公司原始憑證管理制度

公司原始憑證管理制度一、總則（一）目的為了加強公司財務(wù)管理，規(guī)范原始憑證的填制、審核、傳遞、保管等行為，保證會計信息的真實、準(zhǔn)確、完整，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)及公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及所屬各部門、各分支機構(gòu)。（三）基本原則1.合法性原則：原始憑證的取得和填制必須符合國家法律法規(guī)的規(guī)定。2.真實性原則：原始憑證所記錄的經(jīng)濟業(yè)務(wù)必須真實發(fā)生，不得虛構(gòu)、歪曲。3.準(zhǔn)確性原則：原始憑證的內(nèi)容必須準(zhǔn)確無誤，包括日期、金額、摘要、業(yè)務(wù)內(nèi)容等。4.完整性原則：原始憑證必須具備規(guī)定的基本要素，手續(xù)齊全。5.及時性原則：原始憑證應(yīng)及時填制、取得，并及時傳遞、審核。二、原始憑證的種類及基本要求（一）種類1.發(fā)票：包括增值稅專用發(fā)票、增值稅普通發(fā)票、機動車銷售統(tǒng)一發(fā)票等。2.收據(jù)：公司內(nèi)部收據(jù)、財政監(jiān)制收據(jù)等。3.報銷單：如差旅費報銷單、費用報銷單等。4.借款單：用于員工因公借款。5.自制原始憑證：如工資表、領(lǐng)料單、入庫單、出庫單等。6.外來原始憑證：如供應(yīng)商提供的發(fā)票、運輸發(fā)票、行政事業(yè)性收費收據(jù)等。（二）基本要求1.原始憑證必須具備以下基本內(nèi)容：憑證名稱；填制日期；填制憑證單位名稱或者填制人姓名；經(jīng)辦人員的簽名或者蓋章；接受憑證單位名稱；經(jīng)濟業(yè)務(wù)內(nèi)容；數(shù)量、單價和金額。2.從外單位取得的原始憑證，必須蓋有填制單位的公章；從個人取得的原始憑證，必須有填制人員的簽名或者蓋章。自制原始憑證必須有經(jīng)辦部門負(fù)責(zé)人或其指定人員的簽名或者蓋章。對外開出的原始憑證，必須加蓋本單位公章。3.凡填有大寫和小寫金額的原始憑證，大寫與小寫金額必須相符。購買實物的原始憑證，必須有驗收證明。支付款項的原始憑證，必須有收款單位和收款人的收款證明。4.一式幾聯(lián)的原始憑證，應(yīng)當(dāng)注明各聯(lián)的用途，只能以一聯(lián)作為報銷憑證。一式幾聯(lián)的發(fā)票和收據(jù)，必須用雙面復(fù)寫紙（發(fā)票和收據(jù)本身具備復(fù)寫紙功能的除外）套寫，并連續(xù)編號。作廢時應(yīng)當(dāng)加蓋“作廢”戳記，連同存根一起保存，不得撕毀。5.發(fā)生銷貨退回的，除填制退貨發(fā)票外，還必須有退貨驗收證明；退款時，必須取得對方的收款收據(jù)或者匯款銀行的憑證，不得以退貨發(fā)票代替收據(jù)。6.職工公出借款憑據(jù)，必須附在記賬憑證之后。收回借款時，應(yīng)當(dāng)另開收據(jù)或者退還借據(jù)副本，不得退還原借款收據(jù)。7.經(jīng)上級有關(guān)部門批準(zhǔn)的經(jīng)濟業(yè)務(wù)，應(yīng)當(dāng)將批準(zhǔn)文件作為原始憑證附件。如果批準(zhǔn)文件需要單獨歸檔的，應(yīng)當(dāng)在憑證上注明批準(zhǔn)機關(guān)名稱、日期和文件字號。三、原始憑證的填制（一）填制要求1.原始憑證應(yīng)按照規(guī)定的格式和內(nèi)容逐項填寫齊全，不得遺漏或省略。2.填制原始憑證的文字、數(shù)字要清晰、工整、規(guī)范，易于辨認(rèn)。不得使用未經(jīng)國務(wù)院公布的簡化漢字。3.阿拉伯?dāng)?shù)字應(yīng)當(dāng)一個一個地寫，不得連筆寫。阿拉伯金額數(shù)字前面應(yīng)當(dāng)書寫貨幣幣種符號或者貨幣名稱簡寫和幣種符號。幣種符號與阿拉伯金額數(shù)字之間不得留有空白。凡阿拉伯?dāng)?shù)字前寫有幣種符號的，數(shù)字后面不再寫貨幣單位。4.