保潔用品管理制度

保潔用品管理制度一、總則（一）目的為加強公司保潔用品的管理，規(guī)范保潔用品的采購、儲存、發(fā)放、使用及核銷等流程，確保保潔用品的合理使用和有效管理，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內所有涉及保潔用品使用的部門及人員。（三）管理原則1.按需配置原則：根據公司各區(qū)域的清潔任務和頻次，合理配置保潔用品，避免浪費。2.規(guī)范操作原則：明確保潔用品采購、儲存、發(fā)放、使用及核銷等環(huán)節(jié)的操作規(guī)范，確保流程順暢。3.成本控制原則：在滿足清潔需求的前提下，嚴格控制保潔用品的采購成本，提高使用效率。4.監(jiān)督考核原則：建立有效的監(jiān)督考核機制，確保保潔用品管理制度的嚴格執(zhí)行。二、職責分工（一）行政部門1.負責制定保潔用品采購計劃，根據各部門的需求及庫存情況，匯總編制年度、季度和月度采購計劃。2.負責保潔用品的采購工作，選擇合格的供應商，簽訂采購合同，確保所采購的保潔用品符合質量要求。3.負責保潔用品的驗收入庫工作，對采購的保潔用品進行數量、質量等方面的檢驗，合格后方可辦理入庫手續(xù)。4.負責建立保潔用品庫存臺賬，定期進行盤點，確保賬實相符。5.負責保潔用品的發(fā)放管理，根據各部門的實際需求，及時、準確地發(fā)放保潔用品。（二）使用部門1.負責本部門保潔用品的日常使用管理，制定合理的使用計劃，提高保潔用品的使用效率。2.負責本部門保潔用品的領用和保管，指定專人負責領用和管理工作，確保保潔用品的安全存放和正確使用。3.定期對本部門保潔用品的使用情況進行統計和分析，及時向行政部門反饋使用過程中出現的問題。（三）財務部門1.負責審核保潔用品采購計劃和費用報銷，確保采購費用的合理性和合規(guī)性。2.負責對保潔用品的采購成本進行核算和分析，提供相關財務數據支持。（四）審計部門1.負責對保潔用品管理制度的執(zhí)行情況進行審計監(jiān)督，檢查采購、儲存、發(fā)放、使用及核銷等環(huán)節(jié)是否合規(guī)。2.對發(fā)現的問題提出審計意見和建議，督促相關部門進行整改。三、采購管理（一）采購計劃制定1.各部門應根據本部門的清潔任務和實際需求，于每月末填寫《保潔用品需求申請表》，詳細列出所需保潔用品的名稱、規(guī)格、數量等信息，提交至行政部門。2.行政部門匯總各部門的需求申請表后，結合庫存情況，編制次月的保潔用品采購計劃。采購計劃應包括采購物品名稱、規(guī)格、數量、預計采購時間等內容。3.年度采購計劃應根據公司的發(fā)展規(guī)劃、人員變動情況以及清潔任務的變化等因素進行制定。行政部門應在每年年末對下一年度的保潔用品需求進行預測，編制年度采購計劃，報公司領導審批后執(zhí)行。（二）供應商選擇1.行政部門應建立合格供應商名錄，通過市場調研、供應商推薦、招標等方式，選擇具有良好信譽、產品質量可靠、價格合理的供應商。2.對新供應商，行政部門應進行實地考察，了解其生產能力、質量控制體系、售后服務等情況，并索取相關資質證明文件，如營業(yè)執(zhí)照、生產許可證、產品質量檢驗報告等。3.將考察合格的供應商納入合格供應商名錄，并定期對供應商進行評估和考核，對于不符合要求的供應商及時淘汰，補充新的合格供應商。（三）采購合同簽訂1.行政部門根據采購計劃，選擇合適的供應商進行采購談判，確定采購價格、交貨時間、交貨地點、質量標準、付款方式等條款。2.與供應商簽訂采購合同，明確雙方的權利和義務。采購合同應符合法律法規(guī)的要求，確保合同的合法性和有效性。3.采購合同簽訂后，行政部門應及時將合同副本交財務部門備案，以便財務部門進行付款審核和核算。（四）采購實施1.行政部門根據采購合同的約定，向供應商下達采購訂單，明確采購物品的名稱、規(guī)格、數量、交貨時間等要求。2.供應商應按照采購訂單的要求按時、按質、按量交貨。行政部門應安排專人負責接收貨物，并對貨物的數量、質量等進行驗收。3.如發(fā)現貨物數量不符、質量不合格等問題，行政部門應及時與供應商溝通協商，要求供應商予以解決。如供應商無法解決或拒絕解決，行政部門有權按照合同約定扣除相應貨款或要求供應商承擔違約責任。四、庫存管理（一）入庫管理1.保潔用品到貨后，行政部門倉庫管理人員應及時進行驗收。驗收內容包括貨物的數量、規(guī)格、型號、質量等是否與采購合同和采購訂單一致。2.驗收合格的保潔用品，倉庫管理人員應填寫《保潔用品入庫單》，詳細記錄入庫日期、物品名稱、規(guī)格、型號、數量、供應商名稱等信息，并簽字確認。3.將入庫的保潔用品按照類別、規(guī)格、型號等進行分類存放，擺放整齊，并建立相應的標識牌，注明物品名稱、規(guī)格、型號、數量等信息，便于查找和管理。（二）庫存盤點1.行政部門倉庫管理人員應定期對保潔用品進行盤點，每月至少進行一次小盤點，每季度進行一次大盤點。2.盤點時，倉庫管理人員應認真核對庫存物品的數量、規(guī)格、型號等信息，確保賬實相符。