葛洲壩資料管理制度

葛洲壩資料管理制度一、總則（一）目的為加強葛洲壩資料管理，確保資料的完整性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性和安全性，提高資料利用效率，為公司各項工作提供有力支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于葛洲壩集團及所屬各單位、部門在生產(chǎn)經(jīng)營、管理活動中形成的各類資料的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司資料實行集中統(tǒng)一管理，明確歸口管理部門，確保資料管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.分級負(fù)責(zé)原則：按照資料的重要性和涉及范圍，實行分級負(fù)責(zé)管理，各部門、單位負(fù)責(zé)本部門、本單位資料的收集、整理、保管和利用。3.全程管理原則：對資料的形成、積累、整理、歸檔、保管、利用等全過程進行管理，確保資料管理的連續(xù)性和系統(tǒng)性。4.安全保密原則：加強資料的安全保密工作，防止資料泄露、丟失和損壞，確保資料的安全性和保密性。二、管理職責(zé)（一）公司資料管理委員會1.負(fù)責(zé)制定和修訂公司資料管理制度；2.審批公司重要資料管理工作規(guī)劃和年度計劃；3.協(xié)調(diào)解決公司資料管理工作中的重大問題；4.監(jiān)督檢查公司資料管理工作的執(zhí)行情況。（二）歸口管理部門1.負(fù)責(zé)制定本部門資料管理實施細則；2.組織指導(dǎo)本部門及所屬單位資料的收集、整理、歸檔工作；3.負(fù)責(zé)本部門資料的保管和利用，建立健全資料保管和利用制度；4.定期對本部門資料管理工作進行自查，及時發(fā)現(xiàn)和解決存在的問題；5.向公司資料管理部門報送本部門資料管理工作情況。（三）資料管理部門1.負(fù)責(zé)公司資料管理工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督檢查；2.制定公司資料分類標(biāo)準(zhǔn)和編號規(guī)則；3.負(fù)責(zé)公司重要資料的集中保管和利用；4.指導(dǎo)和培訓(xùn)各部門、單位資料管理人員；5.定期對公司資料管理工作進行總結(jié)和評估，提出改進措施和建議。（四）各部門、單位1.負(fù)責(zé)本部門、本單位資料的收集、整理、歸檔工作，確保資料的完整、準(zhǔn)確、規(guī)范；2.按照公司資料管理要求，及時將整理好的資料移交歸口管理部門或資料管理部門；3.建立本部門、本單位資料臺賬，做好資料的登記、保管和利用工作；4.配合資料管理部門做好資料的清查、統(tǒng)計和上報工作。（五）資料管理人員1.負(fù)責(zé)本部門、本單位資料的具體收集、整理、歸檔和保管工作；2.嚴(yán)格遵守資料管理規(guī)定，確保資料的安全和保密；3.積極為公司各部門提供資料查詢和利用服務(wù)；4.定期對所負(fù)責(zé)的資料進行清查和盤點，發(fā)現(xiàn)問題及時報告。三、資料分類與編號（一）資料分類1.行政文件類：包括公司發(fā)布的各類規(guī)章制度、決定、通知、通報等。2.經(jīng)營管理類：涵蓋市場營銷、財務(wù)管理、人力資源管理、物資管理等方面的資料。3.工程技術(shù)類：涉及工程規(guī)劃、設(shè)計、施工、監(jiān)理等環(huán)節(jié)的技術(shù)文件、圖紙、報告等。4.黨群工作類：包括黨組織建設(shè)、思想政治工作、企業(yè)文化建設(shè)等方面的資料。5.其他類：不屬于上述分類的其他資料。（二）編號規(guī)則1.資料編號采用“年份+類別代碼+順序號”的格式。2.年份：用四位數(shù)字表示資料形成的年份。3.類別代碼：根據(jù)資料分類，用兩位字母表示相應(yīng)的類別，如行政文件類為“XZ”，經(jīng)營管理類為“JY”等。4.順序號：用四位數(shù)字表示該類別資料的順序編號。例如，2023年形成的第5份行政文件，編號為“2023XZ0005”。四、資料收集與整理（一）收集范圍1.公司各部門、單位在履行職責(zé)過程中形成的各類文件、報表、記錄、合同、協(xié)議等資料。2.公司對外交往中收到的與公司業(yè)務(wù)相關(guān)的文件、資料、信函等。3.公司員工個人在工作中形成的具有保存價值的資料，如調(diào)研報告、技術(shù)總結(jié)、工作經(jīng)驗材料等。（二）收集要求1.各部門、單位應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)資料收集工作，確保資料收集的及時性和完整性。2.資料收集應(yīng)遵循真實、準(zhǔn)確、完整的原則，不得對資料進行篡改或偽造。3.對于重要資料，應(yīng)及時收集并妥善保管，防止丟失或損壞。（三）整理原則1.遵循資料形成的自然規(guī)律，保持資料之間的有機聯(lián)系。2.按照資料的類別、時間順序等進行分類整理，便于查找和利用。3.對資料進行編號、編目，建立資料目錄清單。（四）整理方法1.對紙質(zhì)資料進行分類裝訂，在每冊資料首頁編制目錄，注明資料名稱、日期、編號等信息。2.對電子資料進行分類存儲，建立文件夾結(jié)構(gòu)，按照資料編號或名稱進行命名，并編制電子目錄清單。五、資料歸檔（一）歸檔范圍1.經(jīng)過整理、具有保存價值的各類資料。2.重要會議文件、重大活動資料、重要合同協(xié)議等。3.公司歷史沿革、大事記等資料。（二）歸檔時間1.各部門、單位應(yīng)在次年上半年將上一年度形成的資料整理歸檔。2.對于重大項目、重要事件等形成的資料，應(yīng)在項目結(jié)束或事件完成后及時歸檔。（三）歸檔程序1.資料整理人員對整理好的資料進行自查，確保資料完整、準(zhǔn)確、規(guī)范。2.填寫《資料歸檔清單》，詳細注明資料名稱、編號、日期、份數(shù)等信息。3.