公司檔案收集與管理制度

公司檔案收集與管理制度總則目的本制度旨在規(guī)范公司檔案的收集、整理、保管和利用，確保公司檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性，為公司的各項工作提供有力的支持和保障。適用范圍本制度適用于公司各部門、各分支機(jī)構(gòu)及全體員工?；驹瓌t1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案由綜合管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實性原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實反映公司各項活動的實際情況，不得偽造、篡改檔案信息。3.完整性原則：應(yīng)全面收集公司在各項活動中形成的具有保存價值的文件材料，確保檔案的齊全完整。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對涉及公司機(jī)密的檔案要進(jìn)行妥善保管，防止信息泄露。檔案收集職責(zé)分工綜合管理部門負(fù)責(zé)制定檔案收集計劃，指導(dǎo)各部門開展檔案收集工作，對收集到的檔案進(jìn)行集中整理、分類、編目和保管，并提供檔案利用服務(wù)。各部門1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和初步分類工作，并按照公司檔案收集計劃定期向綜合管理部門移交檔案。2.明確本部門兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門檔案收集工作的日常組織和協(xié)調(diào)，確保檔案收集工作的順利進(jìn)行。員工個人1.應(yīng)及時將工作中形成的屬于公司檔案范疇的文件材料交本部門兼職檔案員統(tǒng)一管理。2.離職時，應(yīng)按照公司規(guī)定將個人保管的檔案材料全部移交所在部門。檔案收集范圍行政管理類檔案1.公司設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件，包括營業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼證、稅務(wù)登記證等證照復(fù)印件及相關(guān)批復(fù)文件。2.公司股東會、董事會、監(jiān)事會等會議文件，包括會議通知、議程、決議、紀(jì)要等。3.公司規(guī)章制度、辦法、標(biāo)準(zhǔn)、流程等文件。4.公司各類工作計劃、總結(jié)、報告等文件。5.公司與外部單位簽訂的合同、協(xié)議、意向書等文件。6.公司各類行政公文，包括請示、報告、批復(fù)、通知、函等。7.公司重要活動的策劃方案、組織實施文件及相關(guān)記錄。8.公司獲得的各類榮譽(yù)證書、獎牌等。人事管理類檔案1.員工招聘、錄用、轉(zhuǎn)正、晉升、調(diào)動、離職等相關(guān)文件，包括招聘啟事、簡歷、面試評估表、錄用通知、轉(zhuǎn)正申請、晉升審批表、調(diào)動函、離職證明等。2.員工薪酬福利相關(guān)文件，包括工資表、獎金發(fā)放記錄、社保繳納記錄、公積金繳納記錄等。3.員工培訓(xùn)檔案，包括培訓(xùn)計劃、培訓(xùn)記錄、培訓(xùn)考核成績等。4.員工績效考核檔案，包括績效考核方案、考核指標(biāo)、考核記錄、考核結(jié)果等。5.員工勞動合同、保密協(xié)議、競業(yè)限制協(xié)議等文件。6.員工人事檔案材料，包括個人簡歷、學(xué)歷證書、學(xué)位證書、身份證復(fù)印件、職稱證書、職業(yè)資格證書等。財務(wù)管理類檔案1.公司財務(wù)預(yù)算、決算報告及相關(guān)報表。2.財務(wù)憑證、賬簿、報表等會計檔案。3.財務(wù)審計報告、稅務(wù)審計報告等相關(guān)審計文件。4.公司資金往來、費用報銷、成本核算等相關(guān)文件。5.公司資產(chǎn)清查報告、評估報告等相關(guān)文件。市場營銷類檔案1.市場調(diào)研計劃、報告及相關(guān)資料。2.產(chǎn)品宣傳資料、推廣方案、廣告策劃及投放記錄。3.客戶信息檔案，包括客戶基本資料、購買記錄、服務(wù)記錄等。4.銷售合同、訂單、發(fā)貨記錄、回款記錄等。5.市場活動策劃方案、組織實施文件及相關(guān)記錄。技術(shù)研發(fā)類檔案1.產(chǎn)品研發(fā)計劃、方案及相關(guān)技術(shù)文檔。2.技術(shù)研發(fā)過程中的實驗記錄、測試報告、數(shù)據(jù)分析等。3.技術(shù)創(chuàng)新成果、專利申請文件及相關(guān)證明材料。4.技術(shù)合作協(xié)議、技術(shù)轉(zhuǎn)讓合同等相關(guān)文件。其他類檔案1.公司固定資產(chǎn)檔案，包括固定資產(chǎn)購置合同、發(fā)票、驗收報告、折舊記錄等。2.公司信息化建設(shè)相關(guān)檔案，包括系統(tǒng)開發(fā)文檔、系統(tǒng)維護(hù)記錄、數(shù)據(jù)備份記錄等。