合同與采購管理制度VIP

合同與采購管理制度一、總則1.目的本制度旨在規(guī)范公司合同與采購管理流程，加強風(fēng)險控制，確保公司合法權(quán)益，提高經(jīng)濟效益，保障公司各項業(yè)務(wù)的順利開展。2.適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門涉及的合同簽訂、履行以及采購活動，包括但不限于物資采購、服務(wù)采購、工程采購等各類經(jīng)濟活動。3.基本原則合法性原則：合同與采購活動必須遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)政策規(guī)定。公平公正原則：在合同簽訂和采購過程中，應(yīng)遵循公平、公正的原則，維護公司與合作方的合法權(quán)益。誠實守信原則：各方應(yīng)誠實守信，嚴(yán)格履行合同約定和采購程序，確保交易的真實性和可靠性。效益原則：在保證質(zhì)量和滿足需求的前提下，優(yōu)化采購流程，降低采購成本，提高公司經(jīng)濟效益。二、合同管理合同簽訂流程1.合同立項業(yè)務(wù)部門根據(jù)工作需要提出合同立項申請，詳細說明合同的性質(zhì)、標(biāo)的、金額、履行期限、對方當(dāng)事人等基本情況，并提交相關(guān)背景資料和初步需求說明。立項申請經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核同意后，報分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.合同起草由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)合同文本的起草工作。合同文本應(yīng)明確雙方的權(quán)利義務(wù)、標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價款或者報酬、履行期限、地點和方式、違約責(zé)任、解決爭議的方法等主要條款。涉及重大合同或法律關(guān)系復(fù)雜的合同，可由公司法律顧問協(xié)助起草或?qū)徍恕?.合同審核合同起草完成后，提交至公司法務(wù)部門進行法律審核。法務(wù)部門重點審查合同的合法性、合規(guī)性、完整性以及潛在的法律風(fēng)險，并出具審核意見。合同同時需提交財務(wù)部門進行財務(wù)審核，財務(wù)部門主要審核合同的價款、支付方式、結(jié)算周期等財務(wù)條款的合理性和可行性，確保公司財務(wù)利益不受損害。根據(jù)合同性質(zhì)和金額大小，還可能需提交其他相關(guān)部門進行專業(yè)審核，如涉及技術(shù)條款的合同需技術(shù)部門審核。各審核部門應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)完成審核，并簽署審核意見。4.合同審批經(jīng)各部門審核通過的合同，按照公司審批權(quán)限進行審批。一般合同由部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)審批；重大合同或涉及金額較大的合同，需經(jīng)總經(jīng)理或董事長審批。審批人應(yīng)認(rèn)真審查合同內(nèi)容，對合同的真實性、合法性、合理性負(fù)責(zé)，并簽署審批意見。如審批人有修改意見，業(yè)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)意見對合同進行修改后重新提交審核和審批。5.合同簽署合同經(jīng)審批通過后，由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)與對方當(dāng)事人進行合同簽署。簽署前，應(yīng)確保合同文本與審批通過的版本一致，雙方當(dāng)事人的簽字蓋章齊全、有效。合同簽署過程中，應(yīng)嚴(yán)格按照公司印章管理制度使用印章，確保印章使用的安全性和規(guī)范性。合同履行與變更1.合同履行合同生效后，業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)組織合同的履行。應(yīng)按照合同約定的條款和時間要求，全面履行己方義務(wù)，確保合同目標(biāo)的實現(xiàn)。在合同履行過程中，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時跟蹤合同執(zhí)行情況，如發(fā)現(xiàn)問題或風(fēng)險，應(yīng)及時采取措施解決，并向相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和部門匯報。涉及多個部門協(xié)作履行的合同，各部門應(yīng)密切配合，明確職責(zé)分工，共同推進合同的順利履行。2.