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文檔簡介
公司采購業(yè)務(wù)管理制度一、總則(一)目的為規(guī)范公司采購業(yè)務(wù)流程,加強采購管理,確保采購工作的高效、有序進行,保障公司生產(chǎn)經(jīng)營活動的順利開展,降低采購成本,提高公司經(jīng)濟效益,特制定本制度。(二)適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有采購業(yè)務(wù)活動,包括但不限于原材料采購、設(shè)備采購、辦公用品采購、服務(wù)采購等。(三)基本原則1.合法性原則:采購活動必須遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)政策規(guī)定。2.效益性原則:在保證采購質(zhì)量的前提下,努力降低采購成本,提高采購效益。3.公平公正原則:采購過程應(yīng)遵循公平、公正、公開的原則,確保所有供應(yīng)商都有平等的參與機會。4.誠實守信原則:采購人員應(yīng)誠實守信,與供應(yīng)商建立良好的合作關(guān)系,嚴格履行采購合同。二、采購組織與職責(一)采購部門1.負責公司采購業(yè)務(wù)的歸口管理,制定采購計劃和采購預算。2.組織實施采購活動,包括供應(yīng)商選擇、采購談判、采購合同簽訂等。3.建立和維護供應(yīng)商檔案,定期對供應(yīng)商進行評估和管理。4.跟蹤采購合同的執(zhí)行情況,協(xié)調(diào)解決采購過程中的問題。5.收集市場采購信息,為公司采購決策提供參考依據(jù)。(二)需求部門1.根據(jù)公司生產(chǎn)經(jīng)營計劃,提出采購需求,填寫采購申請單。2.參與采購供應(yīng)商的選擇和評估工作,提供技術(shù)支持和質(zhì)量要求。3.負責采購物資的驗收工作,對驗收結(jié)果負責。4.反饋采購物資的使用情況,協(xié)助采購部門改進采購工作。(三)財務(wù)部門1.審核采購預算,監(jiān)督采購資金的使用。2.參與采購合同的審核,確保合同條款符合財務(wù)規(guī)定。3.辦理采購款項的支付手續(xù),對采購付款進行賬務(wù)處理。(四)審計部門1.對采購業(yè)務(wù)進行審計監(jiān)督,檢查采購活動的合法性、合規(guī)性和效益性。2.對采購合同進行審計,防范采購風險。3.對采購過程中的違規(guī)行為進行調(diào)查和處理。三、采購流程(一)采購申請1.需求部門根據(jù)公司生產(chǎn)經(jīng)營計劃、庫存情況等,填寫采購申請單,詳細注明采購物資的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、需求時間等信息。2.采購申請單經(jīng)需求部門負責人審核簽字后,提交至采購部門。(二)采購審批1.采購部門收到采購申請單后,對采購申請的必要性、合理性進行審核。2.對于金額較大或重要的采購項目,采購部門應(yīng)組織相關(guān)部門進行論證,并報公司領(lǐng)導審批。3.經(jīng)審批后的采購申請單,由采購部門安排采購人員進行采購。(三)供應(yīng)商選擇與評估1.采購人員根據(jù)采購申請單的要求,通過多種渠道尋找潛在供應(yīng)商,如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。2.對潛在供應(yīng)商進行初步篩選,收集其營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、產(chǎn)品質(zhì)量認證、業(yè)績情況等相關(guān)資料。3.采購部門組織相關(guān)人員對篩選后的供應(yīng)商進行實地考察和評估,評估內(nèi)容包括供應(yīng)商的生產(chǎn)能力、質(zhì)量控制、價格水平、售后服務(wù)等方面。