3.公司對外捐贈、贊助等活動的相關(guān)文件及記錄。4.其他具有保存價值的文件材料。檔案收集流程部門收集各部門兼職檔案員按照檔案收集范圍，定期收集本部門在工作活動中形成的各類文件材料，對收集到的文件材料進(jìn)行初步整理，剔除重復(fù)、無用的文件，確保文件材料的齊全完整。分類整理1.各部門將初步整理好的檔案材料按照檔案分類方案進(jìn)行分類，同類文件材料按照時間順序排列。2.對每份文件材料進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查找和管理。3.編制文件材料目錄，目錄應(yīng)包括文件編號、文件名稱、日期、來源等信息，確保目錄準(zhǔn)確反映文件材料的內(nèi)容。移交歸檔1.各部門按照公司規(guī)定的時間和要求，將整理好的檔案材料移交綜合管理部門。2.綜合管理部門對移交的檔案材料進(jìn)行核對、驗收，確保移交的檔案材料符合要求。3.對驗收合格的檔案材料進(jìn)行進(jìn)一步的整理、編目，并按照檔案保管期限進(jìn)行分類存放。檔案整理要求分類科學(xué)合理按照檔案的形成領(lǐng)域、內(nèi)容性質(zhì)、時間等因素進(jìn)行分類，確保分類清晰、合理，便于檔案的查找和利用。編號規(guī)范統(tǒng)一檔案編號應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性、穩(wěn)定性的原則，編號規(guī)則應(yīng)保持一致，便于識別和管理。編目準(zhǔn)確完整檔案目錄應(yīng)準(zhǔn)確反映檔案的內(nèi)容和特征，包括文件編號、名稱、日期、來源、保管期限等信息，確保編目準(zhǔn)確、完整。裝訂整齊美觀對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂時，應(yīng)確保裝訂牢固、整齊，無掉頁、漏頁現(xiàn)象，裝訂邊應(yīng)整齊劃一，美觀大方。檔案保管期限永久保管1.公司設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件。2.公司股東會、董事會、監(jiān)事會等會議形成的重要決議、紀(jì)要等文件。3.公司規(guī)章制度、辦法、標(biāo)準(zhǔn)、流程等核心文件。4.公司財務(wù)決算報告、年度財務(wù)報表等重要財務(wù)文件。5.公司獲得的具有重大歷史意義或長期保存價值的榮譽(yù)證書、獎牌等。6.其他需要永久保管的文件材料。定期保管1.30年保管期限：公司各類行政公文，除需要永久保管的外，一般保管30年。公司與外部單位簽訂的重要合同、協(xié)議，保管期限為30年。公司員工人事檔案中的重要材料，如學(xué)歷證書、學(xué)位證書、職稱證書等，保管期限為30年。2.10年保管期限：公司一般性會議文件、工作計劃、總結(jié)、報告等，保管期限為10年。公司財務(wù)預(yù)算報告、季度財務(wù)報表等，保管期限為10年。公司市場營銷活動中的一般性資料、客戶信息檔案等，保管期限為10年。公司技術(shù)研發(fā)過程中的一般性實驗記錄、測試報告等，保管期限為10年。短期保管5年保管期限：公司臨時性文件、一般性通知、便函等，保管期限為5年。檔案保管措施檔案庫房管理1.檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。3.檔案庫房應(yīng)配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲藥品等，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)備設(shè)施正常運(yùn)行。檔案裝具管理1.檔案裝具應(yīng)選用符合國家標(biāo)準(zhǔn)的檔案柜、檔案架等，確保檔案存放安全、整齊、有序。2.檔案裝具應(yīng)按照檔案分類存放的要求進(jìn)行編號，便于檔案的查找和管理。3.定期對檔案裝具進(jìn)行檢查和維護(hù)，如有損壞應(yīng)及時更換或維修，確保檔案裝具的正常使用。電子檔案管理1.建立電子檔案管理系統(tǒng)，對電子檔案進(jìn)行集中存儲、管理和利用。2.電子檔案應(yīng)按照檔案分類方案進(jìn)行分類存儲，確保電子檔案的分類科學(xué)合理。3.對電子檔案進(jìn)行加密處理，設(shè)置不同的訪問權(quán)限，確保電子檔案的安全保密。4.定期對電子檔案進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同的介質(zhì)上，并異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。檔案利用規(guī)定利用申請1.公司內(nèi)部員工因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的目的、內(nèi)容、時間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交綜合管理部門審批。