公司備用金卡管理制度

公司備用金卡管理制度一、總則1.目的為加強(qiáng)公司備用金卡的管理，規(guī)范備用金卡的使用流程，確保備用金卡的安全與合理使用，特制定本管理制度。2.適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有涉及備用金卡使用的部門(mén)和員工。3.定義備用金卡：指公司為滿足特定業(yè)務(wù)需求而專(zhuān)門(mén)設(shè)立的、預(yù)存一定金額用于應(yīng)急或特定用途的卡片，包括但不限于信用卡、預(yù)付費(fèi)卡等。二、備用金卡的申請(qǐng)與審批1.申請(qǐng)條件各部門(mén)因業(yè)務(wù)需要，確需使用備用金卡時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《備用金卡申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明申請(qǐng)備用金卡的用途、預(yù)計(jì)使用金額、使用期限等信息。2.審批流程部門(mén)負(fù)責(zé)人對(duì)申請(qǐng)進(jìn)行初審，審核申請(qǐng)的必要性和合理性，簽署意見(jiàn)后提交至財(cái)務(wù)部門(mén)。財(cái)務(wù)部門(mén)對(duì)申請(qǐng)進(jìn)行財(cái)務(wù)審核，重點(diǎn)審查備用金卡的使用預(yù)算是否在公司規(guī)定的范圍內(nèi)，以及與公司財(cái)務(wù)狀況是否相符，審核通過(guò)后提交至人事總監(jiān)。人事總監(jiān)進(jìn)行最終審批，綜合考慮公司整體運(yùn)營(yíng)情況、業(yè)務(wù)需求及風(fēng)險(xiǎn)因素等，做出批準(zhǔn)或不批準(zhǔn)的決定。3.審批權(quán)限備用金卡申請(qǐng)金額在[X]元以下的，由人事總監(jiān)直接審批。備用金卡申請(qǐng)金額在[X]元至[X]元之間的，需經(jīng)分管副總經(jīng)理審核后，由人事總監(jiān)審批。備用金卡申請(qǐng)金額在[X]元以上的，需經(jīng)總經(jīng)理審批。三、備用金卡的領(lǐng)取與保管1.領(lǐng)取經(jīng)審批通過(guò)的備用金卡申請(qǐng)，申請(qǐng)人憑審批通過(guò)的《備用金卡申請(qǐng)表》到財(cái)務(wù)部門(mén)領(lǐng)取備用金卡。財(cái)務(wù)部門(mén)在發(fā)放備用金卡時(shí)，應(yīng)與申請(qǐng)人辦理交接手續(xù)，填寫(xiě)《備用金卡交接清單》，明確備用金卡的卡號(hào)、有效期、初始密碼等信息，并雙方簽字確認(rèn)。2.保管備用金卡由申請(qǐng)人負(fù)責(zé)保管，必須妥善存放，確?？ㄆ陌踩乐箒G失、被盜或損壞。備用金卡的密碼應(yīng)嚴(yán)格保密，不得告知無(wú)關(guān)人員。如有密碼泄露情況，應(yīng)及時(shí)通知財(cái)務(wù)部門(mén)進(jìn)行掛失和重置密碼。員工離職時(shí)，應(yīng)將所保管的備用金卡交回財(cái)務(wù)部門(mén)，辦理交接手續(xù)。如因個(gè)人原因?qū)е聜溆媒鹂▉G失或損壞，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。四、備用金卡的使用1.使用范圍備用金卡僅限用于公司業(yè)務(wù)相關(guān)的支出，包括但不限于差旅費(fèi)、辦公用品采購(gòu)、業(yè)務(wù)招待費(fèi)等。嚴(yán)禁將備用金卡用于個(gè)人消費(fèi)或與公司業(yè)務(wù)無(wú)關(guān)的支出。2.使用流程持卡人在使用備用金卡前，應(yīng)填寫(xiě)《備用金卡使用申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明使用日期、用途、金額等信息，并附上相關(guān)的發(fā)票或收據(jù)。對(duì)于金額較小的日常支出（如[X]元以下），可由部門(mén)負(fù)責(zé)人在《備用金卡使用申請(qǐng)表》上簽字審批；對(duì)于金額較大的支出（如[X]元以上），需按照備用金卡申請(qǐng)時(shí)的審批流程進(jìn)行審批。