保險外部管理制度VIP

保險外部管理制度一、總則（一）目的為加強公司與外部機構(gòu)及個人的合作與管理，規(guī)范保險業(yè)務相關(guān)的外部活動，確保公司運營的合規(guī)性、穩(wěn)定性和高效性，保障公司及客戶的合法權(quán)益，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司與保險代理機構(gòu)、保險經(jīng)紀機構(gòu)、保險公估機構(gòu)、兼業(yè)代理機構(gòu)以及其他外部合作伙伴在保險業(yè)務拓展、客戶服務、理賠處理等方面的合作與管理。同時，也適用于公司與外部監(jiān)管機構(gòu)、行業(yè)協(xié)會等組織的溝通與協(xié)調(diào)。（三）基本原則1.合規(guī)經(jīng)營原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)、保險監(jiān)管政策以及行業(yè)自律規(guī)范，確保所有外部合作活動合法合規(guī)。2.風險可控原則：對與外部機構(gòu)及個人合作過程中可能產(chǎn)生的風險進行識別、評估和控制，保障公司業(yè)務的穩(wěn)健發(fā)展。3.合作共贏原則：與外部合作伙伴建立長期穩(wěn)定、互利共贏的合作關(guān)系，共同推動保險業(yè)務的發(fā)展，實現(xiàn)合作各方的利益最大化。4.有效管理原則：建立健全有效的外部管理機制，明確各方職責和權(quán)限，加強對合作過程的監(jiān)督和考核，確保合作目標的實現(xiàn)。二、外部合作機構(gòu)的選擇與準入（一）合作機構(gòu)的類型及要求1.保險代理機構(gòu)具有合法有效的營業(yè)執(zhí)照和保險代理業(yè)務許可證。具備專業(yè)的保險代理團隊，團隊成員應具備相應的保險從業(yè)資格證書。具有良好的商業(yè)信譽，近三年內(nèi)無重大違法違規(guī)記錄。具備完善的內(nèi)部管理制度，包括業(yè)務流程、財務管理制度、客戶服務制度等。有穩(wěn)定的經(jīng)營場所和必要的辦公設備。2.保險經(jīng)紀機構(gòu)符合保險經(jīng)紀機構(gòu)設立條件，取得合法有效的營業(yè)執(zhí)照和保險經(jīng)紀業(yè)務許可證。擁有專業(yè)的經(jīng)紀團隊，團隊成員具備豐富的保險專業(yè)知識和市場經(jīng)驗，熟悉各類保險產(chǎn)品和服務。具有較強的風險管理能力和客戶服務能力，能夠為客戶提供全面、專業(yè)的保險方案設計和風險管理咨詢服務。具備健全的內(nèi)部管理體系，包括業(yè)務操作規(guī)范、財務管理制度、客戶投訴處理機制等。近三年內(nèi)無不良經(jīng)營記錄，在行業(yè)內(nèi)具有良好的口碑和信譽。3.保險公估機構(gòu)經(jīng)保險監(jiān)管部門批準設立，具有合法有效的營業(yè)執(zhí)照和保險公估機構(gòu)許可證。擁有專業(yè)的公估人員隊伍，公估人員應具備相應的專業(yè)資質(zhì)和豐富的公估經(jīng)驗。具備獨立、客觀、公正的執(zhí)業(yè)能力，能夠按照行業(yè)標準和規(guī)范開展保險公估業(yè)務。建立了完善的質(zhì)量控制體系和風險管理制度，確保公估報告的真實性、準確性和公正性。近三年內(nèi)無違規(guī)違紀行為，在保險公估領域具有較高的知名度和公信力。4.兼業(yè)代理機構(gòu)依法設立并取得營業(yè)執(zhí)照，經(jīng)營范圍符合兼業(yè)代理保險業(yè)務的要求。具有與開展保險兼業(yè)代理業(yè)務相適應的管理部門和專業(yè)人員。有固定的營業(yè)場所，具備必要的辦公設施和條件。近三年內(nèi)無重大違法違規(guī)記錄，內(nèi)部管理規(guī)范，財務狀況良好。（二）選擇與準入流程1.合作需求分析：公司各業(yè)務部門根據(jù)業(yè)務發(fā)展需要，提出與外部機構(gòu)合作的需求，明確合作的業(yè)務范圍、合作方式、合作期限等。2.合作機構(gòu)篩選：由公司市場部門或?qū)ｉT的合作管理團隊根據(jù)合作需求，對潛在的合作機構(gòu)進行初步篩選。