2.公司外部單位因工作需要查閱檔案的，應(yīng)出具單位介紹信或相關(guān)證明文件，填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，提交綜合管理部門辦理查閱手續(xù)。利用審批1.綜合管理部門對檔案查閱申請進(jìn)行審核，重點審查申請查閱檔案的目的是否正當(dāng)、查閱內(nèi)容是否必要等。2.對于涉及公司機(jī)密的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行審批，必要時需經(jīng)公司主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。利用實施1.經(jīng)審批同意查閱檔案的，綜合管理部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)提供檔案查閱服務(wù)，并在指定地點進(jìn)行查閱。2.查閱檔案時，查閱人員應(yīng)遵守檔案管理制度，不得擅自涂改、抽取、復(fù)制、轉(zhuǎn)借檔案，不得在檔案上圈劃、批注、污損等。3.如需復(fù)制檔案，應(yīng)經(jīng)綜合管理部門同意，并按照規(guī)定的程序和要求進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制的檔案應(yīng)加蓋綜合管理部門檔案專用章，確保復(fù)制檔案的真實性和有效性。歸還登記1.查閱檔案完畢后，查閱人員應(yīng)及時將檔案歸還綜合管理部門，并在《檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。2.綜合管理部門檔案管理人員應(yīng)對歸還的檔案進(jìn)行核對，確保檔案完整無損。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)及時查明原因，并追究查閱人員的責(zé)任。檔案鑒定與銷毀檔案鑒定1.綜合管理部門定期對保管期滿的檔案進(jìn)行鑒定，成立檔案鑒定工作小組，由綜合管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員及檔案管理人員組成。2.檔案鑒定工作小組根據(jù)檔案保管期限、檔案內(nèi)容的重要性、現(xiàn)實利用價值等因素，對保管期滿的檔案進(jìn)行逐一審查，確定檔案的存毀意見。3.對擬銷毀的檔案，應(yīng)編制《檔案銷毀清冊》，詳細(xì)記錄檔案的編號、名稱、日期、來源、保管期限等信息。銷毀審批1.《檔案銷毀清冊》經(jīng)檔案鑒定工作小組審核簽字后，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.對于涉及公司機(jī)密的檔案，銷毀前應(yīng)報公司主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。銷毀實施1.經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序和方式進(jìn)行銷毀。紙質(zhì)檔案應(yīng)采用粉碎、焚燒等方式進(jìn)行銷毀，電子檔案應(yīng)采用數(shù)據(jù)擦除、格式化等方式進(jìn)行銷毀。2.檔案銷毀過程中，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，確保檔案銷毀徹底、安全。3.檔案銷毀完畢后，監(jiān)督人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊》上簽字確認(rèn)，并將《檔案銷毀清冊》歸檔保存。檔案管理監(jiān)督與檢查監(jiān)督檢查職責(zé)1.綜合管理部門負(fù)責(zé)對公司檔案管理工作進(jìn)行日常監(jiān)督和檢查，定期對各部門檔案收集、整理、保管和利用情況進(jìn)行抽查，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。2.公司內(nèi)部審計部門負(fù)責(zé)對公司檔案管理工作進(jìn)行審計監(jiān)督，檢查檔案管理制度的執(zhí)行情況，對發(fā)現(xiàn)的問題提出審計意見和建議。監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案收集工作是否及時、完整，是否符合檔案收集范圍的要求。2.檔案整理工作是否規(guī)范，分類是否科學(xué)合理，編號是否規(guī)范統(tǒng)一，編目是否準(zhǔn)確完整。3.檔案保管措施是否落實，檔案庫房、裝具是否符合要求，電子檔案管理是否安全可靠。4.檔案利用規(guī)定是否執(zhí)行，查閱申請、審批、利用、歸還登記等環(huán)節(jié)是否規(guī)范。5.檔案鑒定與銷毀工作是否按程序進(jìn)行，檔案銷毀是否徹底、安全。問題整改1.對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時下達(dá)整改通知書，明確整改要求和整改期限。