用友公司erp管理制度

用友公司erp管理制度總則目的為了規(guī)范用友公司ERP系統(tǒng)的使用與管理，確保公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)流程能夠高效、準(zhǔn)確地在ERP系統(tǒng)中運(yùn)行，提高公司整體運(yùn)營效率和管理水平，特制定本制度。適用范圍本制度適用于用友公司全體員工，包括但不限于生產(chǎn)部門、銷售部門、采購部門、財(cái)務(wù)部門、人力資源部門等涉及ERP系統(tǒng)操作的相關(guān)人員?；驹瓌t1.合法性原則：ERP系統(tǒng)的使用與管理應(yīng)符合國家法律法規(guī)以及相關(guān)行業(yè)規(guī)范要求。2.準(zhǔn)確性原則：錄入ERP系統(tǒng)的數(shù)據(jù)必須真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，確保系統(tǒng)信息能夠反映公司實(shí)際業(yè)務(wù)情況。3.及時(shí)性原則：各部門應(yīng)及時(shí)將業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)錄入ERP系統(tǒng)，保證數(shù)據(jù)的時(shí)效性，以便為公司決策提供及時(shí)有效的支持。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守公司的保密制度，對(duì)ERP系統(tǒng)中涉及的公司機(jī)密信息、客戶信息等予以保密，防止信息泄露。職責(zé)分工系統(tǒng)管理員1.負(fù)責(zé)ERP系統(tǒng)的安裝、配置、維護(hù)及日常技術(shù)支持工作，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行。2.管理ERP系統(tǒng)用戶賬號(hào)，包括賬號(hào)創(chuàng)建、權(quán)限設(shè)置、密碼重置等，保證用戶賬號(hào)的安全。3.定期對(duì)ERP系統(tǒng)進(jìn)行備份，制定數(shù)據(jù)恢復(fù)計(jì)劃，以防止數(shù)據(jù)丟失，并在出現(xiàn)系統(tǒng)故障時(shí)及時(shí)進(jìn)行恢復(fù)操作。4.監(jiān)控ERP系統(tǒng)的運(yùn)行狀況，及時(shí)處理系統(tǒng)運(yùn)行過程中出現(xiàn)的異常情況和錯(cuò)誤信息，并向上級(jí)匯報(bào)。5.配合公司內(nèi)部各部門，提供ERP系統(tǒng)相關(guān)的培訓(xùn)和技術(shù)指導(dǎo)。各業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人1.負(fù)責(zé)本部門ERP系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程的規(guī)劃與優(yōu)化，確保業(yè)務(wù)操作符合系統(tǒng)要求和公司實(shí)際情況。2.組織本部門員工學(xué)習(xí)和使用ERP系統(tǒng)，監(jiān)督員工按照規(guī)定的流程和操作規(guī)范在系統(tǒng)中處理業(yè)務(wù)。3.審核本部門錄入ERP系統(tǒng)的數(shù)據(jù)，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性，并對(duì)數(shù)據(jù)的真實(shí)性負(fù)責(zé)。4.根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展需要，及時(shí)向系統(tǒng)管理員提出ERP系統(tǒng)功能改進(jìn)或優(yōu)化的建議。普通用戶1.按照公司規(guī)定的業(yè)務(wù)流程和操作規(guī)范，準(zhǔn)確、及時(shí)地在ERP系統(tǒng)中錄入本崗位相關(guān)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，如銷售訂單、采購申請(qǐng)、生產(chǎn)任務(wù)單等。2.妥善保管個(gè)人的ERP系統(tǒng)賬號(hào)和密碼，不得泄露給他人。在發(fā)現(xiàn)賬號(hào)異常時(shí)，及時(shí)向系統(tǒng)管理員報(bào)告。3.積極參加公司組織的ERP系統(tǒng)培訓(xùn)，不斷提高自身操作技能和業(yè)務(wù)水平，熟練運(yùn)用系統(tǒng)完成各項(xiàng)工作任務(wù)。系統(tǒng)操作規(guī)范登錄與退出1.用戶登錄ERP系統(tǒng)時(shí)，應(yīng)使用本人專用的賬號(hào)和密碼，嚴(yán)禁使用他人賬號(hào)登錄系統(tǒng)。2.登錄系統(tǒng)后，應(yīng)及時(shí)修改初始密碼，并妥善保管好自己的密碼，定期更換密碼以確保賬號(hào)安全。3.工作結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)退出ERP系統(tǒng)，避免賬號(hào)長時(shí)間處于登錄狀態(tài)造成安全隱患。數(shù)據(jù)錄入與修改1.錄入ERP系統(tǒng)的數(shù)據(jù)應(yīng)依據(jù)真實(shí)的業(yè)務(wù)憑證，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。數(shù)據(jù)錄入完成后，應(yīng)仔細(xì)核對(duì)，避免出現(xiàn)錄入錯(cuò)誤。