專項(xiàng)合同管理制度

專項(xiàng)合同管理制度一、總則1.目的本專項(xiàng)合同管理制度旨在規(guī)范公司專項(xiàng)合同的管理流程，確保合同的簽訂、履行、變更、終止等環(huán)節(jié)符合法律法規(guī)及公司利益，有效防范合同風(fēng)險(xiǎn)，維護(hù)公司的合法權(quán)益，保障公司業(yè)務(wù)的順利開(kāi)展。2.適用范圍本制度適用于公司與外部單位或個(gè)人簽訂的各類專項(xiàng)合同，包括但不限于項(xiàng)目合作合同、技術(shù)開(kāi)發(fā)合同、服務(wù)合同、采購(gòu)合同等。3.基本原則依法合規(guī)原則：合同的簽訂、履行等活動(dòng)必須遵守國(guó)家法律法規(guī)和政策的規(guī)定。平等自愿原則：合同雙方在平等、自愿的基礎(chǔ)上訂立合同，任何一方不得將自己的意志強(qiáng)加給對(duì)方。公平公正原則：合同條款應(yīng)體現(xiàn)公平公正，保障雙方的合法權(quán)益，不得損害國(guó)家利益、社會(huì)公共利益和他人合法權(quán)益。誠(chéng)實(shí)守信原則：合同雙方應(yīng)誠(chéng)實(shí)守信，全面履行合同約定的義務(wù)。二、合同簽訂管理1.合同立項(xiàng)業(yè)務(wù)部門根據(jù)工作需要，提出專項(xiàng)合同立項(xiàng)申請(qǐng)，詳細(xì)說(shuō)明合同的名稱、標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)款或報(bào)酬、履行期限、地點(diǎn)和方式、違約責(zé)任等主要條款。立項(xiàng)申請(qǐng)應(yīng)經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核同意，并提交至公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.合同起草立項(xiàng)申請(qǐng)批準(zhǔn)后，業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)起草合同文本。合同文本應(yīng)參照國(guó)家相關(guān)合同示范文本及公司已有的合同模板進(jìn)行編寫，確保條款完整、準(zhǔn)確、清晰。合同條款應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，對(duì)合同標(biāo)的、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、價(jià)款支付方式、驗(yàn)收方式、保密條款、違約責(zé)任等重要內(nèi)容做出詳細(xì)約定。在合同起草過(guò)程中，業(yè)務(wù)部門應(yīng)與法務(wù)部門溝通，確保合同條款符合法律法規(guī)要求，避免法律風(fēng)險(xiǎn)。3.合同審核合同起草完成后，業(yè)務(wù)部門將合同文本提交至法務(wù)部門進(jìn)行法律審核。法務(wù)部門對(duì)合同條款的合法性、合規(guī)性進(jìn)行審查，提出修改意見(jiàn)和建議。業(yè)務(wù)部門根據(jù)法務(wù)部門的審核意見(jiàn)對(duì)合同進(jìn)行修改完善，再次提交審核。如雙方對(duì)審核意見(jiàn)存在異議，應(yīng)進(jìn)行充分溝通協(xié)商，直至達(dá)成一致。合同經(jīng)法務(wù)部門審核通過(guò)后，提交至財(cái)務(wù)部門進(jìn)行財(cái)務(wù)審核。財(cái)務(wù)部門對(duì)合同的價(jià)款、支付方式、結(jié)算方式等財(cái)務(wù)條款進(jìn)行審核，確保合同的財(cái)務(wù)安排合理、可行，符合公司財(cái)務(wù)管理制度。財(cái)務(wù)部門審核通過(guò)后，合同文本提交至公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)公司整體戰(zhàn)略和業(yè)務(wù)情況，對(duì)合同的必要性、可行性、風(fēng)險(xiǎn)等進(jìn)行綜合評(píng)估，做出審批決定。4.合同簽訂合同經(jīng)審批通過(guò)后，由法定代表人或其授權(quán)代表與對(duì)方簽訂合同。簽訂合同前，應(yīng)仔細(xì)核對(duì)對(duì)方當(dāng)事人的主體資格、資質(zhì)證書、授權(quán)委托書等相關(guān)文件，確保對(duì)方具備簽訂合同的合法資格和能力。合同簽訂時(shí)，應(yīng)使用公司統(tǒng)一的合同專用章，并嚴(yán)格按照公司印章管理制度進(jìn)行蓋章操作。蓋章后的合同文本應(yīng)妥善保管，不得隨意涂改。合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)將合同原件一份交至公司檔案室存檔，一份交至財(cái)務(wù)部門作為付款依據(jù)，一份自留用于跟蹤合同履行情況。