民法典公章管理制度

民法典公章管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司公章管理，規(guī)范公章使用流程，維護(hù)公司合法權(quán)益，根據(jù)《中華人民共和國民法典》及相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各分公司、子公司。公司所有公章的刻制、保管、使用、交接、廢止等事宜均需遵守本制度。（三）定義1.公章：指公司正式對(duì)外使用的印章，包括但不限于公司公章、合同專用章、財(cái)務(wù)專用章、法定代表人章等具有法律效力的印章。2.用章申請人：指因工作需要申請使用公章的公司內(nèi)部員工或部門。二、公章的刻制與啟用（一）刻制1.公司公章的刻制由行政部門統(tǒng)一負(fù)責(zé)。行政部門應(yīng)根據(jù)公司設(shè)立、變更等相關(guān)文件，向公安機(jī)關(guān)指定的具有資質(zhì)的印章刻制單位申請刻制公章。2.申請刻制公章時(shí)，行政部門需填寫《公章刻制申請表》，詳細(xì)注明公章名稱、材質(zhì)、規(guī)格等信息，并經(jīng)公司法定代表人或其授權(quán)人簽字批準(zhǔn)。3.印章刻制單位完成公章刻制后，行政部門應(yīng)及時(shí)領(lǐng)取，并進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括公章的規(guī)格、材質(zhì)、文字、圖案等是否與申請要求一致，印章是否清晰、完整。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)立即與印章刻制單位聯(lián)系解決。（二）啟用1.新刻制的公章啟用前，行政部門應(yīng)在公司內(nèi)部發(fā)布《公章啟用通知》，明確公章的名稱、啟用日期、使用范圍等信息。2.公章啟用時(shí)，行政部門應(yīng)將公章的印模留存?zhèn)浒福堎|(zhì)印模和電子印模。紙質(zhì)印模應(yīng)加蓋在《公章印模備案表》上，并由行政部門負(fù)責(zé)人、法定代表人或其授權(quán)人簽字確認(rèn)；電子印模應(yīng)存儲(chǔ)在公司指定的電子文檔管理系統(tǒng)中，并設(shè)置相應(yīng)的訪問權(quán)限。三、公章的保管（一）保管原則1.公章應(yīng)指定專人保管，實(shí)行“專人專管、誰保管誰負(fù)責(zé)”的原則。保管人應(yīng)具備良好的職業(yè)道德和責(zé)任心，嚴(yán)格遵守公章管理制度。2.公章保管人不得擅自將公章轉(zhuǎn)借他人使用，不得在空白紙張、文件、合同等上加蓋公章。（二）保管地點(diǎn)1.公司公章應(yīng)妥善保管在安全可靠的地方，一般應(yīng)存放在公司保險(xiǎn)柜或?qū)ｉT的印章保管箱內(nèi)。2.財(cái)務(wù)專用章、法定代表人章等重要印章應(yīng)與支票、匯票等票據(jù)分開保管，防止被盜用或?yàn)E用。（三）保管人職責(zé)1.負(fù)責(zé)公章的日常保管，確保公章安全存放，防止公章丟失、損壞或被盜用。2.嚴(yán)格按照本制度規(guī)定的用章流程審核用章申請，對(duì)不符合規(guī)定的用章申請有權(quán)拒絕蓋章，并及時(shí)向相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。3.在用章過程中，應(yīng)監(jiān)督用章情況，確保用章內(nèi)容與申請一致，用章后及時(shí)登記用章臺(tái)賬。4.定期對(duì)公章進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)公章有損壞、變形等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告行政部門，并按規(guī)定申請更換公章。5.公章保管人因工作調(diào)動(dòng)、離職等原因不再負(fù)責(zé)公章保管時(shí)，應(yīng)及時(shí)辦理公章交接手續(xù)。四、公章的使用（一）使用范圍1.公司公章適用于公司對(duì)外簽訂合同、協(xié)議、文件、信函等具有法律效力的事項(xiàng)；適用于公司內(nèi)部發(fā)布重要通知、決議、報(bào)告等文件；適用于公司辦理各類資質(zhì)證書、營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證等相關(guān)業(yè)務(wù)；適用于公司對(duì)外進(jìn)行訴訟、仲裁等法律事務(wù)；適用于其他經(jīng)公司法定代表人或其授權(quán)人批準(zhǔn)需要加蓋公章的事項(xiàng)。2.合同專用章僅用于公司對(duì)外簽訂合同、協(xié)議等經(jīng)濟(jì)類文件；財(cái)務(wù)專用章僅用于公司財(cái)務(wù)結(jié)算、票據(jù)開具等財(cái)務(wù)相關(guān)事項(xiàng)；法定代表人章僅用于公司法定代表人授權(quán)的特定事項(xiàng)，如簽署授權(quán)委托書、支票等。（二）使用流程1.用章申請用章申請人應(yīng)填寫《用章申請表》，詳細(xì)注明用章事項(xiàng)、用章文件名稱、用章份數(shù)、用章日期等信息。用章申請需經(jīng)用章申請人所在部門負(fù)責(zé)人審核簽字，確保用章事項(xiàng)真實(shí)、合法、合規(guī)。涉及合同簽訂、重大決策等重要事項(xiàng)的用章申請，還需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)、法定代表人或其授權(quán)人審批簽字。2.用章審核公章保管人收到用章申請后，應(yīng)認(rèn)真審核用章申請的內(nèi)容和審批流程是否符合規(guī)定。