所有以元為單位（其他貨幣種類為貨幣基本單位，下同）的阿拉伯?dāng)?shù)字，除表示單價等情況外，一律填寫到角分；無角分的，角位和分位可寫“00”，或者符號“—”；有角無分的，分位應(yīng)當(dāng)寫“0”，不得用符號“—”代替。5.大寫金額數(shù)字到元或者角為止的，在“元”或者“角”字之后應(yīng)當(dāng)寫“整”字或者“正”字；大寫金額數(shù)字有分的，分字后面不寫“整”或者“正”字。6.大寫金額數(shù)字前未印有貨幣名稱的，應(yīng)當(dāng)加填貨幣名稱，貨幣名稱與金額數(shù)字之間不得留有空白。7.阿拉伯金額數(shù)字中間有“0”時，大寫金額要寫“零”字；阿拉伯?dāng)?shù)字金額中間連續(xù)有幾個“0”時，大寫金額中可以只寫一個“零”字；阿拉伯金額數(shù)字元位是“0”，或者數(shù)字中間連續(xù)有幾個“0”、元位也是“0”但角位不是“0”時，大寫金額可以只寫一個“零”字，也可以不寫“零”字。（二）填制規(guī)范1.發(fā)票的填制：發(fā)票應(yīng)按照稅務(wù)機關(guān)規(guī)定的格式和內(nèi)容開具，不得自行擴大專用發(fā)票的使用范圍。發(fā)票開具時，應(yīng)做到項目齊全，與實際交易相符；字跡清楚，不得壓線、錯格；發(fā)票聯(lián)和抵扣聯(lián)加蓋發(fā)票專用章；按照增值稅納稅義務(wù)的發(fā)生時間開具。不符合規(guī)定的發(fā)票，不得作為財務(wù)報銷憑證，任何單位和個人有權(quán)拒收。2.收據(jù)的填制：公司內(nèi)部收據(jù)應(yīng)注明收款事由、收款金額、收款日期、交款人等信息，并加蓋公司財務(wù)專用章。財政監(jiān)制收據(jù)應(yīng)按照財政部門規(guī)定的格式和要求填制，不得擅自更改。3.報銷單的填制：報銷單應(yīng)填寫清楚報銷部門、報銷日期、報銷事由、金額等內(nèi)容，并由報銷人簽名。如有多張原始憑證粘貼在報銷單上，應(yīng)在報銷單上注明原始憑證的張數(shù)和金額合計。4.借款單的填制：借款單應(yīng)填寫借款人姓名、借款部門、借款日期、借款事由、借款金額等內(nèi)容，并由借款人簽名。借款金額應(yīng)大寫和小寫同時填寫，確保一致。四、原始憑證的審核（一）審核內(nèi)容1.合法性審核：審核原始憑證是否符合國家法律法規(guī)、公司內(nèi)部規(guī)章制度的規(guī)定。2.真實性審核：審核原始憑證所記錄的經(jīng)濟業(yè)務(wù)是否真實發(fā)生，憑證是否為原件，內(nèi)容是否與實際相符。3.準(zhǔn)確性審核：審核原始憑證的金額計算是否準(zhǔn)確，大小寫金額是否一致，摘要是否清晰、準(zhǔn)確反映經(jīng)濟業(yè)務(wù)內(nèi)容。4.完整性審核：審核原始憑證的基本要素是否齊全，手續(xù)是否完備，如是否有填制單位公章、經(jīng)辦人員簽名等。5.及時性審核：審核原始憑證的取得和填制是否及時，是否在規(guī)定的時間內(nèi)傳遞到財務(wù)部門。（二）審核流程1.報銷人將原始憑證粘貼在報銷單上，簽字后提交給部門負(fù)責(zé)人。2.部門負(fù)責(zé)人對報銷事項的真實性、合理性進(jìn)行審核，簽字確認(rèn)后提交給財務(wù)部門。3.財務(wù)部門的會計人員對原始憑證進(jìn)行初步審核，重點審核憑證的合法性、準(zhǔn)確性、完整性。對于不符合要求的原始憑證，退回報銷人補充或更正。4.財務(wù)部門的審核主管對經(jīng)過初步審核的原始憑證進(jìn)行再次審核，審核無誤后簽字確認(rèn)。5.財務(wù)經(jīng)理對審核主管審核通過的原始憑證進(jìn)行最終審核，審批同意后在報銷單上簽字。6.對于重大支出或特殊事項的原始憑證，還需經(jīng)過公司領(lǐng)導(dǎo)審批。（三）審核責(zé)任1.審核人員應(yīng)認(rèn)真履行審核職責(zé)，對審核結(jié)果負(fù)責(zé)。如因?qū)徍瞬粐?yán)導(dǎo)致虛假或錯誤的原始憑證入賬，審核人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。