文書類電子文件單套歸檔管理技術(shù)規(guī)范

DB43/TXXXXX-20XX文書類電子文件單套歸檔管理技術(shù)規(guī)范范圍本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了文書類電子文件單套歸檔的一般技術(shù)要求，包括歸檔流程、歸檔功能、歸檔信息包組織、歸檔元數(shù)據(jù)、歸檔格式等要求。本標(biāo)準(zhǔn)適用于各級(jí)黨政機(jī)關(guān)文書類電子文件的歸檔和處理，其他機(jī)關(guān)和企事業(yè)單位文書類電子文件歸檔可參照?qǐng)?zhí)行。規(guī)范性引用文件下列文件對(duì)于本文件的應(yīng)用是必不可少的。凡是標(biāo)注日期的引用文件，僅注日期的版本適用于本文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改單）適用于本文件。GB/T18894-2016電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范GB/T39362-2020黨政機(jī)關(guān)電子公文歸檔技術(shù)規(guī)范DA/T22-2015歸檔文件整理規(guī)則DA/T70-2018文書類電子檔案檢測(cè)一般要求術(shù)語(yǔ)和定義下列術(shù)語(yǔ)和定義適用于本文件。文書類電子文件administrativeelectronicdocument在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)或協(xié)同辦公平臺(tái)中形成、辦理、傳輸和存儲(chǔ)，反應(yīng)黨政機(jī)關(guān)黨務(wù)、政務(wù)等各項(xiàng)管理活動(dòng)形成的電子文件。電子檔案electronicrecord具有憑證、查考和保存價(jià)值并歸檔保存的文書類電子文件。注∶改寫DA/T58—2014，定義2.2。歸檔archiving將具有保存價(jià)值且辦理完畢的文書類電子文件及相關(guān)信息經(jīng)收集、整理并向檔案部門移交的過(guò)程。注：改寫GB/T39362-2020，術(shù)語(yǔ)和定義3.3。單套歸檔singlearchiving僅以電子形式歸檔文書類電子文件的方式。內(nèi)容數(shù)據(jù)contentdata文書類電子文件或電子檔案中包含的數(shù)字對(duì)象。注∶改寫ISO14721；2012，定義1.7.2。元數(shù)據(jù)metadata描述文書類電子文件或電子檔案的內(nèi)容、背景、結(jié)構(gòu)及其管理過(guò)程的數(shù)據(jù)。注：改寫GB/T18894-2016，術(shù)語(yǔ)和定義3.3。歸檔信息包ArchivingSubmissionInformationPackage文書類電子文件形成或辦理部門在歸檔時(shí)按照要求對(duì)文書類電子文件及相關(guān)信息進(jìn)行組織并向檔案部門提交的信息包。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)officeautomationsystem一種用于集成辦公活動(dòng)的信息處理系統(tǒng)。[GB/T5271.27-2001，術(shù)語(yǔ)和定義27.01.02]協(xié)同辦公平臺(tái)collaborativeofficeautomationplatform多家黨政機(jī)關(guān)共同使用，協(xié)同辦公的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)?？倓t4.1開展文書類電子文件單套歸檔的前提是文書類電子文件通過(guò)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)或協(xié)同辦公平臺(tái)形成、流轉(zhuǎn)和辦理，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)或協(xié)同辦公平臺(tái)應(yīng)具備成熟穩(wěn)定的文件流轉(zhuǎn)、電子簽名、安全認(rèn)證等功能。4.2開展文書類電子文件歸檔工作應(yīng)遵循保留形成原貌、保持有機(jī)聯(lián)系、保證長(zhǎng)期可用的原則。4.3文書類電子文件的收集、整理、移交工作應(yīng)由文件形成或辦理部門負(fù)責(zé)，檔案部門負(fù)責(zé)檔案接收并對(duì)整個(gè)歸檔過(guò)程予以必要的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。4.4文書類電子文件歸檔時(shí)應(yīng)去除電子印章的數(shù)字簽名信息，只保留印章圖形；電子檔案內(nèi)容數(shù)據(jù)中應(yīng)不包含非開放的壓縮、加密、簽名、時(shí)間戳等技術(shù)措施，以減少技術(shù)依賴性。4.5文書類電子文件歸檔范圍和保管期限可由各黨政機(jī)關(guān)分別制定，對(duì)于多家黨政機(jī)關(guān)共同使用的協(xié)同辦公平臺(tái)，也可制定協(xié)同辦公平臺(tái)統(tǒng)一的歸檔范圍和保管期限（參見附錄A）。文書類電子文件歸檔范圍和保管期限的制定應(yīng)按照《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》的要求。4.6文書類電子文件辦結(jié)后應(yīng)按照歸檔范圍的要求即時(shí)歸檔，向檔案部門移交時(shí)間最遲不超過(guò)文件辦結(jié)后的次年6月。4.7文書類電子文件單套歸檔工作應(yīng)通過(guò)電子文件歸檔功能在線完成，并應(yīng)采用相應(yīng)的技術(shù)手段確保歸檔的文書類電子文件來(lái)源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)。歸檔流程要求5.1總體流程文書類電子文件歸檔流程從文書類電子文件辦結(jié)開始，到檔案部門接收歸檔信息包結(jié)束。