2.對(duì)于已錄入系統(tǒng)的數(shù)據(jù)，如因業(yè)務(wù)變更需要修改，必須按照公司規(guī)定的審批流程進(jìn)行操作。修改數(shù)據(jù)時(shí)，應(yīng)在系統(tǒng)中記錄修改的原因、時(shí)間及操作人員等相關(guān)信息，以便日后查詢和追溯。3.在ERP系統(tǒng)中進(jìn)行數(shù)據(jù)刪除操作時(shí)，必須謹(jǐn)慎對(duì)待，嚴(yán)格按照審批流程執(zhí)行。只有在確保數(shù)據(jù)刪除不會(huì)對(duì)公司業(yè)務(wù)造成影響且符合相關(guān)規(guī)定的情況下，方可進(jìn)行刪除操作。查詢與統(tǒng)計(jì)1.用戶可根據(jù)工作需要，在ERP系統(tǒng)中查詢相關(guān)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)。查詢條件應(yīng)設(shè)置合理、準(zhǔn)確，以確保查詢結(jié)果能夠滿足工作要求。2.如需對(duì)查詢的數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，可利用ERP系統(tǒng)提供的統(tǒng)計(jì)功能進(jìn)行操作。統(tǒng)計(jì)結(jié)果應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確地反映公司業(yè)務(wù)情況，為公司決策提供有力支持。3.在數(shù)據(jù)查詢和統(tǒng)計(jì)過程中，如發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)異?；虼嬖谝蓡?，應(yīng)及時(shí)與相關(guān)部門或人員進(jìn)行溝通核實(shí)，確保數(shù)據(jù)的真實(shí)性和可靠性。系統(tǒng)權(quán)限管理權(quán)限設(shè)置原則1.根據(jù)公司各部門和崗位的職責(zé)分工，遵循最小化授權(quán)原則，為用戶分配合適的ERP系統(tǒng)操作權(quán)限，確保用戶僅擁有完成其工作職責(zé)所需的系統(tǒng)訪問權(quán)限。2.權(quán)限設(shè)置應(yīng)定期進(jìn)行審核和調(diào)整，根據(jù)公司組織架構(gòu)變化、業(yè)務(wù)流程優(yōu)化及人員崗位變動(dòng)等情況，及時(shí)更新用戶權(quán)限，保證權(quán)限的合理性和有效性。權(quán)限申請(qǐng)與審批1.新員工入職或員工崗位變動(dòng)涉及ERP系統(tǒng)權(quán)限變更時(shí)，由所在部門負(fù)責(zé)人填寫《ERP系統(tǒng)權(quán)限申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明申請(qǐng)權(quán)限的原因、具體權(quán)限內(nèi)容及有效期等信息。2.《ERP系統(tǒng)權(quán)限申請(qǐng)表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，提交至系統(tǒng)管理員進(jìn)行權(quán)限設(shè)置操作。系統(tǒng)管理員應(yīng)根據(jù)申請(qǐng)表內(nèi)容，在ERP系統(tǒng)中準(zhǔn)確設(shè)置相應(yīng)權(quán)限，并記錄操作時(shí)間和操作人員。3.對(duì)于涉及重要業(yè)務(wù)模塊或高級(jí)別權(quán)限的申請(qǐng)，需經(jīng)公司高層領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后，系統(tǒng)管理員方可進(jìn)行權(quán)限調(diào)整。權(quán)限監(jiān)控與審計(jì)1.系統(tǒng)管理員應(yīng)定期對(duì)ERP系統(tǒng)用戶權(quán)限進(jìn)行監(jiān)控，檢查用戶權(quán)限是否與崗位職責(zé)相符，確保不存在越權(quán)操作的情況。2.公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)ERP系統(tǒng)權(quán)限管理進(jìn)行審計(jì)，審查權(quán)限設(shè)置的合理性、權(quán)限變更的合規(guī)性以及用戶操作的規(guī)范性等方面。對(duì)于發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)督促相關(guān)部門進(jìn)行整改，并跟蹤整改情況。數(shù)據(jù)安全管理數(shù)據(jù)備份1.系統(tǒng)管理員應(yīng)制定ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)備份計(jì)劃，明確備份的時(shí)間間隔、備份方式及存儲(chǔ)介質(zhì)等。備份數(shù)據(jù)應(yīng)包括系統(tǒng)配置數(shù)據(jù)、業(yè)務(wù)交易數(shù)據(jù)、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)等重要信息。2.數(shù)據(jù)備份應(yīng)在服務(wù)器正常運(yùn)行狀態(tài)下進(jìn)行，確保備份數(shù)據(jù)的完整性。備份完成后，應(yīng)對(duì)備份數(shù)據(jù)進(jìn)行校驗(yàn)，確保備份數(shù)據(jù)可恢復(fù)。3.