公司業(yè)務(wù)印章管理制度VIP

公司業(yè)務(wù)印章管理制度一、總則（一）目的為加強公司業(yè)務(wù)印章的管理，規(guī)范印章使用流程，維護(hù)公司合法權(quán)益，防范經(jīng)營風(fēng)險，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各分支機構(gòu)、子公司的業(yè)務(wù)印章管理。（三）定義業(yè)務(wù)印章是指公司在對外開展業(yè)務(wù)活動中使用的，具有法律效力或能代表公司意志的各類印章，包括但不限于合同專用章、發(fā)票專用章、財務(wù)專用章、法人章、業(yè)務(wù)專用章等。二、印章的刻制與啟用（一）印章刻制1.因業(yè)務(wù)需要刻制印章時，由使用部門填寫《印章刻制申請表》，詳細(xì)說明印章名稱、用途、刻制數(shù)量等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.審批通過后，由行政部門統(tǒng)一安排印章刻制工作。行政部門應(yīng)選擇具有合法資質(zhì)的印章刻制單位，并與其簽訂刻制合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。3.印章刻制完成后，行政部門應(yīng)及時將印章移交至申請部門，并辦理交接手續(xù)。交接時，雙方應(yīng)在《印章交接登記表》上簽字確認(rèn)，注明印章名稱、規(guī)格、數(shù)量、啟用日期等信息。（二）印章啟用1.新印章啟用前，使用部門應(yīng)填寫《印章啟用申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后，由行政部門發(fā)布印章啟用通知，明確印章的啟用日期、使用范圍、保管要求等事項。2.印章啟用通知應(yīng)發(fā)送至公司各相關(guān)部門和分支機構(gòu)，確保所有涉及印章使用的人員知曉印章啟用情況。3.印章啟用后，使用部門應(yīng)按照本制度的規(guī)定，嚴(yán)格規(guī)范印章的使用和管理。三、印章的保管（一）保管原則1.業(yè)務(wù)印章應(yīng)實行專人保管制度，確保印章安全。2.印章保管人員應(yīng)具備良好的職業(yè)道德和責(zé)任心，嚴(yán)格遵守印章管理制度，不得擅自將印章交予他人使用。3.印章保管人員應(yīng)妥善保管印章，防止印章被盜、丟失、損壞或擅自銷毀。（二）保管職責(zé)1.合同專用章由合同管理部門指定專人保管。保管人員負(fù)責(zé)合同專用章的日常保管、使用登記和用印審批工作，確保合同簽訂過程中印章使用的合法性、合規(guī)性和準(zhǔn)確性。2.發(fā)票專用章由財務(wù)部門指定專人保管。保管人員負(fù)責(zé)發(fā)票專用章的日常保管、開具發(fā)票時的用印工作，并按照稅務(wù)部門的規(guī)定，嚴(yán)格控制發(fā)票的開具和使用。3.財務(wù)專用章由財務(wù)部門負(fù)責(zé)人或其授權(quán)人員保管。保管人員負(fù)責(zé)財務(wù)專用章的日常保管、資金收付、財務(wù)報表蓋章等工作，確保財務(wù)工作的正常開展。4.法人章由法定代表人或其授權(quán)人員保管。保管人員負(fù)責(zé)法人章的日常保管、重大合同簽訂、重要文件蓋章等工作，代表公司行使法人權(quán)利。5.業(yè)務(wù)專用章由相關(guān)業(yè)務(wù)部門指定專人保管。保管人員負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)專用章的日常保管、業(yè)務(wù)文件蓋章、對外聯(lián)絡(luò)等工作，確保業(yè)務(wù)活動的順利進(jìn)行。（三）保管要求1.印章保管人員應(yīng)配備專用的印章保管箱或保險柜，將印章存放于安全可靠的地方，并設(shè)置必要的安全防護(hù)措施，如密碼鎖、監(jiān)控設(shè)備等。2.印章保管人員應(yīng)定期對印章進(jìn)行檢查，確保印章完好無損。如發(fā)現(xiàn)印章有損壞、變形、字跡模糊等情況，應(yīng)及時報告行政部門，并申請更換印章。3.印章保管人員因工作調(diào)動、離職等原因不再負(fù)責(zé)印章保管工作時，應(yīng)及時辦理印章交接手續(xù)。交接時，雙方應(yīng)在《印章交接登記表》上簽字確認(rèn)，注明印章名稱、規(guī)格、數(shù)量、交接日期等信息，并由行政部門負(fù)責(zé)人監(jiān)交。四、印章的使用（一）使用原則1.業(yè)務(wù)印章的使用必須嚴(yán)格遵循審批制度，未經(jīng)批準(zhǔn)，任何人不得擅自使用印章。2.印章使用應(yīng)基于真實、合法、有效的業(yè)務(wù)活動，確保印章使用的目的與公司業(yè)務(wù)相符。3.印章使用應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的使用范圍和程序進(jìn)行，不得超越權(quán)限使用印章。（二）使用流程1.用印申請使用部門或個人需要使用業(yè)務(wù)印章時，應(yīng)填寫《印章使用申請表》，詳細(xì)說明用印事項、用印文件名稱、份數(shù)、用印日期等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報相關(guān)審批人審批。