公司打印復(fù)印管理制度VIP

公司打印復(fù)印管理制度一、總則（一）目的為了規(guī)范公司打印復(fù)印設(shè)備的使用，提高資源利用效率，降低辦公成本，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工。（三）管理原則1.按需使用原則：?jiǎn)T工應(yīng)根據(jù)工作實(shí)際需求進(jìn)行打印復(fù)印操作，避免浪費(fèi)。2.節(jié)約成本原則：優(yōu)先考慮電子文檔的使用和共享，減少紙張消耗。3.規(guī)范操作原則：嚴(yán)格按照規(guī)定的流程和要求使用打印復(fù)印設(shè)備，確保設(shè)備正常運(yùn)行。二、打印復(fù)印設(shè)備管理（一）設(shè)備配置1.根據(jù)公司各部門(mén)的工作需求，合理配置打印復(fù)印設(shè)備，包括打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、多功能一體機(jī)等。2.設(shè)備的選型應(yīng)綜合考慮性能、價(jià)格、耗材成本等因素，確保滿足工作要求并具有較高的性價(jià)比。（二）設(shè)備放置1.打印復(fù)印設(shè)備應(yīng)放置在通風(fēng)良好、干燥、便于操作和維護(hù)的區(qū)域。2.設(shè)備周圍應(yīng)保持整潔，不得堆放雜物，以確保設(shè)備正常散熱和操作。（三）設(shè)備維護(hù)1.定期對(duì)打印復(fù)印設(shè)備進(jìn)行清潔、保養(yǎng)和維護(hù)，確保設(shè)備的正常運(yùn)行。2.建立設(shè)備維護(hù)檔案，記錄設(shè)備的維護(hù)情況、維修記錄、耗材更換等信息。3.當(dāng)設(shè)備出現(xiàn)故障時(shí)，應(yīng)及時(shí)通知專業(yè)維修人員進(jìn)行維修，并填寫(xiě)維修申請(qǐng)單。維修完成后，由使用部門(mén)確認(rèn)設(shè)備是否恢復(fù)正常使用。（四）設(shè)備報(bào)廢1.對(duì)于已無(wú)法正常使用或維修成本過(guò)高的打印復(fù)印設(shè)備，由使用部門(mén)提出報(bào)廢申請(qǐng)。2.申請(qǐng)報(bào)廢的設(shè)備需經(jīng)公司相關(guān)部門(mén)審核批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行報(bào)廢處理。3.報(bào)廢設(shè)備的處理應(yīng)按照公司固定資產(chǎn)管理的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，確保資產(chǎn)的安全和完整。三、打印復(fù)印耗材管理（一）耗材采購(gòu)1.公司指定專人負(fù)責(zé)打印復(fù)印耗材的采購(gòu)工作，根據(jù)設(shè)備的使用情況和庫(kù)存情況，定期采購(gòu)耗材。2.采購(gòu)耗材時(shí)，應(yīng)選擇質(zhì)量可靠、價(jià)格合理的供應(yīng)商，并簽訂采購(gòu)合同。3.建立耗材采購(gòu)臺(tái)賬，記錄采購(gòu)日期、供應(yīng)商名稱、耗材型號(hào)、數(shù)量、價(jià)格等信息。（二）耗材庫(kù)存管理1.設(shè)立專門(mén)的耗材倉(cāng)庫(kù)，對(duì)采購(gòu)的耗材進(jìn)行分類存放，并建立庫(kù)存臺(tái)賬。2.定期對(duì)耗材庫(kù)存進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。3.對(duì)于易損易耗的耗材，應(yīng)保持一定的安全庫(kù)存，以避免因缺貨影響工作。（三）耗材領(lǐng)用1.員工因工作需要領(lǐng)用打印復(fù)印耗材時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)耗材領(lǐng)用申請(qǐng)表，注明領(lǐng)用日期、耗材名稱、型號(hào)、數(shù)量等信息，并經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)。2.倉(cāng)庫(kù)管理人員根據(jù)批準(zhǔn)的申請(qǐng)表發(fā)放耗材，并在庫(kù)存臺(tái)賬上進(jìn)行記錄。3.員工應(yīng)妥善保管領(lǐng)用的耗材，不得隨意浪費(fèi)或轉(zhuǎn)借他人。四、打印復(fù)印流程（一）打印流程1.員工在使用打印機(jī)進(jìn)行打印前，應(yīng)確保電腦連接正常，打印文件格式正確。2.打開(kāi)需要打印的文件，選擇“打印”選項(xiàng)，在打印設(shè)置界面中設(shè)置打印份數(shù)、紙張大小、打印顏色等參數(shù)。