加強(qiáng)備用鑰匙管理制度VIP

加強(qiáng)備用鑰匙管理制度總則一、目的為了加強(qiáng)公司備用鑰匙的管理，確保公司財(cái)產(chǎn)的安全，規(guī)范備用鑰匙的保管、使用和交接等行為，特制定本管理制度。二、適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有涉及備用鑰匙的部門和人員，包括但不限于行政部、財(cái)務(wù)部、安保部、各部門辦公室等。三、管理原則1.責(zé)任明確：明確備用鑰匙的保管責(zé)任人和使用權(quán)限，確保每把備用鑰匙都有專人負(fù)責(zé)。2.安全第一：將備用鑰匙的管理置于安全首位，采取有效的防范措施，防止鑰匙丟失或被盜用。3.規(guī)范使用：嚴(yán)格規(guī)范備用鑰匙的使用程序，確保備用鑰匙的使用符合公司的規(guī)定和業(yè)務(wù)需求。4.定期檢查：定期對(duì)備用鑰匙的保管情況進(jìn)行檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決問題，確保備用鑰匙的安全可靠。四、管理職責(zé)1.行政部負(fù)責(zé)制定和完善備用鑰匙管理制度，并監(jiān)督制度的執(zhí)行情況。負(fù)責(zé)備用鑰匙的統(tǒng)一管理和調(diào)配，確保備用鑰匙的數(shù)量和分布符合公司的需求。負(fù)責(zé)組織對(duì)備用鑰匙保管人員的培訓(xùn)和考核，提高其保管意識(shí)和技能。負(fù)責(zé)對(duì)備用鑰匙的使用情況進(jìn)行記錄和統(tǒng)計(jì)，定期向相關(guān)部門和領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。2.財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)對(duì)備用鑰匙的購置和維修費(fèi)用進(jìn)行預(yù)算和審批，確保備用鑰匙的管理費(fèi)用合理。負(fù)責(zé)對(duì)備用鑰匙的財(cái)務(wù)賬目進(jìn)行管理和核算，確保備用鑰匙的財(cái)務(wù)信息準(zhǔn)確無誤。3.安保部負(fù)責(zé)對(duì)備用鑰匙的保管場(chǎng)所進(jìn)行安全檢查和防范，確保備用鑰匙的保管環(huán)境安全可靠。負(fù)責(zé)對(duì)備用鑰匙的使用情況進(jìn)行監(jiān)督和檢查，發(fā)現(xiàn)違規(guī)行為及時(shí)制止并報(bào)告相關(guān)部門。4.各部門辦公室負(fù)責(zé)本部門備用鑰匙的保管和使用，指定專人負(fù)責(zé)備用鑰匙的管理工作。嚴(yán)格按照本制度的規(guī)定使用備用鑰匙，不得擅自將備用鑰匙借給他人或用于其他用途。如發(fā)現(xiàn)備用鑰匙丟失或被盜用，應(yīng)立即報(bào)告行政部，并配合行政部進(jìn)行調(diào)查和處理。備用鑰匙的保管一、保管人員各部門辦公室應(yīng)指定一名專人負(fù)責(zé)本部門備用鑰匙的保管工作，該人員應(yīng)具備良好的職業(yè)道德和保密意識(shí)，確保備用鑰匙的安全。二、保管場(chǎng)所備用鑰匙應(yīng)存放在安全、干燥、通風(fēng)的場(chǎng)所，避免陽光直射和潮濕環(huán)境。同時(shí)，應(yīng)采取必要的防盜措施，如安裝門鎖、監(jiān)控等，確保備用鑰匙的安全。三、保管方式1.實(shí)物保管：將備用鑰匙存放在專門的鑰匙柜或保險(xiǎn)箱中，鑰匙柜或保險(xiǎn)箱應(yīng)配備兩把鑰匙，分別由保管人員和安保部人員保管，使用時(shí)需兩人同時(shí)在場(chǎng)。2.