采購詢報(bào)價(jià)管理制度

采購詢報(bào)價(jià)管理制度一、總則1.目的為規(guī)范公司采購詢報(bào)價(jià)行為，確保采購活動的公平、公正、公開，降低采購成本，提高采購效率和質(zhì)量，特制定本管理制度。2.適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有采購項(xiàng)目的詢報(bào)價(jià)活動，包括但不限于物資采購、服務(wù)采購等。3.基本原則公平競爭原則：采購詢報(bào)價(jià)應(yīng)邀請多家符合條件的供應(yīng)商參與，確保競爭充分，為公司爭取最優(yōu)采購價(jià)格和條件。公正透明原則：詢報(bào)價(jià)過程應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的程序和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行，保證信息公開透明，接受公司內(nèi)部監(jiān)督。誠實(shí)守信原則：供應(yīng)商應(yīng)如實(shí)提供報(bào)價(jià)及相關(guān)信息，不得虛假報(bào)價(jià)或惡意競爭；公司采購人員應(yīng)誠實(shí)守信，維護(hù)公司利益。二、詢報(bào)價(jià)流程1.采購申請各部門根據(jù)工作需要提出采購申請，詳細(xì)說明采購物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨時(shí)間等內(nèi)容。采購申請應(yīng)經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后提交至采購部門。2.供應(yīng)商選擇采購部門根據(jù)采購項(xiàng)目的特點(diǎn)和要求，通過多種渠道選擇潛在供應(yīng)商。渠道包括但不限于公司供應(yīng)商庫、行業(yè)網(wǎng)站、供應(yīng)商推薦、招標(biāo)公告等。對潛在供應(yīng)商進(jìn)行資格預(yù)審，審查其營業(yè)執(zhí)照、經(jīng)營資質(zhì)、業(yè)績、信譽(yù)、財(cái)務(wù)狀況等，確保供應(yīng)商具備提供合格產(chǎn)品或服務(wù)的能力。建立合格供應(yīng)商名錄，定期對供應(yīng)商進(jìn)行評估和更新，淘汰不合格供應(yīng)商，新增優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商。3.詢價(jià)準(zhǔn)備采購人員根據(jù)采購申請制定詢價(jià)文件，詢價(jià)文件應(yīng)包括詢價(jià)函、采購規(guī)格書、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交貨條款等內(nèi)容。明確詢價(jià)的截止日期和報(bào)價(jià)要求，如報(bào)價(jià)的格式、幣種、包含的費(fèi)用明細(xì)等。將詢價(jià)文件發(fā)送給選定的潛在供應(yīng)商，并告知詢價(jià)相關(guān)信息和注意事項(xiàng)。4.報(bào)價(jià)接收與整理供應(yīng)商應(yīng)在規(guī)定的截止日期前將報(bào)價(jià)文件密封送達(dá)采購部門。采購人員對收到的報(bào)價(jià)文件進(jìn)行登記和整理，檢查報(bào)價(jià)文件的完整性和合規(guī)性，如發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)與供應(yīng)商溝通。5.報(bào)價(jià)評審成立報(bào)價(jià)評審小組，成員包括采購部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)技術(shù)專家、財(cái)務(wù)人員等。評審小組對各供應(yīng)商的報(bào)價(jià)進(jìn)行詳細(xì)評審，評審內(nèi)容包括價(jià)格、質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)、供應(yīng)商信譽(yù)等方面。根據(jù)評審標(biāo)準(zhǔn)，對各供應(yīng)商的報(bào)價(jià)進(jìn)行打分或排序，選擇綜合得分最優(yōu)的供應(yīng)商作為中標(biāo)候選人。6.采購決策采購部門將報(bào)價(jià)評審結(jié)果報(bào)公司管理層審批。公司管理層根據(jù)評審結(jié)果和公司采購政策，做出最終的采購決策，確定中標(biāo)供應(yīng)商。7.合同簽訂與執(zhí)行采購部門與中標(biāo)供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括采購物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式等條款。合同簽訂后，采購部門應(yīng)跟蹤合同執(zhí)行情況，確保供應(yīng)商按時(shí)、按質(zhì)、按量交貨，協(xié)調(diào)解決合同執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題。三、詢價(jià)文件編制要求1.準(zhǔn)確性詢價(jià)文件應(yīng)準(zhǔn)確描述采購物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求等內(nèi)容，避免模糊或歧義性表述，確保供應(yīng)商能夠準(zhǔn)確理解詢價(jià)要求。2.完整性詢價(jià)文件應(yīng)包括詢價(jià)函、采購規(guī)格書、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交貨條款、報(bào)價(jià)要求等必要內(nèi)容，確保供應(yīng)商能夠全面了解采購項(xiàng)目的相關(guān)信息，以便做出準(zhǔn)確的報(bào)價(jià)。3.規(guī)范性詢價(jià)文件的格式、排版應(yīng)規(guī)范統(tǒng)一，語言表達(dá)應(yīng)清晰、簡潔、準(zhǔn)確，便于供應(yīng)商閱讀和理解。