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文檔簡介
學校購物申請管理制度一、總則(一)目的為規(guī)范學校購物申請流程,加強學校物資采購管理,提高資金使用效益,確保所購物品符合學校教學、辦公及其他工作需求,特制定本制度。(二)適用范圍本制度適用于學校各部門、各年級組因教學、辦公、活動等需要進行的各類物品采購申請。(三)基本原則1.計劃性原則:購物申請應(yīng)根據(jù)學校實際需求和預(yù)算安排,提前規(guī)劃,避免盲目采購。2.審批性原則:所有購物申請必須經(jīng)過規(guī)定的審批流程,未經(jīng)批準不得擅自采購。3.效益性原則:在滿足學校工作需要的前提下,充分考慮性價比,優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠、價格合理的產(chǎn)品。4.責任性原則:明確各環(huán)節(jié)責任人的職責,確保購物申請流程的規(guī)范執(zhí)行和采購工作的順利進行。二、購物申請流程(一)需求提出1.各部門、年級組根據(jù)教學、辦公、活動等實際需要,填寫《學校購物申請表》(以下簡稱“申請表”)。申請表應(yīng)詳細注明所需物品的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、用途、預(yù)計金額等信息。2.對于批量采購或金額較大的物品,申請部門應(yīng)提供詳細的采購計劃和預(yù)算說明,包括采購原因、市場調(diào)研情況、與現(xiàn)有資源的匹配度等。(二)部門初審1.申請部門負責人對本部門提交的購物申請進行初審,重點審核申請內(nèi)容的真實性、必要性和合理性。2.初審?fù)ㄟ^后,部門負責人在申請表上簽字確認,并提交至學校相關(guān)管理部門。(三)歸口管理部門審核1.根據(jù)物品的性質(zhì)和用途,申請表分別提交至不同的歸口管理部門進行審核。教學用品:提交至教務(wù)處審核。教務(wù)處應(yīng)根據(jù)教學計劃和課程安排,審核申請物品是否為教學必需,是否符合教學大綱要求,以及數(shù)量是否合理等。辦公用品:提交至總務(wù)處審核??倓?wù)處負責審核申請物品是否在學校辦公用品配置標準范圍內(nèi),是否有可替代的現(xiàn)有資源,以及申請數(shù)量是否滿足辦公需求等。實驗器材、設(shè)備:提交至實驗管理部門審核。實驗管理部門應(yīng)根據(jù)實驗教學要求,審核申請器材、設(shè)備的規(guī)格、型號是否符合實驗標準,數(shù)量是否滿足實驗課程開設(shè)需要,以及是否有必要更新或新增等?;顒佑闷罚禾峤恢粱顒咏M織部門的上級主管部門審核。上級主管部門應(yīng)審核活動的必要性、活動規(guī)模與申請物品數(shù)量的匹配度,以及活動預(yù)算的合理性等。2.歸口管理部門審核人員應(yīng)在申請表上簽署審核意見,明確是否同意采購。如不同意,應(yīng)說明理由,并反饋給申請部門。(四)財務(wù)審核1.財務(wù)部門收到經(jīng)歸口管理部門審核通過的申請表后,進行財務(wù)審核。2.財務(wù)審核重點關(guān)注采購申請是否在學校預(yù)算范圍內(nèi),預(yù)計金額是否合理,是否符合財務(wù)報銷規(guī)定等。3.對于超預(yù)算或不符合財務(wù)規(guī)定的采購申請,財務(wù)部門應(yīng)及時與申請部門溝通,說明情況并提出調(diào)整建議。申請部門根據(jù)財務(wù)意見對申請表進行修改后,重新提交審核。(五)主管領(lǐng)導審批1.經(jīng)財務(wù)審核通過的申請表,提交至學校主管領(lǐng)導審批。2.主管領(lǐng)導根據(jù)學校整體工作安排、資金狀況和實際需求,對采購申請進行最終審批。3.主管領(lǐng)導審批通過后,申請表方可進入采購環(huán)節(jié)。如主管領(lǐng)導不同意采購,申請流程終止,申請部門應(yīng)根據(jù)領(lǐng)導意見調(diào)整需求或重新規(guī)劃采購事項。(六)采購執(zhí)行1.學校采購部門(或指定專人)依據(jù)審批通過的申請表,按照相關(guān)采購程序進行采購。2.采購人員應(yīng)嚴格按照申請表上注明的物品名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量等要求進行采購,確保所購物品符合學校需求。3.在采購過程中,采購人員應(yīng)遵循公平、公正、公開的原則,選擇合適的供應(yīng)商,進行詢價、比價、議價等工作,爭取最優(yōu)的采購價格和服務(wù)。4.對于納入政府采購范圍的物品,應(yīng)按照政府采購相關(guān)規(guī)定執(zhí)行采購程序。(七)驗收與入庫1.采購物品到貨后,由學校相關(guān)部門組織驗收。