業(yè)擴(kuò)檔案管理制度VIP

業(yè)擴(kuò)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)業(yè)擴(kuò)檔案管理，規(guī)范業(yè)擴(kuò)報(bào)裝工作流程中的檔案資料收集、整理、歸檔、保管和利用，確保業(yè)擴(kuò)檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性，為公司生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)、客戶服務(wù)、電網(wǎng)規(guī)劃建設(shè)等提供可靠依據(jù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司系統(tǒng)內(nèi)各供電單位及所屬部門在業(yè)擴(kuò)報(bào)裝工作中形成的各類檔案資料的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則業(yè)擴(kuò)檔案由公司指定的檔案管理部門或?qū)Ｈ素?fù)責(zé)集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則檔案資料應(yīng)如實(shí)反映業(yè)擴(kuò)報(bào)裝工作的全過(guò)程，確保內(nèi)容真實(shí)、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、簽字齊全。3.及時(shí)歸檔原則業(yè)擴(kuò)報(bào)裝工作各環(huán)節(jié)產(chǎn)生的檔案資料應(yīng)按照規(guī)定及時(shí)整理歸檔，不得積壓或延誤。4.便于利用原則檔案管理應(yīng)便于查詢、檢索和利用，滿足公司內(nèi)部各部門及外部相關(guān)單位的工作需要。二、管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善業(yè)擴(kuò)檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查各部門業(yè)擴(kuò)檔案的收集、整理、歸檔工作。3.負(fù)責(zé)業(yè)擴(kuò)檔案的集中統(tǒng)一保管，建立健全檔案保管、借閱、利用等管理制度。4.對(duì)業(yè)擴(kuò)檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目、裝訂等整理工作，確保檔案的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。5.定期對(duì)業(yè)擴(kuò)檔案進(jìn)行鑒定、銷毀，確保檔案的時(shí)效性和安全性。6.負(fù)責(zé)提供業(yè)擴(kuò)檔案的查詢、借閱服務(wù)，為公司生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)、客戶服務(wù)等工作提供支持。（二）業(yè)擴(kuò)報(bào)裝部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門業(yè)擴(kuò)報(bào)裝工作中各類檔案資料的收集、整理和初步審核。2.按照檔案管理部門的要求，及時(shí)將整理好的檔案資料移交歸檔。3.配合檔案管理部門做好業(yè)擴(kuò)檔案的查詢、借閱等工作，提供必要的協(xié)助。4.對(duì)本部門形成的業(yè)擴(kuò)檔案的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和完整性負(fù)責(zé)。（三）其他部門職責(zé)1.涉及業(yè)擴(kuò)報(bào)裝工作的其他部門，應(yīng)按照各自職責(zé)，做好相關(guān)檔案資料的收集、整理和移交工作。2.在工作中需要查閱業(yè)擴(kuò)檔案時(shí)，應(yīng)按照規(guī)定辦理借閱手續(xù)，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸還。三、檔案收集（一）收集范圍1.客戶用電申請(qǐng)資料，包括用電申請(qǐng)書(shū)、營(yíng)業(yè)執(zhí)照、法人身份證明、授權(quán)委托書(shū)等。2.用電項(xiàng)目相關(guān)資料，如項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、可行性研究報(bào)告、環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告等。3.供電方案相關(guān)資料，包括供電方案答復(fù)單、供電方式協(xié)議書(shū)等。4.設(shè)計(jì)圖紙及資料，如電氣主接線圖、平面布置圖、設(shè)備選型清單等。5.工程施工資料，包括施工單位資質(zhì)證明、施工合同、工程竣工報(bào)告、試驗(yàn)報(bào)告等。6.設(shè)備采購(gòu)資料，如設(shè)備采購(gòu)合同、設(shè)備清單、設(shè)備說(shuō)明書(shū)等。7.驗(yàn)收資料，包括驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、整改記錄等。8.送電資料，如送電申請(qǐng)單、送電方案、調(diào)度協(xié)議等。9.其他與業(yè)擴(kuò)報(bào)裝工作相關(guān)的資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)業(yè)擴(kuò)檔案資料的收集工作，確保資料收集的及時(shí)性和完整性。2.檔案資料應(yīng)字跡清晰、圖表整潔、簽字蓋章齊全，采用耐久性強(qiáng)的書(shū)寫材料和載體。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理和存儲(chǔ)，確保其可讀性和可利用性。4.收集的檔案資料應(yīng)進(jìn)行分類整理，便于后續(xù)的歸檔工作。四、檔案整理（一）分類標(biāo)準(zhǔn)業(yè)擴(kuò)檔案按照客戶類別、電壓等級(jí)、用電性質(zhì)等進(jìn)行分類，具體分類如下：1.居民客戶檔案2.非居民客戶檔案低壓客戶檔案高壓客戶檔案10kV客戶檔案35kV及以上客戶檔案3.躉售客戶檔案（二）編號(hào)規(guī)則業(yè)擴(kuò)檔案編號(hào)采用“年份+供電單位代碼+客戶編號(hào)+檔案類別代碼”的格式，具體說(shuō)明如下：1.年份：取檔案形成年份的后兩位數(shù)字。2.供電單位代碼：由公司統(tǒng)一規(guī)定的代碼表示。3.客戶編號(hào)：按照公司客戶編號(hào)規(guī)則編制。4.檔案類別代碼：根據(jù)檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，用兩位字母表示，如“JM”表示居民客戶檔案，“FJ”表示非居民低壓客戶檔案等。（三）編目要求1.編制業(yè)擴(kuò)檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、密級(jí)等內(nèi)容。2.目錄應(yīng)按照分類順序排列，便于查詢和檢索。3.對(duì)于每份檔案資料，應(yīng)在首頁(yè)右上角加蓋檔案編號(hào)章。（四）裝訂要求1.