備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的介質(zhì)上，并分別存儲(chǔ)在不同的物理位置，如本地存儲(chǔ)設(shè)備和外部存儲(chǔ)設(shè)備等，以防止因自然災(zāi)害、硬件故障等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。數(shù)據(jù)恢復(fù)1.建立數(shù)據(jù)恢復(fù)預(yù)案，當(dāng)ERP系統(tǒng)出現(xiàn)數(shù)據(jù)丟失或損壞等情況時(shí)，系統(tǒng)管理員能夠按照預(yù)案迅速進(jìn)行數(shù)據(jù)恢復(fù)操作，確保公司業(yè)務(wù)不受重大影響。2.在進(jìn)行數(shù)據(jù)恢復(fù)操作前，應(yīng)提前對(duì)備份數(shù)據(jù)進(jìn)行檢查和測試，確保備份數(shù)據(jù)的可用性。恢復(fù)操作過程應(yīng)詳細(xì)記錄，包括恢復(fù)時(shí)間、恢復(fù)數(shù)據(jù)內(nèi)容、恢復(fù)原因等信息。3.數(shù)據(jù)恢復(fù)完成后，應(yīng)對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行全面測試，確保各項(xiàng)業(yè)務(wù)功能正常運(yùn)行，并與備份數(shù)據(jù)進(jìn)行核對(duì)，確保數(shù)據(jù)的一致性和完整性。數(shù)據(jù)安全防護(hù)1.采取必要的網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)措施，如安裝防火墻、入侵檢測系統(tǒng)等，防止外部非法網(wǎng)絡(luò)攻擊導(dǎo)致ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)泄露或系統(tǒng)癱瘓。2.對(duì)ERP系統(tǒng)服務(wù)器進(jìn)行定期的安全檢查和維護(hù)，及時(shí)更新系統(tǒng)補(bǔ)丁，修復(fù)安全漏洞，確保系統(tǒng)的安全性和穩(wěn)定性。3.嚴(yán)格限制ERP系統(tǒng)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)的訪問權(quán)限，僅允許授權(quán)人員通過公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)訪問系統(tǒng)，禁止未經(jīng)授權(quán)的外部設(shè)備接入公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)訪問ERP系統(tǒng)。培訓(xùn)與支持培訓(xùn)計(jì)劃1.人力資源部門會(huì)同系統(tǒng)管理部門根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展需求和員工對(duì)ERP系統(tǒng)的掌握情況，制定年度ERP系統(tǒng)培訓(xùn)計(jì)劃。培訓(xùn)計(jì)劃應(yīng)包括培訓(xùn)目標(biāo)、培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)方式、培訓(xùn)對(duì)象及培訓(xùn)時(shí)間安排等內(nèi)容。2.培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)涵蓋ERP系統(tǒng)基礎(chǔ)知識(shí)、操作技能、業(yè)務(wù)流程應(yīng)用等方面，根據(jù)不同崗位的需求設(shè)置針對(duì)性的培訓(xùn)課程，確保員工能夠熟練運(yùn)用ERP系統(tǒng)開展工作。培訓(xùn)實(shí)施1.根據(jù)培訓(xùn)計(jì)劃，組織開展ERP系統(tǒng)培訓(xùn)工作。培訓(xùn)方式可采用集中授課、在線學(xué)習(xí)、現(xiàn)場實(shí)操等多種形式相結(jié)合，以提高培訓(xùn)效果。2.在培訓(xùn)過程中，應(yīng)安排專業(yè)的培訓(xùn)講師進(jìn)行授課，培訓(xùn)講師應(yīng)具備豐富的ERP系統(tǒng)操作經(jīng)驗(yàn)和教學(xué)經(jīng)驗(yàn)，能夠解答員工在培訓(xùn)過程中提出的問題。3.鼓勵(lì)員工積極參與培訓(xùn)，培訓(xùn)結(jié)束后，應(yīng)對(duì)員工進(jìn)行考核，考核成績應(yīng)與員工績效掛鉤。對(duì)于考核不合格的員工，應(yīng)安排補(bǔ)考或再次培訓(xùn)，直至其掌握相關(guān)知識(shí)和技能。技術(shù)支持1.系統(tǒng)管理員負(fù)責(zé)為公司員工提供ERP系統(tǒng)技術(shù)支持服務(wù)，解答員工在系統(tǒng)操作過程中遇到的技術(shù)問題。2.設(shè)立專門的技術(shù)支持熱線或在線服務(wù)渠道，方便員工隨時(shí)咨詢技術(shù)問題。系統(tǒng)管理員應(yīng)及時(shí)回復(fù)員工的咨詢，并記錄問題及解決情況，以便后續(xù)查詢和統(tǒng)計(jì)分析。3.定期收集員工對(duì)ERP系統(tǒng)的使用反饋和改進(jìn)建議，及時(shí)對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行優(yōu)化和升級(jí)，以滿足公司業(yè)務(wù)發(fā)展的需求。系統(tǒng)維護(hù)與升級(jí)日常維護(hù)1.