嚴格訪客管理制度

嚴格訪客管理制度一、總則（一）目的為了加強公司安全管理，維護公司正常的工作秩序，保障公司員工的人身安全和公司財產安全，特制定本訪客管理制度。（二）適用范圍本制度適用于進入公司辦公區(qū)域、生產區(qū)域及其他相關區(qū)域的所有訪客，包括但不限于客戶、供應商、合作伙伴、外來參觀人員等。（三）基本原則1.安全第一原則：確保訪客進入公司后的活動不會對公司安全造成威脅，保障公司員工和財產安全。2.規(guī)范管理原則：對訪客的接待、登記、引導、陪同、離開等環(huán)節(jié)進行規(guī)范化管理，確保各項工作有序進行。3.服務至上原則：在保障安全和規(guī)范管理的前提下，為訪客提供熱情、周到的服務，樹立公司良好形象。二、訪客接待流程（一）預約1.公司員工如需接待訪客，應提前與訪客溝通，了解訪客基本信息（包括姓名、單位、來訪目的、人數、預計來訪時間等），并填寫《訪客預約申請表》。2.《訪客預約申請表》應提交至所在部門負責人審批，部門負責人根據工作需要和實際情況進行審批，同意后簽字確認。3.將審批通過的《訪客預約申請表》提交至公司前臺或安全管理部門備案。（二）登記1.訪客到達公司后，應在公司前臺或指定的訪客登記處進行登記。2.訪客需出示有效身份證件（如身份證、駕駛證、護照等），登記人員核對身份證件信息與預約申請表一致后，為訪客發(fā)放《訪客證》。3.登記內容包括訪客姓名、單位、來訪目的、身份證號碼、聯系電話、預約時間、預計離開時間、被訪人姓名及所在部門等。（三）引導與陪同1.前臺或安全管理部門根據訪客預約信息，聯系被訪人確認是否接待。如被訪人同意接待，應安排專人引導訪客前往被訪人所在區(qū)域。2.引導人員應全程陪同訪客，不得讓訪客獨自在公司內走動。在引導過程中，告知訪客公司的安全注意事項和基本規(guī)章制度。3.如訪客需要參觀公司其他區(qū)域，引導人員應提前與相關部門溝通協(xié)調，獲得批準后方可帶領訪客前往，并確保參觀過程中的安全和秩序。（四）訪客活動管理1.訪客應在被訪人的陪同下進行活動，不得擅自進入未經許可的區(qū)域。2.訪客在公司內的活動應遵守公司的各項規(guī)章制度，不得在公司內吸煙、大聲喧嘩、亂扔垃圾等。3.如訪客在公司內進行商務洽談、會議等活動，應使用公司指定的會議室，并遵守會議室的使用規(guī)定。（五）離開1.訪客離開公司時，應將《訪客證》交回公司前臺或指定的登記處。2.登記人員收回《訪客證》后，在訪客登記記錄上注明離開時間，并對訪客的來訪情況進行簡要總結。3.如訪客在來訪過程中違反公司規(guī)定，登記人員應及時通知相關部門和人員進行處理。三、特殊情況處理（一）未預約訪客1.對于未預約的訪客，公司前臺或安全管理部門應先了解訪客來訪目的，并聯系被訪人確認是否接待。2.如被訪人同意接待，按照本制度的登記、引導與陪同、離開等流程進行處理。3.如被訪人不同意接待，應禮貌地向訪客說明情況，并請訪客離開公司。（二）緊急訪客1.對于因緊急事務來訪且無法提前預約的訪客，公司前臺或安全管理部門應立即聯系被訪人，并向被訪人說明情況。2.被訪人同意接待后，按照本制度的登記、引導與陪同、離開等流程進行處理，但在登記時應注明“緊急訪客”字樣。（三）訪客遺失物品1.如訪客在公司內遺失物品，應及時向公司前臺或安全管理部門報告。2.公司相關部門應協(xié)助訪客查找遺失物品，如找到遺失物品，應及時通知訪客前來認領。3.如無法找到遺失物品，公司應向訪客說明情況，并表示歉意。四、安全管理措施（一）身份驗證1.嚴格執(zhí)行訪客登記制度，確保訪客身份信息真實有效。對可疑人員應拒絕其進入公司，并及時通知相關部門處理。2.在訪客登記處配備必要的身份驗證設備，如身份證識別儀等，提高身份驗證的準確性和效率。（二）安全檢查1.訪客進入公司前，應接受安全檢查。安全檢查人員應使用金屬探測器等設備對訪客隨身攜帶的物品進行檢查，防止訪客攜帶危險物品進入公司。2.安全檢查內容包括但不限于：是否攜帶刀具、槍支、易燃易爆物品等危險物品；是否攜帶未經許可的電子設備、錄音錄像設備等。3.如發(fā)現訪客攜帶危險物品或違規(guī)物品，應立即禁止其進入公司，并通知相關部門進行處理。（三）監(jiān)控管理1.在公司主要出入口、公共區(qū)域、辦公區(qū)域等安裝監(jiān)控設備，對訪客活動進行全程監(jiān)控。2.監(jiān)控錄像應保存一定期限，以便在需要時進行查閱。如發(fā)生安全事故或其他異常情況，可通過查看監(jiān)控錄像獲取相關證據。（四）應急處理1.制定完善的應急預案，明確在訪客管理過程中可能出現的各種突發(fā)事件的應急處理措施。2.定期組織公司員工進行應急演練，提高員工應對突發(fā)事件的能力和水平。3.如發(fā)生突發(fā)事件，應立即啟動應急預案，采取有效措施進行處理，確保公司安全和正常秩序。五、培訓與宣傳（一）培訓1.定期組織公司員工進行訪客管理制度培訓，使員工了解訪客管理的重要性和相關流程，提高員工的安全意識和服務意識。2.培訓內容包括訪客接待流程、安全管理措施、特殊情況處理等方面的知識和技能。3.對涉及訪客接待的重點崗位人員（如前臺接待人員、安全管理人員等）進行專項培訓，確保其熟悉訪客管理工作的各項要求和操作規(guī)范。（二）宣傳1.在公司內部宣傳欄、辦公區(qū)域等顯著位置張貼訪客管理制度相關內容，向員工宣傳訪客管理的重要性和相關規(guī)定。2.通過公司內部郵件、微信群等方式向員工傳達訪客管理制度的最新要求和注意事項，確保員工及時了解和掌握相關信息。3.在公司網站上公布訪客管理制度，方便外部人員查閱，同時也展示公司規(guī)范管理的形象。六、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督1.公司安全管理部門負責對訪客管理制度的執(zhí)行情況進行日常監(jiān)督檢查，及時發(fā)現和糾正存在的問題。2.定期對公司各部門的訪客接待情況進行抽查，檢查是否按照本制度的要求進行訪客接待和管理。3.設立舉報電話和郵箱，接受公司員工和外部人員對違反訪客管理制度行為的舉報，對舉報情況進行及時調查處理。（二）考核1.將訪客管理制度的執(zhí)行情況納入公司員工績效考核體系，對在訪客管理工作中表現優(yōu)秀的員工進行表彰和獎勵。2.對違反訪客管理制度的員工，視情節(jié)輕重