會所紅酒管理制度VIP

會所紅酒管理制度一、總則（一）目的為了加強會所紅酒的管理，規(guī)范紅酒的采購、儲存、銷售、使用等環(huán)節(jié)，確保紅酒品質(zhì)，保障會所運營的正常開展，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于會所內(nèi)所有紅酒的管理，包括但不限于采購、驗收、儲存、盤點、銷售、服務(wù)及相關(guān)人員的管理。（三）管理原則1.品質(zhì)至上原則：確保所管理的紅酒符合高品質(zhì)標(biāo)準(zhǔn)，為顧客提供優(yōu)質(zhì)的產(chǎn)品體驗。2.規(guī)范操作原則：各項紅酒管理工作應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的流程和標(biāo)準(zhǔn)進行操作，保證管理的規(guī)范性和準(zhǔn)確性。3.責(zé)任明確原則：明確各崗位在紅酒管理中的職責(zé)，做到責(zé)任到人，避免出現(xiàn)管理漏洞。4.成本控制原則：在保證紅酒品質(zhì)和服務(wù)質(zhì)量的前提下，合理控制采購成本、儲存成本和損耗，提高會所的經(jīng)濟效益。二、職責(zé)分工（一）采購部門1.負責(zé)根據(jù)會所需求制定紅酒采購計劃，選擇合適的供應(yīng)商進行采購談判。2.確保所采購的紅酒符合品質(zhì)要求，價格合理，并按時到貨。3.負責(zé)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，處理采購過程中的相關(guān)問題，如退換貨、質(zhì)量糾紛等。（二）驗收部門1.對采購到貨的紅酒進行嚴(yán)格驗收，檢查紅酒的數(shù)量、品種、規(guī)格、質(zhì)量等是否與采購訂單一致。2.核對紅酒的相關(guān)證明文件，如原產(chǎn)地證明、報關(guān)單、檢驗檢疫報告等。3.對驗收合格的紅酒辦理入庫手續(xù)，對不合格的紅酒及時與采購部門溝通處理。（三）倉庫管理部門1.負責(zé)紅酒倉庫的日常管理，包括倉庫的布局規(guī)劃、貨物擺放、庫存盤點等。2.確保紅酒倉庫的環(huán)境符合儲存要求，溫度、濕度適宜，通風(fēng)良好，防止紅酒變質(zhì)損壞。3.建立完善的庫存臺賬，準(zhǔn)確記錄紅酒的出入庫情況，做到賬物相符。4.按照先進先出的原則發(fā)放紅酒，定期對庫存紅酒進行檢查，及時清理過期、損壞的紅酒。（四）銷售部門1.了解會所紅酒的種類、特點、價格等信息，向顧客進行準(zhǔn)確的介紹和推薦。2.根據(jù)顧客需求提供優(yōu)質(zhì)的紅酒銷售服務(wù)，包括開瓶、醒酒、侍酒等。3.負責(zé)統(tǒng)計紅酒銷售數(shù)據(jù)，分析銷售情況，為采購部門提供參考依據(jù)。（五）服務(wù)部門1.在會所的各類活動和服務(wù)場景中，正確使用和服務(wù)紅酒，確保顧客能夠享受到良好的紅酒體驗。2.協(xié)助銷售部門進行紅酒的推銷工作，及時反饋顧客對紅酒的意見和建議。（六）財務(wù)部門1.負責(zé)審核紅酒采購、銷售等相關(guān)費用的報銷憑證，確保費用支出的合理性和合規(guī)性。2.對紅酒的成本進行核算和分析，為會所的財務(wù)管理提供數(shù)據(jù)支持。3.定期對紅酒的庫存價值進行評估，確保財務(wù)報表中紅酒資產(chǎn)的準(zhǔn)確性。（七）人事部門1.負責(zé)對涉及紅酒管理崗位的人員進行招聘、培訓(xùn)和考核，確保員工具備相應(yīng)的專業(yè)知識和技能。2.制定合理的薪酬福利政策，激勵員工積極參與紅酒管理工作，提高工作效率和服務(wù)質(zhì)量。