4.根據(jù)評估結(jié)果,建立供應(yīng)商檔案,確定合格供應(yīng)商名單,并定期對供應(yīng)商進行重新評估和調(diào)整。(四)采購談判1.采購人員與選定的供應(yīng)商進行采購談判,就采購物資的價格、質(zhì)量、交貨期、付款方式等條款進行協(xié)商。2.在談判過程中,采購人員應(yīng)充分了解市場行情,掌握談判技巧,爭取有利的采購條件。3.談判達成一致后,形成采購談判紀要,作為采購合同的附件。(五)采購合同簽訂1.根據(jù)采購談判結(jié)果,采購人員起草采購合同,明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。2.采購合同經(jīng)采購部門負責人審核后,提交至財務(wù)部門、法務(wù)部門進行審核。3.財務(wù)部門審核采購合同的付款條款,確保付款方式合理、風險可控;法務(wù)部門審核采購合同的合法性、合規(guī)性,防范法律風險。4.經(jīng)審核通過后的采購合同,由公司法定代表人或其授權(quán)代表簽字蓋章,并加蓋公司公章。5.采購合同簽訂后,采購人員應(yīng)及時將合同副本分發(fā)給需求部門、財務(wù)部門等相關(guān)部門。(六)采購執(zhí)行1.采購人員按照采購合同的要求,及時向供應(yīng)商下達采購訂單,明確采購物資的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、交貨期等信息。2.供應(yīng)商按照采購訂單的要求組織生產(chǎn)和發(fā)貨,并及時通知采購人員發(fā)貨情況。3.采購人員跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況,及時協(xié)調(diào)解決可能出現(xiàn)的問題,確保采購物資按時、按質(zhì)、按量到貨。(七)驗收1.需求部門負責采購物資的驗收工作,制定驗收標準和驗收流程。2.采購物資到貨后,需求部門應(yīng)及時組織相關(guān)人員進行驗收,驗收內(nèi)容包括物資的數(shù)量、規(guī)格型號、質(zhì)量等方面。3.驗收合格的采購物資,由需求部門在驗收單上簽字確認;驗收不合格的采購物資,需求部門應(yīng)及時通知采購部門與供應(yīng)商協(xié)商解決,如退貨、換貨、補貨等。4.采購部門負責督促供應(yīng)商對驗收不合格的物資進行處理,并跟蹤處理結(jié)果。(八)付款1.采購物資驗收合格后,采購人員應(yīng)及時整理相關(guān)單據(jù),如采購合同、采購訂單、驗收單、發(fā)票等,提交至財務(wù)部門辦理付款手續(xù)。2.財務(wù)部門審核相關(guān)單據(jù)無誤后,按照采購合同約定的付款方式和時間,辦理采購款項的支付。3.對于預付款項的采購項目,財務(wù)部門應(yīng)嚴格按照合同約定進行支付,并跟蹤采購合同的執(zhí)行情況,確保預付款項的安全。四、采購預算管理(一)采購預算編制1.采購部門根據(jù)公司年度生產(chǎn)經(jīng)營計劃和財務(wù)預算要求,編制年度采購預算草案。2.年度采購預算草案應(yīng)包括采購項目、采購數(shù)量、采購金額、采購時間等內(nèi)容,并詳細說明預算編制的依據(jù)和理由。3.采購部門將年度采購預算草案提交至財務(wù)部門進行審核,財務(wù)部門根據(jù)公司整體預算情況,對采購預算草案進行調(diào)整和完善。4.經(jīng)審核通過后的年度采購預算草案,報公司領(lǐng)導審批后執(zhí)行。(二)采購預算執(zhí)行與控制1.采購部門應(yīng)嚴格按照年度采購預算組織采購活動,確保采購預算的有效執(zhí)行。2.在采購過程中,如因特殊原因需要調(diào)整采購預算,采購部門應(yīng)及時提出預算調(diào)整申請,說明調(diào)整的原因、內(nèi)容和金額。3.