2.用印審批根據(jù)印章的種類和使用事項的重要程度，設(shè)定不同的審批權(quán)限。一般情況下，常規(guī)業(yè)務(wù)用印由部門負(fù)責(zé)人審批；重要合同、協(xié)議、文件等用印需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批；涉及重大事項或金額較大的用印，還需經(jīng)公司法定代表人審批。3.用印登記印章保管人員在收到經(jīng)審批的《印章使用申請表》后，應(yīng)對用印事項進(jìn)行認(rèn)真核對，確認(rèn)無誤后，在《印章使用登記表》上詳細(xì)記錄用印日期、用印文件名稱、份數(shù)、用印人、審批人等信息，并加蓋印章。4.用印蓋章印章保管人員應(yīng)按照審批后的《印章使用申請表》和《印章使用登記表》的要求，在文件規(guī)定的位置加蓋印章。蓋章時應(yīng)確保印章清晰、端正，不得模糊、歪斜或遺漏。5.用印后文件管理用印完成后，印章保管人員應(yīng)將用印文件原件及《印章使用申請表》、《印章使用登記表》等相關(guān)資料整理歸檔，妥善保管。同時，應(yīng)及時將用印情況反饋給申請部門或個人。（三）使用范圍1.合同專用章用于公司對外簽訂的各類合同、協(xié)議等法律文件。2.發(fā)票專用章用于公司開具的各類發(fā)票。3.財務(wù)專用章用于公司的資金收付、財務(wù)報表蓋章、銀行開戶及銷戶等財務(wù)相關(guān)業(yè)務(wù)。4.法人章用于公司重大合同簽訂、重要文件蓋章、法定代表人授權(quán)委托書等需要代表公司行使法人權(quán)利的事項。5.業(yè)務(wù)專用章用于公司各業(yè)務(wù)部門開展業(yè)務(wù)活動時涉及的文件蓋章、對外聯(lián)絡(luò)等事項，具體使用范圍由各業(yè)務(wù)部門根據(jù)實際情況確定，并報公司備案。五、印章的停用與銷毀（一）停用情形1.因公司機構(gòu)調(diào)整、業(yè)務(wù)變更等原因，印章不再使用的。2.印章?lián)p壞、遺失或被盜，無法繼續(xù)使用的。3.根據(jù)法律法規(guī)或公司規(guī)定，需要停用印章的其他情形。（二）停用流程1.印章保管人員發(fā)現(xiàn)印章需要停用時，應(yīng)及時填寫《印章停用申請表》，詳細(xì)說明停用原因、停用日期等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報行政部門審批。2.行政部門審批通過后，發(fā)布印章停用通知，明確印章停用日期、停用后的保管要求等事項。3.印章停用通知應(yīng)發(fā)送至公司各相關(guān)部門和分支機構(gòu)，確保所有涉及印章使用的人員知曉印章停用情況。（三）銷毀流程1.對于停用的印章，由行政部門負(fù)責(zé)組織銷毀。銷毀前，行政部門應(yīng)填寫《印章銷毀申請表》，詳細(xì)說明印章名稱、規(guī)格、數(shù)量、停用日期、銷毀原因等信息，并經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.審批通過后，行政部門應(yīng)選擇安全、可靠的銷毀方式，如粉碎、焚燒等，并確保印章銷毀過程的可追溯性。3.印章銷毀時，應(yīng)至少有兩名以上人員在場監(jiān)督，并在《印章銷毀登記表》上簽字確認(rèn)，注明印章名稱、規(guī)格、數(shù)量、銷毀日期、銷毀方式等信息。4.印章銷毀后，行政部門應(yīng)將《印章銷毀申請表》、《印章銷毀登記表》等相關(guān)資料整理歸檔，妥善保管。六、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督職責(zé)1.公司行政部門負(fù)責(zé)對業(yè)務(wù)印章的管理情況進(jìn)行定期監(jiān)督檢查，確保印章管理制度的有效執(zhí)行。2.公司審計部門負(fù)責(zé)對業(yè)務(wù)印章的使用情況進(jìn)行不定期審計，檢查印章使用是否合規(guī)、審批手續(xù)是否齊全、用印記錄是否完整等。（二）檢查內(nèi)容1.印章保管情況，包括印章保管人員是否具備資質(zhì)、印章存放是否安全、保管設(shè)施是否完善等。2.印章使用情況，包括用印申請是否規(guī)范、審批手續(xù)是否齊全、用印范圍是否符合規(guī)定、用印記錄是否完整等。3.印章停用與銷毀情況，包括停用印章的處理是否及時、銷毀印章的程序是否合規(guī)等。（三）問題處理1.對于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，檢查人員應(yīng)及時向相關(guān)部門或人員提出整改意見，并要求限期整改。2.相關(guān)部門或人員應(yīng)認(rèn)真對待檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，制定切實可行的整改措施，并按時完成整改任務(wù)。整改完成后，應(yīng)及時向行政部門或?qū)徲嫴块T提交整改報告。3.對于違反印章管理制度的行為，公司將視情節(jié)輕重，給予相應(yīng)的處罰，包括但不限于警告、罰款、解除勞動合同等。構(gòu)