如發(fā)現賬實不符，應及時查明原因，并填寫《庫存盤點差異表》，注明差異情況及原因。3.根據盤點結果，編制《保潔用品庫存盤點報告》，詳細說明盤點情況、差異原因及處理建議。盤點報告經倉庫管理人員簽字確認后，報行政部門負責人審核。4.對于盤點中發(fā)現的盤盈或盤虧情況，行政部門應及時進行調查處理。屬于正常損耗或誤差的，應調整庫存賬目；屬于人為原因造成的損失，應追究相關人員的責任。（三）庫存安全管理1.保潔用品倉庫應保持通風良好、干燥、整潔，避免陽光直射和潮濕環(huán)境對保潔用品造成損壞。2.倉庫內配備必要的消防器材和安全設施，如滅火器、消防栓等，并定期進行檢查和維護，確保其性能良好。3.嚴格限制無關人員進入保潔用品倉庫，倉庫管理人員應妥善保管倉庫鑰匙，不得隨意轉借他人。4.對易燃易爆、有毒有害等危險化學品類的保潔用品，應按照相關規(guī)定進行單獨存放，并采取相應的安全防護措施，確保儲存安全。五、發(fā)放管理（一）領用流程1.各部門如需領用保潔用品，應指定專人填寫《保潔用品領用申請表》，注明領用日期、物品名稱、規(guī)格、型號、數量、領用部門等信息，并簽字確認。2.將《保潔用品領用申請表》提交至行政部門倉庫管理人員處。倉庫管理人員根據庫存情況和申請數量進行審核，如庫存充足，予以發(fā)放；如庫存不足，應及時通知行政部門采購人員補貨，并告知領用部門預計到貨時間。3.經審核同意后，倉庫管理人員按照申請表上的信息發(fā)放保潔用品，并在《保潔用品領用記錄表》上記錄領用日期、物品名稱、規(guī)格、型號、數量、領用部門、領用人等信息，雙方簽字確認。（二）發(fā)放標準1.行政部門應根據各部門的清潔任務和實際需求，制定合理的保潔用品發(fā)放標準。發(fā)放標準應明確不同區(qū)域、不同崗位保潔用品的種類、規(guī)格、數量及發(fā)放周期等。2.在發(fā)放保潔用品時，倉庫管理人員應嚴格按照發(fā)放標準進行發(fā)放，不得超標準發(fā)放或隨意發(fā)放。如因特殊情況需要調整發(fā)放標準，應經行政部門負責人批準。（三）退庫管理1.已領用但未使用完的保潔用品，如因部門人員變動、清潔任務調整等原因不再需要使用的，應及時辦理退庫手續(xù)。2.退庫時，領用部門應填寫《保潔用品退庫申請表》，注明退庫日期、物品名稱、規(guī)格、型號、數量、退庫原因等信息，并簽字確認。3.將《保潔用品退庫申請表》和退庫物品一并提交至行政部門倉庫管理人員處。倉庫管理人員對退庫物品進行驗收，如物品完好無損、數量無誤，予以辦理退庫手續(xù)，并在《保潔用品領用記錄表》上記錄退庫日期、物品名稱、規(guī)格、型號、數量、退庫部門、退庫人等信息，雙方簽字確認。六、使用管理（一）使用規(guī)范1.保潔人員應按照規(guī)定的使用方法和操作流程使用保潔用品，確保保潔用品的正確使用，避免浪費和損壞。2.在使用保潔用品過程中，如發(fā)現質量問題或使用效果不佳，應及時向行政部門反饋，以便及時處理。3.嚴禁將保潔用品挪作他用或私自外借，如有違反，將追究相關人員的責任。（二）使用培訓1.行政部門應定期組織保潔人員進行保潔用品使用培訓，培訓內容包括保潔用品的種類、性能、使用方法、注意事項等。2.通過培訓，使保潔人員熟悉各種保潔用品的特點和使用規(guī)范，提高保潔人員的操作技能和服務水平。3.培訓結束后，應對保潔人員進行考核，考核合格后方可上崗作業(yè)。七、核銷管理（一）定期核銷1.行政部門倉庫管理人員應每月對保潔用品的發(fā)放和使用情況進行統計和核銷。根據《保潔用品領用記錄表》和《保潔用品使用登記表》，核對各部門領用和使用保潔用品的數量是否一致。2.編制《保潔用品月度核銷報表》，詳細列出各部門領用、使用、庫存數量及差異情況等信息。報表經倉庫管理人員簽字確認后，報行政部門負責人審核。3.行政部門負責人對《保潔用品月度核銷報表》進行審核，如發(fā)現問題及時查明原因，并督促相關部門進行整改。審核通過后，將報表提交至財務部門進行賬務處理。（二）年度總核銷1.每年年末，行政部門應對全年的保潔用品采購、發(fā)放、使用及庫存情況進行全面盤點和總核銷。2.根據全年的《保潔用品月度核銷報表》、采購發(fā)票、入庫單、領用申請表等資料，編制《保潔用品年度核銷報告》，總結全年保潔用品的管理情況，分析成本支出和使用效率等指標。3.《保潔用品年度核銷報告》經行政部門負責人審核后，報公司領導審批。審批通過后，作為公司下一年度保潔用品管理工作的參考依據。八、監(jiān)督檢查與考核（一）監(jiān)督檢查1.行政部門應定期對保潔用品的采購、儲存、發(fā)放、使用及核銷等環(huán)節(jié)進行監(jiān)督檢查，確保各項管理制度的嚴格執(zhí)行。2.檢查內容包括采購計劃的執(zhí)行情況、供應商管理情況、庫存管理情況、發(fā)放管理情況、使用管理情況及核銷管理情況等。3.對檢查中發(fā)現的問題，應及時下達整改通知書，要求相關部門限期整改。整改完成后，行政部門應進行復查，確保問題得到徹底解決。（二）考核