公司采購業(yè)務(wù)管理制度

公司采購業(yè)務(wù)管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司采購業(yè)務(wù)流程，加強采購管理，確保采購工作的高效、有序進行，保障公司生產(chǎn)經(jīng)營活動的順利開展，降低采購成本，提高公司經(jīng)濟效益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有采購業(yè)務(wù)活動，包括但不限于原材料采購、設(shè)備采購、辦公用品采購、服務(wù)采購等。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)政策規(guī)定。2.效益性原則：在保證采購質(zhì)量的前提下，努力降低采購成本，提高采購效益。3.公平公正原則：采購過程應(yīng)遵循公平、公正、公開的原則，確保所有供應(yīng)商都有平等的參與機會。4.誠實守信原則：采購人員應(yīng)誠實守信，與供應(yīng)商建立良好的合作關(guān)系，嚴格履行采購合同。二、采購組織與職責（一）采購部門1.負責公司采購業(yè)務(wù)的歸口管理，制定采購計劃和采購預算。2.組織實施采購活動，包括供應(yīng)商選擇、采購談判、采購合同簽訂等。3.建立和維護供應(yīng)商檔案，定期對供應(yīng)商進行評估和管理。4.跟蹤采購合同的執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決采購過程中的問題。5.收集市場采購信息，為公司采購決策提供參考依據(jù)。（二）需求部門1.根據(jù)公司生產(chǎn)經(jīng)營計劃，提出采購需求，填寫采購申請單。2.參與采購供應(yīng)商的選擇和評估工作，提供技術(shù)支持和質(zhì)量要求。3.負責采購物資的驗收工作，對驗收結(jié)果負責。4.反饋采購物資的使用情況，協(xié)助采購部門改進采購工作。（三）財務(wù)部門1.審核采購預算，監(jiān)督采購資金的使用。2.參與采購合同的審核，確保合同條款符合財務(wù)規(guī)定。3.辦理采購款項的支付手續(xù)，對采購付款進行賬務(wù)處理。（四）審計部門1.對采購業(yè)務(wù)進行審計監(jiān)督，檢查采購活動的合法性、合規(guī)性和效益性。2.對采購合同進行審計，防范采購風險。3.對采購過程中的違規(guī)行為進行調(diào)查和處理。三、采購流程（一）采購申請1.需求部門根據(jù)公司生產(chǎn)經(jīng)營計劃、庫存情況等，填寫采購申請單，詳細注明采購物資的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、需求時間等信息。2.采購申請單經(jīng)需求部門負責人審核簽字后，提交至采購部門。（二）采購審批1.采購部門收到采購申請單后，對采購申請的必要性、合理性進行審核。2.對于金額較大或重要的采購項目，采購部門應(yīng)組織相關(guān)部門進行論證，并報公司領(lǐng)導審批。3.經(jīng)審批后的采購申請單，由采購部門安排采購人員進行采購。（三）供應(yīng)商選擇與評估1.采購人員根據(jù)采購申請單的要求，通過多種渠道尋找潛在供應(yīng)商，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。2.對潛在供應(yīng)商進行初步篩選，收集其營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、產(chǎn)品質(zhì)量認證、業(yè)績情況等相關(guān)資料。3.采購部門組織相關(guān)人員對篩選后的供應(yīng)商進行實地考察和評估，評估內(nèi)容包括供應(yīng)商的生產(chǎn)能力、質(zhì)量控制、價格水平、售后服務(wù)等方面。4.根據(jù)評估結(jié)果，建立供應(yīng)商檔案，確定合格供應(yīng)商名單，并定期對供應(yīng)商進行重新評估和調(diào)整。（四）采購談判1.采購人員與選定的供應(yīng)商進行采購談判，就采購物資的價格、質(zhì)量、交貨期、付款方式等條款進行協(xié)商。2.在談判過程中，采購人員應(yīng)充分了解市場行情，掌握談判技巧，爭取有利的采購條件。3.談判達成一致后，形成采購談判紀要，作為采購合同的附件。（五）采購合同簽訂1.根據(jù)采購談判結(jié)果，采購人員起草采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。2.采購合同經(jīng)采購部門負責人審核后，提交至財務(wù)部門、法務(wù)部門進行審核。3.財務(wù)部門審核采購合同的付款條款，確保付款方式合理、風險可控；法務(wù)部門審核采購合同的合法性、合規(guī)性，防范法律風險。4.經(jīng)審核通過后的采購合同，由公司法定代表人或其授權(quán)代表簽字蓋章，并加蓋公司公章。5.采購合同簽訂后，采購人員應(yīng)及時將合同副本分發(fā)給需求部門、財務(wù)部門等相關(guān)部門。（六）采購執(zhí)行1.采購人員按照采購合同的要求，及時向供應(yīng)商下達采購訂單，明確采購物資的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、交貨期等信息。2.供應(yīng)商按照采購訂單的要求組織生產(chǎn)和發(fā)貨，并及時通知采購人員發(fā)貨情況。3.采購人員跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況，及時協(xié)調(diào)解決可能出現(xiàn)的問題，確保采購物資按時、按質(zhì)、按量到貨。（七）驗收1.需求部門負責采購物資的驗收工作，制定驗收標準和驗收流程。