三、采購管理（一）采購計劃1.采購部門應(yīng)定期（每月/每季度）根據(jù)會所的銷售情況、庫存狀況以及市場需求預(yù)測，制定紅酒采購計劃。采購計劃應(yīng)明確采購的紅酒品種、數(shù)量、規(guī)格、預(yù)計到貨時間等信息。2.在制定采購計劃時，應(yīng)充分考慮會所的經(jīng)營特色、顧客偏好以及季節(jié)因素等，確保采購的紅酒能夠滿足會所的銷售需求。3.采購計劃需經(jīng)相關(guān)部門負責(zé)人審核（如銷售部門、倉庫管理部門），并報會所管理層批準(zhǔn)后實施。（二）供應(yīng)商選擇1.建立合格供應(yīng)商名錄，采購部門應(yīng)通過多種渠道（如行業(yè)推薦、網(wǎng)絡(luò)搜索、實地考察等）尋找潛在的紅酒供應(yīng)商，并對其進行評估和篩選。2.評估內(nèi)容包括供應(yīng)商的信譽、資質(zhì)、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、供應(yīng)能力、售后服務(wù)等方面。對供應(yīng)商提供的紅酒樣品進行品鑒和質(zhì)量檢測，確保符合會所的品質(zhì)要求。3.與選定的供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括紅酒的品種、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨時間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、違約責(zé)任等條款。（三）采購流程1.采購部門根據(jù)批準(zhǔn)的采購計劃，向供應(yīng)商發(fā)送采購訂單。采購訂單應(yīng)詳細注明所采購紅酒的各項信息，確保供應(yīng)商準(zhǔn)確理解采購要求。2.供應(yīng)商按照采購訂單的要求組織發(fā)貨，并提供相關(guān)的發(fā)貨憑證和運輸信息。采購部門應(yīng)及時跟蹤貨物的運輸情況，確保按時到貨。3.貨物到達會所后，采購部門應(yīng)及時通知驗收部門進行驗收。驗收合格后，辦理入庫手續(xù)；驗收不合格的，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商處理，如退換貨、補貨等。四、驗收管理（一）驗收標(biāo)準(zhǔn)1.數(shù)量驗收：核對采購到貨的紅酒數(shù)量是否與采購訂單一致，檢查包裝是否完好，有無破損、滲漏等情況。2.品種規(guī)格驗收：檢查所到貨的紅酒品種、規(guī)格是否符合采購訂單要求，包括酒的品牌、產(chǎn)地、年份、等級等信息。3.質(zhì)量驗收：對紅酒的外觀、色澤、香氣、口感等進行感官品鑒，檢查是否有異味、變質(zhì)等現(xiàn)象。同時，可根據(jù)需要進行理化指標(biāo)檢測，如酒精度、酸度、糖分等，確保紅酒質(zhì)量符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。4.證明文件驗收：核對供應(yīng)商提供的紅酒原產(chǎn)地證明、報關(guān)單、檢驗檢疫報告等相關(guān)證明文件是否齊全、真實有效。（二）驗收流程1.驗收部門在接到采購部門的驗收通知后，應(yīng)及時組織驗收人員對到貨紅酒進行驗收。驗收人員應(yīng)具備一定的紅酒品鑒知識和經(jīng)驗。2.驗收人員按照驗收標(biāo)準(zhǔn)對紅酒進行逐一檢查，填寫驗收記錄。驗收記錄應(yīng)包括驗收時間、采購訂單號、供應(yīng)商名稱、紅酒品種規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量狀況、驗收結(jié)論等信息。