傳真收發(fā)管理制度VIP

傳真收發(fā)管理制度一、總則1.目的為規(guī)范公司傳真收發(fā)管理，確保傳真信息傳遞的及時、準確、安全，提高工作效率，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工。3.職責分工行政部負責公司傳真機的日常管理、維護及傳真收發(fā)工作的監(jiān)督與指導。各部門指定專人負責本部門傳真的接收、發(fā)送及存檔工作。全體員工應嚴格遵守本制度，正確使用傳真設備。二、傳真設備管理1.傳真機的配備與安裝根據公司業(yè)務需求，由行政部統(tǒng)一配備傳真機，并負責安裝調試，確保傳真機正常運行。傳真機應放置在便于操作、安全且通風良好的位置，避免陽光直射和潮濕環(huán)境。2.傳真機的使用登記行政部負責建立傳真機使用登記簿，記錄傳真機的型號、編號、安裝位置、啟用時間等信息。每次使用傳真機前，使用者需在登記簿上登記使用時間、發(fā)送/接收號碼、傳真內容摘要等信息。3.傳真機的維護與保養(yǎng)行政部定期對傳真機進行清潔、檢查和維護，確保傳真機性能良好。傳真機出現(xiàn)故障時，使用者應及時通知行政部，由行政部聯(lián)系專業(yè)維修人員進行維修，并記錄故障現(xiàn)象、維修時間及維修結果。定期更換傳真機的墨盒、色帶、紙張等耗材，確保傳真質量。三、傳真接收管理1.專人負責各部門應指定專人負責本部門傳真的接收工作，接收人員應保持通訊暢通，及時接收傳真。2.及時處理接收人員收到傳真后，應立即進行查看，確認傳真內容與本部門相關后，及時將傳真交給相關負責人處理。對于緊急傳真，接收人員應第一時間通知相關負責人，并確保傳真得到及時處理。3.登記存檔接收人員應在傳真文件首頁加蓋“傳真收訖章”，注明接收日期、部門、傳真號碼等信息，并進行編號登記。按照公司檔案管理規(guī)定，將傳真文件進行分類存檔，以便日后查閱。四、傳真發(fā)送管理1.發(fā)送審批員工發(fā)送傳真前，應填寫《傳真發(fā)送申請表》，詳細注明傳真號碼、接收部門、傳真內容、發(fā)送原因等信息，并經部門負責人審批簽字。重要傳真或涉及公司機密的傳真，需經分管領導審批同意后方可發(fā)送。2.內容審核發(fā)送人員應對傳真內容進行認真審核，確保內容準確無誤、格式規(guī)范、語言得體。對于涉及公司重要信息、合同協(xié)議、財務數據等傳真，應進行嚴格把關，避免出現(xiàn)錯誤或泄露公司機密。3.發(fā)送操作發(fā)送人員按照審批后的《傳真發(fā)送申請表》內容，正確設置傳真機參數，確保傳真發(fā)送清晰、完整。在傳真發(fā)送過程中，發(fā)送人員應密切關注傳真機狀態(tài)，確保傳真發(fā)送成功。如遇發(fā)送失敗，應及時查找原因并重新發(fā)送。傳真發(fā)送成功后，發(fā)送人員應在《傳真發(fā)送申請表》上注明發(fā)送時間、發(fā)送結果，并將申請表交行政部存檔。五、傳真保密管理1.保密意識培訓行政部定期組織員工進行傳真保密知識培訓，提高員工的保密意識，使其了解傳真保密的重要性和相關規(guī)定。新員工入職時，應進行傳真保密知識培訓，使其熟悉公司傳真保密制度。2.保密措施涉及公司機密的傳真文件，應嚴格按照公司保密制度進行保管和傳遞，嚴禁私自復印、轉發(fā)或泄露給無關人員。傳真文件在傳遞過程中，應使用專用信封或文件夾封裝，并在封口處加蓋“機密”章。傳真機應放置在相對獨立、安全的房間內，避免無關人員接觸。3.責任追究對于違反傳真保密制度，導致公司機密泄露的行為，公司將視情節(jié)輕重，給予相應的紀律處分；給公司造成經濟損失的，將依法追究其經濟賠償責任；構成犯罪的，將移交司法機關依法處理。六、傳真費用管理1.費用核算行政部每月對公司傳真費用進行統(tǒng)計核算，包括傳真機耗材費用、通訊費用等。傳真費用按照部門進行分攤，各部門應根據實際使用情況承擔相應的費用。2.費用報銷員工因工作需要發(fā)送傳真產生的費用，應按照公司財務報銷制度進行報銷。報銷時，需提供有效的發(fā)票及《傳真發(fā)送申請表》作為報銷憑證。行政部定期將傳真費用報銷情況進行匯總，報財務部門審核入賬。七、監(jiān)督與檢查1.定期檢查行政部定期對公司傳真收發(fā)管理情況進行檢查，包括傳真設備的使用、維護情況，傳真收發(fā)記錄的完整性，傳真保密制度的執(zhí)行情況等。檢查結果以書面形式通報各部門，并要求存在問題的部門及時整改。2.不定期抽查行政部不定期對各部門傳真收發(fā)工作進行抽查，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。對于違反本制度的行為，行政部將按照公司相關規(guī)定進行處理。八、附則1.制度解釋本制度由行政部負責解釋