公司前臺出入管理制度VIP

公司前臺出入管理制度一、總則1.目的為加強公司安全管理，規(guī)范人員出入公司前臺流程，保障公司正常辦公秩序，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司全體員工、外來訪客、供應(yīng)商、合作伙伴等所有需要進出公司前臺區(qū)域的人員。3.管理原則遵循安全第一、規(guī)范有序、服務(wù)高效的原則，確保人員出入安全、便捷，同時維護公司的良好形象。二、人員出入管理規(guī)定（一）員工出入管理1.正常工作時間員工應(yīng)佩戴有效工作證件，通過門禁系統(tǒng)或主動向前臺工作人員出示證件后進入公司。工作證件應(yīng)妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人。如發(fā)現(xiàn)證件丟失或損壞，應(yīng)及時向人力資源部門申請補辦。2.非工作時間因工作需要加班的員工，應(yīng)提前向部門負(fù)責(zé)人報備，并在加班結(jié)束后填寫加班記錄。加班結(jié)束離開公司時，需向前臺工作人員說明情況并登記離開時間。因特殊情況（如緊急工作任務(wù)、設(shè)備故障維修等）需在非工作時間進入公司的員工，應(yīng)提前聯(lián)系部門負(fù)責(zé)人或相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，經(jīng)批準(zhǔn)后，可通過電話或其他方式通知前臺工作人員，說明進入原因和預(yù)計離開時間，由前臺工作人員做好登記。3.請假外出員工請假外出時，應(yīng)填寫請假申請單，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，將請假申請單交至前臺備案。請假結(jié)束返回公司時，需向前臺工作人員出示請假申請單，經(jīng)確認(rèn)后進入公司。如未按規(guī)定請假外出或逾期未歸，前臺工作人員應(yīng)及時通知相關(guān)部門負(fù)責(zé)人。（二）外來訪客出入管理1.預(yù)約登記外來訪客應(yīng)提前與公司相關(guān)部門或人員取得聯(lián)系，預(yù)約來訪時間。被訪部門或人員應(yīng)告知訪客公司前臺的來訪登記流程和注意事項。訪客到達公司前臺時，應(yīng)主動向前臺工作人員說明來訪事由、被訪對象、預(yù)約時間等信息，并出示有效身份證件。前臺工作人員應(yīng)仔細(xì)核對訪客身份信息，與被訪對象進行電話確認(rèn)后，為訪客辦理來訪登記手續(xù)。來訪登記內(nèi)容應(yīng)包括訪客姓名、性別、身份證號碼、聯(lián)系電話、來訪時間、來訪事由、被訪對象等信息。前臺工作人員應(yīng)認(rèn)真填寫《外來訪客登記表》，并要求訪客簽字確認(rèn)。2.臨時訪客如遇特殊情況，無法提前預(yù)約的臨時訪客，前臺工作人員應(yīng)先與被訪對象取得聯(lián)系，經(jīng)同意后，為訪客辦理臨時登記手續(xù)。臨時訪客登記內(nèi)容與預(yù)約訪客相同。對于頻繁來訪的臨時訪客，公司相關(guān)部門或人員可向人力資源部門申請辦理臨時出入證，以便訪客快速通行。臨時出入證應(yīng)注明有效期、使用范圍等信息，訪客應(yīng)在有效期內(nèi)使用，不得轉(zhuǎn)借他人。3.訪客陪同訪客進入公司后，應(yīng)由被訪對象或其指定人員陪同，不得擅自行動。陪同人員應(yīng)負(fù)責(zé)訪客在公司內(nèi)的安全和行為規(guī)范，確保訪客不進入與來訪事由無關(guān)的區(qū)域。如被訪對象無法親自陪同，應(yīng)安排其他熟悉公司情況的人員進行陪同，并提前告知前臺工作人員。