公司辦公話費管理制度

公司辦公話費管理制度總則一、目的為規(guī)范公司辦公話費的使用與管理，合理控制話費支出，提高辦公效率，特制定本管理制度。二、適用范圍本制度適用于公司全體員工，包括正式員工、試用期員工及臨時聘用人員。三、管理原則1.節(jié)約原則：倡導員工合理使用辦公話費，杜絕浪費行為。2.公開透明原則：辦公話費的使用情況應公開透明，接受公司內部監(jiān)督。3.責任明確原則：明確各部門及員工在辦公話費管理中的職責，確保管理工作的順利進行。四、管理機構及職責1.人事行政部（1）負責制定和完善辦公話費管理制度，并監(jiān)督制度的執(zhí)行情況。（2）負責辦公話費的預算編制、費用核算及報銷審核等工作。（3）定期對辦公話費的使用情況進行統(tǒng)計分析，提出合理化建議。2.財務部（1）負責辦公話費預算的審核與控制，確保話費支出不超出預算范圍。（2）對人事行政部提交的報銷憑證進行審核，辦理相關財務手續(xù)。3.各部門負責人（1）負責本部門辦公話費的使用管理，督促員工合理使用話費。（2）對本部門員工的辦公話費使用情況進行監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問題及時糾正。辦公話費的標準與范圍一、標準1.固定電話（1）公司為各部門配備的固定電話，其月話費標準根據(jù)部門職能及業(yè)務需求確定，具體標準如下：|部門|月話費標準（元）|||||銷售部|500||市場部|400||財務部、人事部|300||其他部門|200|（2）超出月話費標準的部分，由使用部門自行承擔。2.移動電話（1）公司為部分崗位配備的移動電話，其月話費標準根據(jù)崗位性質及工作需求確定，具體標準如下：|崗位|月話費標準（元）|||||銷售代表|800||客戶經(jīng)理|600||市場專員|400||其他崗位|300|（2）員工自行使用個人移動電話辦理公司業(yè)務的，可按照公司規(guī)定的標準報銷話費。二、范圍1.辦公話費僅用于與公司業(yè)務相關的通話，包括內部通話、與客戶、供應商及合作伙伴的通話等。2.嚴禁將辦公話費用于私人通話或與公司業(yè)務無關的通話。辦公話費的申請與使用一、申請1.新員工入職時，需填寫《辦公話費申請單》，注明申請的電話類型（固定電話或移動電話）、號碼及月話費標準等信息，并經(jīng)所在部門負責人審核簽字后，提交人事行政部。2.人事行政部根據(jù)員工的崗位需求及申請情況，為其辦理辦公電話的開通或移動電話的報銷手續(xù)。二、使用1.員工應嚴格按照公司規(guī)定的電話使用范圍使用辦公話費，不得擅自更改或擴大使用范圍。2.固定電話應專人專用，不得隨意轉借他人使用。3.移動電話應保持暢通，及時接聽公司業(yè)務電話，不得無故關機或拒接。4.員工在使用辦公電話時，應注意語言文明，不得使用粗俗、辱罵等不當語言。辦公話費的報銷與結算一、報銷流程1.員工每月底需將本月的辦公話費清單整理匯總，填寫《辦公話費報銷單》，并附上話費清單原件，經(jīng)所在部門負責人審核簽字后，提交人事行政部。2.人事行政部對員工提交的報銷單及話費清單進行審核，確認無誤后，提交財務部進行審核。3.財務部對人事行政部提交的報銷憑證進行審核，確認符合公司規(guī)定后，辦理相關財務手續(xù)，將報銷款項支付給員工。二、結算方式1.固定電話話費按月結算，由公司統(tǒng)一支付。2.移動電話話費按季度結算，員工需在每個季度末提交報銷申請，經(jīng)審核通過后，公司將報銷款項支付給員工。三、特殊情況處理1.如因工作需要，員工的辦公話費超出月話費標準或季度報銷額度的，需填寫《辦公話費超支申請單》，經(jīng)所在部門負責人審核簽字后，提交人事行政部。人事行政部審核確認后，報公司領導批準，方可進行報銷。2.如員工離職，應在離職前辦理辦公電話的注銷手續(xù)，并將剩余話費結清。如員工使用個人移動電話辦理公司業(yè)務的，應在離職前提交話費清單，經(jīng)人事行政部審核確認后，按照公司規(guī)定的標準報銷剩余話費。監(jiān)督與檢查一、人事行政部應定期對辦公話費的使用情況進行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時糾正。二、各部門負責人應加強對本部門員工辦公話費使用情況的監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)違規(guī)行為及時制止并報告人事行政部。三、員工有權對辦公話費的使用情況進行監(jiān)督，如發(fā)現(xiàn)違規(guī)行為，