學(xué)校運(yùn)動(dòng)場(chǎng)檔案管理制度

學(xué)校運(yùn)動(dòng)場(chǎng)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)學(xué)校運(yùn)動(dòng)場(chǎng)檔案的科學(xué)管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，充分發(fā)揮檔案在運(yùn)動(dòng)場(chǎng)管理、教學(xué)、訓(xùn)練、競(jìng)賽等工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于學(xué)校內(nèi)所有與運(yùn)動(dòng)場(chǎng)相關(guān)的檔案資料管理，包括但不限于運(yùn)動(dòng)場(chǎng)建設(shè)規(guī)劃、場(chǎng)地設(shè)施維護(hù)記錄、教學(xué)訓(xùn)練安排、競(jìng)賽活動(dòng)檔案等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則學(xué)校運(yùn)動(dòng)場(chǎng)檔案由專門的檔案管理部門或指定專人集中統(tǒng)一管理，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。2.真實(shí)性原則檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映運(yùn)動(dòng)場(chǎng)的實(shí)際情況和相關(guān)活動(dòng)的開(kāi)展過(guò)程，不得弄虛作假。3.完整性原則全面收集與運(yùn)動(dòng)場(chǎng)有關(guān)的各類文件、資料，確保檔案涵蓋運(yùn)動(dòng)場(chǎng)管理的各個(gè)方面，無(wú)遺漏。4.保密性原則對(duì)涉及學(xué)校機(jī)密、師生隱私等敏感信息的檔案，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，防止信息泄露。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善學(xué)校運(yùn)動(dòng)場(chǎng)檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.集中收集、整理、保管學(xué)校運(yùn)動(dòng)場(chǎng)檔案，建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定、銷毀，確保檔案的質(zhì)量和安全。4.為學(xué)校各部門和師生提供檔案查閱、借閱等服務(wù)，并做好登記和跟蹤工作。5.開(kāi)展檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)和指導(dǎo)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平和師生的檔案意識(shí)。（二）檔案形成部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門在運(yùn)動(dòng)場(chǎng)管理、教學(xué)、訓(xùn)練、競(jìng)賽等活動(dòng)中形成檔案的收集、整理和初步立卷工作，并定期移交至檔案管理部門。2.明確專人負(fù)責(zé)檔案工作，確保檔案形成過(guò)程的規(guī)范、準(zhǔn)確和及時(shí)。3.配合檔案管理部門做好檔案的鑒定、銷毀等工作，提供必要的信息和資料。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真學(xué)習(xí)和貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和學(xué)校的檔案管理制度，熟悉檔案管理業(yè)務(wù)。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作，確保檔案整理規(guī)范、排列有序。3.做好檔案的安全保管工作，定期檢查檔案保管狀況，采取有效措施防止檔案損壞、丟失和泄密。4.積極開(kāi)展檔案信息開(kāi)發(fā)利用工作，為學(xué)校各項(xiàng)工作提供檔案資料支持和服務(wù)。5.完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他檔案管理工作任務(wù)。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.運(yùn)動(dòng)場(chǎng)建設(shè)相關(guān)檔案包括建設(shè)項(xiàng)目立項(xiàng)文件、可行性研究報(bào)告、設(shè)計(jì)圖紙、施工招投標(biāo)文件、施工合同、工程竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。2.場(chǎng)地設(shè)施檔案場(chǎng)地設(shè)施的采購(gòu)合同、技術(shù)資料、安裝調(diào)試記錄、維護(hù)保養(yǎng)記錄、維修檔案、報(bào)廢處理記錄等。3.教學(xué)訓(xùn)練檔案教學(xué)訓(xùn)練計(jì)劃、教案、教學(xué)總結(jié)、訓(xùn)練記錄、運(yùn)動(dòng)員成績(jī)檔案、學(xué)生體質(zhì)健康測(cè)試檔案等。4.競(jìng)賽活動(dòng)檔案競(jìng)賽活動(dòng)方案、競(jìng)賽規(guī)程、秩序冊(cè)、成績(jī)冊(cè)、獲獎(jiǎng)證書(shū)、影像資料等。5.其他相關(guān)檔案與運(yùn)動(dòng)場(chǎng)管理有關(guān)的會(huì)議記錄、通知、報(bào)告、師生意見(jiàn)建議等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，按照檔案形成的時(shí)間順序和類別，及時(shí)收集本部門產(chǎn)生的檔案資料，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。2.對(duì)于重要的檔案資料，應(yīng)實(shí)行原件歸檔；如原件需留存使用，可提供復(fù)印件，并在復(fù)印件上注明“與原件核對(duì)無(wú)誤”字樣，加蓋部門公章。3.收集的檔案資料應(yīng)字跡清晰、圖表準(zhǔn)確、簽字蓋章齊全，載體應(yīng)符合耐久性要求，如紙張、光盤、磁帶等。（三）整理方法1.分類按照檔案的形成來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容等因素，將檔案分為建設(shè)檔案、設(shè)施檔案、教學(xué)訓(xùn)練檔案、競(jìng)賽活動(dòng)檔案等類別，并在每類下進(jìn)一步細(xì)分二級(jí)類目。2.編號(hào)為便于檔案的管理和查找，對(duì)每一份檔案進(jìn)行編號(hào)。編號(hào)應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性和穩(wěn)定性原則，可采用年度類別順序號(hào)的編號(hào)方式，如“2023J001”表示2023年建設(shè)類檔案的第1份。3.編目編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等項(xiàng)目。目錄應(yīng)打印或書(shū)寫(xiě)清晰，一式兩份，一份隨檔案裝訂成冊(cè)，一份單獨(dú)保存。4.