篩選過程中，應收集合作機構(gòu)的基本信息、經(jīng)營狀況、市場口碑等資料，并進行綜合評估。3.盡職調(diào)查：對于通過初步篩選的合作機構(gòu)，由公司風險管理部門牽頭，聯(lián)合法律合規(guī)部門、財務部門等相關(guān)部門進行盡職調(diào)查。盡職調(diào)查內(nèi)容包括合作機構(gòu)的主體資格、經(jīng)營資質(zhì)、財務狀況、內(nèi)部控制、業(yè)務能力、市場信譽等方面。4.合作方案制定：根據(jù)盡職調(diào)查結(jié)果，由公司業(yè)務部門與合作機構(gòu)共同商討制定合作方案。合作方案應明確雙方的權(quán)利義務、合作內(nèi)容、業(yè)務流程、費用結(jié)算方式、保密條款、違約責任等事項。5.審批與簽約：合作方案經(jīng)公司內(nèi)部審批流程通過后，與合作機構(gòu)簽訂合作協(xié)議。合作協(xié)議應明確雙方的合作關(guān)系、合作期限、合作終止條件等重要條款，并確保協(xié)議內(nèi)容符合法律法規(guī)和公司內(nèi)部管理制度的要求。6.備案與公示：合作協(xié)議簽訂后，按照保險監(jiān)管部門的要求，及時將合作機構(gòu)相關(guān)信息進行備案，并在公司內(nèi)部進行公示，接受員工監(jiān)督。三、外部合作機構(gòu)的日常管理（一）溝通與協(xié)調(diào)機制1.定期會議：建立公司與外部合作機構(gòu)定期溝通會議制度，原則上每月召開一次。會議由公司相關(guān)業(yè)務部門負責人主持，合作機構(gòu)負責人及相關(guān)業(yè)務人員參加。會議主要內(nèi)容包括總結(jié)上月合作情況、分析存在的問題、商討解決方案、部署下月工作計劃等。2.工作聯(lián)絡：設立專門的工作聯(lián)絡人，負責公司與外部合作機構(gòu)之間的日常溝通與協(xié)調(diào)工作。工作聯(lián)絡人應及時傳遞合作過程中的各類信息，確保雙方信息暢通。對于重要事項，應及時向雙方負責人匯報，并跟蹤處理結(jié)果。3.信息共享平臺：建立公司與外部合作機構(gòu)之間的信息共享平臺，通過該平臺實現(xiàn)業(yè)務數(shù)據(jù)、客戶信息、政策法規(guī)等相關(guān)信息的實時共享。雙方應按照平臺使用規(guī)定，及時準確地錄入和更新相關(guān)信息，確保信息的真實性、完整性和及時性。（二）業(yè)務培訓與指導1.培訓計劃制定：根據(jù)外部合作機構(gòu)的業(yè)務需求和公司業(yè)務發(fā)展要求，制定年度培訓計劃。培訓計劃應明確培訓內(nèi)容、培訓方式、培訓時間、培訓師資等事項。2.培訓內(nèi)容：培訓內(nèi)容包括保險基礎知識、公司產(chǎn)品知識、銷售技巧、客戶服務規(guī)范、法律法規(guī)等方面。通過培訓，提高外部合作機構(gòu)業(yè)務人員的專業(yè)素質(zhì)和業(yè)務能力，確保其能夠準確、規(guī)范地開展保險業(yè)務。3.培訓方式：培訓方式可采用集中培訓、線上培訓、實地指導等多種形式。集中培訓可邀請公司內(nèi)部專家或外部專業(yè)講師進行授課；線上培訓可通過網(wǎng)絡學習平臺發(fā)布培訓課程，供合作機構(gòu)業(yè)務人員自主學習；實地指導可安排公司業(yè)務骨干到合作機構(gòu)現(xiàn)場進行業(yè)務指導和培訓。4.培訓效果評估：建立培訓效果評估機制，對外部合作機構(gòu)業(yè)務人員的培訓效果進行評估。評估方式可采用考試、實際操作、客戶反饋等多種形式。對于培訓效果不達標的業(yè)務人員，應要求其重新參加培訓或進行補考，直至達到要求為止。（三）業(yè)務監(jiān)督與考核1.業(yè)務監(jiān)督：公司業(yè)務部門負責對外部合作機構(gòu)的業(yè)務開展情況進行日常監(jiān)督。監(jiān)督內(nèi)容包括業(yè)務操作合規(guī)性、服務質(zhì)量、銷售行為規(guī)范、客戶投訴處理等方面。對于發(fā)現(xiàn)的問題，應及時向合作機構(gòu)提出整改要求，并跟蹤整改落實情況。2.考核指標設定：建立健全外部合作機構(gòu)考核指標體系，考核指標應涵蓋業(yè)務指標、服務指標、合規(guī)指標等多個方面。