設(shè)計(jì)文件件管理制度VIP

設(shè)計(jì)文件件管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司設(shè)計(jì)文件的管理，確保設(shè)計(jì)文件的完整性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性和可追溯性，提高設(shè)計(jì)質(zhì)量和工作效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有設(shè)計(jì)文件的編制、審核、批準(zhǔn)、發(fā)放、使用、更改、回收、歸檔和銷毀等管理活動(dòng)。（三）職責(zé)分工1.設(shè)計(jì)部門負(fù)責(zé)設(shè)計(jì)文件的編制、繪制、校對(duì)和審核工作。對(duì)設(shè)計(jì)文件的質(zhì)量和進(jìn)度負(fù)責(zé)。配合其他部門對(duì)設(shè)計(jì)文件進(jìn)行評(píng)審和驗(yàn)證。2.技術(shù)部門參與設(shè)計(jì)文件的技術(shù)評(píng)審和審核工作。提供技術(shù)支持和指導(dǎo)，確保設(shè)計(jì)文件符合技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和要求。3.質(zhì)量管理部門負(fù)責(zé)對(duì)設(shè)計(jì)文件進(jìn)行質(zhì)量監(jiān)督和檢查。參與設(shè)計(jì)文件的評(píng)審和驗(yàn)證工作，確保設(shè)計(jì)文件滿足質(zhì)量要求。4.文件管理部門負(fù)責(zé)設(shè)計(jì)文件的統(tǒng)一歸口管理，包括文件的編號(hào)、發(fā)放、回收、歸檔和銷毀等工作。建立設(shè)計(jì)文件管理臺(tái)賬，確保文件的完整性和可追溯性。5.其他相關(guān)部門根據(jù)工作需要，參與設(shè)計(jì)文件的評(píng)審和驗(yàn)證工作，提出意見和建議。按照本制度的要求，正確使用和保管設(shè)計(jì)文件。二、設(shè)計(jì)文件的分類與編號(hào)（一）分類1.產(chǎn)品設(shè)計(jì)文件：包括產(chǎn)品設(shè)計(jì)圖紙、技術(shù)要求、裝配圖、零件圖、明細(xì)表、設(shè)計(jì)計(jì)算書等。2.工藝設(shè)計(jì)文件：包括工藝流程圖、工藝卡片、操作規(guī)程、作業(yè)指導(dǎo)書等。3.工裝設(shè)計(jì)文件：包括工裝設(shè)計(jì)圖紙、工裝明細(xì)表、工裝驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。4.其他設(shè)計(jì)文件：包括設(shè)計(jì)任務(wù)書、設(shè)計(jì)變更通知單、技術(shù)協(xié)議、用戶手冊(cè)等。（二）編號(hào)設(shè)計(jì)文件編號(hào)采用統(tǒng)一的編碼規(guī)則，確保文件編號(hào)的唯一性和系統(tǒng)性。編號(hào)規(guī)則如下：[公司簡(jiǎn)稱][文件類別代碼][年份][順序號(hào)]其中：公司簡(jiǎn)稱：取公司名稱的漢語(yǔ)拼音首字母縮寫。文件類別代碼：根據(jù)設(shè)計(jì)文件的分類，分別用不同的字母表示，如：產(chǎn)品設(shè)計(jì)文件：PD工藝設(shè)計(jì)文件：PY工裝設(shè)計(jì)文件：GZ其他設(shè)計(jì)文件：QT年份：取文件編制年份的后兩位數(shù)字。順序號(hào)：按照文件編制的先后順序，從001開始依次編號(hào)。例如：[公司簡(jiǎn)稱]PD23001，表示公司2023年編制的第1份產(chǎn)品設(shè)計(jì)文件。三、設(shè)計(jì)文件的編制（一）編制依據(jù)1.產(chǎn)品設(shè)計(jì)任務(wù)書、技術(shù)協(xié)議等相關(guān)文件。2.國(guó)家和行業(yè)的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范和法規(guī)。3.公司的設(shè)計(jì)規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)。（二）編制要求1.設(shè)計(jì)文件應(yīng)內(nèi)容完整、準(zhǔn)確、清晰，符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范的要求。2.