咨詢公司資料管理制度

咨詢公司資料管理制度一、總則（一）目的為加強公司資料管理，確保公司資料的完整性、準確性、安全性和保密性，提高資料利用效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在工作過程中所涉及的各類資料的管理。（三）基本原則1.集中管理原則：公司資料實行集中統(tǒng)一管理，由專門的資料管理部門或崗位負責資料的收集、整理、存儲、保管和查閱等工作。2.分類管理原則：根據(jù)資料的性質(zhì)、用途、來源等因素進行分類，便于資料的管理和查找。3.安全保密原則：采取必要的安全保密措施，確保公司資料不被泄露、篡改或丟失，維護公司的商業(yè)秘密和利益。4.方便利用原則：在確保資料安全保密的前提下，充分考慮資料利用的便利性，提高工作效率。二、資料分類及定義（一）公司文件1.公司章程：公司設立、運營的基本準則和規(guī)定。2.股東會決議：公司股東會就重大事項做出的決策文件。3.董事會決議：公司董事會就相關(guān)事項做出的決策文件。4.總經(jīng)理辦公會紀要：記錄總經(jīng)理辦公會討論事項及決策結(jié)果的文件。5.公司制度：包括基本制度、一般制度、專項制度等，規(guī)范公司各項工作流程和行為準則。6.各類通知：公司內(nèi)部傳達工作要求、事項等的書面文件。（二）業(yè)務資料1.項目資料：項目立項文件：包括項目申請報告、可行性研究報告等。項目合同：與客戶簽訂的咨詢服務合同、合作協(xié)議等。項目調(diào)研資料：項目開展過程中的市場調(diào)研、行業(yè)分析、客戶需求調(diào)研等資料。項目方案：針對客戶需求制定的咨詢解決方案、項目計劃等。項目報告：項目結(jié)束后提交給客戶的咨詢報告、成果總結(jié)等。項目往來函件：與項目相關(guān)的與客戶、合作伙伴等的溝通函件。2.行業(yè)資料：行業(yè)研究報告：對行業(yè)動態(tài)、發(fā)展趨勢、市場規(guī)模等進行研究分析的報告。行業(yè)數(shù)據(jù)統(tǒng)計：包括行業(yè)市場份額、增長率、競爭格局等數(shù)據(jù)統(tǒng)計資料。行業(yè)政策法規(guī)：國家及地方出臺的與行業(yè)相關(guān)的政策、法規(guī)、標準等文件。（三）人事資料1.員工檔案：個人簡歷：員工入職時提交的個人基本信息、工作經(jīng)歷、教育背景等資料。入職登記表：記錄員工入職相關(guān)信息的表格。勞動合同：公司與員工簽訂的勞動合同。培訓記錄：員工參加公司內(nèi)部及外部培訓的記錄?？冃Э己擞涗洠簡T工績效考核的結(jié)果及相關(guān)評價資料。薪酬福利記錄：員工薪酬發(fā)放、福利待遇等相關(guān)記錄。獎懲記錄：員工獲得的獎勵及受到的處罰記錄。離職手續(xù)表：員工離職時辦理的相關(guān)手續(xù)記錄。2.人事報表：員工花名冊：記錄公司全體員工基本信息的表格?？记趫蟊恚航y(tǒng)計員工出勤情況的報表。工資報表：核算員工工資的報表。人力資源分析報表：對公司人力資源狀況進行分析的報表。（四）財務資料1.財務報表：資產(chǎn)負債表：反映公司在某一特定日期財務狀況的報表。利潤表：反映公司在一定會計期間經(jīng)營成果的報表?，F(xiàn)金流量表：反映公司在一定會計期間現(xiàn)金和現(xiàn)金等價物流入和流出的報表。2.會計憑證：記錄公司經(jīng)濟業(yè)務發(fā)生情況的原始憑證和記賬憑證。3.財務審計報告：由會計師事務所出具的對公司財務狀況進行審計的報告。4.稅務資料：公司納稅申報、稅務繳納等相關(guān)資料。（五）行政資料1.辦公用品采購記錄：記錄辦公用品采購情況的文件，包括采購申請、采購合同、發(fā)票等。2.固定資產(chǎn)臺賬：登記公司固定資產(chǎn)的名稱、型號、購置時間、使用部門等信息的臺賬。3.車輛使用記錄：記錄公司車輛使用情況的文件，包括出車記錄、維修記錄等。4.會議記錄：公司內(nèi)部召開的各類會議的記錄。