文書類電子文件歸檔流程見圖1：圖1文書類電子文件歸檔流程示例5.2流程說(shuō)明5.2.1文件采集文書類電子文件流轉(zhuǎn)辦理結(jié)束后，根據(jù)歸檔范圍要求自動(dòng)將辦公自動(dòng)化系統(tǒng)或協(xié)同辦公平臺(tái)中辦結(jié)的文書類電子文件內(nèi)容數(shù)據(jù)和元數(shù)據(jù)進(jìn)行采集，并符合以下要求：采集的元數(shù)據(jù)應(yīng)符合第8章的規(guī)定；元數(shù)據(jù)采集以計(jì)算機(jī)自動(dòng)采集為主，無(wú)法自動(dòng)采集的元數(shù)據(jù)可采用人工錄入；采集的文書類電子文件內(nèi)容數(shù)據(jù)應(yīng)符合第9章的規(guī)定；對(duì)于不符合歸檔格式要求的文書類電子文件內(nèi)容數(shù)據(jù)應(yīng)進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換。5.2.2整理組件按照DA/T22—2015及文件整理相關(guān)規(guī)定對(duì)文書類電子文件開展整理工作。文件整理的步驟如下：組件：文書類電子文件一般以件為單位進(jìn)行整理，存放至歸檔文件夾中，件內(nèi)文件的構(gòu)成以及件內(nèi)文件排序應(yīng)符合DA/T22—2015的要求；編號(hào)：對(duì)完成組件的文書類電子文件，按照DA/T22—2015的要求編制檔號(hào)。5.2.3封裝固化按照歸檔信息包結(jié)構(gòu)（見第7章）要求對(duì)整理完畢的文書類電子文件進(jìn)行封裝，形成歸檔信息包。并使用數(shù)字簽名、數(shù)字摘要、時(shí)間戳等技術(shù)手段，對(duì)歸檔信息包進(jìn)行固化。生成的固化信息可單獨(dú)保存，并建立與歸檔信息包的關(guān)聯(lián)。5.2.4歸檔檢測(cè)通過(guò)專業(yè)檢測(cè)工具或系統(tǒng)集成的檢測(cè)功能，按照DA/T70-2018的要求對(duì)歸檔信息包進(jìn)行真實(shí)性、完整性、可用性和安全性檢測(cè)，記錄檢測(cè)時(shí)間、檢測(cè)結(jié)果等信息。5.2.5提交歸檔文書類電子文件提交歸檔過(guò)程中，業(yè)務(wù)部門應(yīng)清點(diǎn)、核實(shí)電子文件的保管期限、數(shù)量等信息，并根據(jù)清點(diǎn)和檢測(cè)結(jié)果登記《電子文件歸檔登記表》，形成歸檔目錄清單。業(yè)務(wù)部門應(yīng)將歸檔信息包連同《電子文件歸檔登記表》一起向檔案部門提交歸檔?！峨娮游募w檔登記表》和《歸檔目錄清單》見附錄B。5.2.6接收檢測(cè)檔案部門按照DA/T70-2018的要求對(duì)歸檔信息包進(jìn)行真實(shí)性、完整性、可用性和安全性檢測(cè)，記錄檢測(cè)時(shí)間、檢測(cè)結(jié)果等信息，對(duì)于不符合要求的歸檔信息包予以退回，并注明退回原因。5.2.7接收入庫(kù)檔案部門接收歸檔信息包時(shí)，應(yīng)清點(diǎn)、核實(shí)文書類電子文件的保管期限、數(shù)量等信息，根據(jù)清點(diǎn)和檢測(cè)結(jié)果登記《電子文件歸檔登記表》，接收符合要求的歸檔信息包，完成文書類電子文件歸檔工作。歸檔功能要求6.1歸檔功能基本要求電子文件歸檔功能應(yīng)包括文件采集、整理組件、封裝固化、歸檔檢測(cè)、提交歸檔、接收檢測(cè)、接收入庫(kù)等功能。電子文件歸檔功能的設(shè)計(jì)實(shí)現(xiàn)可參見GB/T39362-2020附錄A。6.2歸檔功能建設(shè)方式根據(jù)電子文件歸檔功能與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、電子檔案管理系統(tǒng)耦合程度的不同，電子文件歸檔功能的建設(shè)方式包括獨(dú)立式、前置式、后置式三種，見圖2。圖2歸檔功能建設(shè)方式獨(dú)立式電子文件歸檔功能作為一個(gè)獨(dú)立的應(yīng)用系統(tǒng)存在，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)辦結(jié)的文書類電子文件傳輸至電子文件歸檔系統(tǒng)完成收集、整理、封裝、檢測(cè)等操作，再歸檔至電子檔案管理系統(tǒng)中。前置式電子文件歸檔功能作為一個(gè)功能模塊嵌入辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中，文書類電子文件辦結(jié)后調(diào)用電子文件歸檔模塊完成歸檔操作。后置式電子文件歸檔功能作為一個(gè)功能模塊嵌入電子檔案管理系統(tǒng)中，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)辦結(jié)的文書類電子文件傳輸至電子檔案管理系統(tǒng)，調(diào)用電子文件歸檔模塊完成歸檔操作。電子文件歸檔功能宜作為一個(gè)功能模塊嵌入辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中，特別是新建的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，應(yīng)具備電子文件歸檔功能。已運(yùn)行的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)無(wú)法嵌入歸檔模塊來(lái)滿足歸檔要求的，可以采用獨(dú)立式、后置式的建設(shè)方式實(shí)現(xiàn)文書類電子文件歸檔。歸檔信息包組織7.1歸檔信息包結(jié)構(gòu)歸檔信息包中一般包含同一批次歸檔的多份歸檔文書類電子文件，文書類電子文件以DA/T22-2015規(guī)定的分類方式為依據(jù)進(jìn)行組織。以采用年度—保管期限—機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）三級(jí)分類方式為例，歸檔信息包結(jié)構(gòu)示例見圖3。