三、合同履行管理1.履行計(jì)劃制定合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)合同約定，制定詳細(xì)的合同履行計(jì)劃，明確各項(xiàng)工作的責(zé)任人、時(shí)間節(jié)點(diǎn)和工作要求。履行計(jì)劃應(yīng)報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批，并抄送相關(guān)部門備案。2.履行跟蹤與監(jiān)控業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)對(duì)合同履行情況進(jìn)行跟蹤與監(jiān)控，及時(shí)掌握合同履行進(jìn)度，協(xié)調(diào)解決合同履行過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題。定期對(duì)合同履行情況進(jìn)行檢查和評(píng)估，形成書面報(bào)告，向公司分管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)合同履行的進(jìn)展情況、存在的問(wèn)題及解決方案等。如發(fā)現(xiàn)合同履行過(guò)程中出現(xiàn)重大問(wèn)題或風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)及時(shí)向公司管理層報(bào)告，并采取有效措施進(jìn)行應(yīng)對(duì)，降低風(fēng)險(xiǎn)損失。3.通知與協(xié)助義務(wù)在合同履行過(guò)程中，雙方應(yīng)按照合同約定履行通知義務(wù)，及時(shí)告知對(duì)方有關(guān)合同履行的重要事項(xiàng)、變更情況等。一方因不可抗力或其他原因需要變更或解除合同的，應(yīng)及時(shí)通知對(duì)方，并按照合同約定或法律法規(guī)的規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。雙方應(yīng)相互協(xié)助，共同完成合同約定的各項(xiàng)義務(wù)，確保合同順利履行。4.證據(jù)收集與保管業(yè)務(wù)部門應(yīng)在合同履行過(guò)程中及時(shí)收集、整理與合同履行相關(guān)的證據(jù)，如發(fā)票、送貨單、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、會(huì)議紀(jì)要、往來(lái)函件等。對(duì)證據(jù)進(jìn)行妥善保管，確保證據(jù)的真實(shí)性、完整性和有效性。證據(jù)的保管期限應(yīng)按照法律法規(guī)及公司檔案管理制度的規(guī)定執(zhí)行。四、合同變更管理1.變更申請(qǐng)合同履行過(guò)程中，如因客觀情況發(fā)生變化需要變更合同條款的，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)提出合同變更申請(qǐng)，詳細(xì)說(shuō)明變更的原因、內(nèi)容及對(duì)合同履行的影響等。變更申請(qǐng)應(yīng)經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核同意，并提交至公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.變更協(xié)商公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批通過(guò)變更申請(qǐng)后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)與對(duì)方就合同變更事宜進(jìn)行協(xié)商。協(xié)商過(guò)程中，應(yīng)充分聽(tīng)取對(duì)方的意見(jiàn)和建議，爭(zhēng)取達(dá)成一致意見(jiàn)。如雙方就合同變更事宜協(xié)商不成，應(yīng)按照合同約定的爭(zhēng)議解決方式進(jìn)行處理。3.變更審批雙方就合同變更事宜達(dá)成一致意見(jiàn)后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)將變更后的合同文本提交至法務(wù)部門進(jìn)行法律審核。法務(wù)部門審核通過(guò)后，提交至財(cái)務(wù)部門進(jìn)行財(cái)務(wù)審核。變更后的合同經(jīng)法務(wù)部門和財(cái)務(wù)部門審核通過(guò)后，提交至公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。如變更涉及重大事項(xiàng)或?qū)纠嬗休^大影響的，應(yīng)提交公司總經(jīng)理辦公會(huì)或董事會(huì)審議批準(zhǔn)。4.