母子公司合同管理制度VIP

母子公司合同管理制度一、總則（一）目的為加強母子公司合同管理，規(guī)范合同簽訂、履行、變更、解除等行為，防范合同風(fēng)險，維護公司合法權(quán)益，根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及公司實際情況，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于母子公司及其所屬各部門、分公司、子公司在經(jīng)濟活動中簽訂的各類合同，包括但不限于買賣合同、租賃合同、服務(wù)合同、借款合同、技術(shù)合同等。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：合同的簽訂、履行等應(yīng)嚴格遵守國家法律法規(guī)及政策規(guī)定。2.平等自愿原則：合同雙方在平等、自愿的基礎(chǔ)上協(xié)商一致，簽訂合同。3.誠實守信原則：合同雙方應(yīng)誠實守信，全面履行合同約定的義務(wù)。4.風(fēng)險防范原則：注重對合同風(fēng)險的識別、評估和控制，確保公司利益不受損害。二、合同管理機構(gòu)及職責(zé)（一）公司合同管理委員會公司設(shè)立合同管理委員會，由公司高層管理人員、相關(guān)部門負責(zé)人等組成。合同管理委員會負責(zé)審議重大合同，協(xié)調(diào)解決合同管理中的重大問題，對合同管理制度的執(zhí)行情況進行監(jiān)督檢查。（二）合同管理部門公司指定[具體部門名稱]為合同管理部門，負責(zé)合同管理的日常工作，包括合同的起草、審核、簽訂、履行跟蹤、變更、解除等環(huán)節(jié)的管理，建立合同臺賬，統(tǒng)計分析合同數(shù)據(jù)等。（三）業(yè)務(wù)部門各業(yè)務(wù)部門負責(zé)本部門合同的發(fā)起、談判、起草等工作，配合合同管理部門進行合同審核，并負責(zé)合同的具體履行。（四）法務(wù)部門法務(wù)部門負責(zé)對合同進行法律審核，提供法律意見，處理合同糾紛等法律事務(wù)。三、合同的簽訂（一）合同簽訂流程1.業(yè)務(wù)部門根據(jù)業(yè)務(wù)需要發(fā)起合同申請，填寫合同申請表，詳細說明合同的基本情況、對方當事人信息、合同標的、價款、履行期限、違約責(zé)任等內(nèi)容，并附上相關(guān)背景資料。2.合同申請表經(jīng)業(yè)務(wù)部門負責(zé)人審核簽字后，提交給合同管理部門。3.合同管理部門對合同申請表進行形式審查，檢查申請資料是否齊全、格式是否規(guī)范等。如不符合要求，退回業(yè)務(wù)部門補充完善。4.合同管理部門將通過形式審查的合同申請表及相關(guān)資料提交給法務(wù)部門進行法律審核。法務(wù)部門重點審查合同條款是否符合法律法規(guī)規(guī)定，是否存在法律風(fēng)險等，并出具法律審核意見。5.合同管理部門根據(jù)法務(wù)部門的法律審核意見，對合同進行修改完善。如業(yè)務(wù)部門對法律審核意見有異議，可與法務(wù)部門進行溝通協(xié)商，必要時提交合同管理委員會審議。6.合同修改完善后，由業(yè)務(wù)部門與對方當事人進行談判，達成一致意見后，起草合同文本。合同文本應(yīng)使用公司統(tǒng)一的合同模板，明確雙方的權(quán)利義務(wù)、違約責(zé)任等內(nèi)容。7.合同文本經(jīng)業(yè)務(wù)部門負責(zé)人審核簽字后，提交給合同管理部門。合同管理部門再次對合同文本進行審核，重點審查合同條款是否完整、準確，文字表述是否清晰等。審核通過后，提交給公司領(lǐng)導(dǎo)審批。8.公司領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)合同的性質(zhì)、金額等因素進行審批。重大合同需提交合同管理委員會審議通過后，由公司法定代表人或其授權(quán)代表簽字蓋章。9.合同簽訂后，合同管理部門負責(zé)將合同原件一份存檔，同時將合同副本分發(fā)給相關(guān)部門，以便各部門履行職責(zé)。（二）合同簽訂注意事項1.