合同變更合同履行過程中，如因客觀情況發(fā)生變化需要變更合同內(nèi)容的，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時提出變更申請，并說明變更的原因、內(nèi)容及對合同履行的影響。合同變更申請經(jīng)相關(guān)部門審核和審批后，按照合同簽訂流程重新簽訂變更協(xié)議或補充協(xié)議。變更協(xié)議或補充協(xié)議作為原合同的組成部分，與原合同具有同等法律效力。合同終止與結(jié)算1.合同終止合同履行完畢、雙方協(xié)商一致解除合同、因不可抗力或其他法定事由導(dǎo)致合同無法履行等情況下，合同終止。合同終止后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時清理合同履行過程中的相關(guān)文件、資料和資產(chǎn)，并辦理交接手續(xù)。2.合同結(jié)算合同履行完畢后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)按照合同約定及時辦理結(jié)算手續(xù)。結(jié)算申請應(yīng)附合同執(zhí)行情況說明、驗收報告、發(fā)票等相關(guān)資料。財務(wù)部門負(fù)責(zé)對結(jié)算申請進行審核，審核無誤后按照合同約定的支付方式和時間進行付款。合同檔案管理1.合同檔案的收集與整理業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)在合同簽訂、履行、變更、終止等過程中及時收集相關(guān)文件、資料，包括合同文本、審批文件、往來函件、驗收報告、結(jié)算憑證等，并進行整理歸檔。合同檔案應(yīng)按照合同類別、時間順序等進行分類整理，確保檔案資料的完整性和系統(tǒng)性。2.合同檔案的保管與查閱合同檔案由公司檔案室統(tǒng)一保管，檔案室應(yīng)建立健全檔案管理制度，確保合同檔案的安全存放和妥善保管。因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)填寫查閱申請表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案室查閱。查閱人員應(yīng)遵守檔案室的相關(guān)規(guī)定，不得擅自復(fù)印、涂改、損毀合同檔案。三、采購管理采購計劃制定1.需求預(yù)測各部門應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展規(guī)劃和實際工作需要，定期對物資、服務(wù)等采購需求進行預(yù)測。需求預(yù)測應(yīng)綜合考慮市場變化、業(yè)務(wù)增長、庫存情況等因素，確保預(yù)測的準(zhǔn)確性和合理性。需求預(yù)測結(jié)果應(yīng)形成書面報告，提交至采購部門。2.采購計劃編制采購部門根據(jù)各部門提交的需求預(yù)測報告，結(jié)合公司庫存情況、采購預(yù)算等，編制年度、季度和月度采購計劃。采購計劃應(yīng)明確采購物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、質(zhì)量要求、預(yù)計采購時間等內(nèi)容，并按照重要性和緊急程度進行分類排序。采購計劃編制完成后，應(yīng)提交至相關(guān)部門審核和公司領(lǐng)導(dǎo)審批。采購供應(yīng)商管理1.供應(yīng)商選擇采購部門應(yīng)建立供應(yīng)商信息庫，收集、整理供應(yīng)商的基本情況、經(jīng)營業(yè)績、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、售后服務(wù)等信息。根據(jù)采購需求，從供應(yīng)商信息庫中篩選出潛在供應(yīng)商，并進行實地考察和評估。評估內(nèi)容包括供應(yīng)商的資質(zhì)信譽、生產(chǎn)能力、技術(shù)水平、質(zhì)量控制體系、價格競爭力等方面。經(jīng)過評估后，選擇合適的供應(yīng)商作為合作對象，并與其簽訂合作協(xié)議或采購合同。2.供應(yīng)商考核采購部門應(yīng)定期對供應(yīng)商的供貨質(zhì)量、交貨期、價格、售后服務(wù)等方面進行考核評價?？己嗽u價結(jié)果應(yīng)記錄在供應(yīng)商檔案中。根據(jù)考核結(jié)果，對表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予獎勵和優(yōu)先合作機會；對表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商，應(yīng)及時采取警告、整改、暫停合作或終止合作等措施。采購流程1.