上市公司會議室管理制度

上市公司會議室管理制度一、總則1.目的為規(guī)范上市公司會議室的使用，提高會議室的使用效率，確保公司各類會議及活動的順利進行，特制定本管理制度。2.適用范圍本制度適用于公司總部各部門、下屬子公司及分公司在公司內(nèi)使用會議室的相關活動。3.基本原則統(tǒng)一管理原則：會議室由公司行政部門統(tǒng)一管理和調(diào)配，確保資源的合理利用。先申請先使用原則：根據(jù)申請時間先后順序安排會議室使用，特殊情況除外。高效利用原則：鼓勵充分利用會議室資源，提高使用效率，避免資源閑置。安全規(guī)范原則：使用會議室時應遵守相關安全規(guī)定，保持會議室環(huán)境整潔、設備完好。二、會議室分類及設施配備1.會議室分類大型會議室：可容納[X]人以上，適用于公司年度會議、大型培訓、重要客戶接待等活動。中型會議室：可容納[X][X]人，常用于部門會議、業(yè)務研討會、項目匯報等。小型會議室：可容納[X]人以下，主要用于小組討論、一對一溝通等較為私密的會議。特殊會議室：如視頻會議室、多功能會議室等，具備特定的功能設施，滿足不同的會議需求。2.設施配備基本設施：各會議室均配備桌椅、投影儀、音響設備、白板、書寫筆、紙張等基本會議用品。特殊設施：視頻會議室配備高清攝像頭、麥克風、視頻會議終端等設備；多功能會議室根據(jù)其功能需求，可能配備舞臺燈光、音響系統(tǒng)、電子顯示屏等特殊設施。三、會議室使用申請1.申請流程填寫申請表：使用部門或個人需提前填寫《會議室使用申請表》，詳細注明會議主題、時間、預計時長、參會人數(shù)、特殊需求等信息。提交申請：將申請表提交至公司行政部門。行政部門可接受紙質(zhì)申請或通過公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)提交的電子申請。審批：行政部門根據(jù)會議室的使用情況進行審批。一般申請由行政部門負責人審批；涉及重要會議或跨部門會議的申請，需經(jīng)公司分管領導審批。審批結果將及時反饋給申請部門或個人。2.申請時間原則上應提前[X]個工作日提交會議室使用申請，以便行政部門做好安排。對于緊急會議，應盡量提前[X]小時申請，并說明緊急原因。3.取消或變更申請如因特殊情況需要取消或變更會議室使用申請，申請部門或個人應提前[X]小時通知行政部門。否則，將按照未取消申請?zhí)幚恚⒏鶕?jù)實際占用情況收取相應費用（如有）。四、會議室安排與使用1.行政部門安排行政部門根據(jù)申請情況，結合會議室的使用狀態(tài)和資源情況，合理安排會議室。如遇多個申請沖突，將根據(jù)會議的重要性、緊急程度等因素進行協(xié)調(diào)。對于重要會議或大型活動，行政部門應提前與相關部門溝通，做好會議室的布置、設備調(diào)試等準備工作。2.使用部門責任使用部門應按照申請時間準時使用會議室，不得擅自更改。如需延長使用時間，應提前向行政部門申請，經(jīng)批準后方可延長。使用人員應愛護會議室設施設備，保持會議室整潔衛(wèi)生。會議結束后，應及時清理會議現(xiàn)場，關閉設備電源，將桌椅擺放整齊。在會議室使用過程中，如發(fā)現(xiàn)設備故障或其他問題，應及時通知行政部門進行維修處理。五、會議室設備管理1.設備維護行政部門負責定期對會議室設備進行檢查、維護和保養(yǎng)，確保設備正常運行。建立設備維護檔案，記錄設備的維護情況、維修歷史等信息。對于重要設備，應制定詳細的維護計劃和操作規(guī)程。