合同當事人應(yīng)具備相應(yīng)的民事行為能力，能夠獨立承擔(dān)民事責(zé)任。2.合同條款應(yīng)明確、具體、完整，避免模糊不清或歧義性條款。3.合同中的權(quán)利義務(wù)應(yīng)公平合理，不得損害公司利益。4.合同應(yīng)約定明確的違約責(zé)任，以保障公司在對方違約時能夠獲得有效的救濟。5.涉及公司重大利益的合同，應(yīng)進行充分的市場調(diào)研和風(fēng)險評估。6.簽訂合同前，應(yīng)要求對方當事人提供有效的營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、法定代表人身份證明等相關(guān)資料，并進行核實。四、合同的履行（一）履行跟蹤1.合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門負責(zé)合同的具體履行，并指定專人對合同履行情況進行跟蹤。2.合同履行跟蹤人員應(yīng)定期向業(yè)務(wù)部門負責(zé)人匯報合同履行進展情況，及時發(fā)現(xiàn)并解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題。3.如發(fā)現(xiàn)對方當事人可能存在違約行為或其他影響合同履行的情況，應(yīng)及時通知業(yè)務(wù)部門負責(zé)人，并采取相應(yīng)的措施，如要求對方提供擔(dān)保、暫停履行合同等，以防范合同風(fēng)險。（二）履行變更1.合同履行過程中，如需變更合同內(nèi)容，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時填寫合同變更申請表，說明變更的原因、內(nèi)容等，并附上相關(guān)證明材料。2.合同變更申請表經(jīng)業(yè)務(wù)部門負責(zé)人審核簽字后，提交給合同管理部門。合同管理部門對合同變更申請表進行形式審查，檢查申請資料是否齊全、格式是否規(guī)范等。如不符合要求，退回業(yè)務(wù)部門補充完善。3.合同管理部門將通過形式審查的合同變更申請表及相關(guān)資料提交給法務(wù)部門進行法律審核。法務(wù)部門重點審查合同變更條款是否符合法律法規(guī)規(guī)定，是否存在法律風(fēng)險等，并出具法律審核意見。4.合同管理部門根據(jù)法務(wù)部門的法律審核意見，對合同變更進行修改完善。如業(yè)務(wù)部門對法律審核意見有異議，可與法務(wù)部門進行溝通協(xié)商，必要時提交合同管理委員會審議。5.合同變更修改完善后，由業(yè)務(wù)部門與對方當事人進行協(xié)商，達成一致意見后，簽訂合同變更協(xié)議。合同變更協(xié)議應(yīng)作為原合同的補充文件，與原合同具有同等法律效力。（三）履行解除1.合同履行過程中，如需解除合同，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時填寫合同解除申請表，說明解除合同的原因、依據(jù)等，并附上相關(guān)證明材料。2.合同解除申請表經(jīng)業(yè)務(wù)部門負責(zé)人審核簽字后，提交給合同管理部門。合同管理部門對合同解除申請表進行形式審查，檢查申請資料是否齊全、格式是否規(guī)范等。如不符合要求，退回業(yè)務(wù)部門補充完善。3.合同管理部門將通過形式審查的合同解除申請表及相關(guān)資料提交給法務(wù)部門進行法律審核。法務(wù)部門重點審查合同解除條款是否符合法律法規(guī)規(guī)定，是否存在法律風(fēng)險等，并出具法律審核意見。4.合同管理部門根據(jù)法務(wù)部門的法律審核意見，對合同解除進行修改完善。如業(yè)務(wù)部門對法律審核意見有異議，可與法務(wù)部門進行溝通協(xié)商，必要時提交合同管理委員會審議。5.合同解除修改完善后，由業(yè)務(wù)部門與對方當事人進行協(xié)商，達成一致意見后，簽訂合同解除協(xié)議。合同解除協(xié)議應(yīng)明確雙方的權(quán)利義務(wù)，包括已履行部分的處理、未履行部分的終止等內(nèi)容。五、合同的歸檔與保管（一）歸檔要求1.合同簽訂后，合同管理部門應(yīng)及時將合同原件及相關(guān)資料進行歸檔。