3.對于驗收合格的紅酒，驗收人員在驗收記錄上簽字確認(rèn)，并辦理入庫手續(xù)。倉庫管理部門根據(jù)驗收記錄將紅酒入庫，并更新庫存臺賬。4.對于驗收不合格的紅酒，驗收人員應(yīng)詳細記錄不合格情況，并及時通知采購部門。采購部門應(yīng)與供應(yīng)商溝通協(xié)商，根據(jù)合同約定進行處理，如要求供應(yīng)商換貨、補貨或退貨等。五、儲存管理（一）倉庫環(huán)境要求1.紅酒倉庫應(yīng)保持干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在[具體溫度范圍]，濕度控制在[具體濕度范圍]?？砂惭b溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備，確保倉庫環(huán)境符合紅酒儲存要求。2.倉庫應(yīng)避免陽光直射，采用遮光措施，如使用窗簾、遮光板等。同時，要遠離熱源、水源和污染源，防止紅酒受到影響。3.倉庫地面應(yīng)平整、清潔，便于貨物的搬運和存放。貨架應(yīng)牢固、整齊，按照紅酒的品種、規(guī)格、批次等進行分類存放，便于管理和查找。（二）庫存管理1.倉庫管理部門應(yīng)建立完善的庫存臺賬，詳細記錄每一種紅酒的入庫時間、數(shù)量、規(guī)格、批次、存放位置等信息。庫存臺賬應(yīng)定期更新，確保賬物相符。2.按照先進先出的原則發(fā)放紅酒，在發(fā)放時應(yīng)核對庫存臺賬，確保所發(fā)放的紅酒是最早入庫的批次。對于臨近保質(zhì)期或有質(zhì)量問題的紅酒，應(yīng)優(yōu)先發(fā)放。3.定期對庫存紅酒進行盤點，每月/每季度進行一次全面盤點，確保庫存數(shù)量準(zhǔn)確。盤點過程中如發(fā)現(xiàn)賬物不符的情況，應(yīng)及時查明原因，并進行調(diào)整。4.對庫存紅酒進行標(biāo)識管理，在紅酒的外包裝上標(biāo)明品種、規(guī)格、批次、入庫時間、保質(zhì)期等信息，便于識別和管理。（三）紅酒養(yǎng)護1.定期對庫存紅酒進行檢查，查看紅酒的外觀是否有變化，如瓶塞是否松動、酒液是否有沉淀、變色等現(xiàn)象。發(fā)現(xiàn)問題及時記錄并報告上級領(lǐng)導(dǎo)。2.對于需要特殊養(yǎng)護的紅酒，如某些年份較久、價值較高的紅酒，應(yīng)按照其特定的養(yǎng)護要求進行操作，如定期翻瓶、更換瓶塞等。3.防止紅酒受到蟲害、鼠害等影響，倉庫內(nèi)應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進行消毒、滅鼠等工作。同時，要做好防蟲措施，如安裝防蟲網(wǎng)、放置驅(qū)蟲物品等。六、銷售管理（一）銷售價格管理1.會所應(yīng)制定合理的紅酒銷售價格體系，根據(jù)紅酒的成本、市場行情、品牌價值、會所定位等因素確定不同品種紅酒的銷售價格。2.銷售價格應(yīng)保持相對穩(wěn)定，如需調(diào)整，應(yīng)經(jīng)過相關(guān)部門（如財務(wù)部門、管理層）的審核批準(zhǔn)，并及時通知銷售部門和顧客。3.銷售部門應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的價格進行銷售，不得擅自降價或漲價。如有特殊情況需要優(yōu)惠銷售，應(yīng)按照會所的相關(guān)規(guī)定辦理審批手續(xù)。（二）銷售流程1.顧客選擇紅酒后，銷售部門應(yīng)向顧客詳細介紹紅酒的品種、特點、產(chǎn)地、年份、口感等信息，解答顧客的疑問，幫助顧客做出合理的購買決策。