使用人員在使用設備前，應熟悉設備的操作方法，如發(fā)現(xiàn)設備異常，應立即停止使用，并通知行政部門。2.設備報修如會議室設備出現(xiàn)故障，使用人員應及時填寫《會議室設備報修單》，注明故障現(xiàn)象、設備名稱、所在會議室等信息，提交給行政部門。行政部門接到報修單后，應及時安排維修人員進行維修。對于緊急故障，應優(yōu)先處理，確保盡快恢復設備正常使用。3.設備更新與升級根據(jù)公司業(yè)務發(fā)展和會議室使用需求，行政部門應適時提出會議室設備更新與升級計劃，報公司領導審批后實施。在設備更新與升級過程中，應做好設備的選型、采購、安裝調(diào)試等工作，確保新設備能夠滿足公司會議及活動的需要。六、會議室環(huán)境衛(wèi)生管理1.日常清潔每次會議結束后，使用部門應安排專人對會議室進行清潔，包括清理桌面、地面、垃圾桶，擦拭桌椅、設備等，確保會議室整潔衛(wèi)生。行政部門定期對會議室進行全面清潔，包括墻面、天花板、門窗等的清潔，保持會議室環(huán)境良好。2.衛(wèi)生檢查行政部門定期對會議室環(huán)境衛(wèi)生進行檢查，對于不符合衛(wèi)生要求的會議室，責令使用部門及時整改。將會議室環(huán)境衛(wèi)生情況納入部門績效考核體系，對環(huán)境衛(wèi)生保持良好的部門進行適當獎勵，對不達標的部門進行相應處罰。七、會議室安全管理1.安全制度制定會議室安全管理制度，明確安全責任，確保會議室使用過程中的人員和財產(chǎn)安全。加強對會議室使用人員的安全教育，提高安全意識，防止發(fā)生火災、觸電、失竊等安全事故。2.消防設施在會議室配備必要的消防設施，如滅火器、消火栓等，并確保其處于良好的備用狀態(tài)。定期對消防設施進行檢查和維護，確保其性能完好。同時，組織相關人員進行消防知識培訓和應急演練，提高應對火災事故的能力。3.用電安全規(guī)范會議室用電行為，嚴禁私拉亂接電線，嚴禁使用大功率電器設備。定期對會議室電氣設備進行檢查，確保用電安全。如發(fā)現(xiàn)電氣設備存在安全隱患，應及時進行維修或更換。八、會議室費用管理1.費用標準根據(jù)會議室的類型、使用時長等因素，制定合理的會議室使用費用標準。具體標準如下：大型會議室：[X]元/小時中型會議室：[X]元/小時小型會議室：[X]元/小時特殊會議室：根據(jù)其功能和使用情況另行定價對于公司內(nèi)部會議，原則上不收取費用，但如因特殊情況需要使用外部會議室或產(chǎn)生額外費用的，按照實際發(fā)生額收取。2.費用結算行政部門定期統(tǒng)計會議室使用情況，按照費用標準計算各部門的會議室使用費用，并制作費用清單。費用清單經(jīng)財務部門審核后，由行政部門通知各部門進行費用結算。各部門應在規(guī)定時間內(nèi)完成費用支付，逾期未支付的，將按照相關規(guī)定進行處理。九、違規(guī)處理1.違規(guī)行為界定以下行為屬于違規(guī)使用會議室：未經(jīng)審批擅自使用會議室。未按申請時間使用會議室，擅自更改使用時間或占用其他會議室。在會議室使用過程中，損壞設施設備未及時報告或故意損壞。未保持會議室整潔衛(wèi)生，影響后續(xù)使用。違反會議室安全管理制度，造成安全事故。2.處理措施對于首次違規(guī)使用會議室的部門或個人，行政部門將給予口頭警告，并責令其立即整改。對于多次違規(guī)或情節(jié)嚴重的違規(guī)行為，行政部門將視情況給予書面警告、罰款、限制會議室使用權限等處罰，并在公司內(nèi)部進行