圖3歸檔信息包結(jié)構(gòu)示例7.2結(jié)構(gòu)說(shuō)明7.2.1說(shuō)明文件說(shuō)明文件命名為“說(shuō)明文件.XML”，存放信息包的元數(shù)據(jù)信息，包括信息包標(biāo)識(shí)、信息包類型、創(chuàng)建者、創(chuàng)建時(shí)間、創(chuàng)建環(huán)境、存儲(chǔ)位置、信息包說(shuō)明等，XML文件的編碼格式為utf-8。7.2.2歸檔目錄歸檔目錄命名為“歸檔目錄.XML”，存放歸檔信息包中所有歸檔的文書類電子文件的目錄信息，每條歸檔目錄與每件電子檔案相對(duì)應(yīng)，電子檔案歸檔目錄應(yīng)至少包括檔號(hào)、文件編號(hào)、文件題名、責(zé)任者、形成日期、密級(jí)、電子全文數(shù)等信息，XML文件的編碼格式為utf-8。7.2.3電子檔案文件夾文書類電子文件按件整理，每件電子檔案設(shè)置一個(gè)電子檔案文件夾。電子檔案文件夾一般以檔號(hào)命名（例如“Z109-WS·2011-Y-BGS-0001”），存放電子檔案內(nèi)容數(shù)據(jù)及電子檔案元數(shù)據(jù)。電子檔案內(nèi)容數(shù)據(jù)包括組成該件電子檔案的版式文件、圖像文件、圖形文件、音視頻文件等，例如電子公文內(nèi)容數(shù)據(jù)包括文件處理單、公文主體（包含正本、定稿及歷次修改稿）及其他附屬文件。電子檔案內(nèi)容數(shù)據(jù)按照“檔號(hào)”+“-”+“XX”（XX指兩位件內(nèi)順序號(hào)）的方式命名，例如“Z109-WS·2011-Y-BGS-0001-01.OFD”。電子檔案元數(shù)據(jù)以XML文件方式存放，描述此件電子檔案的內(nèi)容、背景、結(jié)構(gòu)及其管理過(guò)程信息，XML文件的編碼格式為utf-8。歸檔元數(shù)據(jù)要求8.1說(shuō)明文件說(shuō)明文件元數(shù)據(jù)見表1。表1說(shuō)明文件元數(shù)據(jù)序號(hào)中文名稱英文名稱約束性可重復(fù)性元素類型數(shù)據(jù)類型形成階段1信息包標(biāo)識(shí)informationpackageidentifier必選不可重復(fù)簡(jiǎn)單型字符型歸檔階段2信息包類型informationpackagetype必選不可重復(fù)簡(jiǎn)單型字符型歸檔階段3創(chuàng)建者creator必選不可重復(fù)簡(jiǎn)單型字符型歸檔階段4創(chuàng)建時(shí)間creationtime必選不可重復(fù)簡(jiǎn)單型日期時(shí)間型歸檔階段5創(chuàng)建環(huán)境creationenvironment必選不可重復(fù)簡(jiǎn)單型字符型歸檔階段6存儲(chǔ)位置storagelocation必選不可重復(fù)簡(jiǎn)單型字符型歸檔階段7信息包說(shuō)明informationpackagestatement可選不可重復(fù)簡(jiǎn)單型字符型歸檔階段8.2歸檔目錄歸檔目錄元數(shù)據(jù)見表2。表2歸檔目錄元數(shù)據(jù)序號(hào)中文名稱英文名稱約束性可重復(fù)性元素類型數(shù)據(jù)類型形成階段1檔號(hào)archivalcode必選不可重復(fù)復(fù)合型字符型歸檔階段2文件編號(hào)documentnumber可選不可重復(fù)簡(jiǎn)單型字符型辦理階段3文件題名documenttitle必選不可重復(fù)簡(jiǎn)單型字符型辦理階段4責(zé)任者author可選不可重復(fù)簡(jiǎn)單型字符型辦理階段5形成日期issueddateofdocument必選不可重復(fù)簡(jiǎn)單型日期型辦理階段6密級(jí)securityclassification必選不可重復(fù)簡(jiǎn)單型字符型辦理階段7電子全文數(shù)totalnumberoffiles必選不可重復(fù)簡(jiǎn)單型數(shù)值型歸檔階段8.3電子檔案元數(shù)據(jù)電子檔案元數(shù)據(jù)見表3。表3電子檔案元數(shù)據(jù)序號(hào)中文名稱英文名稱約束性可重復(fù)性元素類型數(shù)據(jù)類型形成階段1電子文件號(hào)electronicdocumentcode必選不可重復(fù)簡(jiǎn)單型字符型辦理階段2文種documenttype可選不可重復(fù)簡(jiǎn)單型字符型辦理階段3份號(hào)serialnumberofcopies可選不可重復(fù)簡(jiǎn)單型字符型辦理階段4密級(jí)securityclassification必選不可重復(fù)簡(jiǎn)單型字符型辦理階段5保密期限secrecyperiod可選不可重復(fù)簡(jiǎn)單型字符型辦理階段6緊急程度emergencydegree可選不可重復(fù)簡(jiǎn)單型字符型辦理階段7發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志identificationofdocumentissuer可選不可重復(fù)簡(jiǎn)單型字符型辦理階段8文件編號(hào)documentnumber可選不可重復(fù)簡(jiǎn)單型字符型辦理階段9責(zé)任者author可選不可重復(fù)簡(jiǎn)單型字符型辦理階段10文件題名documenttitle必選不可重復(fù)簡(jiǎn)單型字符型辦理階段11主送機(jī)關(guān)mainreceiverdepartment可選不可重復(fù)簡(jiǎn)單型字符型辦理階段12附件說(shuō)明attachment可選不可重復(fù)簡(jiǎn)單型字符型辦理階段13形成日期issueddateofdocument必選不可重復(fù)簡(jiǎn)單型日期型辦理階段14附注annotation可選可重復(fù)簡(jiǎn)單型字符型辦理階段15抄送機(jī)關(guān