2.根據(jù)顧客需求，為顧客提供開瓶、醒酒、侍酒等服務(wù)。在服務(wù)過程中，應(yīng)注意操作規(guī)范，展示專業(yè)的紅酒服務(wù)水平。3.銷售完成后，銷售部門應(yīng)開具銷售發(fā)票或收據(jù)，詳細記錄銷售的紅酒品種、數(shù)量、價格、顧客信息等內(nèi)容。同時，將銷售信息及時傳遞給財務(wù)部門和倉庫管理部門。4.對于團購、大客戶等特殊銷售業(yè)務(wù)，銷售部門應(yīng)按照會所的相關(guān)規(guī)定和流程進行處理，確保銷售業(yè)務(wù)的順利進行。（三）銷售數(shù)據(jù)分析1.銷售部門應(yīng)定期（每周/每月）對紅酒銷售數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計和分析，包括銷售數(shù)量、銷售額、銷售品種、顧客購買偏好等方面。2.通過銷售數(shù)據(jù)分析，了解會所紅酒的銷售情況和市場需求變化趨勢，為采購部門制定采購計劃提供參考依據(jù)，同時也為會所的營銷策略調(diào)整提供支持。3.根據(jù)銷售數(shù)據(jù)分析結(jié)果，發(fā)現(xiàn)銷售異常情況（如某一品種紅酒銷售突然大幅下降或上升）時，應(yīng)及時進行調(diào)查分析，找出原因，并采取相應(yīng)的措施進行處理。七、服務(wù)管理（一）服務(wù)人員培訓(xùn)1.人事部門應(yīng)定期組織紅酒服務(wù)人員進行培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容包括紅酒知識（如品種、產(chǎn)地、釀造工藝、品鑒方法等）、服務(wù)技巧（如開瓶、醒酒、侍酒的正確操作流程）、溝通技巧等方面。2.邀請專業(yè)的紅酒講師或行業(yè)專家進行授課，提高服務(wù)人員的專業(yè)水平。同時，鼓勵服務(wù)人員參加相關(guān)的培訓(xùn)課程和考試，獲取相應(yīng)的資格證書。3.通過內(nèi)部培訓(xùn)、模擬演練、現(xiàn)場指導(dǎo)等方式，確保服務(wù)人員熟練掌握紅酒服務(wù)技能，并能夠在實際工作中為顧客提供優(yōu)質(zhì)、專業(yè)的服務(wù)。（二）服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)1.紅酒服務(wù)人員應(yīng)熱情、禮貌地接待顧客，主動詢問顧客的需求，為顧客提供周到的服務(wù)。2.在為顧客提供紅酒服務(wù)時，應(yīng)嚴(yán)格按照操作規(guī)范進行，如開瓶前檢查瓶塞是否完好，開瓶時動作輕柔，避免酒液濺出；醒酒時間應(yīng)根據(jù)紅酒的品種和年份合理掌握；侍酒時注意酒標(biāo)朝向顧客，斟酒量適中（一般為酒杯的三分之一至二分之一）等。3.及時關(guān)注顧客對紅酒的反饋意見，如口感、溫度等方面的問題，根據(jù)顧客需求進行調(diào)整和處理，確保顧客能夠享受到滿意的紅酒服務(wù)體驗。（三）服務(wù)監(jiān)督與考核1.會所應(yīng)建立服務(wù)監(jiān)督機制，定期對紅酒服務(wù)人員的服務(wù)質(zhì)量進行檢查和評估?？赏ㄟ^現(xiàn)場觀察、顧客反饋、內(nèi)部檢查等方式進行監(jiān)督。2.根據(jù)服務(wù)監(jiān)督結(jié)果，對服務(wù)人員進行考核評價，考核內(nèi)容包括服務(wù)態(tài)度、服務(wù)技能、顧客滿意度等方面。對于表現(xiàn)優(yōu)秀的服務(wù)人員給予獎勵，對于存在問題的服務(wù)人員進行批評教育和培訓(xùn)改進。