會議設(shè)施管理制度VIP

會議設(shè)施管理制度一、總則（一）目的為了加強公司會議設(shè)施的管理，確保會議設(shè)施的正常使用，提高會議效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有會議設(shè)施的管理，包括會議室、投影儀、音響設(shè)備、視頻會議系統(tǒng)等。（三）管理原則1.統(tǒng)一管理：公司所有會議設(shè)施由行政部門統(tǒng)一管理，負責設(shè)施的采購、調(diào)配、維護和更新。2.合理使用：各部門應(yīng)合理使用會議設(shè)施，不得擅自更改或損壞設(shè)施，確保設(shè)施的正常運行。3.安全第一：會議設(shè)施的使用應(yīng)遵循安全第一的原則，確保使用過程中的人員安全和設(shè)備安全。二、會議設(shè)施的采購與配置（一）需求申請1.各部門根據(jù)工作需要，填寫《會議設(shè)施需求申請表》，詳細說明所需設(shè)施的名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途等信息。2.申請表需經(jīng)部門負責人簽字確認后，提交至行政部門。（二）審批流程1.行政部門收到《會議設(shè)施需求申請表》后，對申請內(nèi)容進行審核，評估其合理性和必要性。2.審核通過后，行政部門將申請表提交至公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)公司實際情況和預(yù)算安排，對申請進行審批。審批通過后，申請表返回行政部門。（三）采購與配置1.行政部門根據(jù)審批通過的《會議設(shè)施需求申請表》，進行采購或配置工作。2.采購過程中，應(yīng)遵循公司的采購管理制度，選擇性價比高、質(zhì)量可靠的產(chǎn)品。3.對于新采購的會議設(shè)施，行政部門應(yīng)及時進行安裝、調(diào)試和驗收，確保設(shè)施正常運行后交付使用部門。三、會議設(shè)施的使用（一）預(yù)約制度1.各部門如需使用會議設(shè)施，應(yīng)提前[X]個工作日填寫《會議設(shè)施使用預(yù)約表》，注明會議時間、地點、使用設(shè)施名稱及參會人數(shù)等信息。2.《會議設(shè)施使用預(yù)約表》需經(jīng)部門負責人簽字確認后，提交至行政部門。3.行政部門根據(jù)各部門的預(yù)約申請，按照先申請先安排的原則，進行會議設(shè)施的調(diào)度和安排。（二）使用規(guī)范1.使用部門應(yīng)按照預(yù)約時間使用會議設(shè)施，不得擅自更改使用時間。如因特殊情況需要更改，應(yīng)至少提前[X]小時通知行政部門。2.使用人員應(yīng)熟悉會議設(shè)施的操作方法，正確使用設(shè)施，避免因操作不當造成設(shè)備損壞。3.在會議過程中，使用人員應(yīng)保持會議室內(nèi)的整潔和衛(wèi)生，不得在會議室吸煙、亂扔垃圾等。4.會議結(jié)束后，使用人員應(yīng)及時關(guān)閉會議設(shè)施，整理會議用品，恢復(fù)會議室原狀。（三）設(shè)備借用1.因工作需要借用會議設(shè)施的，需填寫《會議設(shè)施借用申請表》，經(jīng)部門負責人簽字同意后，提交至行政部門。2.行政部門審核通過后，辦理借用手續(xù)，并告知借用人員使用注意事項。3.借用人員應(yīng)按照規(guī)定時間歸還借用設(shè)備，如有損壞或遺失，應(yīng)照價賠償。四、會議設(shè)施的維護與保養(yǎng)（一）日常維護1.行政部門安排專人負責會議設(shè)施的日常維護工作，定期對設(shè)施進行檢查、清潔和保養(yǎng)，確保設(shè)施正常運行。2.維護人員應(yīng)建立會議設(shè)施維護檔案，記錄設(shè)施的維護情況、維修歷史等信息。（二）故障維修1.當會議設(shè)施出現(xiàn)故障時，使用人員應(yīng)及時通知行政部門。行政部門接到通知后，應(yīng)立即安排維修人員進行維修。2.維修人員在維修過程中，應(yīng)詳細記錄故障現(xiàn)象、維修過程和維修結(jié)果等信息，并填寫《會議設(shè)施維修記錄單》。3.對于重大故障或需要更換零部件的維修，行政部門應(yīng)及時向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報，并根據(jù)維修情況進行費用核算。（三）定期保養(yǎng)1.行政部門應(yīng)制定會議設(shè)施定期保養(yǎng)計劃，按照計劃對設(shè)施進行全面保養(yǎng)和維護。2.定期保養(yǎng)內(nèi)容包括設(shè)備清潔、潤滑、調(diào)試、校準等，確保設(shè)施性能良好。3.在定期保養(yǎng)過程中，發(fā)現(xiàn)設(shè)施存在安全隱患或其他問題的，應(yīng)及時進行維修或更換。五、會議設(shè)施的安全管理（一）安全責任1.行政部門負責會議設(shè)施的安全管理工作，制定安全管理制度，明確安全責任。2.使用部門應(yīng)配合行政部門做好會議設(shè)施的安全管理工作，確保使用過程中的人員安全和設(shè)備安全。（二）安全措施1.會議設(shè)施應(yīng)安裝必要的安全防護裝置，如漏電保護、過載保護等，確保設(shè)備安全運行。2.定期對會議設(shè)施進行安全檢查，及時發(fā)現(xiàn)和消除安全隱患。3.加強對使用人員的安全教育，提高其安全意識和操作技能，避免因操作不當引發(fā)安全事故。（三）應(yīng)急處理1.制定會議設(shè)施安全應(yīng)急預(yù)案，明確應(yīng)急處理流程和責任分工。2.當發(fā)生安全事故時，使用人員應(yīng)立即采取應(yīng)急措施，如切斷電源、疏散人員等，并及時通知行政部門。3.行政部門接到通知后，應(yīng)迅速組織力量進行救援和處理，確保事故得到妥善解決。六、會議設(shè)施的盤點與報廢（一）盤點制度1.行政部門定期對會議設(shè)施進行盤點，確保設(shè)施數(shù)量、狀態(tài)與臺賬一致。2.盤點周期為每[X]個月一次，盤點結(jié)束后，填寫《會議設(shè)施盤點表》。3.如發(fā)現(xiàn)賬實不符的情況，行政部門應(yīng)及時查明原因，并進行調(diào)整。（二）報廢處理1.對于已達到使用年限、損壞無法修復(fù)或技術(shù)落后的會議設(shè)施，由行政部門填寫《會議設(shè)施報廢申請表》，提交至公司領(lǐng)導(dǎo)審批。2.經(jīng)審批同意報廢的會議設(shè)施，行政部門應(yīng)及時進行清理和處置，避免資產(chǎn)閑置和浪費。3.報廢會議設(shè)施的處置收入應(yīng)按照公司財務(wù)管理規(guī)定進行入賬處理。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.行政部門定期對各部門會議設(shè)施的使用情況進行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。2.對于違反本制度規(guī)定的行為，行政部門有權(quán)責令其限期改正，并視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。（二）考核機制1.建立會議設(shè)施使用考核機制，對各部門會議設(shè)施的使用情況進行量化考核。2.考核內(nèi)容包括設(shè)施預(yù)約執(zhí)行情況、使用規(guī)范遵守情況、設(shè)施維護保養(yǎng)情況等。3.考核結(jié)果與部門績效掛鉤，對于考核優(yōu)秀的部門給予表彰和獎勵，對于考核不合格