陪同人員應(yīng)在訪客離開公司時，將訪客送至前臺，確認(rèn)訪客離開公司后，在《外來訪客登記表》上簽字。4.訪客離開訪客結(jié)束訪問后，應(yīng)在前臺辦理離開手續(xù)。前臺工作人員應(yīng)收回臨時出入證（如有），在《外來訪客登記表》上記錄訪客離開時間，并請訪客簽字確認(rèn)。如訪客在公司內(nèi)有物品遺留，前臺工作人員應(yīng)及時聯(lián)系被訪對象或陪同人員進行處理。（三）供應(yīng)商、合作伙伴出入管理1.預(yù)約與登記供應(yīng)商、合作伙伴因業(yè)務(wù)需要進入公司時，應(yīng)提前與公司采購部門、業(yè)務(wù)部門等相關(guān)對接人取得聯(lián)系，預(yù)約來訪時間。對接人應(yīng)告知供應(yīng)商、合作伙伴公司前臺的來訪登記流程和注意事項。供應(yīng)商、合作伙伴到達公司前臺時，應(yīng)按照外來訪客的管理要求，主動向前臺工作人員說明來訪事由、被訪對象、預(yù)約時間等信息，并出示有效身份證件。前臺工作人員應(yīng)認(rèn)真核對信息，與被訪對象進行電話確認(rèn)后，為其辦理來訪登記手續(xù)。2.特殊要求對于攜帶大型設(shè)備、貨物等進入公司的供應(yīng)商、合作伙伴，前臺工作人員應(yīng)提前通知相關(guān)部門做好接應(yīng)準(zhǔn)備，并要求其在進入公司前進行物品登記，注明物品名稱、數(shù)量、規(guī)格等信息。供應(yīng)商、合作伙伴在公司內(nèi)進行業(yè)務(wù)活動時，應(yīng)遵守公司的各項規(guī)章制度，不得影響公司正常辦公秩序。如因工作需要使用公司內(nèi)部設(shè)施、設(shè)備等，應(yīng)提前向相關(guān)部門申請，經(jīng)批準(zhǔn)后方可使用。3.離開管理供應(yīng)商、合作伙伴業(yè)務(wù)活動結(jié)束后，應(yīng)在前臺辦理離開手續(xù)。前臺工作人員應(yīng)檢查其是否有物品遺留，確認(rèn)無誤后，在來訪登記記錄上注明離開時間，并請其簽字確認(rèn)。對于供應(yīng)商、合作伙伴的車輛出入公司，應(yīng)按照公司車輛出入管理制度執(zhí)行，在門衛(wèi)處進行登記和檢查。三、物品出入管理規(guī)定（一）辦公用品及設(shè)備出入管理1.領(lǐng)用員工因工作需要領(lǐng)用辦公用品及設(shè)備時，應(yīng)填寫《辦公用品領(lǐng)用申請表》或《設(shè)備領(lǐng)用申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到公司指定地點領(lǐng)取。前臺工作人員應(yīng)根據(jù)申請表內(nèi)容，核對領(lǐng)用物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息，確保與申請表一致。對于貴重設(shè)備，應(yīng)要求領(lǐng)用人簽字確認(rèn)，并提醒其妥善保管和使用。2.歸還員工不再使用辦公用品及設(shè)備時，應(yīng)及時歸還至公司指定地點。歸還時，前臺工作人員應(yīng)進行檢查，確認(rèn)物品完好無損后，在申請表上簽字確認(rèn)。對于損壞的辦公用品及設(shè)備，領(lǐng)用人應(yīng)說明原因，并按照公司相關(guān)規(guī)定進行賠償或維修。如因正常使用導(dǎo)致的磨損，應(yīng)及時向相關(guān)部門申請更換。（二）外來物品出入管理1.來訪人員攜帶物品外來訪客攜帶的物品，前臺工作人員應(yīng)進行檢查登記。對于貴重物品、易燃易爆物品、違禁物品等，應(yīng)禁止其帶入公司。