保險(xiǎn)公司證件管理制度VIP

保險(xiǎn)公司證件管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)保險(xiǎn)公司各類證件的管理，規(guī)范證件的申請(qǐng)、領(lǐng)取、使用、保管、變更及注銷等流程，確保公司證件的安全與有效使用，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于保險(xiǎn)公司全體員工及與公司有業(yè)務(wù)往來的外部合作機(jī)構(gòu)人員涉及的各類證件，包括但不限于保險(xiǎn)從業(yè)資格證、執(zhí)業(yè)證書、展業(yè)證、營業(yè)執(zhí)照、許可證等。（三）管理原則1.合規(guī)性原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及監(jiān)管部門的相關(guān)規(guī)定，確保證件的管理與使用合法合規(guī)。2.安全性原則：采取有效措施保障證件的安全，防止證件丟失、損壞、被盜用等情況發(fā)生。3.有效性原則：保證證件在有效期內(nèi)正常使用，及時(shí)辦理證件的延期、變更等手續(xù)。4.責(zé)任明確原則：明確各類證件管理環(huán)節(jié)的責(zé)任主體，做到責(zé)任到人。二、證件分類及管理職責(zé)（一）證件分類1.保險(xiǎn)從業(yè)資格證：是從事保險(xiǎn)行業(yè)工作的基本資格證明，包括保險(xiǎn)代理從業(yè)人員資格證書、保險(xiǎn)經(jīng)紀(jì)從業(yè)人員資格證書、保險(xiǎn)公估從業(yè)人員資格證書等。2.執(zhí)業(yè)證書：由保險(xiǎn)公司向已取得從業(yè)資格證書且在本公司執(zhí)業(yè)的人員頒發(fā)，表明其具備在本公司從事相關(guān)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)的資格。3.展業(yè)證：是保險(xiǎn)營銷員從事保險(xiǎn)營銷活動(dòng)的證明，由所屬保險(xiǎn)公司發(fā)放和管理。4.公司資質(zhì)類證件：如營業(yè)執(zhí)照、經(jīng)營保險(xiǎn)業(yè)務(wù)許可證、分支機(jī)構(gòu)營業(yè)執(zhí)照等，是公司合法經(jīng)營的憑證。5.其他相關(guān)證件：如行業(yè)協(xié)會(huì)會(huì)員證、培訓(xùn)證書、榮譽(yù)證書等。（二）管理職責(zé)1.人力資源部門負(fù)責(zé)員工保險(xiǎn)從業(yè)資格證的報(bào)名、考試組織及證書領(lǐng)取等工作。審核員工執(zhí)業(yè)證書的申請(qǐng)，辦理執(zhí)業(yè)證書的頒發(fā)、變更及注銷手續(xù)。建立員工證件管理檔案，記錄員工證件的相關(guān)信息。2.業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)本部門員工展業(yè)證的申請(qǐng)、領(lǐng)取、使用及保管等工作，并督促員工規(guī)范使用展業(yè)證。協(xié)助人力資源部門做好其他相關(guān)證件的管理工作，如提供資質(zhì)類證件的年檢資料等。對(duì)業(yè)務(wù)人員的證件使用情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)上報(bào)。3.行政管理部門負(fù)責(zé)公司資質(zhì)類證件的申請(qǐng)、辦理、年檢及保管等工作。制定公司證件管理制度并監(jiān)督執(zhí)行，對(duì)違反制度的行為進(jìn)行處理。配合其他部門做好證件管理的相關(guān)工作，如提供辦公場地安全保障等。4.員工個(gè)人負(fù)責(zé)本人證件的申請(qǐng)、領(lǐng)取，并妥善保管，不得轉(zhuǎn)借、冒用他人證件。按照規(guī)定使用證件，在證件有效期屆滿前及時(shí)辦理延期或變更手續(xù)。如證件遺失、損壞或信息變更，應(yīng)及時(shí)向所在部門及相關(guān)管理部門報(bào)告，并配合辦理相應(yīng)手續(xù)。三、證件申請(qǐng)與領(lǐng)?。ㄒ唬┍ｋU(xiǎn)從業(yè)資格證1.員工因工作需要報(bào)考保險(xiǎn)從業(yè)資格證的，應(yīng)向人力資源部門提出申請(qǐng)，填寫《保險(xiǎn)從業(yè)資格證報(bào)考申請(qǐng)表》。2.