2.對于審核中發(fā)現(xiàn)的問題，審核人員應(yīng)及時與報銷人溝通，要求其作出解釋或進(jìn)行更正。如報銷人拒絕配合，審核人員有權(quán)拒絕受理該報銷事項。五、原始憑證的傳遞（一）傳遞原則1.及時傳遞原則：原始憑證應(yīng)在經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生后及時填制、取得，并盡快傳遞到財務(wù)部門，確保財務(wù)信息的及時性。2.準(zhǔn)確傳遞原則：原始憑證在傳遞過程中應(yīng)保證內(nèi)容準(zhǔn)確無誤，避免因傳遞錯誤導(dǎo)致財務(wù)信息失真。3.安全傳遞原則：原始憑證在傳遞過程中應(yīng)妥善保管，防止丟失、損壞或泄露。（二）傳遞流程1.業(yè)務(wù)部門在經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生后，應(yīng)及時填制或取得原始憑證，并按照規(guī)定的格式和內(nèi)容進(jìn)行整理。2.業(yè)務(wù)部門將整理好的原始憑證粘貼在報銷單上，簽字后提交給部門負(fù)責(zé)人審核。3.部門負(fù)責(zé)人審核通過后，將報銷單及原始憑證傳遞給財務(wù)部門。4.財務(wù)部門的會計人員在收到報銷單及原始憑證后，按照審核流程進(jìn)行審核。審核通過后，將原始憑證進(jìn)行分類整理，編制記賬憑證。5.記賬憑證編制完成后，原始憑證作為記賬憑證的附件，按照會計檔案管理的要求進(jìn)行裝訂、保管。（三）傳遞時間要求1.一般情況下，業(yè)務(wù)部門應(yīng)在經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生后的[X]個工作日內(nèi)將原始憑證傳遞到財務(wù)部門。2.對于緊急事項的原始憑證，業(yè)務(wù)部門應(yīng)在事項發(fā)生后的[X]小時內(nèi)傳遞到財務(wù)部門。六、原始憑證的保管（一）保管要求1.財務(wù)部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)原始憑證的保管，確保原始憑證的安全、完整。2.原始憑證應(yīng)按照類別、年度、月份等進(jìn)行分類整理，裝訂成冊，并在封面上注明憑證種類、起止號碼、年度、月份、憑證張數(shù)等信息。3.原始憑證應(yīng)存放在安全、干燥、通風(fēng)的地方，防止受潮、發(fā)霉、蟲蛀等。4.對于電子原始憑證，應(yīng)進(jìn)行備份，并存儲在安全的介質(zhì)上，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的完整性和可用性。（二）保管期限1.原始憑證的保管期限按照國家有關(guān)法律法規(guī)和公司會計檔案管理制度的規(guī)定執(zhí)行。一般情況下，原始憑證的保管期限為[X]年。2.對于涉及到重要經(jīng)濟業(yè)務(wù)、稅務(wù)事項等的原始憑證，保管期限應(yīng)適當(dāng)延長。（三）銷毀規(guī)定1.原始憑證保管期滿后，需要銷毀的，應(yīng)按照公司會計檔案銷毀程序進(jìn)行。2.銷毀原始憑證時，應(yīng)由財務(wù)部門會同審計部門等相關(guān)部門共同進(jìn)行監(jiān)銷，并在銷毀清單上簽字確認(rèn)。3.銷毀清單應(yīng)作為會計檔案的一部分進(jìn)行保管，以備查閱。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計部門應(yīng)定期對原始憑證的管理情況進(jìn)行審計監(jiān)督，檢查原始憑證的填制、審核、傳遞、保管等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定。2.財務(wù)部門應(yīng)建立內(nèi)部自查制度，定期對原始憑證進(jìn)行自查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。