徐匯區(qū)采購書架管理制度VIP

徐匯區(qū)采購書架管理制度一、總則（一）目的為了規(guī)范徐匯區(qū)采購書架的管理流程，確保書架采購工作的順利進(jìn)行，滿足公司辦公及業(yè)務(wù)發(fā)展對書架的需求，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于徐匯區(qū)公司內(nèi)所有涉及書架采購的相關(guān)部門及人員。（三）基本原則1.按需采購原則：根據(jù)各部門實(shí)際工作需要，合理確定書架的采購數(shù)量、規(guī)格和類型，避免盲目采購和資源浪費(fèi)。2.質(zhì)量優(yōu)先原則：優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠、材質(zhì)優(yōu)良、款式合適的書架產(chǎn)品，確保其能夠滿足長期使用要求。3.成本控制原則：在保證書架質(zhì)量和功能的前提下，通過合理的采購流程和談判技巧，控制采購成本，提高資金使用效益。4.規(guī)范流程原則：嚴(yán)格遵循既定的采購流程，確保采購過程公開、公平、公正，杜絕違規(guī)操作。二、采購需求申請（一）需求提出1.各部門根據(jù)工作實(shí)際情況，如辦公區(qū)域調(diào)整、業(yè)務(wù)資料增加等，確定需要采購書架的具體需求。由部門負(fù)責(zé)人填寫《書架采購需求申請表》，詳細(xì)說明書架的用途、數(shù)量、規(guī)格、材質(zhì)、顏色等要求。2.對于臨時(shí)性或緊急性的書架采購需求，需在申請表中注明原因及預(yù)計(jì)使用時(shí)間。（二）需求審核1.《書架采購需求申請表》提交至行政部門后，行政部門對需求的合理性、必要性進(jìn)行初步審核。審核內(nèi)容包括但不限于：是否與部門工作實(shí)際相符、現(xiàn)有書架資源能否滿足需求、預(yù)算是否合理等。2.若行政部門認(rèn)為需求不合理或存在其他問題，應(yīng)及時(shí)與申請部門溝通，要求其對申請表進(jìn)行修改或補(bǔ)充說明。若審核通過，行政部門將申請表提交至財(cái)務(wù)部門進(jìn)行預(yù)算審核。（三）預(yù)算審核1.財(cái)務(wù)部門根據(jù)公司財(cái)務(wù)狀況和相關(guān)預(yù)算安排，對書架采購預(yù)算進(jìn)行審核。審核重點(diǎn)包括預(yù)算金額的準(zhǔn)確性、是否在公司可承受范圍內(nèi)等。2.若預(yù)算審核通過，財(cái)務(wù)部門在申請表上簽字確認(rèn)；若預(yù)算超出公司規(guī)定范圍，財(cái)務(wù)部門應(yīng)與申請部門協(xié)商調(diào)整預(yù)算，或提出其他解決方案。三、采購流程（一）供應(yīng)商選擇1.行政部門根據(jù)審核通過的采購需求，通過多種渠道尋找合適的書架供應(yīng)商。渠道包括但不限于：網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商名錄、實(shí)地考察等。2.對潛在供應(yīng)商進(jìn)行評估，評估內(nèi)容包括供應(yīng)商的信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格水平、售后服務(wù)、生產(chǎn)能力等方面?？赏ㄟ^查閱供應(yīng)商的資質(zhì)證書、業(yè)績案例、客戶評價(jià)等方式進(jìn)行綜合評估。3.行政部門挑選出至少三家符合要求的供應(yīng)商，并向其發(fā)送《書架采購詢價(jià)單》，詳細(xì)說明書架的規(guī)格、數(shù)量、材質(zhì)、交貨時(shí)間、質(zhì)量要求等內(nèi)容，要求供應(yīng)商在規(guī)定時(shí)間內(nèi)報(bào)價(jià)。（二）報(bào)價(jià)比較1.行政部門收集各供應(yīng)商的報(bào)價(jià)單后，對其價(jià)格、產(chǎn)品質(zhì)量、售后服務(wù)等方面進(jìn)行詳細(xì)比較。2.