招標(biāo)公司檔案倉庫管理制度VIP

招標(biāo)公司檔案倉庫管理制度一、總則（一）目的為加強招標(biāo)公司檔案倉庫的管理，確保檔案的完整、安全和有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于招標(biāo)公司檔案倉庫的所有檔案管理工作，包括檔案的收集、整理、存儲、保管、查閱、借閱、歸還及銷毀等環(huán)節(jié)。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：檔案倉庫的檔案由公司統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.安全保密原則：采取必要的安全保密措施，防止檔案的丟失、損壞、泄露和篡改。3.方便利用原則：在確保安全保密的前提下，提供便捷的檔案查閱和借閱服務(wù)，滿足公司業(yè)務(wù)和管理的需要。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善檔案倉庫管理制度，并組織實施。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、編目、上架、保管等日常管理工作。3.負(fù)責(zé)建立檔案檢索系統(tǒng)，為檔案的查閱和借閱提供便利。4.負(fù)責(zé)對檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)和考核，提高其業(yè)務(wù)水平和工作能力。5.負(fù)責(zé)定期對檔案倉庫進(jìn)行檢查和盤點，確保檔案的安全和完整。（二）檔案形成部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和歸檔工作，并按規(guī)定時間移交檔案管理部門。2.負(fù)責(zé)對本部門形成的檔案進(jìn)行分類、編號和編目，確保檔案的準(zhǔn)確性和規(guī)范性。3.配合檔案管理部門做好檔案的查閱和借閱工作，提供必要的協(xié)助和支持。（三）檔案管理人員職責(zé)1.嚴(yán)格遵守檔案倉庫管理制度，認(rèn)真履行崗位職責(zé)。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、存儲、保管、查閱、借閱、歸還及銷毀等環(huán)節(jié)。3.負(fù)責(zé)對檔案進(jìn)行分類、編號、編目和上架，確保檔案的存放有序和便于查找。4.負(fù)責(zé)建立檔案檢索系統(tǒng)，及時更新檔案信息，為檔案的查閱和借閱提供準(zhǔn)確的索引。5.負(fù)責(zé)對檔案的安全保密工作進(jìn)行監(jiān)督和檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并采取措施加以解決。6.負(fù)責(zé)定期對檔案進(jìn)行盤點和清查，確保檔案的數(shù)量和質(zhì)量與檔案賬目相符。7.積極參加檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高自身的業(yè)務(wù)水平和工作能力。三、檔案收集與整理（一）檔案收集1.各部門應(yīng)按照檔案歸檔范圍和保管期限的要求，及時收集本部門形成的各類檔案，并進(jìn)行整理和分類。2.檔案形成部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，確保檔案的齊全、完整。3.對于重要的、具有保存價值的檔案，檔案形成部門應(yīng)在形成后及時移交檔案管理部門，不得擅自留存。（二）檔案整理1.檔案管理部門對接收的檔案進(jìn)行統(tǒng)一整理，按照檔案的形成時間、來源、內(nèi)容等進(jìn)行分類、編號和編目。2.檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.檔案整理應(yīng)做到分類科學(xué)、編號統(tǒng)一、編目規(guī)范、裝訂整齊，確保檔案的質(zhì)量。四、檔案存儲與保管（一）檔案存儲1.檔案倉庫應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等安全保管條件，確保檔案的安全。2.檔案應(yīng)存放在專用的檔案柜或檔案架上，按照分類和編號順序排列，便于查找和管理。3.對于電子檔案，應(yīng)存儲在專用的存儲設(shè)備上，并進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)的安全和完整。（二）檔案保管1.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并采取措施加以解決。2.對于破損、褪色的檔案，應(yīng)及時進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的可讀性。3.對于超過保管期限或失去保存價值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行鑒定和銷毀。4.檔案倉庫應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，嚴(yán)禁在檔案倉庫內(nèi)吸煙、用火、存放易燃易爆物品等。五、檔案查閱與借閱（一）檔案查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的名稱、內(nèi)容、目的等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)查閱申請，提供必要的協(xié)助和支持，確保查閱工作的順利進(jìn)行。3.查閱檔案時，查閱人員應(yīng)在檔案查閱登記薄上登記查閱時間、查閱內(nèi)容、查閱人員等信息，并嚴(yán)格遵守檔案查閱規(guī)定，不得擅自涂改、抽取、復(fù)制、轉(zhuǎn)借檔案。（二）檔案借閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、內(nèi)容、目的、借閱期限等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批。2.檔案管理部門負(fù)責(zé)人根據(jù)借閱申請，進(jìn)行嚴(yán)格審核，對于涉及重要機密或不宜借閱的檔案，不予批準(zhǔn)借閱。3.經(jīng)批準(zhǔn)借閱的檔案，借閱人員應(yīng)到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)，領(lǐng)取檔案，并在檔案借閱登記薄上登記借閱時間、借閱內(nèi)容、借閱人員等信息。4.借閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案借閱規(guī)定，妥善保管借閱的檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借、復(fù)印、摘錄、傳播檔案內(nèi)容，不得在借閱的檔案上涂改、抽取、損壞。5.借閱人員應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。6.檔案管理部門應(yīng)對歸還的檔案進(jìn)行認(rèn)真檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時查明原因，并追究借閱人員的責(zé)任。六、檔案保密與安全（一）檔案保密1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案保密制度，對檔案的內(nèi)容和信息嚴(yán)格保密，不得泄露給無關(guān)人員。2.查閱和借閱檔案時，查閱人員和借閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得擅自傳播檔案內(nèi)容。3.對于涉及公司機密的檔案，應(yīng)采取特殊的保密措施，如限制查閱范圍、專人保管等。4.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案保密制度的執(zhí)行情況進(jìn)行檢查和監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并采取措施加以解決。（二）檔案安全1.檔案倉庫應(yīng)配備必要的安全設(shè)施，如消防器材、防盜報警裝置、溫濕度控制設(shè)備等，確保檔案的安全。2.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案倉庫的安全設(shè)施進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其正常運行。3.檔案倉庫應(yīng)制定安全應(yīng)急預(yù)案，如火災(zāi)、水災(zāi)、盜竊等突發(fā)事件的應(yīng)急處理措施，定期進(jìn)行演練，提高應(yīng)急處理能力。4.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案倉庫的安全管理制度，不得擅自進(jìn)入檔案倉庫，不得在檔案倉庫內(nèi)從事與檔案管理無關(guān)的活動。七、檔案鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限和價值。2.檔案鑒定工作應(yīng)組成鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理人員等組成，對檔案進(jìn)行全面審查和評估。3.檔案鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的形成時間、來源、內(nèi)容、重要性等因素，綜合考慮檔案的保管期限和價值，提出鑒定意見。（二）檔案銷毀1.對于超過保管期限或失去保存價值的檔案，經(jīng)鑒定小組鑒定后，報公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀。2.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，嚴(yán)格按照規(guī)定的程序進(jìn)行操作，確保檔案銷毀的徹底性和安全性。3.檔案銷毀時，應(yīng)填寫《