檔案資料應(yīng)按照一定順序進(jìn)行裝訂，一般采用左側(cè)裝訂。2.裝訂應(yīng)牢固、整齊，不得壓字、掉頁(yè)。3.對(duì)于紙張規(guī)格不一致的資料，應(yīng)進(jìn)行折疊或裱糊，使其規(guī)格統(tǒng)一。五、檔案歸檔（一）歸檔時(shí)間1.業(yè)擴(kuò)報(bào)裝工作完成后，各部門應(yīng)在[X]個(gè)工作日內(nèi)將整理好的檔案資料移交檔案管理部門歸檔。2.對(duì)于跨年度的業(yè)擴(kuò)項(xiàng)目，應(yīng)在次年[X]月底前完成上一年度檔案資料的歸檔工作。（二）歸檔程序1.業(yè)擴(kuò)報(bào)裝部門填寫《業(yè)擴(kuò)檔案移交清單》，詳細(xì)列出移交檔案的編號(hào)、題名、日期、數(shù)量等信息。2.檔案管理部門對(duì)移交的檔案資料進(jìn)行核對(duì)，確認(rèn)無(wú)誤后在《業(yè)擴(kuò)檔案移交清單》上簽字蓋章。3.檔案管理部門按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)和編號(hào)規(guī)則，對(duì)歸檔的檔案進(jìn)行整理、編目和裝訂。4.將歸檔后的檔案資料放入專門的檔案柜或存儲(chǔ)設(shè)備中，并建立相應(yīng)的檔案臺(tái)賬。六、檔案保管（一）保管期限業(yè)擴(kuò)檔案保管期限分為長(zhǎng)期、短期和永久，具體如下：1.長(zhǎng)期保管：保管期限為[X]年，主要包括供電方案、設(shè)計(jì)圖紙、工程施工資料、設(shè)備采購(gòu)資料等。2.短期保管：保管期限為[X]年，主要包括客戶用電申請(qǐng)資料、驗(yàn)收資料、送電資料等。3.永久保管：主要包括涉及公司重大利益、具有重要?dú)v史價(jià)值或法律意義的檔案資料。（二）保管條件1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等設(shè)施。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，相對(duì)濕度控制在[X]%[X]%之間。3.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行異地備份，確保檔案數(shù)據(jù)的安全性。（三）檔案清查1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)業(yè)擴(kuò)檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查，每季度進(jìn)行一次局部清查。2.清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、完整性、保管狀況等，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理。3.清查結(jié)果應(yīng)形成書(shū)面報(bào)告，上報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門。七、檔案利用（一）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門因生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)、客戶服務(wù)、電網(wǎng)規(guī)劃建設(shè)等工作需要查閱業(yè)擴(kuò)檔案。2.外部相關(guān)單位因工作需要查閱業(yè)擴(kuò)檔案，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（二）利用程序1.公司內(nèi)部人員查閱業(yè)擴(kuò)檔案，應(yīng)填寫《業(yè)擴(kuò)檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、內(nèi)容、期限等，經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.外部單位查閱業(yè)擴(kuò)檔案，應(yīng)持單位介紹信、查閱人有效身份證件等，填寫《業(yè)擴(kuò)檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)公司相關(guān)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。3.檔案管理部門根據(jù)查閱申請(qǐng)，提供相應(yīng)的檔案資料，并做好查閱登記工作。查閱登記應(yīng)包括查閱日期、查閱人姓名、單位、查閱內(nèi)容、歸還日期等信息。4.查閱人員應(yīng)在規(guī)定的地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫(kù)房或轉(zhuǎn)借他人。如需復(fù)印或摘錄檔案資料，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。5.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案資料歸還檔案管理部門，檔案管理人員應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行核對(duì)，確保檔案的完整性。（三）利用限制1.涉及公司商業(yè)秘密、客戶隱私等敏感信息的業(yè)擴(kuò)檔案，未經(jīng)公司批準(zhǔn)，不得對(duì)外提供查閱。2.查閱人員不得在檔案資料上涂改、圈劃、污損或抽取、撤換檔案材料。3.對(duì)于重要的業(yè)擴(kuò)檔案資料，如需長(zhǎng)期借閱或使用，應(yīng)經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并簽訂相關(guān)協(xié)議。八、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立業(yè)擴(kuò)檔案鑒定小組，由檔案管理部門、業(yè)擴(kuò)報(bào)裝部門及相關(guān)技術(shù)專家組成，負(fù)責(zé)對(duì)到期的業(yè)擴(kuò)檔案進(jìn)行鑒定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.已超過(guò)保管期限，且確無(wú)保存價(jià)值的檔案資料。2.檔案內(nèi)容不完整、不準(zhǔn)確，無(wú)法反映業(yè)擴(kuò)報(bào)裝工作真實(shí)情況的檔案資料。3.重復(fù)、冗余的檔案資料。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對(duì)到期的業(yè)擴(kuò)檔案進(jìn)行清理，列出擬鑒定銷毀的檔案清單。2.鑒定小組對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行逐一審查，根據(jù)鑒定標(biāo)準(zhǔn)確定是否銷毀。3.對(duì)確定銷毀的檔案，應(yīng)編制《業(yè)擴(kuò)檔案銷毀清單》，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后實(shí)施銷毀。（四）銷毀方式1.對(duì)于紙質(zhì)檔案，應(yīng)采