制作《書架采購報(bào)價(jià)比較表》，將各供應(yīng)商的報(bào)價(jià)、產(chǎn)品優(yōu)勢和劣勢等信息進(jìn)行整理對比，以便直觀地了解各供應(yīng)商的情況。3.根據(jù)比較結(jié)果，行政部門篩選出性價(jià)比最高的供應(yīng)商，作為重點(diǎn)談判對象。（三）商務(wù)談判1.行政部門與選定的供應(yīng)商進(jìn)行商務(wù)談判，就價(jià)格、交貨期、付款方式、售后服務(wù)等條款進(jìn)行協(xié)商。2.在談判過程中，行政部門應(yīng)堅(jiān)持公司利益最大化原則，爭取最優(yōu)惠的采購條件。同時(shí)，要明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，確保合同條款清晰、明確、合理。3.談判達(dá)成一致后，雙方簽訂《書架采購意向書》，明確采購的基本條款和意向。（四）合同簽訂1.根據(jù)《書架采購意向書》的內(nèi)容，行政部門起草正式的《書架采購合同》。合同應(yīng)包含以下主要條款：雙方當(dāng)事人的名稱、地址、聯(lián)系方式；書架的規(guī)格、數(shù)量、材質(zhì)、顏色、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)；價(jià)格及付款方式；交貨時(shí)間、地點(diǎn)、運(yùn)輸方式；售后服務(wù)內(nèi)容及期限；違約責(zé)任等。2.《書架采購合同》經(jīng)雙方審核無誤后，由公司法定代表人或授權(quán)代表簽字，并加蓋公司公章。同時(shí)，供應(yīng)商也應(yīng)加蓋公章或合同專用章。3.合同簽訂后，行政部門將合同副本分發(fā)給財(cái)務(wù)部門、申請部門等相關(guān)部門，以便各部門按照合同要求履行各自職責(zé)。四、采購驗(yàn)收（一）到貨通知1.供應(yīng)商應(yīng)按照合同約定的交貨時(shí)間和地點(diǎn)，將書架送達(dá)公司。在交貨前，供應(yīng)商應(yīng)提前通知行政部門預(yù)計(jì)到貨時(shí)間，以便行政部門做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作。2.行政部門收到到貨通知后，及時(shí)通知申請部門和質(zhì)量檢驗(yàn)人員，共同參與驗(yàn)收工作。（二）外觀檢查1.書架到貨后，首先由行政部門和申請部門的人員對書架的外觀進(jìn)行檢查。檢查內(nèi)容包括書架的表面是否平整、有無劃痕、磕碰、掉漆等缺陷；顏色是否與合同約定一致；各部件的安裝是否牢固、整齊等。2.如發(fā)現(xiàn)外觀存在問題，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通，要求其進(jìn)行整改或更換。（三）數(shù)量核對1.按照合同要求，對書架的數(shù)量進(jìn)行逐一核對。確保實(shí)際到貨數(shù)量與合同約定數(shù)量一致，如有短缺或多余情況，應(yīng)及時(shí)記錄并與供應(yīng)商核實(shí)。2.同時(shí)，檢查書架的規(guī)格、型號是否與合同相符，避免出現(xiàn)錯(cuò)發(fā)、誤發(fā)的情況。（四）質(zhì)量檢驗(yàn)1.質(zhì)量檢驗(yàn)人員按照相關(guān)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和合同要求，對書架的質(zhì)量進(jìn)行全面檢驗(yàn)。檢驗(yàn)內(nèi)容包括書架的結(jié)構(gòu)強(qiáng)度、穩(wěn)定性、材質(zhì)質(zhì)量等方面。2.可采用抽樣檢驗(yàn)或全部檢驗(yàn)的方式進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn)。對于重要部件或關(guān)鍵性能指標(biāo)，應(yīng)進(jìn)行重點(diǎn)檢驗(yàn)。3.如發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題，應(yīng)立即停止驗(yàn)收，并要求供應(yīng)商采取措施解決。