)copytodepartment可選不可重復(fù)簡(jiǎn)單型字符型辦理階段16印發(fā)機(jī)關(guān)printingandsendingdepartment可選不可重復(fù)簡(jiǎn)單型字符型辦理階段17印發(fā)日期printingdate可選不可重復(fù)簡(jiǎn)單型日期型辦理階段18發(fā)布層次releaselevel可選不可重復(fù)簡(jiǎn)單型字符型辦理階段19檔號(hào)archivalcode必選不可重復(fù)復(fù)合型字符型歸檔階段20年度year必選不可重復(fù)簡(jiǎn)單型數(shù)值型歸檔階段21保管期限r(nóng)etentionperiod必選不可重復(fù)簡(jiǎn)單型字符型歸檔階段22機(jī)構(gòu)或問(wèn)題organizationalstructureorfunction必選不可重復(fù)簡(jiǎn)單型字符型歸檔階段23件號(hào)itemnumber必選不可重復(fù)簡(jiǎn)單型字符型歸檔階段24電子全文數(shù)totalnumberoffiles必選不可重復(fù)簡(jiǎn)單型數(shù)值型歸檔階段25電子屬性electronicattributes必選不可重復(fù)容器型--歸檔階段26數(shù)字對(duì)象標(biāo)識(shí)electronicfileidentifier必選不可重復(fù)簡(jiǎn)單型字符型歸檔階段27件內(nèi)順序號(hào)filesequencenumber必選不可重復(fù)簡(jiǎn)單型數(shù)值型歸檔階段28計(jì)算機(jī)文件名computerfilename必選不可重復(fù)簡(jiǎn)單型字符型歸檔階段29格式信息formatinformation必選不可重復(fù)簡(jiǎn)單型字符型歸檔階段30計(jì)算機(jī)文件大小computerfilesize必選不可重復(fù)簡(jiǎn)單型字符型歸檔階段31處理過(guò)程信息disposalprocessinformation必選不可重復(fù)容器型--全過(guò)程32處理類型disposaltype必選不可重復(fù)簡(jiǎn)單型字符型全過(guò)程33處理者disposalactor必選不可重復(fù)簡(jiǎn)單型字符型全過(guò)程34處理部門disposaldepartment必選不可重復(fù)簡(jiǎn)單型字符型全過(guò)程35處理時(shí)間disposaltime必選不可重復(fù)簡(jiǎn)單型日期時(shí)間型全過(guò)程36處理結(jié)果disposalresult必選不可重復(fù)簡(jiǎn)單型字符型全過(guò)程電子檔案元數(shù)據(jù)與GB/T33480-2016、DA/T46-2009的對(duì)應(yīng)關(guān)系見附錄C。歸檔格式要求9.1一般要求9.1.1文書類電子文件歸檔格式應(yīng)具備格式開放、不綁定軟硬件、顯示一致性、可轉(zhuǎn)換、易于利用等特點(diǎn)，能夠支持同級(jí)國(guó)家綜合檔案館向長(zhǎng)期保存格式轉(zhuǎn)換。9.1.2文書類電子文件應(yīng)能在脫離辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的情況下正常讀取與使用。9.1.3文書類電子文件應(yīng)以通用格式歸檔，或在歸檔前轉(zhuǎn)換為通用格式。9.2具體要求9.2.1對(duì)于國(guó)家部委、有關(guān)部門已經(jīng)規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)文本樣式的電子文件（如電子公文），在歸檔時(shí)應(yīng)按照規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)樣式轉(zhuǎn)換成OFD格式保存。電子公文歸檔格式可參照GB/T39362-2020執(zhí)行。9.2.2以附件形式獲取的電子文件，如文檔、音頻、視頻等，使用符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)或國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)的文件格式保存，應(yīng)按照GB/T18894-2016執(zhí)行。9.2.3以數(shù)據(jù)鏈接形式存放的電子文件應(yīng)將其下載并保存。9.2.4以關(guān)系數(shù)據(jù)庫(kù)形式存放，顯示時(shí)以臨時(shí)抽取組合方式形成的電子文件，應(yīng)轉(zhuǎn)換成OFD格式保存。

附錄A

（資料性附錄）

協(xié)同辦公平臺(tái)文書類電子文件歸檔范圍和保管期限表協(xié)同辦公平臺(tái)文書類電子文件歸檔范圍和保管期限表見表A.1。表A.1協(xié)同辦公平臺(tái)文書類電子文件歸檔范圍和保管期限表序號(hào)功能模塊是否歸檔歸檔范圍保管

期限1收文辦理是上級(jí)、平級(jí)、下級(jí)單位的來(lái)文，包括正式文件、電報(bào)、函件、其他等種類，歸檔對(duì)象包括收文處理箋、文件正文、附件等，其具體歸檔范圍和保管期限如下：1.收文臺(tái)賬及收文情況統(tǒng)計(jì)表1.1.收文臺(tái)賬永久1.2.收文情況統(tǒng)計(jì)表永久2.公文2.1.正式文件2.1.1.上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)、批示永久2.1.2.上級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的屬于本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)的文件材料2.1.2.1.重要的永久2.1.2.2.一般的10年2.1.3.上級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的非本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)但要貫徹執(zhí)行的文件材料10年2.1.4.