幼兒園檔案行政管理制度VIP

幼兒園檔案行政管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)幼兒園檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在幼兒園管理、教學(xué)、科研及其他各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于幼兒園各部門及全體教職工。（三）檔案定義本制度所指檔案是幼兒園在各項(xiàng)工作中形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：幼兒園檔案由綜合檔案室集中統(tǒng)一管理，各部門指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和移交工作。2.真實(shí)性原則：確保檔案內(nèi)容真實(shí)可靠，如實(shí)反映幼兒園各項(xiàng)工作的實(shí)際情況。3.完整性原則：全面收集幼兒園在不同階段、不同方面形成的各類檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密規(guī)定，對(duì)涉及機(jī)密的檔案妥善保管，防止失密、泄密。5.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案分類體系和檢索工具，便于檔案的查閱和利用。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）綜合檔案室1.負(fù)責(zé)制定和完善幼兒園檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.集中統(tǒng)一管理幼兒園各類檔案，對(duì)檔案進(jìn)行分類、整理、編目、裝訂、上架等工作。3.建立檔案檢索系統(tǒng)，編制各類檔案檢索工具，方便檔案的查詢和利用。4.負(fù)責(zé)檔案的安全保管，做好防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等工作，定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保檔案的安全與完整。5.按照規(guī)定向有關(guān)部門和單位提供檔案查閱、借閱服務(wù)，并做好登記和跟蹤管理工作。6.負(fù)責(zé)檔案的鑒定、銷毀工作，對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案，按照規(guī)定程序進(jìn)行鑒定和銷毀。7.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高全體教職工的檔案意識(shí)。（二）各部門檔案管理員1.在綜合檔案室的指導(dǎo)下，負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、立卷和保管工作。2.按照檔案管理制度的要求，定期將本部門整理好的檔案移交綜合檔案室。3.協(xié)助綜合檔案室做好檔案的查閱、借閱等服務(wù)工作，及時(shí)提供本部門相關(guān)檔案資料。4.負(fù)責(zé)本部門檔案的安全保密工作，對(duì)涉及機(jī)密的檔案嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.行政管理類：包括幼兒園行政會(huì)議記錄、工作計(jì)劃與總結(jié)、規(guī)章制度、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、固定資產(chǎn)檔案等。2.教學(xué)管理類：教學(xué)計(jì)劃、教案、教材、教學(xué)大綱、學(xué)生成績(jī)冊(cè)、教學(xué)評(píng)估資料等。3.師資隊(duì)伍建設(shè)類：教師培訓(xùn)計(jì)劃、教師業(yè)務(wù)檔案、教師考核材料等。4.學(xué)生管理類：學(xué)生學(xué)籍檔案、學(xué)生獎(jiǎng)懲材料、學(xué)生活動(dòng)記錄等。5.后勤管理類：校園建設(shè)規(guī)劃、維修記錄、物資采購(gòu)檔案、食品安全檔案等。6.科研管理類：科研項(xiàng)目申報(bào)材料、科研成果、學(xué)術(shù)論文等。7.其他類：幼兒園舉辦的各類活動(dòng)資料、對(duì)外交流合作檔案、榮譽(yù)證書等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案收集的及時(shí)性和完整性。2.檔案形成部門應(yīng)在工作結(jié)束后及時(shí)將辦理完畢的文件材料收集齊全，整理規(guī)范，移交本部門檔案管理員。3.對(duì)重要會(huì)議、重大活動(dòng)等形成的檔案，應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束后一周內(nèi)完成收集整理工作，并移交綜合檔案室。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.符合檔案管理的有關(guān)規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)。（四）整理方法1.分類：按照檔案的性質(zhì)和內(nèi)容，將檔案分為行政管理、教學(xué)管理、師資隊(duì)伍建設(shè)、學(xué)生管理、后勤管理、科研管理等類別。每個(gè)類別下再根據(jù)具體情況進(jìn)行二級(jí)分類。2.編號(hào)：對(duì)每一份檔案或每一組檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于管理和查找。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、密級(jí)等項(xiàng)目，以便快速檢索和查閱檔案。4.裝訂：對(duì)紙張規(guī)格不一致、破損的檔案進(jìn)行修整和裝訂，保持檔案的整齊美觀。四、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所綜合檔案室應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等設(shè)施，確保檔案的安全保管。檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。（二）保管方式1.檔案應(yīng)按照分類編號(hào)順序上架存放，便于查找和管理。2.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，防止數(shù)據(jù)丟失。3.對(duì)重要檔案和珍貴檔案應(yīng)采取特殊的保管措施，如專柜存放、加密存儲(chǔ)等。（三）保管期限檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。1.永久保管的檔案：凡是反映幼兒園主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)幼兒園、國(guó)家和社會(huì)具有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，應(yīng)永久保管。2.