完善了印章管理制度

完善了印章管理制度總則目的為加強(qiáng)公司印章管理，規(guī)范印章使用流程，確保印章使用的合法性、嚴(yán)肅性和安全性，維護(hù)公司合法權(quán)益，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司總部及各下屬子公司、分公司（以下統(tǒng)稱“公司”）的各類印章管理。印章定義本制度所指印章包括但不限于公司公章、法定代表人章、合同專用章、財(cái)務(wù)專用章、發(fā)票專用章、部門印章、業(yè)務(wù)專用章等各類具有法律效力或代表公司進(jìn)行業(yè)務(wù)活動(dòng)的印章。印章的刻制與啟用印章刻制1.印章需求申請(qǐng)：公司各部門因工作需要刻制印章的，應(yīng)填寫《印章刻制申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明印章名稱、用途、規(guī)格、數(shù)量等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，報(bào)公司行政管理部門審核。2.審核與審批：行政管理部門對(duì)印章刻制申請(qǐng)進(jìn)行審核，重點(diǎn)審查印章刻制的必要性、名稱規(guī)范性等內(nèi)容。審核通過后，報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后，由行政管理部門統(tǒng)一安排印章刻制工作。3.刻制要求：印章刻制必須選擇具有合法資質(zhì)、信譽(yù)良好的印章刻制單位進(jìn)行?？讨频挠≌聭?yīng)符合國(guó)家法律法規(guī)和公司規(guī)定的樣式、規(guī)格要求，確保印章清晰、規(guī)范、易于識(shí)別。印章啟用1.啟用通知：印章刻制完成后，行政管理部門應(yīng)及時(shí)通知印章使用部門領(lǐng)取印章。領(lǐng)取時(shí)，雙方應(yīng)辦理印章交接手續(xù)，填寫《印章交接登記表》，明確交接時(shí)間、交接人、領(lǐng)取人等信息，并簽字確認(rèn)。2.啟用流程：印章使用部門領(lǐng)取印章后，應(yīng)填寫《印章啟用申請(qǐng)表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，報(bào)行政管理部門備案。行政管理部門在印章啟用申請(qǐng)表上加蓋“已備案”章后，印章方可正式啟用。印章的保管保管原則1.印章保管應(yīng)遵循“誰(shuí)使用、誰(shuí)保管、誰(shuí)負(fù)責(zé)”的原則，確保印章安全、妥善保管。2.嚴(yán)禁將印章交由非授權(quán)人員保管，嚴(yán)禁在空白紙張、空白合同、空白介紹信等上加蓋印章。保管方式1.專人保管：公司公章、法定代表人章、合同專用章、財(cái)務(wù)專用章、發(fā)票專用章等重要印章，由行政管理部門指定專人負(fù)責(zé)保管；部門印章由各部門指定專人負(fù)責(zé)保管；業(yè)務(wù)專用章由相關(guān)業(yè)務(wù)部門指定專人負(fù)責(zé)保管。2.保管地點(diǎn)：印章應(yīng)存放在安全可靠的地方，如保險(xiǎn)柜、文件柜等，并配備必要的防盜、防火、防潮等設(shè)施。保管人員應(yīng)妥善保管鑰匙，不得隨意轉(zhuǎn)借他人。保管要求1.定期檢查：保管人員應(yīng)定期對(duì)印章進(jìn)行檢查，確保印章完好無損、清晰可辯。如發(fā)現(xiàn)印章有損壞、模糊等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告行政管理部門，并按規(guī)定進(jìn)行更換。2.離職交接：印章保管人員因工作變動(dòng)或離職時(shí)，必須辦理印章交接手續(xù)。交接時(shí)，應(yīng)填寫《印章交接清單》，詳細(xì)記錄印章名稱、數(shù)量、交接時(shí)間等信息，并由交接雙方及監(jiān)交人簽字確認(rèn)。交接手續(xù)未辦理完畢前，原保管人員不得離職。印章的使用使用范圍1.公司公章主要用于以公司名義對(duì)外發(fā)布重要文件、簽署合同協(xié)議、出具介紹信、證明材料等；2.法定代表人章主要用于辦理銀行結(jié)算、簽訂合同協(xié)議等需要法定代表人簽字的事項(xiàng)；3.合同專用章主要用于簽訂各類合同協(xié)議；4.財(cái)務(wù)專用章主要用于辦理公司財(cái)務(wù)收支、銀行結(jié)算等相關(guān)財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)；5.發(fā)票專用章主要用于開具公司各類發(fā)票；6.部門印章主要用于本部門內(nèi)部文件、資料的處理，以及與業(yè)務(wù)相關(guān)的往來信函、報(bào)表等的蓋章；7.業(yè)務(wù)專用章主要用于特定業(yè)務(wù)領(lǐng)域的文件、資料、合同等的蓋章，如項(xiàng)目專用章、招投標(biāo)專用章等。使用流程1.用印申請(qǐng)：公司員工因工作需要使用印章的，應(yīng)填寫《印章使用申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明用印事項(xiàng)、用印文件名稱、份數(shù)、用印時(shí)間等信息，并經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人簽字審批。