變更簽訂與備案變更后的合同經(jīng)審批通過(guò)后，由法定代表人或其授權(quán)代表與對(duì)方簽訂變更協(xié)議。簽訂變更協(xié)議的程序與簽訂合同的程序相同。業(yè)務(wù)部門應(yīng)將變更協(xié)議原件一份交至公司檔案室存檔，一份交至財(cái)務(wù)部門作為付款依據(jù)，一份自留用于跟蹤合同履行情況。同時(shí)，應(yīng)及時(shí)對(duì)原合同進(jìn)行修訂，并在相關(guān)系統(tǒng)中更新合同信息。五、合同終止管理1.終止條件合同期滿，雙方未續(xù)簽的，合同自動(dòng)終止。合同約定的履行義務(wù)全部完成，合同終止。雙方協(xié)商一致，提前解除合同的，合同終止。因不可抗力或其他不可歸責(zé)于雙方的原因，導(dǎo)致合同無(wú)法繼續(xù)履行的，合同終止。一方依據(jù)合同約定或法律法規(guī)的規(guī)定行使解除權(quán)，解除合同的，合同終止。2.終止通知合同終止時(shí)，一方應(yīng)及時(shí)通知對(duì)方，并說(shuō)明合同終止的原因和日期。通知應(yīng)采用書面形式，并按照合同約定的送達(dá)方式送達(dá)對(duì)方。3.履行與結(jié)算合同終止后，雙方應(yīng)按照合同約定履行各自的義務(wù)，完成合同終止前尚未履行的事項(xiàng)。財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)對(duì)合同終止后的款項(xiàng)進(jìn)行結(jié)算，核對(duì)雙方的往來(lái)賬目，確保款項(xiàng)收付清晰、準(zhǔn)確。業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)清理合同履行過(guò)程中形成的文件、資料、物品等，按照公司檔案管理制度的規(guī)定進(jìn)行歸檔或處理。4.終止備案合同終止后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)將合同終止情況書面報(bào)告公司分管領(lǐng)導(dǎo)，并將相關(guān)資料提交至公司檔案室備案。六、合同風(fēng)險(xiǎn)管理1.風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與評(píng)估法務(wù)部門協(xié)同業(yè)務(wù)部門定期對(duì)公司簽訂的專項(xiàng)合同進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與評(píng)估，分析合同可能面臨的法律風(fēng)險(xiǎn)、市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)、信用風(fēng)險(xiǎn)等。建立合同風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估指標(biāo)體系，對(duì)合同的重要性、風(fēng)險(xiǎn)程度等進(jìn)行量化評(píng)估，為風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)提供依據(jù)。2.風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估結(jié)果，制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施。對(duì)于風(fēng)險(xiǎn)較小的合同，可采取常規(guī)的管理措施進(jìn)行監(jiān)控和跟蹤；對(duì)于風(fēng)險(xiǎn)較大的合同，應(yīng)制定專項(xiàng)風(fēng)險(xiǎn)管理方案，采取防范、控制和化解風(fēng)險(xiǎn)的具體措施。加強(qiáng)對(duì)合同對(duì)方當(dāng)事人的信用管理，建立信用檔案，評(píng)估對(duì)方的信用狀況，對(duì)于信用不佳的合作方，應(yīng)謹(jǐn)慎簽訂合同或采取相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)防范措施。在合同條款中明確約定風(fēng)險(xiǎn)承擔(dān)方式和違約責(zé)任，確保在發(fā)生風(fēng)險(xiǎn)時(shí)能夠有效維護(hù)公司的合法權(quán)益。3.風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控與預(yù)警業(yè)務(wù)部門和法務(wù)部門負(fù)責(zé)對(duì)合同風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控，及時(shí)發(fā)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)變化情況。