長(zhǎng)期保管的檔案：凡是在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)幼兒園工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為16年至50年。3.短期保管的檔案：凡是在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)幼兒園工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為5年以下。（四）檔案清查1.綜合檔案室應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和保管情況準(zhǔn)確無誤。2.在清查過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案丟失、損壞、霉變等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施，并向上級(jí)主管部門報(bào)告。五、檔案的利用（一）查閱權(quán)限1.幼兒園內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到綜合檔案室查閱。2.查閱涉及機(jī)密的檔案，須經(jīng)幼兒園分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行查閱。3.外單位人員查閱檔案，須持有單位介紹信，經(jīng)幼兒園分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由綜合檔案室安排專人陪同查閱。（二）查閱程序1.查閱人員填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱檔案的名稱、內(nèi)容、目的等。2.申請(qǐng)表經(jīng)審批后，查閱人員到綜合檔案室辦理查閱登記手續(xù)，領(lǐng)取檔案查閱證。3.查閱人員應(yīng)在指定的地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案室。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)綜合檔案室同意，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。4.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還綜合檔案室，并辦理查閱證注銷手續(xù)。（三）借閱權(quán)限1.幼兒園內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和綜合檔案室負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可借閱。2.借閱期限一般不超過兩周，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱涉及機(jī)密的檔案，須經(jīng)幼兒園分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行借閱。（四）借閱程序1.借閱人員填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱檔案的名稱、內(nèi)容、目的、借閱期限等。2.申請(qǐng)表經(jīng)審批后，借閱人員到綜合檔案室辦理借閱登記手續(xù)，領(lǐng)取檔案借閱證和檔案。3.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、污損、丟失檔案。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)綜合檔案室同意，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。4.借閱期滿后，借閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還綜合檔案室，并辦理借閱證注銷手續(xù)。如發(fā)現(xiàn)檔案丟失或損壞，借閱人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由綜合檔案室負(fù)責(zé)人、各部門檔案管理員及相關(guān)業(yè)務(wù)人員組成，負(fù)責(zé)對(duì)檔案的鑒定工作。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)檔案的保管期限和價(jià)值，按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定和幼兒園實(shí)際情況，對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。鑒定時(shí)應(yīng)考慮檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間、形式等因素，確定檔案的保存價(jià)值和保管期限。（三）鑒定程序1.檔案鑒定小組定期對(duì)已滿保管期限的檔案進(jìn)行清理，逐卷逐件地進(jìn)行審查鑒定。2.對(duì)仍有保存價(jià)值的檔案，應(yīng)重新確定保管期限；對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)填寫《檔案銷毀審批表》，提出銷毀意見。3.《檔案銷毀審批表》經(jīng)幼兒園分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。（四）銷毀方法1.對(duì)紙質(zhì)檔案的銷毀，應(yīng)采用焚燒或粉碎等方式進(jìn)行，確保檔案信息無法恢復(fù)。2.對(duì)電子檔案的銷毀，應(yīng)采用數(shù)據(jù)擦除、格式化等技術(shù)手段進(jìn)行，確保數(shù)據(jù)徹底刪除。（五）銷毀記錄檔案銷毀過程中，應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，并做好銷毀記錄。銷毀記錄應(yīng)包括檔案名稱、數(shù)量、銷毀時(shí)間、銷毀方式、監(jiān)銷人員等內(nèi)容，銷毀記錄應(yīng)保存?zhèn)洳椤Ｆ?、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立幼兒園檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理的效率和水平。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描、圖像處理等技術(shù)處理，將其轉(zhuǎn)化為電子檔案，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲(chǔ)。2.檔案信息錄入：將檔案的基本信息、目錄信息等錄入檔案信息管理系統(tǒng)，建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。3.檔案檢索利用：利用檔案信息管理系統(tǒng)的檢索功能，快速準(zhǔn)確地查找所需檔案信息，并提供在線查閱、下載等服務(wù)。4.檔案安全管理：采取數(shù)據(jù)備份、加密存儲(chǔ)、訪問控制等安全措施，確保檔案信息的安全。（三）信息化管理要求1.檔案信息管理系統(tǒng)應(yīng)具備完善的功能，滿足檔案管理的各項(xiàng)業(yè)務(wù)需求。