碧桂園合同管理制度VIP

碧桂園合同管理制度總則目的本制度旨在規(guī)范碧桂園各類合同的管理流程，確保合同的簽訂、履行、變更、終止等環(huán)節(jié)合法合規(guī)、有序進行，有效防范合同風(fēng)險，維護公司的合法權(quán)益，保障公司各項業(yè)務(wù)的順利開展。適用范圍本制度適用于碧桂園集團總部及各下屬公司、項目公司在經(jīng)營活動中所簽訂的各類合同，包括但不限于工程合同、采購合同、銷售合同、租賃合同、服務(wù)合同等?；驹瓌t1.依法合規(guī)原則：合同的簽訂、履行等應(yīng)嚴格遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)政策規(guī)定。2.平等自愿原則：合同雙方在平等、自愿的基礎(chǔ)上協(xié)商一致，確定合同條款。3.誠實守信原則：合同雙方應(yīng)誠實守信，全面履行合同約定的義務(wù)。4.風(fēng)險防范原則：注重對合同風(fēng)險的識別、評估和控制，采取有效措施防范風(fēng)險。合同管理職責(zé)分工合同管理部門及職責(zé)1.法務(wù)部門負責(zé)合同文本的合法性審查，對合同條款是否符合法律法規(guī)要求提出專業(yè)意見。參與重大合同的談判，從法律角度提供支持和建議。處理合同糾紛，代表公司參與訴訟、仲裁等法律程序。2.業(yè)務(wù)部門負責(zé)合同的發(fā)起、談判、起草等工作，確保合同內(nèi)容符合業(yè)務(wù)需求和公司利益。組織合同的履行，及時解決履行過程中出現(xiàn)的問題。配合法務(wù)部門進行合同審查，根據(jù)審查意見對合同進行修改完善。3.財務(wù)部門參與合同涉及財務(wù)條款的審核，確保財務(wù)風(fēng)險可控。負責(zé)合同款項的收付管理，監(jiān)督合同執(zhí)行過程中的財務(wù)狀況。提供財務(wù)數(shù)據(jù)支持，協(xié)助評估合同的財務(wù)影響。各層級人員職責(zé)1.公司高層領(lǐng)導(dǎo)審批重大合同，對合同的決策和執(zhí)行負責(zé)。協(xié)調(diào)合同管理中的重大事項，推動合同順利履行。2.部門負責(zé)人負責(zé)本部門合同的管理工作，確保合同符合部門業(yè)務(wù)目標。審核本部門起草的合同，對合同內(nèi)容的真實性、準確性負責(zé)。監(jiān)督本部門合同的履行情況，及時處理合同履行中的問題。3.合同承辦人具體負責(zé)合同的起草、簽訂、履行等工作，嚴格按照合同管理制度執(zhí)行。及時向相關(guān)部門匯報合同履行情況，發(fā)現(xiàn)問題及時提出解決方案。合同簽訂管理合同立項1.業(yè)務(wù)部門根據(jù)業(yè)務(wù)需求發(fā)起合同立項申請，詳細說明合同的背景、目的、主要內(nèi)容、預(yù)計金額、履行期限等信息。2.立項申請經(jīng)部門負責(zé)人審核后提交至合同管理部門備案。合同起草1.合同承辦人根據(jù)立項申請及業(yè)務(wù)實際情況起草合同文本。合同文本應(yīng)使用公司統(tǒng)一的合同模板，如無合適模板，可參照相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)慣例起草。2.合同文本應(yīng)明確雙方的權(quán)利義務(wù)、標的、數(shù)量、質(zhì)量、價款或報酬、履行期限、地點和方式、違約責(zé)任等主要條款，確保條款清晰、準確、完整。合同審核1.合同承辦人完成合同起草后，將合同文本提交至本部門負責(zé)人進行初審。初審主要審查合同內(nèi)容是否符合業(yè)務(wù)要求、條款是否完整、表述是否準確等。2.初審?fù)ㄟ^后，合同文本流轉(zhuǎn)至法務(wù)部門進行合法性審查。法務(wù)部門重點審查合同條款是否符合法律法規(guī)規(guī)定，是否存在法律風(fēng)險，并出具審查意見。3.合同承辦人根據(jù)法務(wù)部門的審查意見對合同進行修改完善，再次提交部門負責(zé)人審核確認。審核通過后，合同文本提交至財務(wù)部門進行財務(wù)條款審核。4.財務(wù)部門主要審核合同中的付款方式、結(jié)算周期、財務(wù)風(fēng)險等條款，確保合同財務(wù)條款合理、可行。審核通過后，合同文本提交至公司高層領(lǐng)導(dǎo)審批。合同審批1.公司高層領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)合同的性質(zhì)、金額等因素進行審批。對于重大合同，需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)班子集體研究決定。2.審批通過的合同，由合同承辦人加蓋公司公章或合同專用章，并按照合同約定的方式送達對方簽字蓋章。合同簽訂1.合同雙方簽字蓋章后，合同承辦人應(yīng)及時將合同原件交至合同管理部門進行編號、歸檔，并留存復(fù)印件供相關(guān)部門使用。