臨汾檔案管理制度VIP

臨汾檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)臨汾公司檔案管理，有效地保護(hù)和利用檔案，提高公司管理水平，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于臨汾公司各部門及全體員工。（三）檔案定義本制度所稱檔案是指公司在各項(xiàng)活動中直接形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案由綜合管理部集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。2.分類管理原則：按照檔案的來源、時(shí)間、內(nèi)容和形式等進(jìn)行分類，便于保管和利用。3.保密原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，確保檔案信息的安全與保密。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）綜合管理部1.負(fù)責(zé)制定和完善公司檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.集中管理公司各類檔案，進(jìn)行分類、編號、整理、裝訂、上架等工作。3.負(fù)責(zé)檔案的收集、歸檔、保管、查閱、借閱、統(tǒng)計(jì)等日常管理工作。4.定期對檔案進(jìn)行鑒定，對已失去保存價(jià)值的檔案提出銷毀意見，經(jīng)批準(zhǔn)后組織銷毀。5.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，提高檔案管理效率和利用水平。6.對各部門檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)。（二）各部門1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、立卷和歸檔工作，確保檔案的齊全、完整。2.明確一名兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門檔案管理的日常工作，并接受綜合管理部的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。3.按照公司檔案管理制度的要求，及時(shí)將本部門形成的檔案移交綜合管理部集中保管。4.嚴(yán)格遵守檔案查閱、借閱制度，不得擅自銷毀、涂改、轉(zhuǎn)借檔案。三、檔案的收集與歸檔（一）收集范圍1.公司設(shè)立、變更、注銷等過程中形成的文件材料，如營業(yè)執(zhí)照、公司章程、股東會決議等。2.公司各類會議文件、記錄、紀(jì)要等。3.公司制定的各項(xiàng)規(guī)章制度、辦法、規(guī)定等。4.公司的工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告等。5.公司與外部單位簽訂的合同、協(xié)議、意向書等。6.公司的財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料等。7.公司的人事檔案，包括員工入職、離職、晉升、獎懲等材料。8.公司的項(xiàng)目檔案，包括項(xiàng)目立項(xiàng)、可行性研究報(bào)告、設(shè)計(jì)方案、施工圖紙、驗(yàn)收報(bào)告等。9.公司的產(chǎn)品檔案，包括產(chǎn)品研發(fā)、生產(chǎn)、銷售等過程中形成的文件材料。10.公司的宣傳資料、廣告策劃、活動方案等。11.公司員工的培訓(xùn)資料、學(xué)習(xí)心得等。12.其他具有保存價(jià)值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案材料的及時(shí)、準(zhǔn)確收集。2.檔案材料應(yīng)真實(shí)、完整、清晰，不得涂改、偽造。3.收集的檔案材料應(yīng)按照一定的分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理，便于歸檔。（三）歸檔時(shí)間1.當(dāng)年形成的檔案，應(yīng)在次年上半年歸檔完畢。2.跨年度的項(xiàng)目檔案，在項(xiàng)目結(jié)束后三個(gè)月內(nèi)歸檔。3.人事檔案應(yīng)在員工離職后一個(gè)月內(nèi)歸檔。（四）歸檔程序1.各部門兼職檔案員對收集的檔案材料進(jìn)行初步整理，編制檔案目錄。2.將整理好的檔案材料移交綜合管理部，綜合管理部檔案管理人員進(jìn)行審核、分類、編號、裝訂等工作。3.經(jīng)審核合格的檔案材料，按照檔案管理制度的要求進(jìn)行上架保管，并錄入電子檔案數(shù)據(jù)庫。四、檔案的分類與編號（一）分類方法公司檔案分為行政管理類、人事管理類、財(cái)務(wù)管理類、業(yè)務(wù)管理類、項(xiàng)目管理類、產(chǎn)品管理類、企業(yè)文化類等七大類。1.行政管理類：包括公司文件、會議記錄、工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、規(guī)章制度、證照等。2.人事管理類：包括員工檔案、招聘、培訓(xùn)、考核、薪酬、福利、勞動合同等。3.財(cái)務(wù)管理類：包括財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料、預(yù)算、決算等。4.業(yè)務(wù)管理類：包括市場調(diào)研、銷售合同、客戶資料、采購合同、供應(yīng)商資料等。5.項(xiàng)目管理類：包括項(xiàng)目立項(xiàng)、可行性研究報(bào)告、設(shè)計(jì)方案、施工圖紙、驗(yàn)收報(bào)告等。6.產(chǎn)品管理類：包括產(chǎn)品研發(fā)、生產(chǎn)、銷售等過程中形成的文件材料。7.企業(yè)文化類：包括公司宣傳資料、廣告策劃、活動方案、員工文化活動記錄等。（二）編號規(guī)則檔案編號采用“年度+類別代碼+順序號”的方式，具體如下：1.