質(zhì)量問題未解決之前，不得辦理入庫手續(xù)。（五）驗(yàn)收報(bào)告1.驗(yàn)收工作完成后，行政部門、申請部門和質(zhì)量檢驗(yàn)人員共同填寫《書架采購驗(yàn)收報(bào)告》，詳細(xì)記錄驗(yàn)收情況，包括驗(yàn)收時(shí)間、地點(diǎn)、驗(yàn)收人員、書架規(guī)格數(shù)量、外觀檢查結(jié)果、數(shù)量核對情況、質(zhì)量檢驗(yàn)結(jié)果等內(nèi)容。2.驗(yàn)收報(bào)告經(jīng)各方簽字確認(rèn)后生效。如驗(yàn)收合格，驗(yàn)收報(bào)告作為書架入庫的依據(jù)；如驗(yàn)收不合格，驗(yàn)收報(bào)告作為向供應(yīng)商提出整改或索賠要求的重要文件。五、入庫管理（一）入庫手續(xù)辦理1.驗(yàn)收合格的書架，由行政部門負(fù)責(zé)辦理入庫手續(xù)。行政部門填寫《書架入庫單》，詳細(xì)記錄書架的名稱、規(guī)格、數(shù)量、入庫時(shí)間、供應(yīng)商名稱等信息。2.《書架入庫單》一式三聯(lián)，一聯(lián)由行政部門留存，作為庫存管理的依據(jù)；一聯(lián)交財(cái)務(wù)部門，作為記賬憑證；一聯(lián)交申請部門，作為領(lǐng)取書架的憑證。（二）庫存管理1.行政部門設(shè)立專門的書架庫存臺(tái)賬，對書架的出入庫情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。臺(tái)賬應(yīng)包括書架的編號、名稱、規(guī)格、數(shù)量、入庫時(shí)間、領(lǐng)用部門、領(lǐng)用時(shí)間、歸還時(shí)間等信息。2.定期對書架庫存進(jìn)行盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。盤點(diǎn)工作可每月、每季度或每半年進(jìn)行一次，具體盤點(diǎn)周期根據(jù)公司實(shí)際情況確定。3.如發(fā)現(xiàn)庫存數(shù)量與臺(tái)賬記錄不符，應(yīng)及時(shí)查明原因，并進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整。對于盤盈或盤虧的書架，應(yīng)填寫《書架庫存盤點(diǎn)差異表》，說明差異情況及原因，經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人審批后進(jìn)行處理。六、領(lǐng)用管理（一）領(lǐng)用申請1.各部門如需領(lǐng)用書架，由部門負(fù)責(zé)人填寫《書架領(lǐng)用申請表》，注明領(lǐng)用書架的規(guī)格、數(shù)量、用途等信息，并提交至行政部門。2.行政部門對領(lǐng)用申請進(jìn)行審核，審核內(nèi)容包括：申請部門是否有合理的領(lǐng)用需求、庫存是否有足夠的書架可供領(lǐng)用等。（二）領(lǐng)用審批1.若領(lǐng)用申請審核通過，行政部門將申請表提交至公司分管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批。分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)公司整體情況和申請部門的實(shí)際需求，決定是否批準(zhǔn)領(lǐng)用申請。2.經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，行政部門在申請表上簽字確認(rèn)，并通知申請部門到指定地點(diǎn)領(lǐng)取書架。（三）領(lǐng)用發(fā)放1.申請部門憑審批通過的《書架領(lǐng)用申請表》到行政部門領(lǐng)取書架。行政部門根據(jù)申請表上的信息，發(fā)放相應(yīng)規(guī)格和數(shù)量的書架，并在《書架入庫單》上注明領(lǐng)用情況。2.領(lǐng)用人員在領(lǐng)取書架時(shí)，應(yīng)仔細(xì)檢查書架的質(zhì)量和完整性，如有問題應(yīng)及時(shí)向行政部門反饋。（四）領(lǐng)用登記1.