如因工作需要必須帶入的，應(yīng)要求訪客填寫《外來物品登記表》，注明物品名稱、數(shù)量、規(guī)格等信息，并與被訪對象進行確認(rèn)。訪客離開公司時，前臺工作人員應(yīng)根據(jù)登記表內(nèi)容，核對物品數(shù)量和規(guī)格，確認(rèn)無誤后，方可放行。2.供應(yīng)商、合作伙伴攜帶物品供應(yīng)商、合作伙伴攜帶的物品進入公司時，應(yīng)按照外來訪客攜帶物品的管理要求進行登記檢查。對于與業(yè)務(wù)相關(guān)的樣品、設(shè)備等，應(yīng)要求其在進入公司前進行詳細(xì)登記，并注明用途和預(yù)計停留時間。供應(yīng)商、合作伙伴離開公司時，前臺工作人員應(yīng)檢查其攜帶物品是否與登記信息一致，如有差異，應(yīng)要求其說明原因并進行核實。（三）快遞、郵件出入管理1.接收前臺工作人員應(yīng)負(fù)責(zé)接收公司的快遞、郵件，并進行登記。登記內(nèi)容包括快遞單號、寄件人姓名、寄件地址、收件人姓名、收件部門等信息。對于重要文件、緊急快遞等，前臺工作人員應(yīng)及時通知收件人領(lǐng)取，并做好記錄。收件人領(lǐng)取快遞、郵件時，應(yīng)在《快遞、郵件登記表》上簽字確認(rèn)。2.發(fā)放員工領(lǐng)取快遞、郵件時，應(yīng)向前臺工作人員出示有效身份證件或工作證件。前臺工作人員應(yīng)根據(jù)登記表內(nèi)容，核對收件人信息，確認(rèn)無誤后，將快遞、郵件發(fā)放給收件人。如收件人無法親自領(lǐng)取，可委托他人代領(lǐng)。代領(lǐng)人應(yīng)向前臺工作人員出示收件人的授權(quán)委托書和本人有效身份證件，經(jīng)核實后，方可代領(lǐng)快遞、郵件。四、車輛出入管理規(guī)定（一）公司車輛出入管理1.車輛登記公司車輛應(yīng)在車輛管理部門進行登記，包括車輛型號、車牌號、駕駛員姓名等信息。車輛管理部門應(yīng)建立車輛檔案，記錄車輛的基本信息、維修保養(yǎng)記錄、保險情況等。駕駛員應(yīng)妥善保管車輛行駛證、駕駛證等相關(guān)證件，在駕駛公司車輛出入公司時，應(yīng)主動向前臺工作人員出示證件，經(jīng)核實后，方可放行。2.門禁通行公司車輛應(yīng)通過門禁系統(tǒng)自動識別或由駕駛員刷卡進入公司。如門禁系統(tǒng)出現(xiàn)故障，駕駛員應(yīng)及時向前臺工作人員說明情況，由前臺工作人員手動開啟門禁。車輛進入公司后，應(yīng)按照指定的停車區(qū)域停放，不得隨意停放影響公司正常秩序。駕駛員離開車輛時，應(yīng)確保車輛門窗關(guān)閉、車輛安全鎖好。3.外出報備公司車輛因工作需要外出時，駕駛員應(yīng)填寫《車輛外出申請表》，注明外出事由、目的地、預(yù)計返回時間等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，交至前臺備案。如車輛因特殊情況需要延長外出時間，駕駛員應(yīng)提前與部門負(fù)責(zé)人溝通，并及時通知前臺工作人員。（二）外來車輛出入管理1.來訪登記外來車輛因業(yè)務(wù)需要進入公司時，駕駛員應(yīng)在公司門衛(wèi)處進行登記。登記內(nèi)容包括車牌號、駕駛員姓名、聯(lián)系電話、來訪事由、被訪對象等信息。門衛(wèi)工作人員應(yīng)與被訪對象進行電話確認(rèn)后，為外來車輛發(fā)放臨時停車證，并告知駕駛員停車區(qū)域和注意事項。臨時停車證應(yīng)注明有效期，駕駛員應(yīng)在有效期內(nèi)使用，不得隨意丟棄。2.