公司行政類(lèi)合同管理制度

公司行政類(lèi)合同管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司行政類(lèi)合同管理，規(guī)范合同簽訂、履行、變更、終止等行為，防范合同風(fēng)險(xiǎn)，維護(hù)公司合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各類(lèi)行政類(lèi)合同，包括但不限于辦公用品采購(gòu)合同、設(shè)備租賃合同、場(chǎng)地租賃合同、物業(yè)服務(wù)合同、車(chē)輛租賃合同等。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：合同的簽訂、履行應(yīng)遵守國(guó)家法律法規(guī)及相關(guān)政策規(guī)定。2.公平公正原則：合同條款應(yīng)體現(xiàn)公平公正，保障雙方合法權(quán)益。3.風(fēng)險(xiǎn)防范原則：充分評(píng)估合同風(fēng)險(xiǎn)，采取有效措施加以防范和控制。4.統(tǒng)一管理原則：行政類(lèi)合同實(shí)行統(tǒng)一歸口管理，確保管理的規(guī)范性和有效性。二、合同管理職責(zé)（一）合同管理部門(mén)及職責(zé)1.行政部門(mén)負(fù)責(zé)行政類(lèi)合同的起草、審核、簽訂、履行、變更、終止等全過(guò)程管理。建立行政類(lèi)合同臺(tái)賬，定期對(duì)合同執(zhí)行情況進(jìn)行檢查和統(tǒng)計(jì)分析。協(xié)調(diào)解決合同履行過(guò)程中的糾紛和問(wèn)題。2.法務(wù)部門(mén)參與重大行政類(lèi)合同的審核，提供法律意見(jiàn)和風(fēng)險(xiǎn)防范建議。協(xié)助處理合同糾紛，提供法律支持和訴訟代理服務(wù)。3.財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)審核合同的付款條款，確保付款安排符合公司財(cái)務(wù)規(guī)定。對(duì)合同執(zhí)行情況進(jìn)行財(cái)務(wù)監(jiān)督，及時(shí)核對(duì)款項(xiàng)收付。（二）合同承辦人職責(zé)1.負(fù)責(zé)合同的具體洽談、起草、收集相關(guān)資料等工作。2.對(duì)合同對(duì)方的主體資格、資信狀況等進(jìn)行調(diào)查了解。3.按照合同管理流程，及時(shí)提交合同文本及相關(guān)資料進(jìn)行審核、審批。4.負(fù)責(zé)合同的履行，跟蹤合同執(zhí)行情況，及時(shí)處理合同履行過(guò)程中的問(wèn)題。5.負(fù)責(zé)合同資料的整理、歸檔工作。三、合同簽訂流程（一）合同立項(xiàng)1.各部門(mén)根據(jù)工作需要，提出行政類(lèi)合同立項(xiàng)申請(qǐng)，填寫(xiě)《行政類(lèi)合同立項(xiàng)申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明合同的名稱(chēng)、內(nèi)容、金額、履行期限等。2.申請(qǐng)表經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字后，報(bào)行政部門(mén)。3.行政部門(mén)對(duì)合同立項(xiàng)申請(qǐng)進(jìn)行初審，審核通過(guò)后報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）合同起草1.合同承辦人根據(jù)合同立項(xiàng)申請(qǐng)及相關(guān)要求，起草合同文本。合同文本應(yīng)符合法律法規(guī)及公司規(guī)定，條款清晰、明確，權(quán)利義務(wù)對(duì)等。2.合同文本應(yīng)包括但不限于以下內(nèi)容：合同雙方的基本信息、合同標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)款或者報(bào)酬、履行期限、地點(diǎn)和方式、違約責(zé)任、爭(zhēng)議解決方式等。（三）合同審核1.合同承辦人將起草好的合同文本及相關(guān)資料提交行政部門(mén)審核。行政部門(mén)重點(diǎn)審核合同的合法性、合規(guī)性、完整性、條款合理性等。2.行政部門(mén)審核后，將合同文本及審核意見(jiàn)提交法務(wù)部門(mén)審核。法務(wù)部門(mén)主要從法律角度對(duì)合同進(jìn)行審查，提出法律意見(jiàn)和風(fēng)險(xiǎn)防范建議。3.財(cái)務(wù)部門(mén)對(duì)合同的付款條款進(jìn)行審核，確保付款安排符合公司財(cái)務(wù)規(guī)定。4.各審核部門(mén)應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成審核，并出具審核意見(jiàn)。審核意見(jiàn)應(yīng)明確指出合同存在的問(wèn)題及修改建議。（四）合同審批1.合同承辦人根據(jù)審核意見(jiàn)對(duì)合同文本進(jìn)行修改完善后，提交分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.