公安檔案規(guī)章管理制度

公安檔案規(guī)章管理制度一、總則（一）目的為加強公安檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公安工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公安機關(guān)各部門及全體公安干警。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公安檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實、準確，如實反映公安工作的實際情況。3.保密性原則：嚴格遵守國家保密法律法規(guī)，確保檔案信息不泄露。4.方便利用原則：建立健全檔案利用制度，方便公安干警和其他有關(guān)單位查閱利用檔案。二、檔案管理機構(gòu)及職責（一）檔案管理部門設(shè)立專門的檔案管理部門，負責公安檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作。（二）檔案管理人員職責1.檔案收集：負責接收各部門移交的檔案材料，確保檔案的齊全完整。2.檔案整理：按照檔案管理的有關(guān)規(guī)定，對收集的檔案材料進行分類、編號、裝訂等整理工作。3.檔案保管：妥善保管檔案，確保檔案的安全，防止檔案損壞、丟失和泄密。4.檔案鑒定：定期對檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限，對失去保存價值的檔案提出銷毀意見。5.檔案統(tǒng)計：建立檔案統(tǒng)計臺賬，及時準確地統(tǒng)計檔案的數(shù)量、種類、利用情況等信息。6.檔案利用：負責辦理檔案查閱、借閱等手續(xù)，為公安干警和其他有關(guān)單位提供檔案利用服務(wù)。三、檔案的收集與歸檔（一）收集范圍1.文書檔案：包括公安機關(guān)在履行職能過程中形成的各種文件、請示、報告、通知、決定、命令等。2.業(yè)務(wù)檔案：如刑事案件檔案、治安案件檔案、出入境管理檔案、交通管理檔案等。3.人事檔案：公安干警的個人履歷、考核、任免、獎懲等檔案材料。4.聲像檔案：公安機關(guān)在工作中形成的照片、錄音、錄像等資料。5.電子檔案：以電子數(shù)據(jù)形式存在的各類公安檔案。（二）歸檔要求1.及時歸檔：各部門應在工作結(jié)束后及時將應歸檔的材料移交檔案管理部門，不得拖延積壓。2.齊全完整：歸檔材料應齊全完整，符合檔案管理的有關(guān)規(guī)定，能夠準確反映公安工作的全過程。3.規(guī)范整理：歸檔材料應按照檔案管理的分類標準進行分類整理，編號清晰，裝訂整齊。（三）歸檔程序1.部門整理：各部門負責將本部門形成的檔案材料進行初步整理，填寫檔案移交清單。2.移交審核：檔案管理部門對移交的檔案材料進行審核，對不符合要求的材料退回原部門補充完善。3.正式歸檔：經(jīng)審核合格的檔案材料辦理正式歸檔手續(xù)，存入檔案庫房。四、檔案的整理（一）分類標準1.文書檔案：按照年度、保管期限、機構(gòu)（問題）進行分類。2.業(yè)務(wù)檔案：根據(jù)不同業(yè)務(wù)類型進行分類，如刑事案件檔案按照案件性質(zhì)、立案時間等分類。3.人事檔案：按照干部人事檔案管理的有關(guān)規(guī)定進行分類。4.聲像檔案：按照載體形式、內(nèi)容主題等進行分類。5.電子檔案：按照檔案內(nèi)容、存儲格式等進行分類，并建立相應的目錄數(shù)據(jù)庫。（二）編號方法1.文書檔案：采用年度保管期限機構(gòu)（問題）件號的編號方法。2.業(yè)務(wù)檔案：根據(jù)業(yè)務(wù)特點制定相應的編號規(guī)則，確保編號的唯一性和系統(tǒng)性。3.人事檔案：按照干部人事檔案編號規(guī)定進行編號。4.聲像檔案：采用年度類別順序號的編號方法。5.電子檔案：在電子存儲設(shè)備上建立相應的文件夾結(jié)構(gòu)，按照編號規(guī)則進行命名。（三）裝訂要求1.文書檔案：一般采用A4紙規(guī)格，左側(cè)裝訂，裝訂應牢固、整齊，不掉頁、不壓字、不損壞文件。2.業(yè)務(wù)檔案：根據(jù)檔案內(nèi)容和實際情況確定裝訂方式，確保檔案的完整性和規(guī)范性。3.人事檔案：按照干部人事檔案裝訂要求進行裝訂。4.聲像檔案：照片應沖印或打印在標準相紙上，粘貼在相冊或檔案冊中；錄音、錄像帶應標注清楚內(nèi)容、時間等信息，裝入專用盒內(nèi)。五、檔案的保管（一）庫房建設(shè)1.選址要求：檔案庫房應選擇地勢較高、干燥通風、排水良好的地方，遠離火源、水源和污染源。2.面積標準：根據(jù)檔案數(shù)量和發(fā)展規(guī)劃，合理確定檔案庫房的面積，滿足檔案存放的需要。3.安全設(shè)施：庫房應配備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵等安全設(shè)施，如滅火器、防盜門、防潮劑、防蟲藥、防鼠板等。（二）檔案存放1.分類存放：檔案應按照分類標準進行存放，不同類別、不同保管期限的檔案應分開存放。2.排列有序：檔案架（柜）應排列整齊，檔案應按照編號順序依次存放，便于查找和管理。3.標識清晰：在檔案架（柜）上應標明檔案類別、年度、保管期限等信息，便于識別和查找。（三）庫房管理1.溫濕度控制：庫房應保持適宜的溫度和濕度，溫度一般控制在14℃24℃之間，濕度控制在45%60%之間。2.清潔衛(wèi)生：定期對庫房進行清潔衛(wèi)生，保持庫房整潔，防止灰塵、雜物等對檔案造成損害。3.安全檢查：每天對庫房進行安全檢查，確保庫房安全設(shè)施完好，檔案無損壞、丟失等情況。