保密臺賬管理制度

保密臺賬管理制度一、總則（一）目的為加強公司保密管理，規(guī)范保密臺賬的建立、使用和管理，確保公司商業(yè)秘密和敏感信息的安全，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工，包括正式員工、臨時工、實習生以及外包服務人員等。（三）基本原則1.依法管理原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)及相關保密規(guī)定，確保保密工作合法合規(guī)。2.預防為主原則：強化保密意識教育，完善保密措施，預防泄密事件的發(fā)生。3.突出重點原則：明確重點保密領域和關鍵環(huán)節(jié)，實施重點監(jiān)控和管理。4.嚴格責任原則：明確保密責任，對違反保密制度的行為嚴肅追究責任。二、保密臺賬的定義與分類（一）定義保密臺賬是指公司用于記錄和管理各類保密信息的文件、資料、記錄等的集合，包括但不限于涉及商業(yè)秘密、技術秘密、客戶信息、財務數據等方面的信息。（二）分類1.商業(yè)秘密臺賬：記錄公司在經營活動中形成的不為公眾所知悉、能為公司帶來經濟利益、具有實用性并經公司采取保密措施的技術信息和經營信息。2.技術秘密臺賬：涵蓋公司的技術研發(fā)成果、工藝流程、技術訣竅等技術類保密信息。3.客戶信息臺賬：包含客戶的基本資料、交易記錄、需求偏好等信息。4.財務數據臺賬：涉及公司的財務報表、預算數據、成本核算等財務方面的保密信息。5.其他保密信息臺賬：如公司戰(zhàn)略規(guī)劃、重大決策、內部管理文件等其他需要保密的信息。三、保密臺賬的建立（一）臺賬建立的責任部門1.涉及商業(yè)秘密的臺賬：由公司業(yè)務部門負責建立，如市場部門負責客戶信息臺賬，研發(fā)部門負責技術秘密臺賬等。2.財務數據臺賬：由財務部門負責建立。3.其他保密信息臺賬：根據信息所屬部門或歸口管理部門負責建立。（二）臺賬內容要求1.基本信息：包括信息名稱、密級、產生部門、產生時間、保密期限等。2.詳細內容：根據不同類型的保密信息，詳細記錄其具體內容，如商業(yè)秘密臺賬應記錄商業(yè)秘密的具體事項、涉及范圍、應用領域等。3.接觸人員：明確有權接觸該保密信息的人員名單，包括姓名、部門、職務等。4.使用記錄：記錄保密信息的使用時間、用途、使用方式等情況。5.變更記錄：如保密信息的內容、密級、接觸人員等發(fā)生變更時，及時記錄變更情況及原因。（三）臺賬建立流程1.信息收集：各責任部門負責收集本部門產生或涉及的保密信息，并進行初步整理。2.信息審核：收集后的保密信息需經部門負責人審核，確保信息準確、完整且符合保密要求。3.臺賬錄入：審核通過的保密信息由專人負責錄入保密臺賬系統(tǒng)，確保錄入信息與原始資料一致。4.臺賬審批：臺賬錄入完成后，提交公司保密管理部門進行審批，審批通過后方可正式生效。四、保密臺賬的使用與管理（一）使用權限1.根據工作需要：經公司授權，相關人員可查閱、使用與其工作職責相關的保密臺賬信息。2.限制訪問范圍：嚴格限制保密臺賬的訪問范圍，未經授權人員不得擅自查閱、使用。（二）使用流程1.申請：使用人員填寫保密信息使用申請表，注明使用信息的名稱、用途、使用期限等。2.審批：申請表經所在部門負責人審核，報公司保密管理部門審批同意后，方可使用。3.登記：使用人員在使用保密臺賬信息時，應進行詳細登記，記錄使用時間、內容、歸還情況等。（三）日常管理1.專人負責：指定專人負責保密臺賬的日常管理工作，包括臺賬的維護、更新、備份等。2.定期檢查：公司保密管理部門定期對保密臺賬進行檢查，確保臺賬信息的準確性、完整性和安全性。3.安全防護：采取必要的安全防護措施，如設置訪問密碼、加密存儲等，防止保密臺賬信息泄露。五、保密臺賬的借閱與歸還（一）借閱申請因工作需要借閱保密臺賬的，借閱人應填寫保密臺賬借閱申請表，詳細說明借閱目的、借閱期限等。（二）借閱審批申請表經所在部門負責人、公司保密管理部門審批同意后，方可借閱。（三）借閱要求1.專人陪同：借閱時應由保密管理部門指定專人陪同，確保借閱過程中信息安全。2.不得復制：未經許可，借閱人不得擅自復制保密臺賬信息。3.按時歸還：借閱人應在規(guī)定期限內歸還保密臺賬，如需延期，應提前辦理延期手續(xù)。（四）歸還檢查借閱人歸還保密臺賬時，保密管理部門應對臺賬進行檢查，確保臺賬完整無損，信息未被泄露。六、保密臺賬的變更與銷毀（一）變更1.信息變更：當保密信息的內容、密級、接觸人員等發(fā)生變更時，責任部門應及時填寫保密臺賬變更申請表，說明變更原因及內容。2.審批流程：變更申請表經部門負責人審核，報公司保密管理部門審批后，對保密臺賬進行相應變更。（二）銷毀1.銷毀條件：保密信息超過保密期限或已失去保密價值，經公司保密管理部門審核批準后，可進行銷毀。2.銷毀方式：采用安全可靠的銷毀方式，如粉碎、焚燒等，確保信息無法恢復。3.銷毀記錄：對保密臺賬的銷毀過程進行詳細記錄，包括銷毀時間、地點、方式、參與人員等。七、保密責任與監(jiān)督（一）保密責任1.部門負責人責任：各部門負責人為本部門保密工作的第一責任人，負責組織實施本部門的保密工作，確保保密臺賬的規(guī)范管理。2.員工責任：公司全體員工應嚴格遵守保密制度，妥善保管和使用所接觸的保密臺賬信息，不得泄露公司機密。（二）監(jiān)督檢查1.內部監(jiān)督：公司保密管理部門定期對各部門保密臺賬管理情況進行監(jiān)督檢查，發(fā)現問題及時督促整改。2.違規(guī)處理：對違反保密制度的行為，視情節(jié)輕重給予批評教育、警告、罰款、解除勞動合同等處理；構成犯罪的，依法追究刑事責任。八、培訓與教育（一）培訓計劃公司定期組織保密培訓，將保密臺賬管理作為培訓內容之一，提高員工的保密意識和管理水平。（二）培訓內容1.保密法律法規(guī)：學習國家相關保密法律法規(guī)，明確保密責任和義務。2.保密制度：詳細講解公司保密臺賬管理制度的各項