上級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的關(guān)于本機(jī)關(guān)機(jī)構(gòu)設(shè)置、領(lǐng)導(dǎo)人任免、人員編制等文件材料永久2.1.5.同級(jí)機(jī)關(guān)的來(lái)函2.1.5.1.重要業(yè)務(wù)問(wèn)題的永久2.1.5.2.一般業(yè)務(wù)問(wèn)題的30年2.1.6.同級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的非本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)但要貫徹執(zhí)行的文件材料10年2.1.7.下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的文件材料2.1.7.1.重大事項(xiàng)的專題報(bào)告、請(qǐng)示30年2.1.7.2.年度和年度以上的計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)材料10年2.2.上級(jí)通報(bào)2.2.1.重要的永久2.2.2.一般的10年2.3.會(huì)議紀(jì)要永久1收文辦理是3.電報(bào)3.1.有文號(hào)電報(bào)3.1.1.重要的永久3.1.2.一般的30年3.2.無(wú)文號(hào)電報(bào)10年4.函件4.1.有文號(hào)的函件4.1.1.重要的永久4.1.2.一般的30年4.2.沒(méi)有文號(hào)的函件10年5.本機(jī)關(guān)處理人民來(lái)信來(lái)訪的文件材料5.1.有領(lǐng)導(dǎo)重要批示和處理結(jié)果的永久5.2.其他有處理結(jié)果的30年6.對(duì)本機(jī)關(guān)有關(guān)人員的處分材料（本級(jí)黨委管理干部）6.1.受到警告（不含）以上處分的永久6.2.受到警告處分的30年7.房產(chǎn)、土地所有權(quán)和使用權(quán)的文件材料永久8.其他8.1.領(lǐng)導(dǎo)批示件永久8.2.工作情況交流30年8.3.工作簡(jiǎn)報(bào)10年8.4.內(nèi)參30年8.5.信件、倡議書、各類電話通知等10年8.6.先進(jìn)單位、勞動(dòng)模范、先進(jìn)工作者的文件材料（其他單位表彰、獎(jiǎng)勵(lì)的）8.6.1.受縣級(jí)（含）以上表彰、獎(jiǎng)勵(lì)的永久8.6.2.受縣級(jí)以下表彰、獎(jiǎng)勵(lì)的30年2發(fā)文辦理是以單位名義制發(fā)的各類公文，包括正式文件、電報(bào)、函件、其他等種類，歸檔對(duì)象包括發(fā)文稿紙、文件正文、附件、重要的修改稿等，具體歸檔范圍和保管期限如下：1.發(fā)文臺(tái)賬及發(fā)文情況統(tǒng)計(jì)表1.1.發(fā)文臺(tái)賬永久1.2.發(fā)文情況統(tǒng)計(jì)表永久2.本機(jī)關(guān)制定的方針政策性、法規(guī)性、普發(fā)性業(yè)務(wù)文件，中長(zhǎng)期規(guī)劃、綱要等文件材料永久3.本機(jī)關(guān)的請(qǐng)示3.1.重要業(yè)務(wù)問(wèn)題的永久3.2.一般業(yè)務(wù)問(wèn)題的30年4.本機(jī)關(guān)對(duì)同級(jí)機(jī)關(guān)、下級(jí)機(jī)關(guān)來(lái)函、請(qǐng)示的復(fù)函、批復(fù)等文件材料4.1.重要業(yè)務(wù)問(wèn)題的永久4.2.一般業(yè)務(wù)問(wèn)題的30年5.本機(jī)關(guān)代上級(jí)機(jī)關(guān)起草并被采用的重要法規(guī)性文件、專項(xiàng)業(yè)務(wù)文件的最后草稿永久6.機(jī)關(guān)聯(lián)合行文的文件材料6.1.本機(jī)關(guān)為主辦的6.1.1.重要業(yè)務(wù)問(wèn)題的永久6.1.2.一般業(yè)務(wù)問(wèn)題的30年6.2.本機(jī)關(guān)為協(xié)辦的6.2.1.重要業(yè)務(wù)問(wèn)題的30年6.2.2.一般業(yè)務(wù)問(wèn)題的10年7.以議事協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)（本機(jī)關(guān)承擔(dān)日常工作）名義行文的文件材料7.1.重要業(yè)務(wù)問(wèn)題的永久7.2.一般業(yè)務(wù)問(wèn)題的30年8.本機(jī)關(guān)編輯、編寫的文件材料8.1.大事記、組織沿革等永久8.2.簡(jiǎn)報(bào)、情況反映、工作信息等10年2發(fā)文辦理是9.本機(jī)關(guān)行政管理、執(zhí)法活動(dòng)中形成的文件材料9.1.行政管理工作制度、程序、規(guī)定等文件材料9.1.1.重要業(yè)務(wù)問(wèn)題的永久9.1.2.一般業(yè)務(wù)問(wèn)題的30年9.2.執(zhí)法檢查情況匯總、通報(bào)，整改通知等9.2.1.重要業(yè)務(wù)問(wèn)題的永久9.2.2.一般業(yè)務(wù)問(wèn)題的30年9.3.行政管理工作中形成的審批、審查、核準(zhǔn)等文件材料9.3.1.固定資產(chǎn)投資、科技計(jì)劃等項(xiàng)目的審批（核準(zhǔn)）、管理、驗(yàn)收（評(píng)估）等文件材料永久9.3.2.不動(dòng)產(chǎn)、自然資源的所有權(quán)、使用權(quán)確認(rèn)的文件材料永久9.3.3.20年（含）以上有效或未注明有效期的許可證、執(zhí)照、資質(zhì)證、資格證等的審批、管理文件材料永久9.3.4.20年以下有效的許可證、執(zhí)照、資質(zhì)證、資格證等的審批、管理文件材料30年10.