電子保管：對(duì)于一些重要的備用鑰匙，可以采用電子保管的方式，如使用電子鑰匙管理系統(tǒng)，將備用鑰匙的信息錄入系統(tǒng)中，通過密碼或指紋等方式進(jìn)行管理和使用。四、保管要求1.專人保管：備用鑰匙應(yīng)由專人負(fù)責(zé)保管，不得隨意轉(zhuǎn)交他人或委托他人保管。2.定期檢查：保管人員應(yīng)定期對(duì)備用鑰匙進(jìn)行檢查，確保備用鑰匙的完好無損，如有損壞或丟失應(yīng)及時(shí)報(bào)告行政部。3.記錄備案：保管人員應(yīng)將備用鑰匙的保管情況進(jìn)行記錄，包括備用鑰匙的數(shù)量、種類、存放位置等信息，并將記錄備案存檔，以備查閱。備用鑰匙的使用一、使用范圍備用鑰匙僅用于在緊急情況下或正常鑰匙無法使用時(shí)開啟相關(guān)門、柜、箱等設(shè)施，不得用于其他用途。二、使用程序1.申請(qǐng)使用：需要使用備用鑰匙的部門或人員應(yīng)填寫《備用鑰匙使用申請(qǐng)表》，注明使用備用鑰匙的原因、使用時(shí)間、使用人員等信息，并經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，提交行政部審批。2.審批同意：行政部收到《備用鑰匙使用申請(qǐng)表》后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行審批，如審批同意，應(yīng)在申請(qǐng)表上簽字并注明審批意見，同時(shí)通知保管人員準(zhǔn)備備用鑰匙。3.領(lǐng)取備用鑰匙：使用備用鑰匙的人員應(yīng)持行政部審批同意的《備用鑰匙使用申請(qǐng)表》到行政部領(lǐng)取備用鑰匙，并在《備用鑰匙領(lǐng)取登記表》上簽字確認(rèn)。4.使用備用鑰匙：使用備用鑰匙的人員應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)使用備用鑰匙，使用完畢后應(yīng)立即將備用鑰匙歸還行政部，并在《備用鑰匙歸還登記表》上簽字確認(rèn)。5.歸還備用鑰匙：保管人員收到歸還的備用鑰匙后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行檢查，確保備用鑰匙的完好無損，如有損壞或丟失應(yīng)及時(shí)報(bào)告行政部。三、使用限制1.嚴(yán)禁將備用鑰匙借給他人使用，如確需借用，應(yīng)經(jīng)行政部審批同意，并辦理相關(guān)借用手續(xù)。2.嚴(yán)禁將備用鑰匙用于非法或違規(guī)活動(dòng)，如發(fā)現(xiàn)將追究相關(guān)人員的法律責(zé)任。3.嚴(yán)禁擅自更改備用鑰匙的使用范圍或用途，如確需更改，應(yīng)經(jīng)行政部審批同意。備用鑰匙的交接一、交接范圍備用鑰匙的交接包括保管人員的交接、使用人員的交接等。二、交接程序1.保管人員交接：保管人員因工作調(diào)動(dòng)、離職等原因需要交接備用鑰匙時(shí)，應(yīng)填寫《備用鑰匙交接表》，將備用鑰匙的數(shù)量、種類、存放位置等信息進(jìn)行交接，并經(jīng)交接雙方簽字確認(rèn)后，報(bào)行政部備案。2.使用人員交接：使用人員因工作調(diào)動(dòng)、離職等原因需要交接備用鑰匙時(shí)，應(yīng)填寫《備用鑰匙交接表》，將使用備用鑰匙的情況進(jìn)行交接，并經(jīng)交接雙方簽字確認(rèn)后，報(bào)行政部備案。三、交接要求1.完整交接：交接時(shí)應(yīng)將備用鑰匙的全部信息進(jìn)行交接，不得遺漏或隱瞞。2.及時(shí)交接：交接應(yīng)及時(shí)進(jìn)行，不得拖延或推諉。3.簽字確認(rèn)：交接雙方應(yīng)在《備用鑰匙交接表》上簽字確認(rèn)，以明確交接