設(shè)計(jì)圖紙應(yīng)按照規(guī)定的比例、線型和符號(hào)繪制，標(biāo)注齊全、準(zhǔn)確。3.技術(shù)要求應(yīng)明確、具體，具有可操作性。4.設(shè)計(jì)文件應(yīng)采用統(tǒng)一的格式和字體，排版整齊、美觀。（三）編制流程1.設(shè)計(jì)策劃設(shè)計(jì)部門根據(jù)產(chǎn)品設(shè)計(jì)任務(wù)書或技術(shù)協(xié)議，制定設(shè)計(jì)方案和計(jì)劃，明確設(shè)計(jì)目標(biāo)、內(nèi)容、進(jìn)度和責(zé)任人。設(shè)計(jì)方案應(yīng)經(jīng)過(guò)評(píng)審和批準(zhǔn)，確保設(shè)計(jì)方案的可行性和合理性。2.設(shè)計(jì)輸入設(shè)計(jì)部門收集和整理設(shè)計(jì)所需的各種資料，包括產(chǎn)品設(shè)計(jì)任務(wù)書、技術(shù)協(xié)議、市場(chǎng)需求、用戶反饋、同類產(chǎn)品資料等。對(duì)收集到的資料進(jìn)行分析和評(píng)審，確保設(shè)計(jì)輸入的完整性和準(zhǔn)確性。3.設(shè)計(jì)輸出設(shè)計(jì)人員按照設(shè)計(jì)方案和計(jì)劃，進(jìn)行設(shè)計(jì)文件的編制工作。設(shè)計(jì)文件編制完成后，應(yīng)進(jìn)行自校和互校，確保文件的質(zhì)量。4.審核設(shè)計(jì)文件編制完成后，由設(shè)計(jì)部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括文件的完整性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性、可追溯性等。審核人應(yīng)在設(shè)計(jì)文件上簽署審核意見，并注明審核日期。5.批準(zhǔn)審核通過(guò)的設(shè)計(jì)文件，由公司主管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行批準(zhǔn)。批準(zhǔn)人應(yīng)在設(shè)計(jì)文件上簽署批準(zhǔn)意見，并注明批準(zhǔn)日期。四、設(shè)計(jì)文件的審核與批準(zhǔn)（一）審核1.審核內(nèi)容設(shè)計(jì)文件是否符合設(shè)計(jì)任務(wù)書和技術(shù)協(xié)議的要求。設(shè)計(jì)文件是否符合國(guó)家和行業(yè)的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范和法規(guī)。設(shè)計(jì)文件的內(nèi)容是否完整、準(zhǔn)確、清晰，邏輯是否嚴(yán)謹(jǐn)。設(shè)計(jì)文件的格式和排版是否符合規(guī)定要求。設(shè)計(jì)文件的計(jì)算是否正確，數(shù)據(jù)是否可靠。2.審核流程設(shè)計(jì)文件編制完成后，由設(shè)計(jì)人員進(jìn)行自校和互校。自校和互校通過(guò)后，由設(shè)計(jì)部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核。審核人應(yīng)認(rèn)真審查設(shè)計(jì)文件，提出審核意見，并填寫審核記錄。審核意見應(yīng)明確指出設(shè)計(jì)文件中存在的問題和不足之處，并提出修改建議。（二）批準(zhǔn)1.批準(zhǔn)權(quán)限一般設(shè)計(jì)文件由公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。重要設(shè)計(jì)文件或涉及重大技術(shù)問題的設(shè)計(jì)文件，由公司技術(shù)委員會(huì)或總經(jīng)理批準(zhǔn)。2.批準(zhǔn)流程審核通過(guò)的設(shè)計(jì)文件，由設(shè)計(jì)部門負(fù)責(zé)人提交給公司主管領(lǐng)導(dǎo)或技術(shù)委員會(huì)。批準(zhǔn)人應(yīng)認(rèn)真審查設(shè)計(jì)文件，簽署批準(zhǔn)意見，并填寫批準(zhǔn)記錄。批準(zhǔn)意見應(yīng)明確表示同意或不同意設(shè)計(jì)文件的實(shí)施，并注明批準(zhǔn)日期。五、設(shè)計(jì)文件的發(fā)放（一）發(fā)放范圍設(shè)計(jì)文件的發(fā)放范圍應(yīng)根據(jù)工作需要確定，一般包括以下部門：1.