停車管理外來車輛應(yīng)按照門衛(wèi)工作人員指定的停車區(qū)域停放，不得占用消防通道、人行通道等公共區(qū)域。駕駛員離開車輛時，應(yīng)確保車輛門窗關(guān)閉、車輛安全鎖好。如外來車輛在公司內(nèi)發(fā)生交通事故或其他意外情況，駕駛員應(yīng)立即報告公司門衛(wèi)或相關(guān)部門，并保護好現(xiàn)場，配合公司進行處理。3.離開確認(rèn)外來車輛離開公司時，駕駛員應(yīng)將臨時停車證交還給門衛(wèi)工作人員。門衛(wèi)工作人員應(yīng)檢查車輛是否有違規(guī)停放、損壞公司設(shè)施等情況，確認(rèn)無誤后，收回臨時停車證，放行車輛。五、門禁管理規(guī)定1.門禁卡管理公司為員工配備門禁卡，門禁卡是員工出入公司的重要憑證。員工應(yīng)妥善保管門禁卡，不得轉(zhuǎn)借他人或隨意丟棄。如門禁卡丟失或損壞，員工應(yīng)及時向人力資源部門申請補辦。補辦門禁卡時，員工需繳納相應(yīng)的工本費。2.門禁使用規(guī)定員工應(yīng)使用本人門禁卡通過門禁系統(tǒng)進入公司，不得尾隨他人進入。如發(fā)現(xiàn)門禁卡無法正常使用，應(yīng)及時向前臺工作人員報告，由前臺工作人員協(xié)助處理。外來訪客、供應(yīng)商、合作伙伴等人員進入公司時，應(yīng)按照本制度的規(guī)定，在前臺辦理登記手續(xù)后，由前臺工作人員或被訪對象帶領(lǐng)通過門禁系統(tǒng)。3.門禁系統(tǒng)維護公司應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)門禁系統(tǒng)的日常維護和管理，確保門禁系統(tǒng)正常運行。如門禁系統(tǒng)出現(xiàn)故障，應(yīng)及時通知維修人員進行維修，并采取臨時措施保障人員出入安全。員工發(fā)現(xiàn)門禁系統(tǒng)存在安全隱患或異常情況時，應(yīng)及時向前臺工作人員或相關(guān)部門報告，以便及時處理。六、監(jiān)督與檢查1.定期檢查公司人力資源部門、行政部門等相關(guān)部門應(yīng)定期對公司前臺出入管理制度的執(zhí)行情況進行檢查，確保制度的有效落實。檢查內(nèi)容包括人員出入登記情況、物品出入管理情況、車輛出入管理情況、門禁系統(tǒng)使用情況等。對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時督促相關(guān)部門進行整改。2.不定期抽查公司領(lǐng)導(dǎo)或相關(guān)部門負(fù)責(zé)人可根據(jù)工作需要，不定期對公司前臺出入管理情況進行抽查。抽查方式包括現(xiàn)場檢查、查看登記記錄、詢問相關(guān)人員等。對于抽查中發(fā)現(xiàn)的違規(guī)行為，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定進行嚴(yán)肅處理，并及時通報批評，以起到警示作用。3.投訴處理員工、外來訪客等人員如對公司前臺出入管理工作有任何疑問或投訴，可向前臺工作人員、人力資源部門或行政部門反映。相關(guān)部門應(yīng)及時受理投訴，并進行調(diào)查處理，將處理結(jié)果及時反饋給投訴人。七、違規(guī)處理1.員工違規(guī)處理員工違反本制度規(guī)定，未按要求佩戴工作證件、未進行請假登記擅自外出等，第一次發(fā)現(xiàn)時，由前臺工作人員或相關(guān)部門進行口頭警告，并記錄在案。如再次違反本制度規(guī)定，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，包括但不限于扣除績效獎金、通報批評、警告處分、解除勞動合同等