人力資源部門審核申請(qǐng)信息后，統(tǒng)一組織報(bào)名及繳費(fèi)工作，并告知員工考試時(shí)間、地點(diǎn)等相關(guān)事宜。3.員工考試合格后，人力資源部門負(fù)責(zé)領(lǐng)取資格證書，并通知員工前來辦理領(lǐng)取手續(xù)。員工領(lǐng)取時(shí)需簽字確認(rèn)，同時(shí)提交本人身份證復(fù)印件。（二）執(zhí)業(yè)證書1.新員工入職后，所在部門應(yīng)及時(shí)通知人力資源部門。人力資源部門在員工取得保險(xiǎn)從業(yè)資格證且通過公司入職培訓(xùn)后，為其辦理執(zhí)業(yè)證書申請(qǐng)手續(xù)。2.申請(qǐng)時(shí)需填寫《執(zhí)業(yè)證書申請(qǐng)表》，提交資格證書原件、身份證復(fù)印件、勞動(dòng)合同等相關(guān)資料。3.人力資源部門審核申請(qǐng)資料無誤后，報(bào)上級(jí)主管領(lǐng)導(dǎo)審批，審批通過后頒發(fā)執(zhí)業(yè)證書。4.執(zhí)業(yè)證書由人力資源部門統(tǒng)一制作并發(fā)放，員工應(yīng)在收到證書后妥善保管，如有遺失應(yīng)及時(shí)掛失補(bǔ)辦。（三）展業(yè)證1.業(yè)務(wù)人員入職后，所在部門應(yīng)指導(dǎo)其填寫《展業(yè)證申請(qǐng)表》，提交資格證書原件、身份證復(fù)印件、近期免冠一寸照片等資料。2.部門負(fù)責(zé)人審核申請(qǐng)資料后，報(bào)人力資源部門審核，審核通過后報(bào)當(dāng)?shù)乇ｋU(xiǎn)行業(yè)協(xié)會(huì)備案。3.保險(xiǎn)行業(yè)協(xié)會(huì)審核通過后，由公司統(tǒng)一領(lǐng)取展業(yè)證并發(fā)放給業(yè)務(wù)人員。業(yè)務(wù)人員領(lǐng)取展業(yè)證后，應(yīng)在規(guī)定位置張貼本人照片，并在照片上加蓋公司公章。4.展業(yè)證實(shí)行一人一證，不得轉(zhuǎn)借、出租、涂改或偽造。業(yè)務(wù)人員離職時(shí)，所在部門應(yīng)及時(shí)收回展業(yè)證，并交人力資源部門統(tǒng)一注銷。（四）公司資質(zhì)類證件1.行政管理部門負(fù)責(zé)公司資質(zhì)類證件的申請(qǐng)工作，根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)及監(jiān)管要求，準(zhǔn)備齊全申請(qǐng)資料，并按規(guī)定程序提交申請(qǐng)。2.申請(qǐng)過程中，如需要提供公司相關(guān)證明材料或人員信息的，各部門應(yīng)積極配合。3.資質(zhì)類證件辦理完成后，行政管理部門應(yīng)及時(shí)領(lǐng)取并妥善保管。對(duì)于需要年檢的證件，應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)準(zhǔn)備好年檢資料，辦理年檢手續(xù)。（五）其他相關(guān)證件1.員工因工作需要申請(qǐng)行業(yè)協(xié)會(huì)會(huì)員證、培訓(xùn)證書、榮譽(yù)證書等其他相關(guān)證件的，應(yīng)向所在部門提出申請(qǐng)，填寫《其他證件申請(qǐng)表》。2.所在部門審核申請(qǐng)信息后，報(bào)人力資源部門審核，審核通過后由員工自行辦理申請(qǐng)手續(xù)。3.員工領(lǐng)取其他相關(guān)證件后，應(yīng)及時(shí)交所在部門備案，并按照相關(guān)規(guī)定使用和保管。四、證件使用與保管（一）使用規(guī)定1.員工應(yīng)在規(guī)定的業(yè)務(wù)范圍內(nèi)使用證件，不得超出授權(quán)范圍從事業(yè)務(wù)活動(dòng)。2.保險(xiǎn)從業(yè)資格證、執(zhí)業(yè)證書、展業(yè)證等個(gè)人證件僅限本人使用，不得轉(zhuǎn)借、出租、涂改或偽造。3.公司資質(zhì)類證件如需外借使用，須經(jīng)行政管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理借用登記手續(xù)，明確借用期限、用途及歸還時(shí)間等。借用人員應(yīng)妥善保管，按時(shí)歸還，如有遺失或損壞，借用人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。