檔案公司保密管理制度

檔案公司保密管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，確保公司檔案信息的安全與保密，維護(hù)公司的合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工，包括正式員工、臨時(shí)工、實(shí)習(xí)生及外包人員等。（三）定義1.檔案：指公司在經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種形式的文件、資料、記錄等，包括但不限于合同協(xié)議、財(cái)務(wù)報(bào)表、人事檔案、技術(shù)文檔、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)等。2.保密檔案：涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、客戶信息、財(cái)務(wù)信息等重要信息，一旦泄露可能給公司造成經(jīng)濟(jì)損失或聲譽(yù)損害的檔案。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)公司檔案的統(tǒng)一收集、整理、歸檔、保管和查閱利用等工作。2.制定和完善檔案管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查、盤(pán)點(diǎn)，確保檔案的完整與安全。4.指導(dǎo)和協(xié)助各部門(mén)做好檔案管理工作，開(kāi)展檔案管理培訓(xùn)。（二）各部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的形成、積累、整理和初步歸檔工作，確保檔案的真實(shí)、完整、準(zhǔn)確。2.明確專人負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案管理工作，按照公司檔案管理要求及時(shí)將檔案移交檔案管理部門(mén)。3.在工作中嚴(yán)格遵守檔案保密規(guī)定，不得擅自泄露、銷(xiāo)毀檔案信息。（三）員工職責(zé)1.嚴(yán)格遵守公司檔案保密制度，妥善保管和使用本人在工作中接觸到的檔案信息。2.在工作中產(chǎn)生的檔案資料及時(shí)整理、上交，不得私自留存或銷(xiāo)毀。3.未經(jīng)授權(quán)，不得查閱、復(fù)制、傳播公司保密檔案。三、檔案分類(lèi)與編號(hào)（一）檔案分類(lèi)1.行政類(lèi)：包括公司文件、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、規(guī)章制度等。2.人事類(lèi)：?jiǎn)T工檔案、招聘資料、培訓(xùn)記錄、績(jī)效考核、薪酬福利等。3.財(cái)務(wù)類(lèi)：財(cái)務(wù)報(bào)表、會(huì)計(jì)憑證、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料等。4.業(yè)務(wù)類(lèi)：合同協(xié)議、項(xiàng)目文檔、市場(chǎng)調(diào)研、銷(xiāo)售記錄等。5.技術(shù)類(lèi)：技術(shù)研發(fā)資料、產(chǎn)品設(shè)計(jì)圖紙、工藝文件等。6.其他類(lèi)：不屬于以上分類(lèi)的其他檔案。（二）編號(hào)規(guī)則檔案編號(hào)采用“年份+類(lèi)別代碼+順序號(hào)”的方式，具體如下：1.年份：用四位數(shù)字表示，如“2023”。2.類(lèi)別代碼：根據(jù)檔案分類(lèi)，用兩位字母表示，如“XZ”表示行政類(lèi)，“RS”表示人事類(lèi)等。3.順序號(hào)：用四位數(shù)字表示，從“0001”開(kāi)始依次編號(hào)。例如，2023年行政類(lèi)第5份檔案編號(hào)為“2023XZ0005”。四、檔案收集與整理（一）收集1.各部門(mén)應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，按照檔案形成的規(guī)律和特點(diǎn)，及時(shí)收集本部門(mén)工作中產(chǎn)生的各類(lèi)檔案資料。2.檔案收集應(yīng)確保齊全、完整，包括文件的正本、副本、草稿、附件等。3.對(duì)于外來(lái)文件，如政府部門(mén)文件、合作單位文件等，應(yīng)及時(shí)登記并移交檔案管理部門(mén)。（二）整理1.檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)收集到的檔案進(jìn)行統(tǒng)一整理。2.整理工作包括分類(lèi)、編號(hào)、編目、裝訂等。3.對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)時(shí)，應(yīng)按照檔案分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行準(zhǔn)確歸類(lèi)，不得混淆。4.編號(hào)應(yīng)按照編號(hào)規(guī)則進(jìn)行，確保檔案編號(hào)的唯一性和系統(tǒng)性。5.編目應(yīng)包括檔案的編號(hào)、名稱、日期、來(lái)源、保管期限等信息，以便于查詢和管理。6.裝訂應(yīng)整齊、牢固，保持檔案的完整性。五、檔案歸檔與保管（一）歸檔1.各部門(mén)整理好的檔案應(yīng)定期移交檔案管理部門(mén)歸檔。2.移交檔案時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)檔案移交清單，注明檔案的編號(hào)、名稱、數(shù)量、移交日期等信息，雙方簽字確認(rèn)。3.檔案管理部門(mén)對(duì)接收的檔案進(jìn)行核對(duì)，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)與移交部門(mén)溝通解決。（二）保管1.檔案管理部門(mén)應(yīng)設(shè)置專門(mén)的檔案庫(kù)房，配備必要的保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲(chóng)設(shè)備等，確保檔案的安全保管。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國(guó)家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。3.對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)存放，按照檔案編號(hào)順序排列，便于查找和管理。4.建立檔案保管臺(tái)賬，詳細(xì)記錄檔案的入庫(kù)、出庫(kù)、查閱、借閱等情況。5.