視頻會見室管理制度

視頻會見室管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司視頻會見室的使用，確保視頻會見過程的安全、有序、高效，保護公司信息安全和員工隱私，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部員工因工作需要使用視頻會見室的情況，包括但不限于與客戶、合作伙伴、供應(yīng)商等進行商務(wù)洽談、會議交流等活動。（三）基本原則1.安全保密原則：確保視頻會見過程中信息的安全，防止信息泄露。2.規(guī)范有序原則：明確使用流程和要求，保證會見活動規(guī)范、有序進行。3.高效利用原則：充分發(fā)揮視頻會見室的功能，提高工作效率。二、視頻會見室使用申請（一）申請流程1.員工如需使用視頻會見室，應(yīng)提前[X]個工作日填寫《視頻會見室使用申請表》，詳細說明會見時間、會見對象、會見主題、預(yù)計時長等信息。2.將申請表提交至所在部門負責人審核，部門負責人應(yīng)根據(jù)工作實際情況，對申請的必要性和合理性進行評估，并簽署審核意見。3.經(jīng)部門負責人審核通過后，申請表提交至行政部門進行統(tǒng)籌安排。行政部門根據(jù)視頻會見室的使用情況，確定是否批準申請，并及時反饋申請人。（二）申請信息要求1.申請人應(yīng)確保填寫的申請信息真實、準確、完整，不得虛報、瞞報相關(guān)情況。2.會見主題應(yīng)明確、具體，與工作相關(guān)，避免無關(guān)或不必要的會見占用視頻會見室資源。3.預(yù)計時長應(yīng)合理估算，如因特殊情況需要延長會見時間，應(yīng)提前向行政部門說明并獲得批準。三、視頻會見室使用安排（一）安排依據(jù)行政部門根據(jù)申請時間、會見對象、會見主題等因素，綜合考慮視頻會見室的使用情況，進行合理安排。優(yōu)先保障重要、緊急的會見需求。（二）通知與準備1.行政部門批準申請后，應(yīng)及時通知申請人使用時間、地點等信息。2.申請人應(yīng)提前做好會見準備工作，包括準備相關(guān)資料、調(diào)試視頻設(shè)備等，確保會見順利進行。3.行政部門在會見前應(yīng)檢查視頻會見室的設(shè)備設(shè)施是否正常運行，如發(fā)現(xiàn)問題及時安排維修人員進行處理。四、視頻會見室使用規(guī)范（一）使用人員要求1.進入視頻會見室的人員應(yīng)遵守公司的各項規(guī)章制度，保持良好的行為舉止和工作秩序。2.會見過程中，使用人員應(yīng)嚴格按照預(yù)定的會見主題和流程進行交流，不得進行與工作無關(guān)的活動。3.未經(jīng)批準，不得擅自邀請無關(guān)人員進入視頻會見室。（二）設(shè)備使用規(guī)范1.視頻會見室配備的視頻設(shè)備、音頻設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備等，使用人員應(yīng)正確操作，不得隨意拆卸、損壞設(shè)備。2.使用過程中如發(fā)現(xiàn)設(shè)備故障，應(yīng)立即停止使用，并及時通知行政部門安排維修人員進行處理。3.使用完畢后，應(yīng)按照設(shè)備操作規(guī)程關(guān)閉設(shè)備電源，整理好相關(guān)設(shè)備和資料。（三）信息安全規(guī)范1.視頻會見過程中涉及的公司商業(yè)秘密、客戶信息等敏感信息，使用人員應(yīng)嚴格保密，不得泄露給無關(guān)人員。2.不得在視頻會見室使用未經(jīng)公司批準的存儲設(shè)備，如需存儲相關(guān)資料，應(yīng)使用公司指定的存儲設(shè)備，并按照公司信息安全管理規(guī)定進行操作。3.會見結(jié)束后，應(yīng)及時刪除或妥善保存會見過程中產(chǎn)生的相關(guān)資料，防止信息泄露。（四）環(huán)境衛(wèi)生規(guī)范1.使用人員應(yīng)保持視頻會見室的環(huán)境衛(wèi)生整潔，不得在室內(nèi)吸煙、亂扔垃圾。2.會見結(jié)束后，應(yīng)將桌椅擺放整齊，清理桌面雜物，保持室內(nèi)整潔。五、視頻會見室維護與管理（一）設(shè)備維護1.行政部門應(yīng)定期對視頻會見室的設(shè)備設(shè)施進行檢查、維護和保養(yǎng)，確保設(shè)備正常運行。2.建立設(shè)備維護檔案，記錄設(shè)備的維修、保養(yǎng)情況，以便及時跟蹤設(shè)備狀態(tài)。3.根據(jù)設(shè)備的使用年限和性能狀況，適時進行設(shè)備更新和升級，提高視頻會見室的使用效果。（二）安全管理1.加強視頻會見室的安全防范措施，安裝必要的監(jiān)控設(shè)備，確保會見過程的安全。2.對進入視頻會見室的人員進行身份驗證，防止無關(guān)人員進入。3.定期檢查視頻會見室的消防設(shè)施，確保消防設(shè)施完好有效，符合消防安全要求。（三）環(huán)境衛(wèi)生管理1.安排專人負責視頻會見室的環(huán)境衛(wèi)生清潔工作，保持室內(nèi)整潔衛(wèi)生。2.定期對視頻會見室進行全面清潔消毒，預(yù)防疾病傳播。六、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為界定1.未按規(guī)定申請或未經(jīng)批準擅自使用視頻會見室。2.在視頻會見室進行與工作無關(guān)的活動，影響正常會見秩序。3.違反信息安全規(guī)范，泄露公司敏感信息。4.損壞視頻會見室設(shè)備設(shè)施，未按規(guī)定賠償。5.未保持視頻會見室環(huán)境衛(wèi)生整潔。（二）處理措施1.對于首次違規(guī)且情節(jié)較輕的，給予口頭警告，并責令其立即改正。2.對于多次違規(guī)或情節(jié)嚴重的，視情況給予通報批評、扣除績效分數(shù)、取消一定期限內(nèi)使用視頻會見室資格等處理措施。3.因違規(guī)行為給公司造成損失的，應(yīng)依法承擔相應(yīng)的賠償責任；構(gòu)成違紀的，按照公司相關(guān)規(guī)定進行紀律處分；涉嫌違法犯罪的，移交司法機關(guān)依法處理。