詢價(jià)文件中的術(shù)語、縮寫等應(yīng)進(jìn)行明確解釋，避免產(chǎn)生誤解。四、報(bào)價(jià)要求1.報(bào)價(jià)內(nèi)容供應(yīng)商的報(bào)價(jià)應(yīng)包括采購物資或服務(wù)的單價(jià)、總價(jià)、運(yùn)費(fèi)、稅費(fèi)、包裝費(fèi)、售后服務(wù)費(fèi)等所有費(fèi)用明細(xì)，確保報(bào)價(jià)完整、準(zhǔn)確。2.報(bào)價(jià)有效期供應(yīng)商應(yīng)明確報(bào)價(jià)的有效期，報(bào)價(jià)有效期應(yīng)符合詢價(jià)文件的要求，一般不得少于[X]個(gè)工作日。在報(bào)價(jià)有效期內(nèi)，供應(yīng)商不得擅自更改報(bào)價(jià)。3.報(bào)價(jià)方式供應(yīng)商應(yīng)按照詢價(jià)文件規(guī)定的報(bào)價(jià)方式進(jìn)行報(bào)價(jià)，如書面報(bào)價(jià)、電子報(bào)價(jià)等。報(bào)價(jià)文件應(yīng)加蓋供應(yīng)商公章或授權(quán)代表簽字，確保報(bào)價(jià)的真實(shí)性和有效性。五、報(bào)價(jià)評審標(biāo)準(zhǔn)1.價(jià)格因素比較各供應(yīng)商的報(bào)價(jià)總價(jià)，選擇價(jià)格最低且符合采購要求的供應(yīng)商作為中標(biāo)候選人之一。對于價(jià)格相近的供應(yīng)商，可進(jìn)一步比較其價(jià)格構(gòu)成明細(xì)，分析各項(xiàng)費(fèi)用的合理性，選擇性價(jià)比最優(yōu)的供應(yīng)商。2.質(zhì)量因素審查供應(yīng)商提供的產(chǎn)品或服務(wù)的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)是否符合詢價(jià)文件要求，包括產(chǎn)品的規(guī)格、性能、材質(zhì)、工藝等方面。參考供應(yīng)商的質(zhì)量認(rèn)證情況、質(zhì)量管理體系等，評估其產(chǎn)品或服務(wù)的質(zhì)量可靠性。質(zhì)量可靠的供應(yīng)商在評審中具有優(yōu)勢。3.交貨期因素根據(jù)采購項(xiàng)目的緊急程度和實(shí)際需求，評估供應(yīng)商承諾的交貨期是否滿足公司要求。能夠按時(shí)交貨的供應(yīng)商更受青睞。對于需要分批次交貨的采購項(xiàng)目，考慮供應(yīng)商的交貨計(jì)劃和靈活性，選擇能夠合理安排交貨進(jìn)度的供應(yīng)商。4.售后服務(wù)因素考察供應(yīng)商提供的售后服務(wù)內(nèi)容，如質(zhì)保期、維修保養(yǎng)、技術(shù)支持等，售后服務(wù)完善的供應(yīng)商更具競爭力。了解供應(yīng)商的售后服務(wù)響應(yīng)時(shí)間和解決問題的能力，確保在產(chǎn)品或服務(wù)出現(xiàn)問題時(shí)能夠及時(shí)得到有效的解決。5.供應(yīng)商信譽(yù)因素查閱供應(yīng)商的信譽(yù)記錄，包括是否有過違約、欺詐、拖欠貨款等不良行為，信譽(yù)良好的供應(yīng)商更值得信賴。參考其他客戶對供應(yīng)商的評價(jià)和反饋，了解其在行業(yè)內(nèi)的口碑和聲譽(yù)。六、監(jiān)督與管理1.內(nèi)部監(jiān)督公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對采購詢報(bào)價(jià)活動進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查詢報(bào)價(jià)流程是否合規(guī)、報(bào)價(jià)評審是否公正、采購決策是否合理等。采購部門應(yīng)定期向公司管理層匯報(bào)采購詢報(bào)價(jià)情況，接受管理層的監(jiān)督和指導(dǎo)。2.供應(yīng)商管理建立供應(yīng)商評價(jià)機(jī)制，定期對供應(yīng)商的供貨質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)、價(jià)格水平等方面進(jìn)行評價(jià)，評價(jià)結(jié)果作為供應(yīng)商續(xù)用、淘汰或調(diào)整采購份額的依據(jù)。加強(qiáng)對供應(yīng)商的培訓(xùn)和溝通，要求供應(yīng)商遵守公司的采購制度和相關(guān)規(guī)定，提高供應(yīng)商的服務(wù)質(zhì)量和合作意識。3.違規(guī)處理對于在采購詢報(bào)價(jià)活動中違反本制度規(guī)定的采購人員或供應(yīng)商，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。對采購人員的違規(guī)行為，如接受供應(yīng)商賄賂、泄露詢價(jià)信息、惡意串通等，將給予警告、罰款、降職、辭退等處罰；情節(jié)嚴(yán)重的，依法追究法律責(zé)任。對供應(yīng)商的違規(guī)行為，如虛假報(bào)價(jià)、提供假冒偽劣產(chǎn)品、不履行合同義務(wù)等，將取消其合格供應(yīng)商資格，列入黑名單，禁止其參與公司未來的采購項(xiàng)目；同時(shí)，要求供應(yīng)商承擔(dān)相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)賠償責(zé)任，情節(jié)嚴(yán)重的，依法追究法律責(zé)任。七、保密規(guī)定1.參與采購詢報(bào)價(jià)活動的所有人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露詢價(jià)文件內(nèi)容、供應(yīng)商報(bào)價(jià)信息、評審過程及結(jié)果等機(jī)密信息。2.嚴(yán)禁在與供應(yīng)商溝通或其他非必要場合談?wù)摬少忢?xiàng)目的敏感信息，確保