行政管理工作中形成的備案文件材料10年11.行政處罰、處分、復(fù)議、國(guó)家賠償?shù)裙ぷ髦行纬傻奈募牧?1.1.重要的永久11.2.一般的30年12.計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)、調(diào)研等方面的文件材料12.1.年度和年度以上的計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)材料永久12.2.年度以下的計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)材料10年12.3.重要職能活動(dòng)的總結(jié)、重要專題的調(diào)研材料永久12.4.一般活動(dòng)的總結(jié)、一般問(wèn)題的調(diào)研材料10年13.出國(guó)或出境訪問(wèn)考察、參加國(guó)際性會(huì)議，接待來(lái)訪等外事活動(dòng)形成的文件材料13.1.簽訂的協(xié)議、協(xié)定、備忘錄，重要的會(huì)談?dòng)涗?、紀(jì)要等永久13.2.出國(guó)（境）審批手續(xù)、執(zhí)行日程、考察報(bào)告、一般性會(huì)談?dòng)涗?0年14.本機(jī)關(guān)其他各類職能活動(dòng)中形成的業(yè)務(wù)文件材料14.1.重要業(yè)務(wù)問(wèn)題的永久14.2.一般業(yè)務(wù)問(wèn)題的30年3通訊錄否1.供查閱單位工作人員聯(lián)系方式的單位通訊錄\4黨政領(lǐng)導(dǎo)干部外出（請(qǐng)假）是1.黨政領(lǐng)導(dǎo)干部外出（請(qǐng)假）的臺(tái)賬、周報(bào)、年報(bào)、統(tǒng)計(jì)表30年2.區(qū)縣（市）及市直單位黨政主要負(fù)責(zé)人外出（請(qǐng)假）的基本信息、外出（請(qǐng)假）報(bào)告正文、上級(jí)批復(fù)等相關(guān)資料30年5緊急通知系統(tǒng)是1.各級(jí)黨委、政府值班室發(fā)布臨時(shí)性緊急通知短信基本信息、發(fā)送臺(tái)賬、發(fā)送監(jiān)控信息等1.1.重要的1.2.一般的永久10年6主要工作重要活動(dòng)預(yù)安排是1.“五大家”每月主要工作重要活動(dòng)預(yù)安排的申報(bào)表、活動(dòng)安排正文、附件等30年7智慧督查是1.督查事項(xiàng)總臺(tái)賬、各類督查事項(xiàng)分臺(tái)賬、統(tǒng)計(jì)表永久2.督查事項(xiàng)立項(xiàng)材料（包括督查任務(wù)立項(xiàng)處理箋、督辦函、附件等）、簽收材料（簽收處理箋）、反饋材料（反饋處理箋、反饋內(nèi)容正文、附件、延期申請(qǐng)等）2.1.重要事項(xiàng)的永久2.2.一般事項(xiàng)的30年8通知公告否1.單位內(nèi)部通知會(huì)議、活動(dòng)或公告相關(guān)事項(xiàng)的公告基本信息、公告

內(nèi)容、公告附件等\9內(nèi)部發(fā)文是1.內(nèi)部發(fā)文臺(tái)賬及發(fā)文情況統(tǒng)計(jì)表1.1.內(nèi)部發(fā)文臺(tái)賬永久1.2.內(nèi)部發(fā)文情況統(tǒng)計(jì)表永久2.單位發(fā)至內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)和歸口管理單位公文的發(fā)文稿紙、文件正文、附件等2.1.重要業(yè)務(wù)問(wèn)題的永久2.2.一般業(yè)務(wù)問(wèn)題的30年3.本機(jī)關(guān)機(jī)構(gòu)編制、干部人事、黨、團(tuán)、紀(jì)檢、工會(huì)、保衛(wèi)、信訪工作文件材料3.1.機(jī)構(gòu)設(shè)置、機(jī)構(gòu)撤并、名稱更改、組織簡(jiǎn)則、人員編制、印信啟用和作廢等文件材料永久3.2.人事工作制度、規(guī)定、辦法等文件30年3.3.人事任免文件永久4.對(duì)本機(jī)關(guān)有關(guān)人員的處分材料（單位管理人員）4.1.受到警告（不含）以上處分的永久4.2.受到警告處分的30年5.黨、團(tuán)、工會(huì)工作活動(dòng)中形成的文件材料5.1.工作報(bào)告、總結(jié)，換屆選舉結(jié)果永久5.2.重要專項(xiàng)活動(dòng)的報(bào)告、總結(jié)等永久5.3.黨團(tuán)員、工會(huì)會(huì)員名冊(cè)，批準(zhǔn)加入黨團(tuán)、工會(huì)組織的文件材料永久5.4.情況反映、工作簡(jiǎn)報(bào)10年

9內(nèi)部發(fā)文是6.紀(jì)檢、監(jiān)察工作中形成的綜合性報(bào)告、調(diào)查材料6.1.重要的永久6.2.一般的30年7.保衛(wèi)部門的安全檢查、調(diào)查記錄10年8.機(jī)關(guān)財(cái)務(wù)預(yù)算30年9.職工錄用、轉(zhuǎn)正、聘任、調(diào)資、定級(jí)、停薪留職、辭職、離退休、死亡、撫恤等文件材料永久10.人事考核、職稱評(píng)審工作文件材料永久11.職工調(diào)動(dòng)工作的行政、工資、黨團(tuán)組織關(guān)系的介紹信及存根永久12.與有關(guān)單位或人員簽訂的合同、協(xié)定、協(xié)議、議定書及聘書等文件材料12.1.重要的永久12.2.一般的10年13.接待工作的計(jì)劃、方案13.1.重要的30年13.2.一般的10年14.機(jī)關(guān)物資（辦公設(shè)備及用品、機(jī)動(dòng)車等）采購(gòu)計(jì)劃、審批手續(xù)、招標(biāo)投標(biāo)、購(gòu)置等文件材料，機(jī)動(dòng)車調(diào)撥、保險(xiǎn)、事故、轉(zhuǎn)讓等文件材料30年15.國(guó)有資產(chǎn)管理（登記、統(tǒng)計(jì)、核查清算、交接等）文件材料15.1.