一般事項(xiàng)用印：由部門負(fù)責(zé)人審批；重要事項(xiàng)用?。河晒局鞴茴I(lǐng)導(dǎo)審批；涉及財(cái)務(wù)、合同等重大事項(xiàng)用?。河晒痉ǘù砣藢徟?。2.審核與校對(duì)：用印申請(qǐng)審批通過后，印章保管人員應(yīng)對(duì)用印文件內(nèi)容進(jìn)行認(rèn)真審核，確保文件內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、合法，與用印申請(qǐng)一致。審核無誤后，在指定位置加蓋印章。3.登記備案：印章保管人員在用印后，應(yīng)及時(shí)在《印章使用登記簿》上進(jìn)行登記，詳細(xì)記錄用印時(shí)間、用印事項(xiàng)、用印文件名稱、份數(shù)、用印人等信息。使用限制1.嚴(yán)禁在空白紙張、空白合同、空白介紹信等上加蓋印章。如因特殊情況確需事先加蓋印章的，必須經(jīng)公司法定代表人書面批準(zhǔn)，并嚴(yán)格控制用印范圍和數(shù)量。2.不得超范圍、超權(quán)限使用印章，不得擅自將印章交與他人使用或攜帶外出。如因工作需要攜帶印章外出的，必須經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并填寫《印章外出攜帶申請(qǐng)表》，注明外出時(shí)間、地點(diǎn)、用途等信息，由兩人以上共同攜帶，并采取必要的安全措施。印章的停用與銷毀停用情形1.因公司機(jī)構(gòu)調(diào)整、名稱變更、業(yè)務(wù)范圍變化等原因，原印章不再使用的；2.印章?lián)p壞無法正常使用的；3.因其他原因需要停用印章的。停用流程1.印章使用部門發(fā)現(xiàn)印章需要停用時(shí)，應(yīng)及時(shí)填寫《印章停用申請(qǐng)表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，報(bào)行政管理部門審核。2.行政管理部門審核通過后，報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后，行政管理部門負(fù)責(zé)通知印章保管人員將印章交回，并辦理印章停用手續(xù)。3.印章保管人員將停用印章交回后，行政管理部門應(yīng)在《印章使用登記簿》上注明“停用”字樣，并將印章妥善保管。銷毀流程1.擬定銷毀清單：對(duì)于需要銷毀的印章，行政管理部門應(yīng)擬定《印章銷毀清單》，詳細(xì)記錄印章名稱、編號(hào)、啟用時(shí)間、停用時(shí)間、銷毀原因等信息，并報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.組織銷毀：審批通過后，行政管理部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)組織印章銷毀工作。銷毀過程中，應(yīng)確保印章銷毀徹底，防止印章信息泄露。3.銷毀記錄：印章銷毀完成后，銷毀人員應(yīng)在《印章銷毀清單》上簽字確認(rèn)，并將銷毀清單存檔備案。印章的監(jiān)督與檢查內(nèi)部監(jiān)督1.行政管理部門負(fù)責(zé)對(duì)公司印章管理制度的執(zhí)行情況進(jìn)行定期檢查和不定期抽查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正印章管理中存在的問題。2.審計(jì)部門負(fù)責(zé)對(duì)公司印章使用情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，重點(diǎn)審查印章使用的合法性、合規(guī)性、真實(shí)性等內(nèi)容，確保公司印章使用安全。外部監(jiān)督1.接受上級(jí)主管部門、監(jiān)管機(jī)構(gòu)等的監(jiān)督檢查，積極配合相關(guān)部門的工作，及時(shí)提供印章管理的有關(guān)資料和信息。2.主動(dòng)接受社會(huì)公眾的監(jiān)督，對(duì)于涉及公司印章使用的投訴、舉報(bào)等，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)查處理，并將處理結(jié)果反饋給相關(guān)部門和人員。法律責(zé)任違規(guī)處罰1.公司員工違反本制度規(guī)定，擅自使用印章、超范圍使用印章、在空白文件上加蓋印章等，給公司造成經(jīng)濟(jì)損失或其他不良影響的，公司將視情節(jié)輕重給予批評(píng)教育、警告、罰款、降職、撤職等處罰；構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任。2.印章保管人員未妥善保管印章，導(dǎo)致印章丟失、被盜、損壞等，給公司造成經(jīng)濟(jì)損失或其他不良影響的，公司將視情節(jié)輕重給予批評(píng)教育、警告、罰款、降職、撤職等處罰；構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任。賠償責(zé)任因印章使用不當(dāng)給公司造成經(jīng)濟(jì)損失的，相關(guān)責(zé)任人