業(yè)務指標包括保費收入、業(yè)務增長速度、市場份額等；服務指標包括客戶滿意度、理賠時效、投訴處理率等；合規(guī)指標包括合規(guī)經(jīng)營情況、內(nèi)部管理制度執(zhí)行情況等。3.考核周期與方式：考核周期原則上為每季度一次，考核方式采用定量與定性相結(jié)合的方式。定量考核根據(jù)設定的考核指標進行數(shù)據(jù)統(tǒng)計和分析；定性考核通過實地考察、客戶反饋、內(nèi)部評價等方式進行綜合評價。4.考核結(jié)果應用：根據(jù)考核結(jié)果，對外部合作機構(gòu)進行分類管理。對于考核優(yōu)秀的合作機構(gòu)，給予表彰和獎勵，如增加合作業(yè)務量、提供優(yōu)惠政策等；對于考核不達標或存在嚴重違規(guī)行為的合作機構(gòu)，采取警告、限期整改、暫停合作、終止合作等措施。四、外部合作機構(gòu)的費用管理（一）費用類型及標準1.代理費：根據(jù)合作機構(gòu)的業(yè)務類型、業(yè)務規(guī)模、市場競爭情況等因素，制定合理的代理費標準。代理費標準應明確不同業(yè)務產(chǎn)品、不同業(yè)務渠道的具體收費比例，并在合作協(xié)議中予以明確。2.手續(xù)費：手續(xù)費是指公司向合作機構(gòu)支付的與業(yè)務成交相關(guān)的費用。手續(xù)費標準應根據(jù)業(yè)務性質(zhì)、風險程度、服務質(zhì)量等因素進行確定，并在合作協(xié)議中明確規(guī)定。3.其他費用：對于合作過程中產(chǎn)生的其他費用，如培訓費用、宣傳推廣費用、差旅費等，應根據(jù)實際發(fā)生情況進行核算和支付。其他費用的支付標準和方式應在合作協(xié)議或相關(guān)補充協(xié)議中予以明確。（二）費用結(jié)算流程1.費用申請：合作機構(gòu)在完成業(yè)務后，應按照公司規(guī)定的格式和要求，及時提交費用申請。費用申請應包括業(yè)務明細、費用計算依據(jù)、相關(guān)證明材料等內(nèi)容。2.審核審批：公司業(yè)務部門對合作機構(gòu)提交的費用申請進行初審，審核內(nèi)容包括業(yè)務真實性、費用計算準確性、證明材料完整性等方面。初審通過后，提交公司財務部門進行復審。財務部門復審主要對費用的合規(guī)性、資金支付安全性等進行審核。復審通過后，報公司相關(guān)領導進行審批。3.費用支付：經(jīng)公司領導審批同意后，財務部門按照合作協(xié)議約定的支付方式和時間，及時向合作機構(gòu)支付費用。費用支付應通過銀行轉(zhuǎn)賬等正規(guī)方式進行，并確保支付信息準確無誤。（三）費用監(jiān)控與審計1.費用監(jiān)控：公司財務部門定期對外部合作機構(gòu)的費用支出情況進行監(jiān)控，分析費用支出的合理性和合規(guī)性。對于異常費用支出，應及時與合作機構(gòu)溝通了解情況，并采取相應的措施進行處理。2.內(nèi)部審計：公司審計部門定期對外部合作機構(gòu)的費用管理情況進行內(nèi)部審計。審計內(nèi)容包括費用管理制度執(zhí)行情況、費用結(jié)算流程合規(guī)性、費用支出真實性等方面。通過內(nèi)部審計，發(fā)現(xiàn)問題及時整改，確保費用管理的規(guī)范和透明。五、外部合作機構(gòu)的風險管理（一）風險識別與評估1.風險識別：公司風險管理部門會同各業(yè)務部門，對與外部合作機構(gòu)合作過程中可能面臨的風險進行全面識別。風險識別內(nèi)容包括市場風險、信用風險、操作風險、合規(guī)風險、聲譽風險等方面。2.風險評估：采用定性與定量相結(jié)合的方法，對識別出的風險進行評估。評估風險發(fā)生的可能性和影響程度，并根據(jù)評估結(jié)果確定風險等級。對于高風險事項，應制定專門的風險應對措施。（二）風險應對措施1.市場風險應對：密切關(guān)注市場動態(tài)，加強市場調(diào)研和分析，及時調(diào)整合作策略和業(yè)務布局，以降低市場波動對公司業(yè)務的影響。同時，與合作機構(gòu)共同建立市場風險預警機制，及時發(fā)現(xiàn)和應對市場風險。2.信用風險應對：在選擇合作機構(gòu)時，嚴格進行信用評估和盡職調(diào)查，確保合作機構(gòu)具有良好的信用狀況。