持卡人憑審批通過(guò)的《備用金卡使用申請(qǐng)表》及相關(guān)憑證進(jìn)行消費(fèi)，消費(fèi)時(shí)應(yīng)注意保留好所有的交易憑證，以便日后進(jìn)行報(bào)銷(xiāo)和核對(duì)。3.報(bào)銷(xiāo)規(guī)定持卡人應(yīng)在備用金卡消費(fèi)后及時(shí)到財(cái)務(wù)部門(mén)辦理報(bào)銷(xiāo)手續(xù)，報(bào)銷(xiāo)期限不得超過(guò)[X]個(gè)工作日。報(bào)銷(xiāo)時(shí)，應(yīng)提交《備用金卡使用申請(qǐng)表》、消費(fèi)憑證（發(fā)票、收據(jù)等）、交易明細(xì)清單等相關(guān)資料。財(cái)務(wù)部門(mén)對(duì)報(bào)銷(xiāo)憑證進(jìn)行審核，審核通過(guò)后予以報(bào)銷(xiāo)。如發(fā)現(xiàn)報(bào)銷(xiāo)憑證存在虛假、偽造等情況，財(cái)務(wù)部門(mén)有權(quán)拒絕報(bào)銷(xiāo)，并追究持卡人的責(zé)任。五、備用金卡的掛失與補(bǔ)辦1.掛失如備用金卡不慎丟失或被盜，持卡人應(yīng)立即撥打發(fā)卡銀行的客服電話進(jìn)行掛失，并同時(shí)通知財(cái)務(wù)部門(mén)。持卡人應(yīng)在掛失后[X]個(gè)工作日內(nèi)填寫(xiě)《備用金卡掛失申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明掛失原因、備用金卡卡號(hào)、掛失時(shí)間等信息，并提交至財(cái)務(wù)部門(mén)。2.補(bǔ)辦財(cái)務(wù)部門(mén)在收到持卡人的《備用金卡掛失申請(qǐng)表》后，核實(shí)情況屬實(shí)后，向發(fā)卡銀行申請(qǐng)補(bǔ)辦備用金卡。補(bǔ)辦備用金卡所需的費(fèi)用由持卡人承擔(dān)。新補(bǔ)辦的備用金卡的相關(guān)信息（如卡號(hào)、密碼等）由財(cái)務(wù)部門(mén)重新與持卡人進(jìn)行交接，并辦理相關(guān)手續(xù)。六、備用金卡的定期盤(pán)點(diǎn)與核對(duì)1.盤(pán)點(diǎn)周期財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)定期對(duì)備用金卡進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)，盤(pán)點(diǎn)周期為每[X]個(gè)月一次。2.盤(pán)點(diǎn)內(nèi)容核對(duì)備用金卡的實(shí)際持有情況，包括卡號(hào)、有效期、密碼等信息是否與記錄一致。檢查備用金卡的使用記錄，包括消費(fèi)金額、用途、報(bào)銷(xiāo)情況等是否與申請(qǐng)和審批記錄相符。核實(shí)備用金卡的余額是否與財(cái)務(wù)賬面記錄一致。3.盤(pán)點(diǎn)報(bào)告財(cái)務(wù)部門(mén)在完成備用金卡盤(pán)點(diǎn)后，應(yīng)編制《備用金卡盤(pán)點(diǎn)報(bào)告》，詳細(xì)說(shuō)明盤(pán)點(diǎn)情況、發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及處理建議等。如發(fā)現(xiàn)備用金卡存在異常情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。七、備用金卡的監(jiān)督與檢查1.內(nèi)部審計(jì)公司內(nèi)部審計(jì)部門(mén)應(yīng)定期對(duì)備用金卡的管理和使用情況進(jìn)行審計(jì)，檢查備用金卡的申請(qǐng)、審批、領(lǐng)取、保管、使用、報(bào)銷(xiāo)、掛失、補(bǔ)辦等環(huán)節(jié)是否符合本制度的規(guī)定，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)提出整改意見(jiàn)，并跟蹤整改情況。2.違規(guī)處理對(duì)于違反本制度規(guī)定使用備用金卡的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，包括但不限于警告、罰款、解除勞動(dòng)合同等。如因違規(guī)使用備用