5.接待記錄：公司對外接待活動的記錄，包括接待對象、時間、地點、內(nèi)容等。三、資料管理職責（一）資料管理部門職責1.制定和完善公司資料管理制度，并負責組織實施。2.負責公司各類資料的集中收集、整理、分類、編號、存儲和保管工作。3.建立資料管理檔案，對資料的出入庫、查閱、借閱等情況進行詳細記錄。4.定期對公司資料進行清查盤點，確保資料的完整性和準確性。5.負責資料的安全保密工作，采取必要的安全防范措施，防止資料泄露、丟失或損壞。6.根據(jù)公司工作需要，及時提供資料查閱、借閱服務，并對資料的使用情況進行跟蹤和監(jiān)督。7.對過期、失效或無保存價值的資料，按照規(guī)定進行鑒定和銷毀處理。（二）各部門職責1.負責本部門資料的收集、整理和初步保管工作，并按照公司資料管理制度的要求，定期將資料移交至資料管理部門。2.明確本部門資料管理的責任人，負責與資料管理部門溝通協(xié)調(diào)本部門資料的管理事宜。3.在工作中需要查閱、借閱公司資料時，按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)，并確保資料的安全和完整。4.協(xié)助資料管理部門做好公司資料的清查盤點、安全保密等工作。（三）員工個人職責1.嚴格遵守公司資料管理制度，妥善保管好自己在工作中產(chǎn)生和使用的各類資料。2.在工作中需要使用公司資料時，按照規(guī)定辦理查閱、借閱手續(xù)，并在規(guī)定時間內(nèi)歸還。3.不得擅自復制、傳播、泄露公司資料，如有違反，將承擔相應的法律責任。4.發(fā)現(xiàn)公司資料存在問題或安全隱患時，及時向部門負責人或資料管理部門報告。四、資料收集與整理（一）收集范圍各部門應按照公司資料管理制度的要求，及時收集本部門在工作過程中產(chǎn)生的各類資料，包括但不限于項目資料、業(yè)務文件、人事資料、財務資料、行政資料等。（二）收集要求1.資料應真實、準確、完整，不得偽造、篡改或遺漏重要信息。2.收集的資料應具有時效性，及時反映工作實際情況。3.對于電子資料，應確保其格式規(guī)范、存儲安全，并進行備份。（三）整理方法1.資料管理部門對收集到的資料進行集中整理，按照資料分類標準進行分類。2.對每份資料進行編號，編號應具有唯一性和系統(tǒng)性，便于資料的管理和查找。3.對資料進行裝訂、編目、造冊，建立資料索引，以便快速查閱。4.對于電子資料，應建立電子檔案庫，按照分類目錄進行存儲，并建立相應的索引和鏈接，方便查找和使用。五、資料存儲與保管（一）存儲方式1.紙質(zhì)資料：應存放在專門的檔案柜中，檔案柜應具備防火、防潮、防蟲、防盜等功能。2.電子資料：應存儲在服務器或存儲設備上，并進行定期備份。備份數(shù)據(jù)應存儲在不同的物理位置，以防止數(shù)據(jù)丟失。3.重要資料：對于涉及公司商業(yè)秘密、核心技術(shù)等重要資料，應采取加密存儲、專人保管等特殊措施，確保資料的安全保密。（二）保管期限1.公司章程、股東會決議、董事會決議等公司文件：長期保存。2.項目資料：按照項目合同約定的期限保存，一般項目結(jié)束后保存[X]年。3.行業(yè)資料：根據(jù)資料的時效性和重要性，確定保存期限，一般保存[X]年至[X]年不等。4.人事資料：員工離職后，其檔案應繼續(xù)保存[X]年。5.財務資料：按照國家財務法規(guī)的要求保存，一般會計憑證保存[X]年，財務報表保存[X]年。6.行政資料：根據(jù)資料的性質(zhì)和用途，確定保存期限，一般保存[X]年至[X]年不等。（三）保管環(huán)境1.資料存儲場所應保持清潔、干燥、通風良好，溫度和濕度應符合資料保存的要求。2.定期對資料存儲場所進行檢查和維護，確保資料存儲設備的正常運行。六、資料查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部員工因工作需要查閱資料時，應填寫《資料查閱申請表》，注明查閱資料的名稱、內(nèi)容、用途等信息，經(jīng)部門負責人簽字批準后，到資料管理部門查閱。