2.合同管理部門建立合同臺賬，詳細記錄合同的基本信息、簽訂時間、履行情況等，以便對合同進行跟蹤管理。合同履行管理履行計劃制定1.合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)合同約定制定詳細的履行計劃，明確各階段的工作任務(wù)、責(zé)任人、時間節(jié)點等。2.履行計劃應(yīng)報部門負責(zé)人審核后實施，并及時將履行計劃抄送合同管理部門、財務(wù)部門等相關(guān)部門。履行跟蹤與監(jiān)督1.業(yè)務(wù)部門負責(zé)合同履行的具體實施，按照履行計劃及時完成各項工作任務(wù)，并定期向合同管理部門匯報合同履行情況。2.合同管理部門對合同履行情況進行跟蹤檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時督促業(yè)務(wù)部門整改，并向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報。3.財務(wù)部門根據(jù)合同約定和業(yè)務(wù)部門的付款申請，及時辦理款項收付手續(xù)，并對合同款項的使用情況進行監(jiān)督。變更管理1.合同履行過程中，如因客觀情況發(fā)生變化需要變更合同內(nèi)容的，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時發(fā)起合同變更申請。2.合同變更申請應(yīng)說明變更的原因、內(nèi)容、對合同履行的影響等，并按照合同簽訂流程進行審批。3.合同變更經(jīng)雙方協(xié)商一致并簽訂書面協(xié)議后，按照合同簽訂管理流程進行編號、歸檔。終止管理1.合同履行完畢或因其他原因需要終止合同的，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時通知對方，并辦理相關(guān)終止手續(xù)。2.合同終止后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)清理合同履行過程中的各項事務(wù)，如款項結(jié)算、貨物交付、資料歸檔等，并將相關(guān)情況報合同管理部門備案。合同風(fēng)險管理風(fēng)險識別與評估1.合同管理部門定期組織對合同進行風(fēng)險識別與評估，重點關(guān)注合同的法律風(fēng)險、財務(wù)風(fēng)險、市場風(fēng)險等。2.對于識別出的風(fēng)險，應(yīng)進行詳細分析和評估，確定風(fēng)險等級，并制定相應(yīng)的風(fēng)險應(yīng)對措施。風(fēng)險應(yīng)對措施1.法律風(fēng)險應(yīng)對：加強合同文本的合法性審查，聘請專業(yè)法律顧問提供法律支持，及時處理合同糾紛。2.財務(wù)風(fēng)險應(yīng)對：嚴格審核合同財務(wù)條款，加強財務(wù)監(jiān)控，合理安排資金，防范資金風(fēng)險。3.市場風(fēng)險應(yīng)對：關(guān)注市場動態(tài)，及時調(diào)整合同策略，降低市場波動對合同履行的影響。合同檔案管理檔案收集1.合同簽訂后，合同承辦人應(yīng)及時將合同原件、相關(guān)附件、審批文件等資料收集齊全，并移交至合同管理部門。2.合同管理部門對收集到的合同檔案進行整理、分類，確保檔案資料完整、規(guī)范。檔案保管1.合同管理部門應(yīng)設(shè)立專門的合同檔案室，配備必要的保管設(shè)備，對合同檔案進行妥善保管。2.合同檔案應(yīng)按照類別、年份等進行分類存放，便于查找和使用。同時，應(yīng)建立電子檔案，實現(xiàn)合同檔案的信息化管理。檔案查閱與借閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)填寫查閱申請表，經(jīng)部門負責(zé)人批準后，到合同管理部門查閱。2.如需借閱合同檔案，應(yīng)填寫借閱申請表，經(jīng)公司高層領(lǐng)導(dǎo)批準后，辦理借閱手續(xù)，并在規(guī)定期限內(nèi)歸還。借閱人應(yīng)妥善保管合同檔案，不得擅自復(fù)印、涂改、轉(zhuǎn)借。合同糾紛處理糾紛預(yù)防1.加強合同管理，嚴格履行合同審批程序，確保合同條款明確、合法、有效。2.定期組織合同管理培訓(xùn)，提高員工的合同法律意識和風(fēng)險防范能力。3.在合同履行過程中，加強溝通協(xié)調(diào)，及時解決出現(xiàn)的問題，避免糾紛的發(fā)生。糾紛處理流程1.合同履行過程中如發(fā)生糾紛，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時向合同管理部門報告，并提供相關(guān)證據(jù)材料。2.合同管理部門會同法務(wù)部門對糾紛進行分析研究，制定糾紛處理方案。3.根據(jù)糾紛處理方案，可通過協(xié)商、