預算調(diào)整申請經(jīng)財務(wù)部門審核、公司領(lǐng)導審批后,方可進行預算調(diào)整。4.財務(wù)部門定期對采購預算的執(zhí)行情況進行分析和監(jiān)控,及時發(fā)現(xiàn)和解決預算執(zhí)行過程中存在的問題。五、采購風險管理(一)風險識別與評估1.采購部門應(yīng)定期對采購業(yè)務(wù)進行風險識別和評估,分析可能存在的風險因素,如市場價格波動、供應(yīng)商違約、質(zhì)量問題、法律風險等。2.根據(jù)風險識別和評估結(jié)果,制定相應(yīng)的風險應(yīng)對措施,降低采購風險。(二)風險應(yīng)對措施1.市場價格波動風險:采購部門應(yīng)密切關(guān)注市場價格動態(tài),通過與供應(yīng)商協(xié)商、簽訂價格調(diào)整條款、套期保值等方式,降低市場價格波動對采購成本的影響。2.供應(yīng)商違約風險:采購部門應(yīng)加強對供應(yīng)商的管理和監(jiān)督,選擇信譽良好、實力較強的供應(yīng)商,并在采購合同中明確違約責任和賠償條款,以降低供應(yīng)商違約風險。3.質(zhì)量問題風險:采購部門應(yīng)加強對采購物資質(zhì)量的控制,嚴格按照驗收標準進行驗收,對質(zhì)量不合格的物資及時進行處理,并要求供應(yīng)商承擔相應(yīng)的責任。4.法律風險:采購部門應(yīng)加強對采購合同的審核和管理,確保合同條款符合法律法規(guī)要求,防范法律風險。同時,采購人員應(yīng)增強法律意識,遵守法律法規(guī),依法開展采購業(yè)務(wù)。六、采購績效評估(一)評估指標1.采購成本:主要評估采購物資的價格水平,通過與市場價格比較、采購成本降低率等指標進行衡量。2.采購質(zhì)量:評估采購物資的質(zhì)量符合要求的程度,通過驗收合格率、退貨率等指標進行考核。3.采購交貨期:考核采購物資按時到貨的情況,通過交貨及時率等指標進行評估。4.供應(yīng)商管理:評價采購部門對供應(yīng)商的管理效果,如供應(yīng)商滿意度、供應(yīng)商投訴率等指標。(二)評估方法1.定期評估:采購部門定期(每月、每季度或每年)對采購績效進行評估,收集相關(guān)數(shù)據(jù)和信息,按照評估指標進行計算和分析。2.對比評估:將采購績效與歷史數(shù)據(jù)、同行業(yè)數(shù)據(jù)進行對比,找出差距和不足,提出改進措施。3.綜合評估:綜合考慮采購成本、采購質(zhì)量、采購交貨期、供應(yīng)商管理等多個方面的因素,對采購績效進行全面、客觀的評估。(三)評估結(jié)果應(yīng)用1.根據(jù)采購績效評估結(jié)果,對采購部門和采購人員進行獎懲。對采購績效優(yōu)秀的部門和個人給予表彰和獎勵,對采購績效較差的部門和個人進行批評和整改。2.將采購績效評估結(jié)果作為采購部門和采購人員績效考核的重要依據(jù),與薪酬、晉升等掛鉤。3.通過采購績效評估,總結(jié)經(jīng)驗教訓,發(fā)現(xiàn)采購業(yè)務(wù)流程中存在的問題和不足,及時采取措施進行改進和優(yōu)化,不斷提高采購管理水平。七、監(jiān)督與檢查(一)內(nèi)部監(jiān)督1.審計部門定期對采購業(yè)務(wù)進行審計監(jiān)督,檢查采購活動的合法性、合規(guī)性和效益性。2.財務(wù)部門對采購資金的使用情況進行監(jiān)督,確保采購資金的安全和合理使用。3.采購部門內(nèi)部應(yīng)建立健全采購業(yè)務(wù)監(jiān)督機制,加強對采購人員的日常管理和監(jiān)督,防止違規(guī)行為的發(fā)生。(二)外部監(jiān)督1.接受政府有關(guān)部門的監(jiān)督檢查,積極配合相關(guān)部門的工作,及時整改存在的問題。2
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