2.資料管理部門應按照申請表的要求，及時提供資料，并對查閱過程進行監(jiān)督，確保資料的安全和完整。3.查閱人員應在指定的地點查閱資料，不得擅自將資料帶出資料管理部門。如需復印資料，應經(jīng)資料管理部門同意，并按照規(guī)定辦理復印手續(xù)。4.查閱人員應愛護資料，不得在資料上涂改、標記、污損或撕毀。查閱完畢后，應及時將資料歸還資料管理部門，并辦理歸還手續(xù)。（二）借閱規(guī)定1.公司內(nèi)部員工因工作需要借閱資料時，應填寫《資料借閱申請表》，注明借閱資料的名稱、內(nèi)容、用途、借閱期限等信息，經(jīng)部門負責人簽字批準后，到資料管理部門辦理借閱手續(xù)。2.資料管理部門應對借閱申請表進行審核，對于重要資料的借閱，應報公司分管領(lǐng)導批準。3.借閱人員應按照申請表中注明的借閱期限歸還資料，如需延期借閱，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員應妥善保管借閱的資料，不得轉(zhuǎn)借他人或用于非工作目的。如因保管不善造成資料丟失、損壞或泄露，應承擔相應的賠償責任。5.資料管理部門應定期對借閱資料進行催還和清查，確保資料按時歸還。七、資料保密（一）保密措施1.對涉及公司商業(yè)秘密、核心技術(shù)等重要資料，實行專人專管制度，明確保密責任人。2.對重要資料的存儲、傳輸、使用等環(huán)節(jié)采取加密措施，防止資料泄露。3.限制資料的查閱和借閱范圍，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能查閱和借閱相關(guān)資料。4.在資料存儲場所設置門禁系統(tǒng)，防止無關(guān)人員進入。5.加強對員工的保密教育，提高員工的保密意識，簽訂保密協(xié)議，明確員工的保密義務和責任。（二）保密責任1.資料管理部門及相關(guān)工作人員應嚴格遵守公司保密制度，對所保管的資料負有保密責任。2.查閱、借閱資料的人員應嚴格遵守保密規(guī)定，不得泄露所查閱和借閱資料的內(nèi)容。3.如發(fā)現(xiàn)資料存在保密隱患或泄露情況，應及時采取措施進行處理，并報告公司相關(guān)領(lǐng)導。對違反保密制度的行為，將依法追究相關(guān)人員的責任。八、資料銷毀（一）銷毀條件1.資料已超過保管期限，且無繼續(xù)保存價值。2.資料因損壞、變質(zhì)等原因無法使用，且無修復價值。3.公司決定不再需要的資料。（二）銷毀程序1.資料管理部門定期對擬銷毀的資料進行清理和鑒定，編制《資料銷毀清單》，注明資料的名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息。2.《資料銷毀清單》經(jīng)部門負責人審核后，報公司分管領(lǐng)導批準。3.資料管理部門按照批準的《資料銷毀清單》，組織對資料進行銷毀。銷毀方式可采用焚燒、粉碎、電子刪除等方式，確保資料無法恢復。4.銷毀過程應進行記錄，包括銷毀時間、地點、方式、參與人員等信息，并由參與銷毀的人員簽字確認。5.銷毀后的《資料銷毀清單》應作為檔案保存[X]年。九、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機制1.公司設立資料管理監(jiān)督小組，由公司分管領(lǐng)導擔任組長，資料管理部門負責人及相關(guān)部門代表為成員，負責對公司資料管理工作進行監(jiān)督檢查。2.監(jiān)督小組定期對公司資料管理情況進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。（二）檢查內(nèi)容1.資料管理制度的執(zhí)行情況，包括資料的收集、整理、存儲、保管、查閱、借閱、保密、銷毀等環(huán)節(jié)。2.資料的完整性、準確性和安全性，檢查資料是否存在丟失、損壞、泄露等情況。3.資料管理檔案的建立和維護情況，檢