4.業(yè)務(wù)人員在開展業(yè)務(wù)活動(dòng)時(shí)，應(yīng)主動(dòng)出示展業(yè)證，不得隱瞞或冒用他人證件。（二）保管要求1.員工應(yīng)妥善保管本人證件，將證件放置在安全、可靠的地方，避免證件丟失、損壞或被盜用。2.保險(xiǎn)從業(yè)資格證、執(zhí)業(yè)證書等個(gè)人證件應(yīng)存放在專門的文件夾或證件夾內(nèi)，防止折疊、污損。3.公司資質(zhì)類證件應(yīng)由行政管理部門指定專人負(fù)責(zé)保管，存放于保險(xiǎn)柜等安全設(shè)施內(nèi)，并建立證件保管臺(tái)賬，詳細(xì)記錄證件名稱、編號(hào)、頒發(fā)機(jī)關(guān)、有效期、保管人等信息。4.業(yè)務(wù)人員的展業(yè)證應(yīng)隨身攜帶，不得隨意放置在辦公桌上或其他不安全的地方。如因特殊原因無法隨身攜帶，應(yīng)將展業(yè)證存放在公司指定的安全區(qū)域，并做好登記。五、證件變更與注銷（一）變更1.員工個(gè)人信息發(fā)生變更（如姓名、身份證號(hào)碼、聯(lián)系方式、工作崗位等），涉及證件信息需要變更的，應(yīng)及時(shí)向所在部門報(bào)告，并填寫《證件信息變更申請(qǐng)表》。2.所在部門審核后，將申請(qǐng)表及相關(guān)證明材料一并提交給負(fù)責(zé)證件管理的部門（人力資源部門或行政管理部門）。3.負(fù)責(zé)證件管理的部門審核無誤后，辦理證件信息變更手續(xù)，并在相關(guān)系統(tǒng)及檔案中更新信息。4.對(duì)于公司資質(zhì)類證件信息變更，行政管理部門應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定及時(shí)辦理變更登記手續(xù)，并向相關(guān)部門報(bào)備。（二）注銷1.員工離職、退休、辭職或因其他原因不再需要使用公司相關(guān)證件的，所在部門應(yīng)及時(shí)通知負(fù)責(zé)證件管理的部門辦理證件注銷手續(xù)。2.員工應(yīng)在離職前將本人的保險(xiǎn)從業(yè)資格證、執(zhí)業(yè)證書、展業(yè)證等個(gè)人證件交回所在部門，由所在部門統(tǒng)一交人力資源部門注銷。3.行政管理部門負(fù)責(zé)辦理公司資質(zhì)類證件的注銷手續(xù)，如營業(yè)執(zhí)照注銷、經(jīng)營保險(xiǎn)業(yè)務(wù)許可證注銷等。注銷后，應(yīng)將相關(guān)證件原件交回發(fā)證機(jī)關(guān)，并做好記錄。4.對(duì)于因遺失、被盜等原因無法交回的證件，應(yīng)及時(shí)在相關(guān)媒體上聲明作廢，并向發(fā)證機(jī)關(guān)申請(qǐng)注銷。同時(shí)，公司應(yīng)追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。六、監(jiān)督檢查與違規(guī)處理（一）監(jiān)督檢查1.人力資源部門、行政管理部門及業(yè)務(wù)部門應(yīng)定期對(duì)公司證件管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括證件的申請(qǐng)、領(lǐng)取、使用、保管、變更及注銷等環(huán)節(jié)。2.監(jiān)督檢查可采取查閱資料、實(shí)地查看、人員訪談等方式進(jìn)行，確保證件管理工作規(guī)范、有序。3.對(duì)于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)記錄并提出整改意見，督促相關(guān)責(zé)任人限期整改。（二）違規(guī)處理1.員工違反本制度規(guī)定，轉(zhuǎn)借、冒用他人證件或超出授權(quán)范圍使用證件的，公司將視情節(jié)輕重給予批評(píng)教育、警告、罰款等處罰；情節(jié)嚴(yán)重的，解除勞動(dòng)合同，并依法追究其法律責(zé)任。2.因保管不善導(dǎo)致證件遺失、損壞或被盜用的，相關(guān)責(zé)任人應(yīng)承擔(dān)補(bǔ)辦證件的費(fèi)用，并根據(jù)情節(jié)輕重給予相應(yīng)的紀(jì)律處分。3.部門負(fù)責(zé)人未履行好證件管理職責(zé)，導(dǎo)致本部門出現(xiàn)證件管理混亂或違規(guī)行為的，公司將對(duì)其進(jìn)行