建立風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警機(jī)制，設(shè)定風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警指標(biāo)和閾值，當(dāng)風(fēng)險(xiǎn)指標(biāo)達(dá)到預(yù)警閾值時(shí)，及時(shí)發(fā)出預(yù)警信號(hào)，提醒相關(guān)部門采取應(yīng)對(duì)措施，防范風(fēng)險(xiǎn)擴(kuò)大。4.風(fēng)險(xiǎn)處置與總結(jié)對(duì)于已經(jīng)發(fā)生的合同風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)及時(shí)采取有效的處置措施，降低風(fēng)險(xiǎn)損失。處置完成后，對(duì)風(fēng)險(xiǎn)事件進(jìn)行總結(jié)分析，查找風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的原因，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，完善合同管理制度和風(fēng)險(xiǎn)防控機(jī)制。七、合同檔案管理1.檔案收集合同簽訂、履行、變更、終止過(guò)程中形成的各類文件、資料、記錄等均應(yīng)作為合同檔案進(jìn)行收集。業(yè)務(wù)部門在合同履行完畢后，應(yīng)及時(shí)將合同檔案整理齊全，移交至公司檔案室。移交時(shí)，應(yīng)填寫檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)。2.檔案整理公司檔案室負(fù)責(zé)對(duì)接收的合同檔案進(jìn)行整理。按照合同類別、時(shí)間順序等進(jìn)行分類編號(hào)，編制檔案目錄，便于查找和利用。對(duì)合同檔案中的文件資料進(jìn)行裝訂、編頁(yè)、蓋章等處理，確保檔案的完整性和規(guī)范性。3.檔案保管合同檔案應(yīng)存放在專門的檔案庫(kù)房，配備必要的保管設(shè)施和設(shè)備，確保檔案的安全。建立檔案保管制度，定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、清點(diǎn)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理檔案損壞、丟失等問(wèn)題。嚴(yán)格控制檔案查閱權(quán)限，未經(jīng)批準(zhǔn)，任何人不得擅自查閱、復(fù)制、借閱合同檔案。4.檔案利用因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核、公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱檔案時(shí)，應(yīng)在檔案室指定地點(diǎn)進(jìn)行，查閱人員不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。如需復(fù)制檔案材料，應(yīng)按照公司檔案管理制度的規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。八、監(jiān)督與檢查1.內(nèi)部監(jiān)督公司審計(jì)部門定期對(duì)專項(xiàng)合同的簽訂、履行、管理等情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查合同管理制度的執(zhí)行情況，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)提出整改意見(jiàn)。法務(wù)部門負(fù)責(zé)對(duì)合同的合法性、合規(guī)性進(jìn)行監(jiān)督檢查，對(duì)違反法律法規(guī)或合同管理制度的行為進(jìn)行糾正和處理。業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人對(duì)本部門簽訂和履行的合同負(fù)責(zé)日常監(jiān)督管理，確保合同的順利執(zhí)行。2.外部監(jiān)督接受政府相關(guān)部門的監(jiān)督檢查，積極配合政府部門對(duì)公司合同管理工作的指導(dǎo)和監(jiān)督，及時(shí)整改存在的問(wèn)題。關(guān)注行業(yè)動(dòng)態(tài)和市場(chǎng)變化，學(xué)習(xí)借鑒其他企業(yè)在合同管理方面的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)和做法，不斷完善公司的合同管理制度。九、責(zé)任追究1.責(zé)任界定在合同簽訂、履行、變更、終止等過(guò)程中，因故意或重大過(guò)失導(dǎo)致公司利益受損的，應(yīng)依法追究相關(guān)人員的責(zé)任。明確不同崗位人員在合同管理中的職責(zé)，根據(jù)責(zé)任大小確定責(zé)任主體。如業(yè)務(wù)部門未按規(guī)定履行合