年度：采用公元紀(jì)年，如“2023”表示2023年。2.類別代碼：按照上述分類方法，分別用兩位大寫字母表示，如“XG”表示行政管理類。3.順序號：按照檔案形成的先后順序，從001開始依次編號。例如，2023年行政管理類的第一份檔案編號為“2023XG001”。五、檔案的保管（一）保管期限公司檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管的檔案：凡是反映公司主要職能活動和歷史面貌的，對公司有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。2.長期保管的檔案：凡是反映公司一般工作活動，在較長時(shí)間內(nèi)對公司工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為長期保管，保管期限為16年至50年。3.短期保管的檔案：凡是反映公司一般性工作活動，在較短時(shí)間內(nèi)對公司工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為短期保管，保管期限為5年以下。（二）保管要求1.綜合管理部應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。3.檔案應(yīng)分類存放，排列有序，便于查找和利用。4.定期對檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，并做好記錄。5.對破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性。六、檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到綜合管理部查閱。2.查閱檔案時(shí)，應(yīng)在檔案管理人員的陪同下進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。3.查閱檔案時(shí)，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽換、污損等，如需摘錄或復(fù)制檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并登記備案。4.查閱完畢后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理人員，并辦理歸還手續(xù)。（二）借閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱期限、用途等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和綜合管理部負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可借閱。2.借閱檔案的期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱檔案時(shí)，應(yīng)妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)印、拍照、傳播檔案內(nèi)容。4.借閱人員應(yīng)按時(shí)歸還檔案，如發(fā)現(xiàn)檔案丟失、損壞等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告綜合管理部，并承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。（三）外部單位查閱與借閱1.外部單位因工作需要查閱或借閱公司檔案的，應(yīng)持有單位介紹信，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由綜合管理部安排專人陪同查閱或借閱。2.外部單位查閱或借閱檔案的范圍和方式，應(yīng)嚴(yán)格按照國家有關(guān)法律法規(guī)和公司規(guī)定執(zhí)行，不得泄露公司機(jī)密。3.外部單位查閱或借閱檔案后，應(yīng)及時(shí)歸還，并辦理歸還手續(xù)。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織公司成立檔案鑒定工作小組，由綜合管理部負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長，各部門負(fù)責(zé)人及檔案管理人員為成員，負(fù)責(zé)對公司檔案進(jìn)行定期鑒定。（二）鑒定內(nèi)容1.檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。2.檔案的保管期限是否合理。3.檔案是否已失去保存價(jià)值。（三）鑒定程序1.檔案鑒定工作小組定期對檔案進(jìn)行清查，逐卷逐件地審查檔案的內(nèi)容和保存價(jià)值。2.對已失去保存價(jià)值的檔案，由檔案鑒定工作小組提出銷毀意見，填寫《檔案銷毀申請表》。3.《檔案銷毀申請表》經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由綜合管理部負(fù)責(zé)組織銷毀。（四）銷毀方式檔案銷毀應(yīng)采用焚燒、粉碎等方式，確保檔案信息無法恢復(fù)。銷毀過程中，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，并做好記錄。八、檔案信息化管理（一）建立電子檔案數(shù)據(jù)庫綜合管理部應(yīng)建立公司電子檔案數(shù)據(jù)庫，將紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，錄入電子檔案數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案信息的電子化管理。（二）電子檔案的收集與整理1.各部門應(yīng)按照檔案管理制度的要求，及時(shí)將電子檔案移交綜合管理部。2.綜合管理部對接收的電子檔案進(jìn)行整理、分類、編號等工作，確保電子檔案的規(guī)范性和完整性。（三）電子檔案的保管與利用