設(shè)計(jì)部門：用于設(shè)計(jì)文件的編制、校對(duì)、審核和存檔。2.技術(shù)部門：用于技術(shù)支持和指導(dǎo)。3.質(zhì)量管理部門：用于質(zhì)量監(jiān)督和檢查。4.生產(chǎn)部門：用于產(chǎn)品制造和裝配。5.采購(gòu)部門：用于原材料和零部件的采購(gòu)。6.銷售部門：用于產(chǎn)品銷售和售后服務(wù)。7.其他相關(guān)部門：根據(jù)工作需要發(fā)放。（二）發(fā)放流程1.文件管理部門根據(jù)設(shè)計(jì)文件的發(fā)放范圍，填寫《設(shè)計(jì)文件發(fā)放登記表》，注明文件名稱、編號(hào)、發(fā)放部門、發(fā)放日期、發(fā)放份數(shù)等信息。2.設(shè)計(jì)文件編制完成并經(jīng)審核、批準(zhǔn)后，由文件管理部門按照《設(shè)計(jì)文件發(fā)放登記表》的內(nèi)容進(jìn)行發(fā)放。3.發(fā)放時(shí)，文件管理部門應(yīng)將設(shè)計(jì)文件的紙質(zhì)版或電子版交付給接收部門，并要求接收人在《設(shè)計(jì)文件發(fā)放登記表》上簽字確認(rèn)。4.對(duì)于重要的設(shè)計(jì)文件，文件管理部門應(yīng)采取加密、授權(quán)等措施，確保文件的安全性和保密性。六、設(shè)計(jì)文件的使用（一）使用要求1.各部門應(yīng)按照設(shè)計(jì)文件的發(fā)放范圍和用途，正確使用設(shè)計(jì)文件。2.使用人員應(yīng)妥善保管設(shè)計(jì)文件，不得擅自修改、復(fù)制、轉(zhuǎn)借或丟失。3.如因工作需要對(duì)設(shè)計(jì)文件進(jìn)行修改或補(bǔ)充，應(yīng)按照本制度的規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。4.使用過(guò)程中發(fā)現(xiàn)設(shè)計(jì)文件存在問題或錯(cuò)誤，應(yīng)及時(shí)向設(shè)計(jì)部門或文件管理部門反饋。（二）借閱管理1.因工作需要借閱設(shè)計(jì)文件的，應(yīng)填寫《設(shè)計(jì)文件借閱申請(qǐng)表》，注明借閱文件名稱、編號(hào)、借閱原因、借閱期限等信息。2.《設(shè)計(jì)文件借閱申請(qǐng)表》經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交給文件管理部門。3.文件管理部門根據(jù)借閱申請(qǐng)，對(duì)借閱人進(jìn)行資格審查，審查通過(guò)后，辦理借閱手續(xù)，并在《設(shè)計(jì)文件借閱登記表》上登記。4.借閱人應(yīng)按照規(guī)定的借閱期限歸還設(shè)計(jì)文件，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。5.借閱人歸還設(shè)計(jì)文件時(shí)，文件管理部門應(yīng)認(rèn)真核對(duì)文件的完整性和準(zhǔn)確性，如發(fā)現(xiàn)文件有損壞或丟失，應(yīng)要求借閱人照價(jià)賠償。七、設(shè)計(jì)文件的更改（一）更改原因1.設(shè)計(jì)文件在實(shí)施過(guò)程中發(fā)現(xiàn)存在問題或錯(cuò)誤，需要進(jìn)行修改。2.產(chǎn)品設(shè)計(jì)要求、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、工藝方法等發(fā)生變化，需要對(duì)設(shè)計(jì)文件進(jìn)行相應(yīng)的更改。3.用戶提出新的要求或建議，需要對(duì)設(shè)計(jì)文件進(jìn)行修改。4.其他原因需要對(duì)設(shè)計(jì)文件進(jìn)行更改。（二）更改流程1.提出更改申請(qǐng)?jiān)O(shè)計(jì)文件的更改申請(qǐng)應(yīng)由相關(guān)部門或人員提出，填寫《設(shè)計(jì)文件更改申請(qǐng)表》，注明更改原因、更改內(nèi)容、更改部位、更改后的技術(shù)要求等信息?！对O(shè)計(jì)文件更改申請(qǐng)表》經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交給設(shè)計(jì)部門。2.更改設(shè)計(jì)文件設(shè)計(jì)部門接到更改申請(qǐng)后，應(yīng)組織相關(guān)人員對(duì)設(shè)計(jì)文件進(jìn)行更改。