3.將服務(wù)人員的考核結(jié)果與薪酬、晉升等掛鉤，激勵服務(wù)人員不斷提高服務(wù)質(zhì)量，為會所樹立良好的形象。八、盤點管理（一）盤點計劃1.倉庫管理部門應(yīng)制定詳細的盤點計劃，明確盤點的時間、范圍、人員分工等內(nèi)容。盤點時間應(yīng)選擇在業(yè)務(wù)相對清淡的時期進行，以確保盤點工作的順利進行。2.盤點范圍包括會所內(nèi)所有庫存的紅酒，包括倉庫中的實物庫存以及銷售部門、服務(wù)部門等未及時辦理出入庫手續(xù)的紅酒。3.根據(jù)盤點范圍和工作量，合理安排盤點人員，明確各人員的職責(zé)。盤點人員應(yīng)具備認(rèn)真負責(zé)的工作態(tài)度和一定的紅酒知識，能夠準(zhǔn)確識別和清點紅酒。（二）盤點流程1.在盤點前，倉庫管理部門應(yīng)對庫存紅酒進行整理和核對，確保庫存臺賬記錄準(zhǔn)確。同時，準(zhǔn)備好盤點所需的工具和表格，如盤點表、計算器、標(biāo)簽等。2.盤點人員按照分工對庫存紅酒進行逐一清點，記錄實際數(shù)量、品種、規(guī)格、批次等信息。在清點過程中，如發(fā)現(xiàn)賬物不符的情況，應(yīng)及時記錄并查明原因。3.盤點結(jié)束后，盤點人員應(yīng)將盤點結(jié)果與庫存臺賬進行核對，編制盤點報告。盤點報告應(yīng)包括盤點時間、范圍、實際庫存數(shù)量、賬存數(shù)量、差異情況及原因分析等內(nèi)容。4.對于盤點差異，倉庫管理部門應(yīng)組織相關(guān)人員進行調(diào)查分析，找出原因，并采取相應(yīng)的措施進行調(diào)整。如屬于人為原因造成的差異，應(yīng)追究相關(guān)人員的責(zé)任；如屬于系統(tǒng)錯誤或其他客觀原因造成的差異，應(yīng)及時進行賬務(wù)調(diào)整。（三）盤點結(jié)果處理1.根據(jù)盤點報告，對庫存紅酒進行調(diào)整，確保賬物相符。倉庫管理部門應(yīng)及時更新庫存臺賬，并將盤點結(jié)果反饋給財務(wù)部門。2.財務(wù)部門根據(jù)盤點結(jié)果對紅酒的成本進行核算和調(diào)整，確保財務(wù)報表的準(zhǔn)確性。同時，對盤點過程中發(fā)現(xiàn)的問題進行分析總結(jié)，提出改進措施和建議，完善會所的紅酒管理制度。3.將盤點結(jié)果作為對倉庫管理部門和相關(guān)人員考核的重要依據(jù)之一。對于盤點工作認(rèn)真負責(zé)、賬物相符率高的部門和人員給予獎勵，對于盤點工作存在問題的部門和人員進行批評教育和績效扣分。九、損耗管理（一）損耗界定1.會所紅酒損耗主要包括自然損耗和非自然損耗。自然損耗是指由于紅酒的儲存、銷售等過程中正常的揮發(fā)、滲漏等原因?qū)е碌膿p耗；非自然損耗是指由于人為因素（如破損、丟失、誤用等）或意外事件（如自然災(zāi)害、設(shè)備故障等）導(dǎo)致的損耗。2.明確不同類型損耗的界定標(biāo)準(zhǔn)，如自然損耗率應(yīng)控制在[具體百分比]以內(nèi)，對于超過標(biāo)準(zhǔn)的自然損耗應(yīng)進行詳細分析和記錄；對于非自然損耗，應(yīng)查明原因，確定責(zé)任歸屬。（二）損耗控制措施1.加強紅酒儲存管理，確保倉庫環(huán)境符合要求，減少自然損耗的發(fā)生。定期檢查庫存紅酒，及時發(fā)現(xiàn)并處理有滲漏、揮發(fā)等情況的紅酒。2.提高員工的責(zé)任意識和操作技能，在紅酒的搬運、銷售、服務(wù)等過程中，要求員工嚴(yán)格按照操作規(guī)程進行操作，避免因人為因素造成損耗。