將資料及《資料歸檔清單》一并移交歸口管理部門或資料管理部門。4.歸口管理部門或資料管理部門對歸檔資料進行審核，審核無誤后辦理歸檔手續(xù)。六、資料保管（一）保管方式1.紙質(zhì)資料應(yīng)存放在專門的檔案柜中，按照類別、年份等順序排列，便于查找。2.電子資料應(yīng)存儲在專用服務(wù)器或存儲設(shè)備上，建立備份機制，防止數(shù)據(jù)丟失。3.對于重要的紙質(zhì)資料和電子資料，應(yīng)進行異地備份，確保數(shù)據(jù)安全。（二）保管環(huán)境1.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。2.檔案庫房應(yīng)配備防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保資料安全。（三）保管期限1.公司資料保管期限分為永久、長期和短期。2.永久保管的資料主要包括公司重要的規(guī)章制度、歷史沿革、大事記等。3.長期保管的資料一般為10年以上，包括公司年度經(jīng)營計劃、財務(wù)報表、重要合同協(xié)議等。4.短期保管的資料一般為110年，包括一般性的文件、報表、記錄等。（四）資料清查1.資料管理部門應(yīng)定期對資料進行清查，每年至少進行一次全面清查。2.清查內(nèi)容包括資料的數(shù)量、完整性、準(zhǔn)確性、保管狀況等。3.對清查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時采取措施進行處理，并填寫《資料清查報告》。七、資料利用（一）利用原則1.遵循合法、合規(guī)、合理的原則，確保資料利用符合公司規(guī)定和法律法規(guī)要求。2.嚴(yán)格履行審批手續(xù)，未經(jīng)批準(zhǔn)，不得擅自查閱、借閱、復(fù)制資料。3.在資料利用過程中，應(yīng)注意保護資料的安全和保密，不得泄露資料內(nèi)容。（二）利用方式1.查閱：因工作需要查閱資料的，應(yīng)填寫《資料查閱申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人或分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，到資料管理部門查閱。2.借閱：如需借閱資料，應(yīng)填寫《資料借閱申請表》，注明借閱期限、用途等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人或分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.復(fù)制：因工作需要復(fù)制資料的，應(yīng)填寫《資料復(fù)制申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人或分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，到資料管理部門辦理復(fù)制手續(xù)。復(fù)制資料應(yīng)注明用途，并按規(guī)定支付復(fù)制費用。（三）利用記錄1.資料管理部門應(yīng)建立資料利用記錄臺賬，詳細記錄資料查閱、借閱、復(fù)制的時間、申請人、資料名稱、用途等信息。2.資料利用記錄應(yīng)妥善保管，保存期限與資料保管期限相同。八、資料保密（一）保密范圍1.涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、財務(wù)秘密等重要信息的資料。2.公司尚未公開的重大決策、經(jīng)營戰(zhàn)略、業(yè)務(wù)計劃等資料。3.其他按照公司規(guī)定需要保密的資料。（二）保密措施1.對保密資料應(yīng)進行標(biāo)識，明確保密級別。2.嚴(yán)格限制保密資料的接觸范圍，僅限經(jīng)過授權(quán)的人員查閱、使用。3.在資料存儲、傳輸、處理過程中，應(yīng)采取加密等安全措施，防止資料泄露。4.與外部單位或個人交換保密資料時，應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。（三）保密教育1.公司應(yīng)定期開展保密教育活動，提高員工的保密意識。2.新員工入職時，應(yīng)進行保密培訓(xùn)，使其了解公司保密制度和要求。3.對涉及保密資料管理和使用的人員，應(yīng)進行專門的保密培訓(xùn)，確保其掌握保密技能。九、信息化管理（一）資料數(shù)字化1.對具有保存價值的紙質(zhì)資料，應(yīng)逐步進行數(shù)字化處理，建立電子檔案庫。2.數(shù)字化資料應(yīng)與紙質(zhì)資料內(nèi)容一致，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。3.制定數(shù)字化資料的存儲、管理和利用規(guī)范，確保電子檔案的安全和有效利用。（二）資料管理系統(tǒng)1.建立公司資料管理系統(tǒng)，實現(xiàn)資料的在線收集、整理、歸檔、保管、利用和查詢等功能。2.資料管理系統(tǒng)應(yīng)具備權(quán)限管理、數(shù)據(jù)備份、安全審計等功能，確保資料管理的規(guī)范化和信息化。3.各部門、單位應(yīng)積極配合資料管理部門做好資料管理系統(tǒng)的推廣應(yīng)用工作，確保資料及時、準(zhǔn)確錄入系統(tǒng)。十、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司資料管理部門應(yīng)定期對各部門、單位資料管理工作進行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括資料收集、整理、歸檔、保管、利用等環(huán)節(jié)的工作情況。3.對違反資料管理制度的行為，應(yīng)及時予以糾正，并視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。（二）考核評