更改后的設(shè)計(jì)文件應(yīng)按照本制度的規(guī)定進(jìn)行編制、審核和批準(zhǔn)。3.發(fā)放更改通知設(shè)計(jì)文件更改批準(zhǔn)后，文件管理部門應(yīng)填寫《設(shè)計(jì)文件更改通知單》，注明更改文件名稱、編號(hào)、更改內(nèi)容、更改日期等信息。《設(shè)計(jì)文件更改通知單》應(yīng)發(fā)放給所有持有原設(shè)計(jì)文件的部門和人員，并要求其按照更改后的設(shè)計(jì)文件執(zhí)行。4.更改記錄設(shè)計(jì)部門應(yīng)建立設(shè)計(jì)文件更改記錄，記錄更改的原因、內(nèi)容、日期、批準(zhǔn)人等信息。更改記錄應(yīng)作為設(shè)計(jì)文件的一部分進(jìn)行歸檔保存。八、設(shè)計(jì)文件的回收（一）回收原因1.設(shè)計(jì)文件已不再使用或已被新的設(shè)計(jì)文件替代。2.設(shè)計(jì)文件的版本發(fā)生更新，需要回收舊版本的文件。3.設(shè)計(jì)文件因損壞、丟失等原因需要回收。（二）回收流程1.文件管理部門根據(jù)設(shè)計(jì)文件的回收原因，填寫《設(shè)計(jì)文件回收申請(qǐng)表》，注明回收文件名稱、編號(hào)、回收原因等信息。2.《設(shè)計(jì)文件回收申請(qǐng)表》經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交給文件管理部門。3.文件管理部門根據(jù)回收申請(qǐng)，向持有設(shè)計(jì)文件的部門和人員發(fā)出回收通知，要求其在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)將文件交回。4.持有設(shè)計(jì)文件的部門和人員應(yīng)按照回收通知的要求，將文件交回給文件管理部門，并在《設(shè)計(jì)文件回收登記表》上簽字確認(rèn)。5.文件管理部門對(duì)回收的設(shè)計(jì)文件進(jìn)行核對(duì)和清點(diǎn)，如發(fā)現(xiàn)文件有損壞或丟失，應(yīng)要求相關(guān)部門和人員照價(jià)賠償。6.回收的設(shè)計(jì)文件應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行歸檔或銷毀。九、設(shè)計(jì)文件的歸檔（一）歸檔范圍1.經(jīng)過(guò)審核、批準(zhǔn)的設(shè)計(jì)文件的紙質(zhì)版和電子版。2.設(shè)計(jì)文件的編制、審核、批準(zhǔn)記錄。3.設(shè)計(jì)文件的更改記錄。4.設(shè)計(jì)文件的評(píng)審、驗(yàn)證記錄。5.其他與設(shè)計(jì)文件相關(guān)的資料。（二）歸檔要求1.設(shè)計(jì)文件應(yīng)按照分類和編號(hào)順序進(jìn)行歸檔，確保文件的系統(tǒng)性和完整性。2.歸檔的設(shè)計(jì)文件應(yīng)字跡清晰、圖表整潔、簽字蓋章齊全。3.電子版設(shè)計(jì)文件應(yīng)存儲(chǔ)在規(guī)定的存儲(chǔ)介質(zhì)上，并進(jìn)行備份，確保文件的安全性和可讀取性。4.歸檔的設(shè)計(jì)文件應(yīng)編制歸檔清單，注明文件名稱、編號(hào)、日期、編制人、審核人、批準(zhǔn)人等信息。（三）歸檔流程1.設(shè)計(jì)文件編制完成并經(jīng)審核、批準(zhǔn)后，設(shè)計(jì)部門應(yīng)及時(shí)將紙質(zhì)版和電子版文件提交給文件管理部門。2.文件管理部門對(duì)提交的設(shè)計(jì)文件進(jìn)行核對(duì)和清點(diǎn)，確保文件的完整性和準(zhǔn)確性。3.文件管理部門按照歸檔要求，對(duì)設(shè)計(jì)文件進(jìn)行分類、編號(hào)和整理，并編制歸檔清單。4.文件管理部門將歸檔的設(shè)計(jì)文件存儲(chǔ)在規(guī)定的檔案柜或存儲(chǔ)介質(zhì)上，并建立檔案索引，便于查詢和利用。十、設(shè)計(jì)文件的銷毀（一）銷毀原因1.設(shè)計(jì)文件已不再使用且無(wú)保存價(jià)值。2.設(shè)計(jì)文件因損壞、丟失等原因無(wú)法繼續(xù)使用。3.設(shè)計(jì)文件的保密期限已過(guò)。（二）銷毀流程1.文件管理部門根據(jù)設(shè)計(jì)文件的銷毀原因，填寫《設(shè)計(jì)文件銷毀申請(qǐng)表》，注明銷毀文件名稱、編號(hào)、銷毀原因等信息。2.《設(shè)計(jì)文件銷毀申請(qǐng)表》經(jīng)所在部