加強對合作機構(gòu)的日常信用監(jiān)控，定期評估其信用風險變化情況。對于信用狀況惡化的合作機構(gòu)，及時采取措施，如暫停合作、要求提供擔保等，以降低信用風險。3.操作風險應對：建立健全與外部合作機構(gòu)的業(yè)務操作規(guī)范和流程，加強對合作過程的監(jiān)督和管理。要求合作機構(gòu)嚴格按照操作規(guī)程開展業(yè)務，定期對其業(yè)務操作進行檢查和評估。同時，加強員工培訓，提高員工風險意識和操作技能，防止因操作失誤引發(fā)風險。4.合規(guī)風險應對：加強對國家法律法規(guī)、保險監(jiān)管政策以及行業(yè)自律規(guī)范的學習和研究，確保公司與外部合作機構(gòu)的合作活動合法合規(guī)。定期對合作機構(gòu)進行合規(guī)檢查，及時發(fā)現(xiàn)和糾正違規(guī)行為。同時，加強與監(jiān)管機構(gòu)的溝通與協(xié)調(diào)，及時了解監(jiān)管要求的變化，確保公司經(jīng)營活動始終符合監(jiān)管要求。5.聲譽風險應對：注重與外部合作機構(gòu)的溝通與協(xié)調(diào)，加強對合作機構(gòu)的管理和監(jiān)督，確保其提供優(yōu)質(zhì)的產(chǎn)品和服務。建立健全客戶投訴處理機制，及時、妥善處理客戶投訴，維護公司良好的聲譽。同時，加強對公司品牌形象的宣傳和維護，提高公司的社會知名度和美譽度。（三）應急管理1.應急預案制定：針對可能出現(xiàn)的重大風險事件，制定應急預案。應急預案應明確應急處置的組織機構(gòu)、職責分工、應急響應程序、處置措施等內(nèi)容。2.應急演練：定期組織應急演練，檢驗應急預案的可行性和有效性，提高公司及合作機構(gòu)應對突發(fā)事件的能力。應急演練應包括模擬演練、實戰(zhàn)演練等多種形式，并對應急演練效果進行評估和總結(jié)。3.應急處置：一旦發(fā)生重大風險事件，應立即啟動應急預案，按照應急響應程序進行處置。在應急處置過程中，要及時向上級領導和相關(guān)部門報告事件情況，采取有效措施控制風險蔓延，減少損失，并做好后續(xù)的恢復和重建工作。六、保密管理（一）保密范圍1.公司商業(yè)秘密：包括公司的業(yè)務信息、客戶信息、財務信息、技術(shù)信息、經(jīng)營策略等方面的秘密事項。2.合作機構(gòu)商業(yè)秘密：在合作過程中，涉及到合作機構(gòu)的商業(yè)秘密，如業(yè)務數(shù)據(jù)、客戶資源、內(nèi)部管理制度等，公司應予以保密。3.其他保密信息：根據(jù)法律法規(guī)規(guī)定或合作協(xié)議約定，需要保密的其他信息。（二）保密措施1.簽訂保密協(xié)議：公司與外部合作機構(gòu)簽訂保密協(xié)議，明確雙方的保密義務、保密范圍、保密期限、違約責任等事項。保密協(xié)議應作為合作協(xié)議的重要組成部分，具有法律效力。2.加強人員管理：對涉及接觸公司及合作機構(gòu)保密信息的員工和合作機構(gòu)業(yè)務人員進行保密培訓，提高其保密意識和保密技能。要求員工和業(yè)務人員簽訂保密承諾書，嚴格遵守保密制度。3.完善保密制度：建立健全公司內(nèi)部保密制度，明確保密工作流程、保密管理職責、保密監(jiān)督檢查等方面的規(guī)定。加強對辦公場所、信息系統(tǒng)、文件資料等方面的保密管理，防止保密信息泄露。4.技術(shù)防范措施：采用先進的技術(shù)手段，對涉及保密信息的計算機系統(tǒng)、網(wǎng)絡設備、存儲介質(zhì)等進行加密處理，防止信息被非法獲取和篡改。同時，加強對信息系統(tǒng)的安全防護，定期進行安全檢查和漏洞修復。（三）保密監(jiān)督與檢查1.定期檢查：公司保密管理部門定期對保密制度執(zhí)行情況進行檢查，檢查內(nèi)容包括保密協(xié)議簽訂情況、人員保密培訓情況、保密措施落實情況等方面。對于發(fā)現(xiàn)的問題，及時提出整改要求，并跟蹤整改落實情況。2.不定期抽查：公司保密管理部門不定期對涉及保密信息的重點部門、重點崗位進行抽查，檢查保密工作的實際執(zhí)行情況。對于抽查中發(fā)現(xiàn)的違規(guī)行為，