系統(tǒng)管理員負(fù)責(zé)ERP系統(tǒng)的日常維護(hù)工作，包括服務(wù)器性能監(jiān)控、數(shù)據(jù)庫維護(hù)、系統(tǒng)日志檢查等，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行。2.定期對(duì)ERP系統(tǒng)的硬件設(shè)備進(jìn)行檢查和保養(yǎng)，如服務(wù)器、存儲(chǔ)設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備等，確保硬件設(shè)備的正常運(yùn)行，避免因硬件故障影響系統(tǒng)使用。3.及時(shí)清理ERP系統(tǒng)中的臨時(shí)文件和無用數(shù)據(jù)，優(yōu)化系統(tǒng)性能，保證系統(tǒng)運(yùn)行速度和響應(yīng)時(shí)間。系統(tǒng)升級(jí)1.關(guān)注用友公司發(fā)布的ERP系統(tǒng)升級(jí)信息，根據(jù)公司業(yè)務(wù)需求和系統(tǒng)運(yùn)行情況，評(píng)估是否需要進(jìn)行系統(tǒng)升級(jí)。2.在進(jìn)行系統(tǒng)升級(jí)前，應(yīng)制定詳細(xì)的升級(jí)計(jì)劃，包括升級(jí)時(shí)間、升級(jí)步驟、數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)方案、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估及應(yīng)對(duì)措施等內(nèi)容。升級(jí)計(jì)劃需經(jīng)公司相關(guān)部門審核批準(zhǔn)后實(shí)施。3.系統(tǒng)升級(jí)過程中，應(yīng)密切關(guān)注升級(jí)進(jìn)度和系統(tǒng)運(yùn)行狀態(tài)，及時(shí)處理升級(jí)過程中出現(xiàn)的問題。升級(jí)完成后，應(yīng)對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行全面測試，確保各項(xiàng)業(yè)務(wù)功能正常運(yùn)行，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤。考核與獎(jiǎng)懲考核指標(biāo)1.數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性：考核員工錄入ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確率，以數(shù)據(jù)錯(cuò)誤率作為衡量指標(biāo)，數(shù)據(jù)錯(cuò)誤率=錯(cuò)誤數(shù)據(jù)數(shù)量/錄入數(shù)據(jù)總數(shù)量×100%。2.數(shù)據(jù)及時(shí)性：考核員工業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)錄入ERP系統(tǒng)的及時(shí)性，根據(jù)公司規(guī)定的業(yè)務(wù)流程時(shí)間節(jié)點(diǎn)，統(tǒng)計(jì)員工按時(shí)完成數(shù)據(jù)錄入的比例。3.系統(tǒng)操作規(guī)范性：考核員工在ERP系統(tǒng)操作過程中是否遵守公司制定的操作規(guī)范和流程，通過日常檢查和監(jiān)督進(jìn)行評(píng)價(jià)。4.系統(tǒng)問題反饋處理：考核員工對(duì)ERP系統(tǒng)出現(xiàn)問題的反饋及時(shí)性和問題處理的有效性，統(tǒng)計(jì)員工反饋問題的平均響應(yīng)時(shí)間和問題解決率。獎(jiǎng)勵(lì)措施1.對(duì)于在ERP系統(tǒng)使用過程中表現(xiàn)優(yōu)秀的員工，如數(shù)據(jù)錄入準(zhǔn)確、及時(shí)，嚴(yán)格遵守系統(tǒng)操作規(guī)范，積極提出系統(tǒng)優(yōu)化建議并被采納等，公司將給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)，包括但不限于頒發(fā)榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)金、晉升機(jī)會(huì)等。2.對(duì)ERP系統(tǒng)的推廣和應(yīng)用做出突出貢獻(xiàn)的部門或個(gè)人，公司將給予特別獎(jiǎng)勵(lì)，以鼓勵(lì)員工積極參與公司信息化建設(shè)。懲罰措施1.對(duì)于違反ERP系統(tǒng)管理制度，出現(xiàn)數(shù)據(jù)錄入錯(cuò)誤、不按時(shí)錄入數(shù)據(jù)、越權(quán)操作等行為的員工，公司將視情節(jié)輕重給予警告、罰款、績效扣分等處罰。2.因員工違規(guī)操作導(dǎo)致ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)丟失、損壞或系統(tǒng)故障，給公司造成經(jīng)濟(jì)損失的，員工應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任，并根據(jù)公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行紀(jì)律處分。情節(jié)嚴(yán)重的，公司將依法解除勞動(dòng)合同，并追究其法律責(zé)任。附則解釋權(quán)本