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查、盤(pán)點(diǎn)，核對(duì)檔案的數(shù)量、完整性等，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)查明原因并采取措施處理。六、檔案查閱與借閱（一）查閱1.公司內(nèi)部員工因工作需要查閱檔案，應(yīng)填寫(xiě)檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱檔案的編號(hào)、名稱、查閱目的等信息，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門(mén)查閱。2.檔案管理部門(mén)應(yīng)對(duì)查閱申請(qǐng)表進(jìn)行審核，審核通過(guò)后，安排專人陪同查閱，并做好查閱記錄。查閱記錄應(yīng)包括查閱日期、查閱人、檔案編號(hào)、查閱內(nèi)容等信息。3.查閱檔案時(shí)，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換、損毀等，如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人同意。4.涉及保密檔案的查閱，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行審批，未經(jīng)授權(quán)不得查閱。（二）借閱1.公司內(nèi)部員工因工作需要借閱檔案，應(yīng)填寫(xiě)檔案借閱申請(qǐng)表，注明借閱檔案的編號(hào)、名稱、借閱期限等信息，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人和檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可借閱。2.檔案管理部門(mén)應(yīng)對(duì)借閱申請(qǐng)表進(jìn)行審核，審核通過(guò)后，辦理借閱手續(xù)，收回檔案時(shí)，應(yīng)檢查檔案的完整性和安全性。3.借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自將檔案帶出公司，如需帶出公司，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人特批。5.涉及保密檔案的借閱，應(yīng)按照保密規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)格審批，借閱人應(yīng)簽署保密承諾書(shū)，確保檔案信息安全。七、檔案保密措施（一）人員管理1.對(duì)涉及檔案管理工作的人員進(jìn)行背景審查，確保其具備良好的職業(yè)道德和保密意識(shí)。2.與檔案管理人員簽訂保密協(xié)議，明確其保密義務(wù)和責(zé)任。3.加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)，提高其保密知識(shí)和技能。（二）物理安全1.檔案庫(kù)房應(yīng)安裝門(mén)禁系統(tǒng)、監(jiān)控系統(tǒng)等安全設(shè)備，限制無(wú)關(guān)人員進(jìn)入。2.對(duì)檔案存放區(qū)域進(jìn)行加密處理，防止檔案信息被非法獲取。3.定期對(duì)檔案保管設(shè)備進(jìn)行維護(hù)和檢查，確保其正常運(yùn)行。（三）信息安全1.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行加密存儲(chǔ)，并設(shè)置訪問(wèn)權(quán)限，防止電子檔案信息泄露。2.在檔案?jìng)鬏斶^(guò)程中，應(yīng)采用加密技術(shù)，確保檔案信息的安全傳輸。3.定期對(duì)檔案信息進(jìn)行備份，防止因意外事件導(dǎo)致檔案信息丟失。（四）保密教育1.對(duì)全體員工進(jìn)行定期的保密教育，提高員工的保密意識(shí)。2.在新員工入職培訓(xùn)中，加入保密知識(shí)培訓(xùn)內(nèi)容，使新員工了解公司保密制度。3.通過(guò)內(nèi)部刊物、宣傳欄等形式，宣傳保密知識(shí)和案例，營(yíng)造保密氛圍。八、檔案保密監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)構(gòu)成立公司保密工作領(lǐng)導(dǎo)小組，負(fù)責(zé)對(duì)公司檔案保密管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。（二）檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括檔案收集、整理、歸檔、保管、查閱、借閱等環(huán)節(jié)。2.檔案保密措施的落實(shí)情況，如人員管理、物理安全、信息安全等方面。3.員工對(duì)檔案保密制度的知曉程度和遵守情況。（三）檢查頻率定期進(jìn)行檔案保密檢查，每[X]年至少進(jìn)行一次全面檢查，每季度進(jìn)行一次抽查。（四）問(wèn)題處理對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書(shū)，要求責(zé)任部門(mén)限期整改。對(duì)違反檔案保密制度的行為，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)肅處理，情節(jié)嚴(yán)重的，依法追究法律責(zé)任。九、檔案銷(xiāo)毀（一）銷(xiāo)毀條件1.檔案已超過(guò)保管期限，且無(wú)繼續(xù)保存價(jià)值。2.檔案因自然災(zāi)害、意外事故等原因損壞，無(wú)法修復(fù)且無(wú)參考價(jià)值。3.公司根據(jù)實(shí)際情況決定銷(xiāo)毀的其他檔案。（二）銷(xiāo)毀程序1.檔案管理部門(mén)提出檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)，填寫(xiě)檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)表，注明擬銷(xiāo)毀檔案的編號(hào)、名稱、數(shù)量、銷(xiāo)毀原因等信息，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字后，報(bào)公司保密工作領(lǐng)導(dǎo)小組審批。2.保密工作領(lǐng)導(dǎo)小組對(duì)檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)進(jìn)行審核，審核通過(guò)后，下達(dá)檔案銷(xiāo)毀批復(fù)。3.檔案管理部門(mén)按照批復(fù)要求，組織實(shí)施檔案銷(xiāo)毀工作。銷(xiāo)毀工作應(yīng)在兩人以上監(jiān)督下進(jìn)行，確保銷(xiāo)毀徹底，并做好銷(xiāo)毀記錄。銷(xiāo)毀記錄應(yīng)包括銷(xiāo)毀日期、檔案編號(hào)、名稱、數(shù)