2.采購物資到貨后，需求部門應(yīng)及時組織相關(guān)人員進行驗收，驗收內(nèi)容包括物資的數(shù)量、規(guī)格型號、質(zhì)量等方面。3.驗收合格的采購物資，由需求部門在驗收單上簽字確認；驗收不合格的采購物資，需求部門應(yīng)及時通知采購部門與供應(yīng)商協(xié)商解決，如退貨、換貨、補貨等。4.采購部門負責督促供應(yīng)商對驗收不合格的物資進行處理，并跟蹤處理結(jié)果。（八）付款1.采購物資驗收合格后，采購人員應(yīng)及時整理相關(guān)單據(jù)，如采購合同、采購訂單、驗收單、發(fā)票等，提交至財務(wù)部門辦理付款手續(xù)。2.財務(wù)部門審核相關(guān)單據(jù)無誤后，按照采購合同約定的付款方式和時間，辦理采購款項的支付。3.對于預付款項的采購項目，財務(wù)部門應(yīng)嚴格按照合同約定進行支付，并跟蹤采購合同的執(zhí)行情況，確保預付款項的安全。四、采購預算管理（一）采購預算編制1.采購部門根據(jù)公司年度生產(chǎn)經(jīng)營計劃和財務(wù)預算要求，編制年度采購預算草案。2.年度采購預算草案應(yīng)包括采購項目、采購數(shù)量、采購金額、采購時間等內(nèi)容，并詳細說明預算編制的依據(jù)和理由。3.采購部門將年度采購預算草案提交至財務(wù)部門進行審核，財務(wù)部門根據(jù)公司整體預算情況，對采購預算草案進行調(diào)整和完善。4.經(jīng)審核通過后的年度采購預算草案，報公司領(lǐng)導審批后執(zhí)行。（二）采購預算執(zhí)行與控制1.采購部門應(yīng)嚴格按照年度采購預算組織采購活動，確保采購預算的有效執(zhí)行。2.在采購過程中，如因特殊原因需要調(diào)整采購預算，采購部門應(yīng)及時提出預算調(diào)整申請，說明調(diào)整的原因、內(nèi)容和金額。3.預算調(diào)整申請經(jīng)財務(wù)部門審核、公司領(lǐng)導審批后，方可進行預算調(diào)整。4.財務(wù)部門定期對采購預算的執(zhí)行情況進行分析和監(jiān)控，及時發(fā)現(xiàn)和解決預算執(zhí)行過程中存在的問題。五、采購風險管理（一）風險識別與評估1.采購部門應(yīng)定期對采購業(yè)務(wù)進行風險識別和評估，分析可能存在的風險因素，如市場價格波動、供應(yīng)商違約、質(zhì)量問題、法律風險等。2.根據(jù)風險識別和評估結(jié)果，制定相應(yīng)的風險應(yīng)對措施，降低采購風險。（二）風險應(yīng)對措施1.市場價格波動風險：采購部門應(yīng)密切關(guān)注市場價格動態(tài)，通過與供應(yīng)商協(xié)商、簽訂價格調(diào)整條款、套期保值等方式，降低市場價格波動對采購成本的影響。2.供應(yīng)商違約風險：采購部門應(yīng)加強對供應(yīng)商的管理和監(jiān)督，選擇信譽良好、實力較強的供應(yīng)商，并在采購合同中明確違約責任和賠償條款，以降低供應(yīng)商違約風險。3.質(zhì)量問題風險：采購部門應(yīng)加強對采購物資質(zhì)量的控制，嚴格按照驗收標準進行驗收，對質(zhì)量不合格的物資及時進行處理，并要求供應(yīng)商承擔相應(yīng)的責任。4.法律風險：采購部門應(yīng)加強對采購合同的審核和管理，確保合同條款符合法律法規(guī)要求，防范法律風險。同時，采購人員應(yīng)增強法律意識，遵守法律法規(guī)，依法開展采購業(yè)務(wù)。六、采購績效評估（一）評估指標1.采購成本：主要評估采購物資的價格水平，通過與市場價格比較、采購成本降低率等指標進行衡量。2.采購質(zhì)量：評估采購物資的質(zhì)量符合要求的程度，通過驗收合格率、退貨率等指標進行考核。3.采購交貨期：考核采購物資按時到貨的情況，通過交貨及時率等指標進行評估。4.供應(yīng)商管理：評價采購部門對供應(yīng)商的管理效果，如供應(yīng)商滿意度、供應(yīng)商投訴率等指標。（二）評估方法1.定期評估：采購部門定期（每月、每季度或每年）對采購績效進行評估，收集相關(guān)數(shù)據(jù)和信息，按照評估指標進行計算和分析。2.對比評估：將采購績效與歷史數(shù)據(jù)、同行業(yè)數(shù)據(jù)進行對比，找出差距和不足，提出改進措施。3.綜合評估：綜合考慮采購成本、采購質(zhì)量、采購交貨期、供應(yīng)商管理等多個方面的因素，對采購績效進行全面、客觀的評估。（三）評估結(jié)果應(yīng)用1.根據(jù)采購績效評估結(jié)果，對采購部門和采購人員進行獎懲。對采購績效優(yōu)秀的部門和個人給予表彰和獎勵，對采購績效較差的部門和個人進行批評和整改。2.將采購績效評估結(jié)果作為采購部門和采購人員績效考核的重要依據(jù)，與薪酬、晉升等掛鉤。3.通過采購績效評估，總結(jié)經(jīng)驗教訓，發(fā)現(xiàn)采購業(yè)務(wù)流程中存在的問題和不足，及時采取措施進行改進和優(yōu)化，不斷提高采購管理水平。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.審計部門定期對采購業(yè)務(wù)進行審計監(jiān)督，檢查采購活動的合法性、合規(guī)性和效益性。2.財務(wù)部門對采購資金的使用情況進行監(jiān)督，確保采購資金的安全和合理使用。3.采購部門內(nèi)部應(yīng)建立健全采購業(yè)務(wù)監(jiān)督機制，加強對采購人員的日常管理和監(jiān)督，防止違規(guī)行為的發(fā)生。（二）外部監(jiān)督1.接受政府有關(guān)部門的監(jiān)督檢查，積極配合相關(guān)部門的工作，及時整改存在的問題。2