行政部門在發(fā)放書架后，及時(shí)更新書架庫存臺(tái)賬，記錄書架的領(lǐng)用時(shí)間、領(lǐng)用部門、領(lǐng)用人員等信息。2.同時(shí)，將《書架領(lǐng)用申請表》歸檔保存，以備后續(xù)查詢和統(tǒng)計(jì)使用。七、使用與維護(hù)（一）使用規(guī)范1.各部門應(yīng)按照書架的設(shè)計(jì)用途合理使用書架，不得隨意更改其結(jié)構(gòu)或用途。2.書架上存放的物品應(yīng)擺放整齊、分類存放，不得超重、超量放置，以免影響書架的使用壽命和安全性。3.在使用過程中，應(yīng)注意保持書架的清潔衛(wèi)生，定期擦拭灰塵，避免灰塵積累影響書架外觀和使用壽命。（二）維護(hù)責(zé)任1.書架的日常維護(hù)由使用部門負(fù)責(zé)。使用部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)書架的維護(hù)工作，定期檢查書架的使用情況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告行政部門。2.對于一般性的損壞，如螺絲松動(dòng)、部件損壞等，使用部門可自行進(jìn)行維修或更換；對于較為嚴(yán)重的損壞，行政部門應(yīng)及時(shí)聯(lián)系供應(yīng)商進(jìn)行維修或處理。（三）維修與更換1.行政部門建立書架維修記錄檔案，對每次維修的時(shí)間、原因、維修內(nèi)容、維修人員等信息進(jìn)行詳細(xì)記錄。2.如書架因使用年限較長或損壞嚴(yán)重?zé)o法修復(fù)，需要進(jìn)行更換時(shí)，由使用部門填寫《書架更換申請表》，說明更換原因、書架規(guī)格數(shù)量等信息，按照采購需求申請流程進(jìn)行審批和采購。八、報(bào)廢管理（一）報(bào)廢鑒定1.當(dāng)書架出現(xiàn)嚴(yán)重?fù)p壞、無法正常使用且維修成本過高，或因公司辦公布局調(diào)整等原因不再需要時(shí)，由使用部門提出書架報(bào)廢申請。2.行政部門組織相關(guān)人員對申請報(bào)廢的書架進(jìn)行鑒定，確定其是否符合報(bào)廢條件。鑒定人員應(yīng)包括行政部門人員、技術(shù)人員、財(cái)務(wù)人員等，必要時(shí)可邀請外部專家參與鑒定。（二）報(bào)廢審批1.經(jīng)鑒定符合報(bào)廢條件的書架，由行政部門填寫《書架報(bào)廢申請表》，詳細(xì)說明書架的基本情況、報(bào)廢原因、鑒定情況等內(nèi)容，并提交至公司領(lǐng)導(dǎo)審批。2.公司領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)申請內(nèi)容和實(shí)際情況進(jìn)行審批，批準(zhǔn)后在申請表上簽字確認(rèn)。（三）報(bào)廢處理1.獲得批準(zhǔn)報(bào)廢的書架，由行政部門負(fù)責(zé)組織處理。處理方式包括但不限于：變賣、捐贈(zèng)、報(bào)廢拆解等。2.在處理報(bào)廢書架過程中，應(yīng)做好相關(guān)記錄，如處理時(shí)間、處理方式、處理收入等信息，并將處理結(jié)果報(bào)財(cái)務(wù)部門進(jìn)行賬務(wù)處理。九、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對書架采購、驗(yàn)收、入庫、領(lǐng)用、使用、維護(hù)、報(bào)廢等環(huán)節(jié)進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保各項(xiàng)管理制度的執(zhí)行情況符合規(guī)定要求。2.審計(jì)部門可通過查閱相關(guān)文件資料、實(shí)地查看、訪談相關(guān)人員等方式進(jìn)行監(jiān)督檢查，對于發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。（二）違規(guī)處理1.對于違反本制度規(guī)定的行為，如未經(jīng)審批擅自采購書架、虛