裝訂對(duì)紙張規(guī)格不一致、破損或易散失的檔案材料，應(yīng)進(jìn)行修整、裱糊或折疊，使其規(guī)格統(tǒng)一，并采用線裝或膠裝等方式進(jìn)行裝訂，確保檔案整齊、牢固。四、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所學(xué)校應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，用于存放運(yùn)動(dòng)場(chǎng)檔案。檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵等安全防護(hù)設(shè)施，保持適宜的溫度（14℃24℃）和濕度（45%60%）。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)分類存放于檔案柜中，排列有序，并建立檔案存放索引，便于查找。2.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專用的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，按照檔案分類目錄進(jìn)行分類存儲(chǔ)，并定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.音像檔案應(yīng)刻錄成光盤或存儲(chǔ)在磁帶等介質(zhì)上，注明檔案內(nèi)容、日期、來(lái)源等信息，分類存放于檔案盒中。（三）保管期限根據(jù)檔案的重要程度和保存價(jià)值，確定檔案的保管期限。保管期限分為永久、長(zhǎng)期（16年至50年）和短期（15年以下）三種。具體保管期限如下：1.永久保管運(yùn)動(dòng)場(chǎng)建設(shè)項(xiàng)目的立項(xiàng)文件、可行性研究報(bào)告、設(shè)計(jì)圖紙、工程竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等重要檔案。2.長(zhǎng)期保管場(chǎng)地設(shè)施的采購(gòu)合同、技術(shù)資料、教學(xué)訓(xùn)練計(jì)劃、競(jìng)賽活動(dòng)方案等檔案。3.短期保管一般性的通知、報(bào)告、師生意見(jiàn)建議等檔案。（四）定期檢查檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，一般每季度進(jìn)行一次全面檢查，重點(diǎn)檢查檔案的保管狀況、數(shù)量變化、安全防護(hù)設(shè)施等情況。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失、霉變等問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，并做好記錄。五、檔案的利用（一）查閱1.校內(nèi)各部門因工作需要查閱運(yùn)動(dòng)場(chǎng)檔案，應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.檔案管理部門根據(jù)申請(qǐng)表提供的信息，查找并提供相關(guān)檔案，查閱人員應(yīng)在指定的查閱場(chǎng)所進(jìn)行查閱，不得擅自將檔案帶出庫(kù)房。3.查閱人員查閱檔案時(shí)，應(yīng)保持檔案的整潔和完整，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損或抽取、撤換檔案材料。如需復(fù)印檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理復(fù)印手續(xù)。（二）借閱1.因特殊情況需要借閱運(yùn)動(dòng)場(chǎng)檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明借閱理由、借閱期限等，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批同意后，方可辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不超過(guò)兩周，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管所借檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、傳播檔案內(nèi)容。3.借閱期滿，借閱人員應(yīng)按時(shí)歸還檔案。檔案管理部門應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并要求借閱人員承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。（三）利用登記檔案管理部門應(yīng)對(duì)檔案的查閱、借閱情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括查閱（借閱）日期、查閱（借閱）人員姓名、部門、查閱（借閱）內(nèi)容、歸還日期等信息。登記冊(cè)應(yīng)妥善保管，以備查詢。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和檔案管理人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定，提出檔案存毀意見(jiàn)。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值等因素，對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案，經(jīng)鑒定小組審核批準(zhǔn)后，予以銷毀。（三）銷毀程序1.檔案管理部門編制《檔案銷毀清冊(cè)》，詳細(xì)列出擬銷毀檔案的編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息，經(jīng)鑒定小組審核簽字后，報(bào)學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，應(yīng)在指定的地點(diǎn)進(jìn)行銷毀。銷毀時(shí)，應(yīng)確保檔案內(nèi)容無(wú)法恢復(fù)，并由檔案管理部門、相關(guān)業(yè)務(wù)部門和監(jiān)督部門人員共同監(jiān)銷，監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。3.銷毀完畢后，銷毀清冊(cè)應(yīng)作為檔案保存，保存期限與被銷毀檔案的保管期限相同。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立學(xué)校運(yùn)動(dòng)場(chǎng)檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和服務(wù)水平。（二）數(shù)據(jù)錄入檔案管理人員應(yīng)按照檔案整理的要求，將紙質(zhì)檔案的相關(guān)信息錄入檔案管理信息系統(tǒng)，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確、完整。錄入的數(shù)據(jù)應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限、內(nèi)容摘要等。（三）系統(tǒng)維護(hù)定期對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和更新，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。及時(shí)備份系統(tǒng)數(shù)據(jù)，防止數(shù)據(jù)丟失。對(duì)系統(tǒng)用戶的操作權(quán)限