3.確認(rèn)打印設(shè)置無(wú)誤后，點(diǎn)擊“打印”按鈕，打印機(jī)開(kāi)始打印。4.打印完成后，及時(shí)取走打印文件，并將打印機(jī)恢復(fù)到待機(jī)狀態(tài)。（二）復(fù)印流程1.員工將需要復(fù)印的文件整理好，放置在復(fù)印機(jī)的掃描臺(tái)上。2.打開(kāi)復(fù)印機(jī)電源，選擇“復(fù)印”功能，設(shè)置復(fù)印份數(shù)、紙張大小、復(fù)印比例等參數(shù)。3.確認(rèn)復(fù)印設(shè)置無(wú)誤后，點(diǎn)擊“開(kāi)始”按鈕，復(fù)印機(jī)開(kāi)始復(fù)印。4.復(fù)印完成后，及時(shí)取走復(fù)印文件，并將復(fù)印機(jī)清理干凈，關(guān)閉電源。（三）特殊情況處理1.如果打印或復(fù)印過(guò)程中出現(xiàn)卡紙、缺紙等故障，應(yīng)及時(shí)通知設(shè)備管理人員進(jìn)行處理，并等待故障排除后再繼續(xù)操作。2.對(duì)于緊急文件的打印復(fù)印需求，員工可在確保不影響正常工作的前提下，優(yōu)先進(jìn)行處理。但事后應(yīng)及時(shí)補(bǔ)辦相關(guān)手續(xù)。五、打印復(fù)印費(fèi)用管理（一）費(fèi)用核算1.公司對(duì)打印復(fù)印費(fèi)用進(jìn)行單獨(dú)核算，按照部門(mén)或項(xiàng)目進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。2.打印復(fù)印費(fèi)用包括紙張費(fèi)用、油墨費(fèi)用、硒鼓費(fèi)用、設(shè)備維修費(fèi)用等。（二）費(fèi)用控制1.各部門(mén)應(yīng)嚴(yán)格控制打印復(fù)印費(fèi)用，根據(jù)工作實(shí)際需求合理安排打印復(fù)印任務(wù)，避免不必要的浪費(fèi)。2.對(duì)于超出預(yù)算的打印復(fù)印費(fèi)用，部門(mén)負(fù)責(zé)人應(yīng)分析原因，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行控制。（三）費(fèi)用報(bào)銷1.員工打印復(fù)印費(fèi)用報(bào)銷時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)費(fèi)用報(bào)銷單，并附上打印復(fù)印的文件清單或發(fā)票。2.費(fèi)用報(bào)銷單需經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交財(cái)務(wù)部門(mén)進(jìn)行報(bào)銷。3.財(cái)務(wù)部門(mén)按照公司財(cái)務(wù)制度對(duì)打印復(fù)印費(fèi)用進(jìn)行審核，審核通過(guò)后予以報(bào)銷。六、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為1.未經(jīng)批準(zhǔn)私自使用打印復(fù)印設(shè)備。2.故意浪費(fèi)打印復(fù)印紙張，如重復(fù)打印、打印無(wú)關(guān)文件等。3.私自拆卸、維修打印復(fù)印設(shè)備。4.虛報(bào)打印復(fù)印費(fèi)用。（二）處理措施1.對(duì)于首次違規(guī)的員工，給予口頭警告，并責(zé)令其改正。2.對(duì)于多次違規(guī)或情節(jié)嚴(yán)重的員工，將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)處罰，如扣除績(jī)效獎(jiǎng)金、罰款等，并在公司內(nèi)部進(jìn)行通報(bào)批評(píng)。3.因違規(guī)行為給公司造成經(jīng)濟(jì)損失的，員工應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督部門(mén)公司行政部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)打印復(fù)印設(shè)備的使用情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。（二）檢查內(nèi)容1.設(shè)備的使用情況，包括打印復(fù)印數(shù)量、紙張消耗等。2.員工的操作規(guī)范，是否按照規(guī)定的流程使用設(shè)備。3.耗材的管理情況，包括采購(gòu)、庫(kù)存、領(lǐng)用等。（三）檢查頻率行政部門(mén)定期對(duì)打印復(fù)印設(shè)備的使用