分管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)認(rèn)真審查合同內(nèi)容，對(duì)合同的必要性、可行性、風(fēng)險(xiǎn)等進(jìn)行綜合評(píng)估，簽署審批意見(jiàn)。3.重大行政類(lèi)合同需經(jīng)總經(jīng)理審批?？偨?jīng)理審批通過(guò)后，合同方可簽訂。（五）合同簽訂1.合同經(jīng)審批通過(guò)后，由合同承辦人負(fù)責(zé)與合同對(duì)方簽訂合同。簽訂合同時(shí)，應(yīng)確保合同雙方簽字（蓋章）齊全，合同文本內(nèi)容與審批通過(guò)的文本一致。2.合同簽訂后，合同承辦人應(yīng)及時(shí)將合同副本交行政部門(mén)、法務(wù)部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)等相關(guān)部門(mén)存檔。四、合同履行與監(jiān)督（一）合同履行1.合同承辦人負(fù)責(zé)組織實(shí)施合同的履行，按照合同約定的時(shí)間、地點(diǎn)、方式等履行義務(wù)。2.在合同履行過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)對(duì)方存在違約行為或可能影響合同履行的情況，合同承辦人應(yīng)及時(shí)采取措施，要求對(duì)方糾正違約行為或協(xié)商解決問(wèn)題，并及時(shí)向行政部門(mén)報(bào)告。（二）合同監(jiān)督1.行政部門(mén)定期對(duì)合同履行情況進(jìn)行檢查和統(tǒng)計(jì)分析，及時(shí)掌握合同執(zhí)行進(jìn)度。2.財(cái)務(wù)部門(mén)對(duì)合同款項(xiàng)的收付情況進(jìn)行監(jiān)督，確?？铐?xiàng)收付符合合同約定和公司財(cái)務(wù)規(guī)定。3.法務(wù)部門(mén)對(duì)合同履行過(guò)程中的法律風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行監(jiān)控，及時(shí)提供法律支持和指導(dǎo)。五、合同變更與終止（一）合同變更1.在合同履行過(guò)程中，如因客觀情況發(fā)生變化需要變更合同內(nèi)容的，合同承辦人應(yīng)及時(shí)與對(duì)方協(xié)商，達(dá)成一致意見(jiàn)后簽訂合同變更協(xié)議。2.合同變更協(xié)議的簽訂流程與合同簽訂流程相同，需經(jīng)審核、審批后生效。（二）合同終止1.合同履行完畢或出現(xiàn)法定終止情形的，合同自動(dòng)終止。2.合同終止后，合同承辦人應(yīng)及時(shí)辦理相關(guān)手續(xù)，如清理債權(quán)債務(wù)、交接合同資料等。3.行政部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)合同終止情況進(jìn)行登記和歸檔。六、合同糾紛處理（一）糾紛預(yù)防1.合同承辦人在合同簽訂和履行過(guò)程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守法律法規(guī)及合同約定，積極履行義務(wù)，避免糾紛的發(fā)生。2.加強(qiáng)對(duì)合同對(duì)方的資信調(diào)查和管理，及時(shí)了解對(duì)方的經(jīng)營(yíng)狀況和信用情況，降低風(fēng)險(xiǎn)。（二）糾紛處理1.如發(fā)生合同糾紛，合同承辦人應(yīng)及時(shí)向行政部門(mén)報(bào)告，并提供相關(guān)資料。2.行政部門(mén)會(huì)同法務(wù)部門(mén)對(duì)糾紛情況進(jìn)行調(diào)查分析，制定糾紛處理方案。3.根據(jù)糾紛處理方案，與對(duì)方進(jìn)行協(xié)商解決。協(xié)商不成的，可通過(guò)仲裁或訴訟等方式解決。4.在糾紛處理過(guò)程中，應(yīng)及時(shí)收集和整理相關(guān)證據(jù)，維護(hù)公司合法權(quán)益。七、合同檔案管理（一）檔案收集1.合同承辦人在合同簽訂、履行、變更、終止等過(guò)程中形成的各類(lèi)文件、資料，應(yīng)及時(shí)收集整理。2.收集的合同檔案資料包括但不限于合同文本、合同立項(xiàng)申請(qǐng)表、審核意見(jiàn)、審批文件、補(bǔ)充協(xié)議、往來(lái)函件、糾紛處理記錄等。（二）檔案整理1.行政部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)收集的合同檔案資料進(jìn)行整理，按照合同類(lèi)別、時(shí)間順序等進(jìn)行分類(lèi)歸檔。2.合同檔案應(yīng)做到內(nèi)容完整、資料齊全、裝訂整齊、標(biāo)識(shí)清晰。（三）檔案保管1.合同檔案應(yīng)妥善保管，存放于專(zhuān)門(mén)的檔案柜中，確保檔案的安全和完整。2.建立合同檔案借閱制度，嚴(yán)格借閱手續(xù)，防止檔案丟失或損壞。（四）檔案查閱1.因工作需要查閱合