歸檔資料應(yīng)包括合同申請表、合同文本、法律審核意見、合同變更協(xié)議、合同解除協(xié)議等。2.歸檔資料應(yīng)按照合同類別、簽訂時間等進行分類整理，建立合同臺賬，詳細記錄合同的基本情況、簽訂時間、履行情況等信息。3.合同臺賬應(yīng)定期更新，確保信息的準確性和完整性。（二）保管期限合同檔案的保管期限應(yīng)根據(jù)國家法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。一般情況下，合同檔案的保管期限為[具體期限]年。對于涉及公司重大利益、重要資產(chǎn)等的合同，保管期限應(yīng)適當延長。（三）查閱與借閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)填寫合同查閱申請表，經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字同意后，提交給合同管理部門。合同管理部門對查閱申請進行審核，審核通過后，安排專人陪同查閱，并做好查閱記錄。2.因特殊原因需要借閱合同檔案的，應(yīng)填寫合同借閱申請表，經(jīng)所在部門負責(zé)人、合同管理部門負責(zé)人、公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，方可借閱。借閱期限一般不得超過[具體期限]天，借閱人應(yīng)妥善保管合同檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、遺失等。借閱期滿后，應(yīng)及時歸還合同檔案。六、合同糾紛的處理（一）糾紛預(yù)防1.加強合同管理，嚴格按照合同簽訂流程進行操作，確保合同條款明確、合法、有效。2.業(yè)務(wù)部門在合同履行過程中，應(yīng)密切關(guān)注對方當事人的履行情況，及時發(fā)現(xiàn)并解決問題，避免糾紛的發(fā)生。3.定期對合同履行情況進行檢查和總結(jié)，分析存在的問題及原因，采取相應(yīng)的改進措施，提高合同管理水平。（二）糾紛處理流程1.當發(fā)生合同糾紛時，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時向合同管理部門報告，并提供相關(guān)證據(jù)材料。合同管理部門對糾紛情況進行初步了解后，組織相關(guān)部門進行研究分析，制定糾紛處理方案。2.根據(jù)糾紛處理方案，由業(yè)務(wù)部門與對方當事人進行協(xié)商解決。協(xié)商過程中，應(yīng)保持冷靜、理智，充分聽取對方意見，尋求雙方都能接受的解決方案。3.如協(xié)商不成，可根據(jù)合同約定的仲裁條款或向有管轄權(quán)的人民法院提起訴訟。在提起仲裁或訴訟前，應(yīng)收集整理相關(guān)證據(jù)材料，委托專業(yè)律師進行處理。4.在糾紛處理過程中，合同管理部門應(yīng)及時跟蹤處理進度，向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報處理情況，并根據(jù)需要調(diào)整糾紛處理方案。5.糾紛處理結(jié)束后，合同管理部門應(yīng)及時總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，分析糾紛產(chǎn)生的原因，提出改進措施，完善合同管理制度。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.合同管理部門定期對各部門合同管理情況進行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括合同簽訂流程的執(zhí)行情況、合同履行情況、合同檔案管理情況等。2.對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時下達整改通知書，要求相關(guān)部門限期整改。整改完成后，合同管理部門應(yīng)進行復(fù)查，確保問題得到徹底解決。（二）考核評價1.建立合同管理考核評價制度，對各部門合同管理工作進行考核評價?？己嗽u價指標包括合同簽訂的規(guī)范性、合同履行