印章資質文件管理制度

印章資質文件管理制度總則目的為加強公司印章資質文件的管理，規(guī)范印章使用行為，保障公司合法權益，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工。定義1.印章：指公司正式對外使用的公章、合同專用章、財務專用章、法定代表人章等具有法律效力的印章。2.資質文件：包括公司營業(yè)執(zhí)照、組織機構代碼證、稅務登記證、各類資質證書、許可證等相關文件。管理原則1.嚴格審批原則：印章資質文件的使用必須經(jīng)過嚴格的審批流程，確保使用的合法性和必要性。2.專人負責原則：指定專人負責印章資質文件的保管和使用，明確其職責和權限。3.安全保密原則：加強印章資質文件的安全保密措施，防止文件丟失、被盜用或濫用。印章管理印章的刻制1.公司印章的刻制由行政部門統(tǒng)一負責，根據(jù)公司需要填寫《印章刻制申請表》，經(jīng)公司法定代表人批準后，到公安機關指定的刻章單位刻制。2.印章刻制完成后，行政部門應及時將印章登記備案，并將印章移交專人保管。印章的保管1.公司公章、合同專用章、財務專用章、法定代表人章等重要印章由行政部門指定專人保管，保管人員應具備責任心強、工作認真負責等條件。2.印章保管人員應設立專門的印章保管臺賬，詳細記錄印章的使用情況，包括使用日期、使用部門、使用事由、批準人等信息。3.印章應存放在安全可靠的地方，如保險柜等，確保印章的安全。印章保管人員不得將印章隨意帶出辦公室，如因工作需要帶出，必須經(jīng)公司領導批準，并辦理相關手續(xù)。印章的使用1.印章使用前，使用部門應填寫《印章使用申請表》，詳細說明使用事由、使用范圍、使用時間等信息，并經(jīng)相關領導批準。2.印章保管人員應認真審核《印章使用申請表》，確認無誤后，方可蓋章。蓋章時應確保印章清晰、端正，不得模糊、歪斜。3.涉及重大事項或金額較大的合同、協(xié)議等文件，必須經(jīng)公司法定代表人或其授權代表簽字批準后，方可蓋章。4.嚴禁在空白紙張、空白合同、空白介紹信等文件上加蓋印章。如因工作需要確需提前蓋章的，必須在蓋章后注明用途，并由使用部門及時跟蹤文件的使用情況。5.印章使用后，印章保管人員應及時在印章保管臺賬上登記，并將《印章使用申請表》存檔保管。印章的停用與銷毀1.因公司名稱變更、機構調(diào)整、印章?lián)p壞等原因需要停用印章的，行政部門應及時通知各部門，并收回印章。2.停用的印章應及時登記備案，并按照公司規(guī)定進行銷毀。銷毀印章時，必須有兩人以上在場監(jiān)督，并在銷毀記錄上簽字確認。3.印章銷毀記錄應妥善保存，以備查閱。資質文件管理資質文件的獲取1.公司相關部門應根據(jù)業(yè)務需要，及時辦理各類資質證書、許可證等文件的申請手續(xù)。申請過程中，應嚴格按照相關法律法規(guī)和政策要求，提供真實、準確、完整的申請材料。2.資質文件獲取后，相關部門應及時將文件移交行政部門統(tǒng)一保管，并辦理交接手續(xù)。資質文件的保管1.行政部門應設立專門的資質文件保管檔案柜，對資質文件進行分類存放，并建立詳細的檔案目錄，便于查詢和管理。2.資質文件保管人員應定期對資質文件進行檢查和核對，確保文件的完整性和準確性。如發(fā)現(xiàn)文件有損壞、丟失等情況，應及時報告并采取相應措施。3.資質文件應存放在安全可靠的地方，如保險柜、檔案室等，確保文件的安全。資質文件保管人員不得將文件隨意帶出辦公室，如因工作需要帶出，必須經(jīng)公司領導批準，并辦理相關手續(xù)。資質文件的使用1.公司各部門因工作需要使用資質文件時，應填寫《資質文件使用申請表》，詳細說明使用事由、使用范圍、使用時間等信息，并經(jīng)相關領導批準。2.資質文件保管人員應認真審核《資質文件使用申請表》，確認無誤后，方可提供文件復印件，并在復印件上注明“此復印件僅用于[具體用途]，復印無效”字樣。3.如需使用資質文件原件，必須經(jīng)公司法定代表人或其授權代表簽字批準，并辦理借閱手續(xù)。借閱期限不得超過規(guī)定時間，借閱人應妥善保管文件原件，不得轉借他人或用于其他用途。4.資質文件使用后，使用部門應及時將文件歸還行政部門，并辦理歸還手續(xù)。歸還時，保管人員應認真檢查文件的完整性和準確性，如發(fā)現(xiàn)問題，應及時與使用部門溝通解決。資質文件的年檢與換證1.行政部門應及時關注各類資質文件的年檢和換證時間，提前通知相關部門準備年檢和換證所需材料。2.相關部門應按照規(guī)定時間和要求，辦理資質文件的年檢和換證手續(xù)，確保公司資質的有效性和合法性。3.年檢和換證完成后，行政部門應及時將相關文件更新存檔，并在資質文件保管檔案目錄中進行標注。資質文件的遺失與補辦1.如發(fā)現(xiàn)資質文件遺失，相關部門應立即向行政部門報告，并采取相應的掛失措施，防止文件被非法使用。2.遺失資質文件的部門應按照原申請程序，重新辦理文件的申請手續(xù)，并承擔補辦過程中產(chǎn)生的一切費用。3.行政部門應協(xié)助遺失資質文件的部門辦理補辦手續(xù)，提供必要的支持和幫助。審批流程印章使用審批流程1.使用部門填寫《印章使用申請表》。2.部門負責人審核簽字。3.相關業(yè)務主管領導審批簽字。4.涉及重大事項或金額較大的合同、協(xié)議等文件，需經(jīng)公司法定代表人或其授權代表簽字批準。5.印章保管人員審核無誤后蓋章，并在印章保管臺賬上登記。資質文件使用審批流程1.使用部門填寫《資質文件使用申請表》。2.部門負責人審核簽字。3.相關業(yè)務主管領導審批簽字。4.如需使用資質文件原件，需經(jīng)公司法定代表人或其授權代表簽字批準，并辦理借閱手續(xù)。5.資質文件保管人員審核無誤后提供文件復印件或原件，并在復印件上注明相關字樣或辦理借閱登記手續(xù)。監(jiān)督檢查內(nèi)部審計公司內(nèi)部審計部門應定期對印章資質文件的管理情況進行審計，檢查印章使用審批流程是否規(guī)范、資質文件保管是否安全、使用是否合規(guī)等，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。日常檢查行政部門應定期對印章資質文件的保管和使用情況進行檢查，確保印章資質文件的管理符合本制度要求。檢查內(nèi)容包括印章保管臺賬記錄是否完整、資質文件檔案目錄是否準確、文件存放是否安全等。違規(guī)處理1.對于違反本制度規(guī)定使用印章資質文件的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應的處罰，包括但不限于警告、罰款、解除勞動合同等。2.因違規(guī)使用印章資質文件給公司造成經(jīng)濟損失或其他不良影