檔案館辦公自動化設(shè)備管理制度VIP

檔案館辦公自動化設(shè)備管理制度總則目的為加強檔案館辦公自動化設(shè)備的管理，提高設(shè)備使用效率，確保設(shè)備正常運行，保障檔案工作的順利開展，特制定本制度。適用范圍本制度適用于檔案館內(nèi)所有辦公自動化設(shè)備，包括但不限于計算機、打印機、復(fù)印機、掃描儀、服務(wù)器、存儲設(shè)備等。管理原則1.統(tǒng)一管理原則：檔案館辦公自動化設(shè)備由綜合管理部門統(tǒng)一管理，負(fù)責(zé)設(shè)備的采購、配備、調(diào)配、維護、維修等工作。2.規(guī)范使用原則：全體工作人員應(yīng)按照本制度及相關(guān)操作規(guī)程使用辦公自動化設(shè)備，確保設(shè)備的安全、正常運行。3.節(jié)約高效原則：在保證檔案工作正常開展的前提下，合理配置設(shè)備資源，提高設(shè)備使用效率，節(jié)約設(shè)備使用成本。設(shè)備采購與配備需求申請各部門根據(jù)工作需要，填寫《辦公自動化設(shè)備需求申請表》，詳細(xì)說明設(shè)備名稱、型號、規(guī)格、數(shù)量、用途及采購理由等，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后報綜合管理部門。審核與審批綜合管理部門收到申請表后，進(jìn)行審核，核實申請的合理性和必要性。審核通過后，報館領(lǐng)導(dǎo)審批。采購實施經(jīng)批準(zhǔn)后，綜合管理部門按照相關(guān)采購流程進(jìn)行設(shè)備采購。采購過程中應(yīng)遵循公開、公平、公正的原則，選擇具有良好信譽和質(zhì)量保證的供應(yīng)商，確保采購設(shè)備的質(zhì)量和性能符合要求。設(shè)備配備設(shè)備采購到貨后，綜合管理部門負(fù)責(zé)組織驗收。驗收合格的設(shè)備，按照各部門需求進(jìn)行配備，并填寫《辦公自動化設(shè)備配備登記表》。設(shè)備使用與操作使用規(guī)范1.辦公自動化設(shè)備僅限在檔案館內(nèi)使用，未經(jīng)許可不得帶出館外。2.使用人員應(yīng)嚴(yán)格按照設(shè)備操作規(guī)程進(jìn)行操作，不得擅自更改設(shè)備設(shè)置。3.禁止在設(shè)備上安裝未經(jīng)授權(quán)的軟件、游戲等，以免影響設(shè)備正常運行或造成安全隱患。4.保持設(shè)備清潔，定期進(jìn)行擦拭和保養(yǎng)，防止灰塵、污垢等影響設(shè)備性能。操作流程1.計算機操作流程：開機：先打開外部設(shè)備電源，再按下計算機主機電源開關(guān)。登錄系統(tǒng)：輸入用戶名和密碼，登錄操作系統(tǒng)。使用軟件：根據(jù)工作需要啟動相應(yīng)軟件進(jìn)行操作。關(guān)機：關(guān)閉所有打開的軟件，依次點擊“開始”菜單中的“關(guān)機”選項，關(guān)閉計算機主機電源，最后關(guān)閉外部設(shè)備電源。2.打印機操作流程：連接打印機：將打印機電源線和數(shù)據(jù)線連接好，打開打印機電源開關(guān)。安裝驅(qū)動程序：根據(jù)打印機型號，在計算機上安裝相應(yīng)的驅(qū)動程序。打印文件：在需要打印的文件中選擇“打印”選項，設(shè)置打印參數(shù)，點擊“確定”開始打印。更換墨盒/硒鼓：當(dāng)打印機提示墨粉/墨水不足時，及時更換墨盒/硒鼓。3.復(fù)印機操作流程：預(yù)熱：打開復(fù)印機電源開關(guān)，等待復(fù)印機預(yù)熱完成。放置原稿：將需要復(fù)印的原稿正面朝下放置在復(fù)印機稿臺上。設(shè)置復(fù)印參數(shù)：選擇復(fù)印份數(shù)、縮放比例、顏色等參數(shù)。開始復(fù)?。喊聪隆皬?fù)印”按鈕，開始復(fù)印。清理復(fù)印件：復(fù)印完成后，及時清理復(fù)印機稿臺和出紙口的復(fù)印件。4.掃描儀操作流程：連接掃描儀：將掃描儀電源線和數(shù)據(jù)線連接好，打開掃描儀電源開關(guān)。安裝驅(qū)動程序：根據(jù)掃描儀型號，在計算機上安裝相應(yīng)的驅(qū)動程序。掃描文件：打開掃描軟件，選擇掃描模式、分辨率等參數(shù)，將原稿放置在掃描儀玻璃板上，點擊“掃描”按鈕開始掃描。保存掃描文件：掃描完成后，選擇保存路徑和文件名，保存掃描文件。設(shè)備維護與維修日常維護1.使用人員應(yīng)做好設(shè)備的日常維護工作，如定期清潔設(shè)備、檢查設(shè)備運行狀態(tài)等。發(fā)現(xiàn)問題及時向綜合管理部門報告。2.