采購申請各部門根據(jù)采購計劃或?qū)嶋H工作需要，填寫采購申請表，詳細說明采購物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、質(zhì)量要求、預(yù)算金額、需求時間等內(nèi)容，并提交至采購部門。采購申請表應(yīng)經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字，對于金額較大或重要的采購申請，還需報分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.采購詢價與比價采購部門收到采購申請后，根據(jù)采購物資或服務(wù)的特點和市場情況，向多家供應(yīng)商發(fā)出詢價函，要求供應(yīng)商提供報價單。采購部門對供應(yīng)商的報價進行整理和比較，分析各供應(yīng)商的價格、質(zhì)量、交貨期等因素，選擇最優(yōu)供應(yīng)商。在比價過程中，應(yīng)確保公平、公正、公開，不得泄露供應(yīng)商報價等信息。3.采購合同簽訂確定供應(yīng)商后，采購部門按照合同管理流程與供應(yīng)商簽訂采購合同。采購合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利義務(wù)、標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價款或者報酬、履行期限、地點和方式、違約責(zé)任、解決爭議的方法等主要條款。采購合同簽訂前，需經(jīng)法務(wù)部門、財務(wù)部門等相關(guān)部門審核通過，并按照公司審批權(quán)限進行審批。4.采購訂單下達采購合同簽訂后，采購部門向供應(yīng)商下達采購訂單。采購訂單應(yīng)明確采購物資或服務(wù)的具體要求、交貨時間、交貨地點等內(nèi)容，并要求供應(yīng)商簽字確認(rèn)。采購訂單下達后，采購部門應(yīng)及時跟蹤訂單執(zhí)行情況，確保供應(yīng)商按時、按質(zhì)、按量交貨。5.采購驗收采購物資或服務(wù)到貨后，采購部門應(yīng)及時通知相關(guān)部門進行驗收。驗收人員應(yīng)按照采購合同和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)對物資或服務(wù)的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格型號等進行檢驗。驗收合格后，驗收人員應(yīng)簽署驗收報告；驗收不合格的，應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通協(xié)商解決，如要求供應(yīng)商補貨、換貨、退貨或承擔(dān)違約責(zé)任等。采購預(yù)算管理1.預(yù)算編制采購部門應(yīng)根據(jù)公司年度經(jīng)營計劃和采購計劃，編制采購預(yù)算。采購預(yù)算應(yīng)明確各項采購項目的預(yù)算金額，并按照公司預(yù)算管理要求進行細化和分解。采購預(yù)算編制過程中，應(yīng)充分考慮市場價格波動、業(yè)務(wù)需求變化等因素，確保預(yù)算的合理性和準(zhǔn)確性。2.預(yù)算執(zhí)行與控制采購部門應(yīng)嚴(yán)格按照采購預(yù)算執(zhí)行采購活動，不得超預(yù)算采購。如因特殊原因需要調(diào)整采購預(yù)算的，應(yīng)按照公司預(yù)算調(diào)整流程進行審批。財務(wù)部門負(fù)責(zé)對采購預(yù)算的執(zhí)行情況進行監(jiān)控和分析，定期向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報采購預(yù)算執(zhí)行情況，及時發(fā)現(xiàn)和解決預(yù)算執(zhí)行過程中存在的問題。四、監(jiān)督與檢查1.內(nèi)部審計監(jiān)督公司內(nèi)部審計部門定期對合同與采購管理情況進行審計監(jiān)督，檢查合同簽訂、履行、采購流程執(zhí)行、供應(yīng)商管理、預(yù)算控制等方面的合規(guī)性和有效性，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。2.定期檢查與不定期抽查公司建立合同與采購管理定期檢查制度，由采購部門牽頭，會同相關(guān)部門對合同履行情況、采購業(yè)務(wù)開展情況等進行定期檢查。公司領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門可根據(jù)工作需要，對合同與采購管理進行不定期抽查，及時發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題。五、責(zé)任追究1.在合同與采購管理過程中，如因工作人員故意或重大過失導(dǎo)致公司利益受損的，公司