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.全面審查：對檔案進行全面審查，綜合考慮檔案的內(nèi)容、來源、時間等因素。2.價值評估：根據(jù)檔案的歷史價值、現(xiàn)實價值和保存價值，確定檔案的鑒定結(jié)果。3.集體鑒定：成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和檔案管理人員組成，對檔案進行集體鑒定。（二）鑒定方法1.直接鑒定：鑒定人員直接查閱檔案內(nèi)容，對檔案的價值進行判斷。2.分析比較：將檔案與同類檔案進行分析比較，確定其價值高低。3.征求意見：征求檔案形成部門和利用部門的意見，了解檔案的實際利用價值。（三）保管期限劃分1.永久保管：凡是反映公安機關(guān)主要職能活動和基本歷史面貌的，對公安工作、國家建設(shè)和歷史研究有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。2.長期保管：凡是在較長時間內(nèi)對公安工作有查考利用價值的檔案，列為長期保管，保管期限為16年至50年。3.短期保管：凡是在較短時間內(nèi)對公安工作有查考利用價值的檔案，列為短期保管，保管期限為5年至15年。（四）銷毀程序1.編制銷毀清冊：對經(jīng)過鑒定需要銷毀的檔案，編制銷毀清冊，注明檔案的名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息。2.審批簽字：銷毀清冊經(jīng)檔案鑒定小組審核后，報公安機關(guān)主管領(lǐng)導審批簽字。3.監(jiān)銷執(zhí)行：由檔案管理部門會同紀檢監(jiān)察等部門共同進行監(jiān)銷，確保銷毀工作的真實性和徹底性。4.記錄備案：對銷毀過程進行記錄，包括銷毀時間、地點、方式、監(jiān)銷人員等信息，并將銷毀清冊和記錄備案保存。七、檔案的統(tǒng)計（一）統(tǒng)計內(nèi)容1.檔案數(shù)量統(tǒng)計：包括各類檔案的總數(shù)量、年度新增數(shù)量、銷毀數(shù)量等。2.檔案利用情況統(tǒng)計：統(tǒng)計檔案的查閱、借閱次數(shù)，利用檔案解決問題的數(shù)量等。3.檔案保管狀況統(tǒng)計：如庫房溫濕度情況、檔案損壞情況等。（二）統(tǒng)計方法1.建立臺賬：檔案管理部門應建立檔案統(tǒng)計臺賬，及時記錄檔案的各項統(tǒng)計數(shù)據(jù)。2.定期統(tǒng)計：每月、每季度、每年對檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)進行匯總分析，形成統(tǒng)計報表。3.數(shù)據(jù)審核：對統(tǒng)計數(shù)據(jù)進行審核，確保數(shù)據(jù)的準確性和可靠性。（三）統(tǒng)計報表報送1.按時報送：檔案管理部門應按照規(guī)定的時間和要求，將檔案統(tǒng)計報表報送公安機關(guān)主管領(lǐng)導和上級檔案管理部門。2.數(shù)據(jù)分析：在報送統(tǒng)計報表的同時，應對檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)進行分析，提出改進檔案管理工作的建議和措施。八、檔案的利用（一）利用范圍1.公安干警：公安干警因工作需要查閱、借閱檔案，以了解工作歷史、參考辦案依據(jù)等。2.其他有關(guān)單位：因工作需要，經(jīng)公安機關(guān)批準，其他有關(guān)單位可以查閱、借閱公安檔案。（二）利用方式1.查閱：公安干警和其他有關(guān)單位可以到檔案管理部門查閱檔案，檔案管理人員應提供必要的幫助和服務(wù)。2.借閱：因工作需要確需借閱檔案的，應按照規(guī)定辦理借閱手續(xù)，注明借閱期限、歸還時間等信息。（三）利用手續(xù)1.查閱手續(xù)：查閱檔案時，查閱人員應填寫查閱登記表，注明查閱檔案的名稱、數(shù)量、查閱目的等信息，經(jīng)檔案管理部門負責人批準后，方可查閱。2.借閱手續(xù)：借閱檔案時，借閱人員應填寫借閱申請表，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、借閱期限、歸還時間等信息，經(jīng)檔案管理部門負責人和公安機關(guān)主管領(lǐng)導批準后，辦理借閱手續(xù)。借閱人員應妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、污損、丟失檔案，按時歸還檔案。（四）利用監(jiān)督1.現(xiàn)場監(jiān)督：檔案管理人員應對查閱、借閱檔案的過程進行現(xiàn)場監(jiān)督，確保檔案的安全和完整。2.定期檢查：定期對借閱檔案的歸還情況進行檢查，對逾期未還的借閱人員進行催還。九、電子檔案管理（一）電子檔案的收集與整理1.收集范圍：與紙質(zhì)檔案相對應的電子文件，包括辦公自動化系統(tǒng)生成的文件、業(yè)務(wù)系統(tǒng)產(chǎn)生的數(shù)據(jù)等。2.整理要求：按照電子檔案的分類標準進行整理，建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫，確保電子檔案的準確性和完整性。（二）電子檔案的存儲與保管1.存儲方式：采用安全可靠的存儲設(shè)備，如磁盤陣列、磁帶庫等，對電子檔案進行存儲。2.備份管理：定期對電子檔案進行備份，備份數(shù)據(jù)應異地存放，確保數(shù)據(jù)的安全性。3.安全防護：采取防火墻、防病毒軟件等安全防護措施，防止電子檔案被非法篡改、刪除或泄露。（三）電