)計(jì)分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)合同履行中的風(fēng)險(xiǎn)和問題，并提出改進(jìn)措施和建議。（三）款項(xiàng)支付1.財(cái)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)合同約定的付款方式和時(shí)間，對(duì)工程資料合同款項(xiàng)的支付進(jìn)行審核。審核通過后，按照公司財(cái)務(wù)管理制度的規(guī)定辦理款項(xiàng)支付手續(xù)。2.業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)向財(cái)務(wù)部門提供合同履行情況的相關(guān)資料，協(xié)助財(cái)務(wù)部門進(jìn)行款項(xiàng)支付審核。3.款項(xiàng)支付過程中，如發(fā)現(xiàn)合同對(duì)方當(dāng)事人存在違約行為，財(cái)務(wù)部門應(yīng)暫停支付款項(xiàng)，并及時(shí)通知業(yè)務(wù)部門和合同部進(jìn)行處理。五、合同變更管理（一）變更申請1.工程資料合同履行過程中，如因客觀情況發(fā)生變化，需要對(duì)合同進(jìn)行變更的，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)向合同部提出變更申請，并說明變更的原因、內(nèi)容和影響。2.變更申請應(yīng)提交相關(guān)的證明材料和依據(jù)，如工程變更通知、補(bǔ)充協(xié)議等。（二）變更審核1.合同部收到變更申請后，應(yīng)組織相關(guān)部門進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括變更的必要性、合理性、可行性以及對(duì)合同履行和公司利益的影響等。2.合同部審核通過后，將變更申請?zhí)峤环▌?wù)部門進(jìn)行法律審核。法務(wù)部門應(yīng)重點(diǎn)審查變更的合法性和合規(guī)性，確保變更后的合同符合法律法規(guī)的要求。3.財(cái)務(wù)部門對(duì)變更后的付款條款進(jìn)行審核，確保付款方式、金額等符合公司財(cái)務(wù)規(guī)定。4.各審核部門應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)完成審核工作，并將審核意見反饋給業(yè)務(wù)部門。業(yè)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)審核意見對(duì)變更申請進(jìn)行修改完善，直至審核通過。（三）變更簽訂1.經(jīng)審核通過的合同變更申請，由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)與合同對(duì)方當(dāng)事人進(jìn)行談判，達(dá)成一致意見后，簽訂書面變更協(xié)議。2.變更協(xié)議應(yīng)作為原合同的補(bǔ)充文件，與原合同具有同等法律效力。變更協(xié)議簽訂后，應(yīng)及時(shí)將變更內(nèi)容通知相關(guān)部門，并對(duì)合同臺(tái)賬和檔案進(jìn)行更新。六、合同終止管理（一）終止條件1.工程資料合同履行完畢，雙方的權(quán)利義務(wù)已經(jīng)全部實(shí)現(xiàn)，合同自然終止。2.合同約定的終止條件成就，合同終止。3.經(jīng)雙方協(xié)商一致，提前解除合同，合同終止。4.因不可抗力或其他不可預(yù)見、不可避免的原因，導(dǎo)致合同無法履行，合同終止。（二）終止通知1.合同終止時(shí)，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)向合同對(duì)方當(dāng)事人發(fā)送終止通知，告知對(duì)方合同終止的原因和時(shí)間。2.終止通知應(yīng)明確雙方在合同終止后的權(quán)利義務(wù)，如清理結(jié)算、資料交接等事項(xiàng)。（三）終止結(jié)算1.合同終止后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)組織相關(guān)人員對(duì)合同履行情況進(jìn)行清理結(jié)算，核實(shí)雙方的權(quán)利義務(wù)是否履行完畢。2.財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)對(duì)合同款項(xiàng)進(jìn)行結(jié)算，確保雙方的款項(xiàng)收付清晰、準(zhǔn)確。3.合同終止后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)將合同履行情況的總結(jié)報(bào)告提交給合同部，合同部應(yīng)將合同終止的相關(guān)資料整理歸檔。七、合同檔案管理（一）檔案收集1.工程資料合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)將合同文本及相關(guān)附件、補(bǔ)充協(xié)議、變更協(xié)議、履行記錄等資料收集齊全，并移交合同部。2.合同部應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)合同檔案的收集工作，確保檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性。（二）檔案整理1.合同部收到業(yè)務(wù)部門移交的合同檔案資料后，應(yīng)按照檔案管理的要求進(jìn)行整理。整理內(nèi)容包括分類、編號(hào)、裝訂、編目等。2.合同檔案應(yīng)按照合同類別、簽訂時(shí)間等進(jìn)行分類，編制檔案編號(hào)，便于查找和管理。（三）檔案保管1.合同部應(yīng)設(shè)立專門的合同檔案室，配備必要的檔案保管設(shè)備，確保合同檔案的安全保管。2.合同檔案應(yīng)按照檔案保管期限的要求進(jìn)行保管，保管期限屆滿后，按照公司檔案管理制度的規(guī)定進(jìn)行銷毀或移交。（四）檔案查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱工程資料合同檔案的，應(yīng)填寫《合同檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到合同部查閱。2.查閱合同檔案時(shí)，應(yīng)在合同部指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案室。查閱人員不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換等。3.涉及公司商業(yè)秘密或其他敏感信息的合同檔案，查閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露相關(guān)信息。八、合同糾紛處理（一）糾紛預(yù)防1.合同部應(yīng)加強(qiáng)對(duì)工程資料合同的管理，定期對(duì)合同履行情況進(jìn)行檢查和分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)潛在的合同糾紛風(fēng)險(xiǎn)，并提出防范措施和建議。2.業(yè)務(wù)部門在合同履行過程中，應(yīng)嚴(yán)格按照合同約定履行義務(wù)，加強(qiáng)與合同對(duì)方當(dāng)事人的溝通協(xié)調(diào)，及時(shí)解決合同履行中出現(xiàn)的問題，避免糾紛的發(fā)生。（二）糾紛處理1.如發(fā)生工程資料合同糾紛，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)向合同部報(bào)告，并提供相關(guān)證據(jù)和資料。合同部應(yīng)組織相關(guān)部門進(jìn)行研究分析，制定糾紛處理方案。2.糾紛處理方案應(yīng)根據(jù)糾紛的具體情況，選擇合適的解決方式，如協(xié)商、調(diào)解、仲裁、訴訟等。3.在糾紛處理過程中，合同部應(yīng)協(xié)調(diào)相關(guān)部門積極配合，確保糾紛得到妥善解決。同時(shí)，應(yīng)及時(shí)將糾紛處理情況向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。九、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司定期對(duì)工程資料合同管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括合同管理制度的執(zhí)行情況、合同簽訂與履行情況、合同檔案管理情況等。2.監(jiān)督檢查可采取自查、抽查、專項(xiàng)檢查等方式進(jìn)行。對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知，要求相關(guān)部門限期整改。（二）考核評(píng)價(jià)1.公司建立工程資料合同管