重要的永久15.2.一般的10年16.單位內(nèi)部的表彰、獎(jiǎng)勵(lì)30年10外部發(fā)文是1.外部發(fā)文臺(tái)賬及外部發(fā)文情況統(tǒng)計(jì)表1.1.外部發(fā)文臺(tái)賬永久1.2.外部發(fā)文情況統(tǒng)計(jì)表永久2.市縣兩級(jí)黨委、政府辦公室內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)發(fā)至平級(jí)和下級(jí)各單位辦公室公文的發(fā)文稿紙、文件正文、附件等2.1.重要業(yè)務(wù)問(wèn)題的永久2.2.一般業(yè)務(wù)問(wèn)題的30年11工作請(qǐng)示是1.單位內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)向單位負(fù)責(zé)人請(qǐng)示或報(bào)告工作事項(xiàng)的文件材料1.1.請(qǐng)示報(bào)告正文30年1.2.請(qǐng)示報(bào)告附件30年1.3.請(qǐng)示報(bào)告處理箋30年12經(jīng)費(fèi)請(qǐng)示是1.單位內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)按照財(cái)務(wù)管理制度規(guī)定向單位負(fù)責(zé)人請(qǐng)示經(jīng)費(fèi)開支的文件材料1.1.請(qǐng)示正文30年1.2.請(qǐng)示附件30年1.3.請(qǐng)示處理箋30年13出差請(qǐng)假是1.單位干部職工辦理公務(wù)出差或請(qǐng)假申請(qǐng)及審批的文件材料1.1.出差或請(qǐng)假審批單10年1.2.出差或請(qǐng)假附件10年14開會(huì)其他是1.單位干部職工本轄區(qū)開會(huì)或辦理其他事項(xiàng)申請(qǐng)及審批的文件材料1.1.開會(huì)或辦理其他事項(xiàng)審批單10年1.2.開會(huì)或辦理其他事項(xiàng)附件10年15租車申請(qǐng)是1.單位干部職工租用公務(wù)用車服務(wù)平臺(tái)車輛申請(qǐng)及審批的文件材料1.1.租車審批單10年1.2.租車附件10年1.3.臺(tái)賬10年16公務(wù)用車是1.單位干部職工公務(wù)用車申請(qǐng)及審批的文件材料1.1.公務(wù)用車審批單10年1.2.附件10年1.3.臺(tái)賬10年17公務(wù)接待是1.單位公務(wù)接待申請(qǐng)及審批的文件材料1.1.公務(wù)接待審批單10年1.2.統(tǒng)計(jì)表10年18加班用餐是1.單位干部職工加班用餐申請(qǐng)及審批的文件材料1.1.加班用餐審批單10年1.2.統(tǒng)計(jì)表10年19資產(chǎn)購(gòu)置是1.單位內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)固定資產(chǎn)購(gòu)置申請(qǐng)及審批的文件材料1.1.固定資產(chǎn)購(gòu)置申請(qǐng)單30年1.2.附件30年20資產(chǎn)處置是1.單位內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)固定資產(chǎn)處置申請(qǐng)及審批的文件材料1.1.固定資產(chǎn)處置申請(qǐng)單30年1.2.附件30年21資產(chǎn)異動(dòng)是1.單位內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)固定資產(chǎn)異動(dòng)或調(diào)撥申請(qǐng)及審批的文件材料1.1.固定資產(chǎn)異動(dòng)或調(diào)撥申請(qǐng)單30年1.2.附件30年22黨組會(huì)議

（行政辦公會(huì)議）是1.單位內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)和歸口管理單位黨組會(huì)議（行政辦公會(huì)議）的議題申報(bào)及會(huì)議材料、會(huì)議通知、會(huì)議議程、會(huì)議紀(jì)要等各類文件材料的正文、附件、處理箋等永久23常委會(huì)會(huì)議

（政府常務(wù)會(huì)議）是1.各級(jí)黨委常委會(huì)會(huì)議（政府常務(wù)會(huì)議）的議題申報(bào)及會(huì)議材料、會(huì)議通知、會(huì)議議程、會(huì)議紀(jì)要等各類文件材料的正文、附件、處理箋等永久24會(huì)務(wù)管理是1.本級(jí)黨的代表大會(huì)、人民代表大會(huì)、政治協(xié)商會(huì)議，工會(huì)、共青團(tuán)、婦聯(lián)代表大會(huì)的文件材料1.1.請(qǐng)示、批復(fù)、通知、名單、議程、報(bào)告、領(lǐng)導(dǎo)人講話、選舉結(jié)果、討論通過(guò)的文件、決議、紀(jì)要、公報(bào)、主席團(tuán)會(huì)議記錄等文件材料永久1.2.大會(huì)發(fā)言，人大代表建議和意見、人大議案及答復(fù)，政協(xié)委員提案及辦理結(jié)果，簡(jiǎn)報(bào)，快報(bào)，圖片資料等永久1.3.重要的賀信、賀電，籌備工作、選舉過(guò)程中形成的文件，小組會(huì)議記錄、會(huì)議服務(wù)機(jī)構(gòu)的計(jì)劃、總結(jié)等文件材料30年1.4.討論未通過(guò)的文件10年2.本級(jí)黨委、人民代表大會(huì)、政治協(xié)商會(huì)議、紀(jì)律檢查委員會(huì)、共青團(tuán)、工會(huì)、婦聯(lián)的常委會(huì)、執(zhí)委會(huì)、主席團(tuán)、全體委員會(huì)會(huì)議，政府常務(wù)會(huì)、辦公會(huì)議的文件材料2.1.公報(bào)、決議、決定、記錄、紀(jì)要、議程、領(lǐng)導(dǎo)人講話、討論通過(guò)的文件、參加人員名冊(cè)、圖片資料等永久2.2.