綜合管理部門定期對辦公自動化設(shè)備進(jìn)行巡檢，檢查設(shè)備的硬件設(shè)施、軟件系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)連接等是否正常，及時發(fā)現(xiàn)并解決潛在問題。故障維修1.設(shè)備出現(xiàn)故障時，使用人員應(yīng)立即停止使用，并向綜合管理部門報告。填寫《辦公自動化設(shè)備故障報修單》，注明故障現(xiàn)象、出現(xiàn)時間、使用設(shè)備名稱及型號等信息。2.綜合管理部門接到報修單后，對故障進(jìn)行初步判斷。對于一般性故障，由綜合管理部門技術(shù)人員進(jìn)行維修；對于復(fù)雜故障，及時聯(lián)系設(shè)備供應(yīng)商或?qū)I(yè)維修人員進(jìn)行維修。3.維修人員在維修設(shè)備時，應(yīng)做好維修記錄，包括故障原因、維修過程、更換的零部件等信息。維修完成后，使用人員應(yīng)在《辦公自動化設(shè)備故障報修單》上簽字確認(rèn)。4.對于因使用不當(dāng)或人為因素導(dǎo)致設(shè)備損壞的，由責(zé)任人承擔(dān)相應(yīng)的維修費用。設(shè)備保養(yǎng)1.綜合管理部門根據(jù)設(shè)備使用情況和廠商建議，制定設(shè)備保養(yǎng)計劃，定期對設(shè)備進(jìn)行保養(yǎng)。保養(yǎng)內(nèi)容包括硬件清潔、軟件升級、設(shè)備校準(zhǔn)等。2.對于一些重要設(shè)備或關(guān)鍵部件，如服務(wù)器、存儲設(shè)備等，應(yīng)定期進(jìn)行備份和數(shù)據(jù)檢查，確保數(shù)據(jù)安全。設(shè)備安全與保密安全防護1.辦公自動化設(shè)備應(yīng)配備必要的安全防護措施，如安裝殺毒軟件、防火墻等，防止病毒感染和網(wǎng)絡(luò)攻擊。2.加強設(shè)備的物理安全管理，確保設(shè)備存放環(huán)境安全，防止設(shè)備被盜、被破壞或遭受自然災(zāi)害。數(shù)據(jù)保密1.嚴(yán)格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和檔案館的保密制度，對涉及檔案信息及其他敏感數(shù)據(jù)的設(shè)備進(jìn)行嚴(yán)格管理。2.加強對數(shù)據(jù)存儲設(shè)備的管理，定期對重要數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，并異地存儲。備份數(shù)據(jù)應(yīng)妥善保管，防止數(shù)據(jù)丟失或泄露。3.禁止在未采取安全措施的情況下，通過辦公自動化設(shè)備傳輸、存儲或處理涉密信息。因工作需要必須處理涉密信息的，應(yīng)按照相關(guān)保密規(guī)定進(jìn)行操作。設(shè)備報廢與處置報廢條件辦公自動化設(shè)備符合下列條件之一的，可申請報廢：1.已超過規(guī)定使用年限，且設(shè)備性能嚴(yán)重下降，無法滿足工作需要的。2.因技術(shù)進(jìn)步、設(shè)備更新等原因，現(xiàn)有設(shè)備已被淘汰，無法繼續(xù)使用的。3.設(shè)備因故障或損壞，經(jīng)維修后仍無法正常使用的。4.其他原因需要報廢的。報廢申請與審批使用部門填寫《辦公自動化設(shè)備報廢申請表》，詳細(xì)說明設(shè)備報廢原因、設(shè)備名稱、型號、購置時間、使用情況等，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后報綜合管理部門。綜合管理部門對申請進(jìn)行審核，核實設(shè)備是否符合報廢條件。審核通過后，報館領(lǐng)導(dǎo)審批。報廢處置經(jīng)批準(zhǔn)報廢的設(shè)備，綜合管理部門負(fù)責(zé)組織進(jìn)行處置。處置方式包括報廢變賣、捐贈、拆解回收等。處置過程中應(yīng)做好記錄，確保設(shè)備資產(chǎn)的安全和完整。人員培訓(xùn)與考核培訓(xùn)計劃綜合管理部門根據(jù)辦公自動化設(shè)備的更新情況和使用人員的需求，制定年度培訓(xùn)計劃。培訓(xùn)內(nèi)容包括設(shè)備操作規(guī)程、軟件應(yīng)用、安全知識等。培訓(xùn)實施培訓(xùn)計劃由綜合管理部門組織實施，可采用內(nèi)部培訓(xùn)、外部培訓(xùn)、在線學(xué)習(xí)等多種方式進(jìn)行。培訓(xùn)結(jié)束后，對參加培訓(xùn)人員進(jìn)行考核。考核評估1.對辦公自動化設(shè)備使用人員的考核，主要從設(shè)備操作熟練程度、設(shè)備維護情況、工作任務(wù)完成質(zhì)量等方面進(jìn)行評估。2.考核結(jié)果與員工績效掛鉤，對于在設(shè)備使用和維護方面表現(xiàn)優(yōu)秀的員