審核內(nèi)容包括用章事項(xiàng)是否在公章使用范圍內(nèi)、用章文件是否已經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批、用章內(nèi)容是否與申請一致等。如發(fā)現(xiàn)用章申請存在問題，公章保管人應(yīng)及時(shí)與用章申請人溝通，要求其補(bǔ)充或修改相關(guān)信息；如用章申請不符合規(guī)定，公章保管人有權(quán)拒絕蓋章，并向相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。3.用章登記經(jīng)審核同意用章的，公章保管人應(yīng)在用章前進(jìn)行用章登記，填寫《用章登記表》，詳細(xì)記錄用章日期、用章事項(xiàng)、用章文件名稱、用章份數(shù)、用章申請人、審核人、蓋章人等信息。用章登記應(yīng)確保信息準(zhǔn)確、完整，以便日后查詢和追溯。4.蓋章操作公章保管人應(yīng)在審核通過的用章文件上加蓋公章，確保公章清晰、端正，騎年蓋月。對(duì)于多頁的用章文件，應(yīng)逐頁加蓋公章，并在騎縫處加蓋騎縫章。蓋章完成后，公章保管人應(yīng)將用章文件留存一份復(fù)印件，與《用章申請表》、《用章登記表》等一并歸檔保存。5.用章歸還用章完畢后，用章申請人應(yīng)及時(shí)將用章文件歸還公章保管人。公章保管人應(yīng)對(duì)歸還的用章文件進(jìn)行檢查，確保文件內(nèi)容完整、無涂改、無損壞。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)與用章申請人核實(shí)情況，并采取相應(yīng)措施。（三）特殊情況用章1.如遇緊急情況，無法事先履行用章審批流程的，用章申請人應(yīng)通過電話、短信等方式向公司分管領(lǐng)導(dǎo)、法定代表人或其授權(quán)人報(bào)告用章事項(xiàng)，并在事后及時(shí)補(bǔ)辦審批手續(xù)。2.對(duì)于涉及公司重大利益、重要決策等緊急且必須立即加蓋公章的事項(xiàng)，公司分管領(lǐng)導(dǎo)、法定代表人或其授權(quán)人可口頭授權(quán)用章，但事后應(yīng)及時(shí)補(bǔ)辦書面審批手續(xù)。五、公章的交接（一）交接情形1.公章保管人因工作調(diào)動(dòng)、離職等原因不再負(fù)責(zé)公章保管時(shí)，應(yīng)及時(shí)辦理公章交接手續(xù)。2.因公章保管人請假、出差等原因需要臨時(shí)委托他人保管公章時(shí)，應(yīng)辦理臨時(shí)交接手續(xù)。（二）交接流程1.交接準(zhǔn)備公章保管人在辦理交接手續(xù)前，應(yīng)整理好公章及相關(guān)資料，包括公章、用章臺(tái)賬、印模備案表等。交接雙方應(yīng)提前確定交接時(shí)間、地點(diǎn)，并通知行政部門負(fù)責(zé)人或其他相關(guān)人員到場監(jiān)督交接。2.正式交接交接時(shí)，公章保管人應(yīng)向接收人詳細(xì)介紹公章的保管情況、使用流程、注意事項(xiàng)等，并移交公章及相關(guān)資料。接收人應(yīng)認(rèn)真核對(duì)公章及相關(guān)資料的數(shù)量、內(nèi)容是否一致，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)提出。交接雙方應(yīng)在《公章交接清單》上簽字確認(rèn)，注明交接日期、交接內(nèi)容、交接雙方姓名等信息。行政部門負(fù)責(zé)人或其他相關(guān)人員應(yīng)在《公章交接清單》上簽字見證交接過程。3.交接后事項(xiàng)交接完成后，接收人應(yīng)按照本制度規(guī)定負(fù)責(zé)公章的保管和使用。行政部門應(yīng)及時(shí)更新公章保管人員信息，并將《公章交接清單》存檔保存。六、公章的廢止（一）廢止情形1.公司名稱變更、注銷等原因?qū)е鹿虏辉偈褂玫摹?.公章?lián)p壞、遺失且無法找回，或因其他原因需要廢止公章的。（二）廢止流程1.行政部門應(yīng)在確定公章需要廢止后，填寫《公章廢止申請表》，詳細(xì)注明公章名稱、廢止原因、廢止日期等信息，并經(jīng)公司法定代表人或其授權(quán)人簽字批準(zhǔn)。2.公章廢止后，行政部門應(yīng)將廢止的公章及時(shí)交回公安機(jī)關(guān)指定的印章銷毀單位進(jìn)行銷毀，并取得銷毀證明。3.行政部門應(yīng)在公司內(nèi)部發(fā)布《公章廢止通知》，明確廢止公章的名稱、廢止日期等信息，同時(shí)通知各部門停止使用該公章。4.行政部門應(yīng)將公章廢止相關(guān)資料，包括《公章廢止申請表》、銷毀證明、《公章廢止通知》等存檔保存，以備日后查詢和追溯。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督部門公司行政部門負(fù)責(zé)對(duì)公章管理制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，定期或不定期對(duì)公章的保管、使用、交接等情況進(jìn)行抽查。（二）檢查內(nèi)容1.公章保管是否安全，是否存在公章丟失、損壞或被盜用的情況。2.用章流程是否符合規(guī)定，是否存在未經(jīng)審批擅自用章、超范圍用章等情況。3.用章登記是否完整、準(zhǔn)確，是否存在漏登、錯(cuò)登等情況。4.公章交接手續(xù)是否齊全、規(guī)范，是否存在交接不清等情況。（三）違規(guī)處理1.對(duì)于違反本制度規(guī)定使用公章的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，包括但不限于警告、罰款、解除勞動(dòng)合同等。2.因違反本制度規(guī)定使用