教學用品:由教務(wù)處組織相關(guān)教師進行驗收,重點驗收物品的質(zhì)量、規(guī)格、型號是否符合教學要求,數(shù)量是否準確等。辦公用品:由總務(wù)處組織驗收,檢查物品是否與申請一致,質(zhì)量是否合格,是否滿足辦公使用等。實驗器材、設(shè)備:由實驗管理部門會同專業(yè)技術(shù)人員進行驗收,按照實驗器材、設(shè)備的驗收標準進行檢查,確保其性能、功能等符合要求?;顒佑闷罚河苫顒咏M織部門負責驗收,核對物品的種類、數(shù)量、質(zhì)量等是否與活動需求相符。2.驗收合格的物品,辦理入庫手續(xù)。倉庫管理人員應(yīng)根據(jù)驗收結(jié)果,在入庫單上詳細記錄物品的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、供應(yīng)商等信息,并將入庫單交財務(wù)部門作為記賬依據(jù)。3.對于驗收不合格的物品,采購人員應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通,協(xié)商退換貨等事宜。如因質(zhì)量問題給學校造成損失的,應(yīng)按照合同約定追究供應(yīng)商的責任。三、采購預(yù)算管理(一)預(yù)算編制1.學校各部門應(yīng)根據(jù)本部門下一年度的工作計劃和實際需求,在每年規(guī)定時間內(nèi)編制部門采購預(yù)算。2.采購預(yù)算應(yīng)詳細列出各類物品的采購項目、數(shù)量、預(yù)計金額等,并說明采購原因和資金來源。3.各部門采購預(yù)算編制完成后,提交至學校財務(wù)部門。財務(wù)部門會同相關(guān)管理部門對各部門預(yù)算進行匯總、審核和平衡,形成學校年度采購預(yù)算草案。(二)預(yù)算審批1.學校年度采購預(yù)算草案經(jīng)學校領(lǐng)導班子會議審議通過后,報上級主管部門審批。2.經(jīng)上級主管部門批準的采購預(yù)算,作為學校年度采購工作的依據(jù),各部門應(yīng)嚴格按照預(yù)算執(zhí)行采購申請。(三)預(yù)算調(diào)整1.在預(yù)算執(zhí)行過程中,如因特殊情況需要調(diào)整采購預(yù)算,申請部門應(yīng)填寫《學校采購預(yù)算調(diào)整申請表》,詳細說明調(diào)整原因、調(diào)整項目、調(diào)整金額等。2.預(yù)算調(diào)整申請表經(jīng)部門負責人簽字、歸口管理部門審核、財務(wù)部門審核、主管領(lǐng)導審批后,報上級主管部門備案。3.未經(jīng)批準,不得擅自調(diào)整采購預(yù)算。四、供應(yīng)商管理(一)供應(yīng)商選擇1.學校采購部門應(yīng)建立供應(yīng)商信息庫,收集、整理供應(yīng)商的基本信息、經(jīng)營狀況、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、售后服務(wù)等資料。2.在選擇供應(yīng)商時,采購人員應(yīng)從信息庫中選取合適的供應(yīng)商進行詢價、比價等。同時,鼓勵各部門推薦優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商,但新供應(yīng)商必須經(jīng)過嚴格的資質(zhì)審核和評估程序。3.資質(zhì)審核內(nèi)容包括供應(yīng)商的營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機構(gòu)代碼證、生產(chǎn)許可證、產(chǎn)品質(zhì)量認證等相關(guān)證件的真實性和有效性。4.評估程序可包括實地考察供應(yīng)商的生產(chǎn)經(jīng)營場所、了解其生產(chǎn)能力和管理水平、查看以往合作案例及客戶評價等。(二)供應(yīng)商考核1.學校采購部門應(yīng)定期對供應(yīng)商進行考核,考核內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價格、售后服務(wù)等方面。2.考核方式可采用定期評估、不定期抽查、客戶反饋等多種形式。3.根據(jù)考核結(jié)果,對供應(yīng)商進行分類管理。對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商,可給予優(yōu)先合作、增加采購份額等獎勵;對于表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商,應(yīng)及時提出整改意見,如整改后仍不符合要求,可暫?;蚪K止合作關(guān)系。(三)供應(yīng)商淘汰1.