討論未通過(guò)的文件10年3.本機(jī)關(guān)召開工作會(huì)議、專題會(huì)議的文件材料3.1.請(qǐng)示、批復(fù)、通知、名單、日程、報(bào)告、講話、總結(jié)、決議、決定、紀(jì)要等永久3.2.典型材料、代表發(fā)言材料、交流材料、簡(jiǎn)報(bào)、圖片資料等30年24會(huì)務(wù)管理是4.機(jī)關(guān)聯(lián)合召開會(huì)議的文件材料4.1.本機(jī)關(guān)為主辦的4.1.1.請(qǐng)示、批復(fù)、通知、名單、日程、報(bào)告、講話、總結(jié)、決議、決定、紀(jì)要等永久4.1.2.典型材料、代表發(fā)言材料、交流材料、簡(jiǎn)報(bào)等30年4.2.本機(jī)關(guān)為協(xié)辦的4.2.1.請(qǐng)示、批復(fù)、通知、名單、日程、報(bào)告、講話、總結(jié)、決議、決定、紀(jì)要等30年4.2.2.典型材料、代表發(fā)言材料、交流材料、簡(jiǎn)報(bào)、圖片資料等10年5.本機(jī)關(guān)承辦國(guó)際性會(huì)議、大型展覽會(huì)、博覽會(huì)的文件材料5.1.請(qǐng)示、批復(fù)、主要活動(dòng)安排、議程、名單、主報(bào)告（原文及譯文）、輔助報(bào)告（原文及譯文），上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)人賀辭、題詞、講話，會(huì)徽設(shè)計(jì)等永久5.2.代表發(fā)言材料、交流材料、簡(jiǎn)報(bào)、新聞報(bào)道、圖片資料等30年5.3.委員會(huì)、分會(huì)會(huì)議和學(xué)術(shù)會(huì)的討論記錄，會(huì)議代表登記表、接待安排10年6.上級(jí)機(jī)關(guān)、上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)檢查、視察本地區(qū)、本機(jī)關(guān)工作時(shí)形成的文件材料6.1.重要的永久6.2.一般的30年6.3.本地區(qū)、本機(jī)關(guān)工作匯報(bào)材料30年25內(nèi)參

（政研內(nèi)參）是1.市委辦綜調(diào)一室、市委政研室發(fā)布涉及本市經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展，供領(lǐng)導(dǎo)參考和各單位相互交流的內(nèi)部參考的正文和處理箋，包括原版本和各領(lǐng)導(dǎo)批示版本永久26涉常輿情是1.市委網(wǎng)信辦發(fā)布各類涉及常德的輿情信息，包括原版本和各領(lǐng)導(dǎo)批示版本1.1.重要的永久1.2.一般的30年27常德要情

（信息快報(bào)）是1.市委辦、市政府辦發(fā)布的全市政治經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展有關(guān)重要情況的正文和處理箋，包括原版本和各領(lǐng)導(dǎo)批示版本永久28督查通報(bào)是1.市縣兩級(jí)黨委、政府督查室上報(bào)或下發(fā)各類重大督查事項(xiàng)辦理情況的報(bào)告或通報(bào)的正文、附件、處理箋等，包括原版本和各領(lǐng)導(dǎo)批示版本永久29防汛抗旱是1.市縣兩級(jí)防汛抗旱指揮部發(fā)布汛情、雨情、旱情、災(zāi)情、氣象等涉及防汛抗旱工作的各類信息的正文、附件和處理箋等，包括原版本和各領(lǐng)導(dǎo)批示版本永久30省政府政務(wù)要情與交流是1.傳送省政府辦公廳編發(fā)的“政務(wù)要情與工作交流”，包括原版本和各領(lǐng)導(dǎo)批示版本永久31日程安排否1.全市各級(jí)各單位工作人員的工作計(jì)劃安排記錄\32大事記是1.市、縣兩級(jí)黨委、政府值班室記錄黨委、政府每月重大事項(xiàng)的正文和處理箋永久33報(bào)刊征訂否1.全市各級(jí)各單位領(lǐng)導(dǎo)、機(jī)關(guān)、干部報(bào)刊征訂信息收集、匯總表\34即時(shí)通訊否1.全市各級(jí)各單位工作人員即時(shí)文字交流或信息傳遞等\35領(lǐng)導(dǎo)工作日志是1.市縣兩級(jí)黨委、政府領(lǐng)導(dǎo)每日工作內(nèi)容的記錄，以周為周期歸檔30年36考勤管理否1.全市各級(jí)各單位干部職工工作日上班考勤情況匯總表\37干部信息管理是1.本單位全體干部職工信息一覽表、公務(wù)員花名冊(cè)、事業(yè)編花名冊(cè)、離退休人員情況一覽表等，以年為周期歸檔永久38我的傳閱否1.全市各級(jí)各單位內(nèi)部或與其他單位文件資料的相互傳遞\39共享云盤否1.全市各級(jí)各單位內(nèi)部資料信息的共享\40生日提醒否1.全市各級(jí)各單位干部職工生日提醒與祝福\41在線人數(shù)否1.全市和本單位協(xié)同辦公平臺(tái)實(shí)時(shí)在線人數(shù)記錄\42方案管理是1.方案管理臺(tái)賬永久2.主要領(lǐng)導(dǎo)出席各類會(huì)議和活動(dòng)、調(diào)研考察、重賓接待等方案2.1.調(diào)研考察方案的處理箋、方案正文和附件等永久2.2.重賓接待方案的處理箋、方案正文和附件等永久2.3.會(huì)議活動(dòng)方案的處理箋、方案正文和附件等永久2.4.工作預(yù)安排的處理箋、方案正文和附件等10年43道閘管理否1.臨時(shí)進(jìn)入單位院落車輛的預(yù)約登記資料\44訂餐管理否1.全市各級(jí)各單位干部職工工作日午餐申報(bào)資料\45全市功能

運(yùn)行情況

統(tǒng)計(jì)報(bào)表否1.全市各級(jí)各單位協(xié)同辦公平臺(tái)功能模塊運(yùn)行情況資料\46會(huì)議室申報(bào)否1.全市各級(jí)各單位會(huì)議室申報(bào)、審批和使用管理資料\47檔案單套制否1.通過(guò)協(xié)同辦公平臺(tái)辦理公