如供應(yīng)商出現(xiàn)以下情況之一,學校采購部門應(yīng)及時將其從供應(yīng)商信息庫中淘汰:提供的產(chǎn)品質(zhì)量嚴重不合格,給學校造成重大損失的;多次不能按時交貨,影響學校正常工作開展的;價格虛高,經(jīng)多次協(xié)商仍無改善的;售后服務(wù)不到位,對學校合理訴求不予回應(yīng)或處理的;存在商業(yè)賄賂等違法違規(guī)行為的。2.供應(yīng)商淘汰后,采購部門應(yīng)及時更新供應(yīng)商信息庫,并通知相關(guān)部門停止與該供應(yīng)商的合作。五、采購合同管理(一)合同簽訂1.采購項目確定供應(yīng)商后,采購人員應(yīng)與供應(yīng)商簽訂采購合同。采購合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù),包括物品名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標準、售后服務(wù)、付款方式等條款。2.采購合同文本應(yīng)使用規(guī)范的格式和語言,確保合同內(nèi)容完整、準確、合法。合同簽訂前,應(yīng)提交學校法律顧問進行審核,確保合同符合法律法規(guī)要求。3.采購合同經(jīng)雙方簽字(蓋章)后生效。合同簽訂后,采購人員應(yīng)將合同副本交學校財務(wù)部門、歸口管理部門等相關(guān)部門備案。(二)合同執(zhí)行1.采購人員應(yīng)跟蹤采購合同的執(zhí)行情況,及時與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào),確保供應(yīng)商按照合同約定履行義務(wù)。2.如供應(yīng)商出現(xiàn)違約行為,采購人員應(yīng)及時向供應(yīng)商發(fā)出書面通知,要求其限期整改。如供應(yīng)商未能按時整改或整改后仍不符合合同要求,學校有權(quán)按照合同約定追究其違約責任,如扣除違約金、解除合同等。3.在合同執(zhí)行過程中,如因不可抗力或其他特殊原因需要變更合同條款的,采購人員應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商,并簽訂補充協(xié)議。補充協(xié)議應(yīng)報學校相關(guān)部門備案。(三)合同驗收1.采購物品到貨驗收合格后,采購人員應(yīng)及時通知財務(wù)部門辦理付款手續(xù)。付款前,財務(wù)部門應(yīng)審核采購合同執(zhí)行情況、驗收報告、發(fā)票等相關(guān)資料,確保付款依據(jù)充分、手續(xù)齊全。2.對于合同金額較大或付款方式較為復(fù)雜的采購項目,學校可根據(jù)實際情況進行分期或分批付款。每次付款前,采購人員應(yīng)提供相應(yīng)的合同執(zhí)行進度報告,經(jīng)審核通過后,財務(wù)部門按照合同約定支付款項。六、監(jiān)督與檢查(一)內(nèi)部監(jiān)督1.學校審計部門負責對學校購物申請及采購活動進行內(nèi)部審計監(jiān)督。審計內(nèi)容包括采購申請的合規(guī)性、采購流程的執(zhí)行情況、采購合同的簽訂與履行、資金使用的合理性等。2.審計部門應(yīng)定期或不定期開展審計工作,對發(fā)現(xiàn)的問題及時提出整改意見,并跟蹤整改落實情況。3.學校紀檢監(jiān)察部門負責對采購活動中的違規(guī)違紀行為進行監(jiān)督檢查,嚴肅查處采購過程中的腐敗現(xiàn)象和不正當行為。(二)外部監(jiān)督1.學校應(yīng)主動接受上級主管部門、財政部門、審計部門等外部機構(gòu)的監(jiān)督檢查,積極配合提供相關(guān)資料和信息。2.對于外部監(jiān)督檢查提出的意見和建議,學校應(yīng)認真研究,及時整改,并將整改情況反饋給相關(guān)部門。七、責任追究(一)對申請部門的責任追究1.如申請部門提供虛假購物申請信息,導致學校采購了不必要的物品或造成資金浪費的,學校將視情節(jié)輕重,對申請部門負責人及相關(guān)責任人進行批評教育、責令檢討、扣發(fā)績效獎金等處理。2.因申請部門未嚴格按照規(guī)定流程進行購物申請,導致采購工作延誤或出現(xiàn)其他問題的,由申請部門承擔相應(yīng)責任,并對相關(guān)責任人進行問責。(二)對采購人員的責任追究1.采購人員如在采購過程中違反采購制度,如未按審批要求采購、收受供應(yīng)商賄賂、擅自變更采購合同條款等,學校將依法依規(guī)給予嚴肅處理,包括警告、記過、降職、撤職等處分,情節(jié)嚴重的將追究其法律責任。2.因采購人員工作失誤,導致采購物品質(zhì)量不合格、交貨期延誤等問題,給學校造成損失的,采購人員應(yīng)承擔相應(yīng)的賠償責任,并視情節(jié)給予相應(yīng)的紀律處分。(三)對驗收人員的責任追究1.驗收人員如在驗收過
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