公司商品進(jìn)銷存管理制度

公司商品進(jìn)銷存管理制度一、總則1.目的為加強(qiáng)公司商品進(jìn)銷存管理，規(guī)范商品采購、銷售及庫存管理流程，確保公司商品運營的高效、準(zhǔn)確與安全，提高公司經(jīng)濟(jì)效益，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有涉及商品進(jìn)銷存業(yè)務(wù)的部門及人員，包括采購部門、銷售部門、倉庫管理部門等。3.基本原則（1）合法性原則：商品進(jìn)銷存活動必須遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)政策要求。（2）準(zhǔn)確性原則：確保商品信息、交易記錄等準(zhǔn)確無誤，為公司決策提供可靠依據(jù)。（3）及時性原則：各項業(yè)務(wù)操作應(yīng)及時完成，避免延誤影響公司運營。（4）安全性原則：保障商品的質(zhì)量安全及庫存安全，防止商品損壞、丟失、變質(zhì)等情況發(fā)生。二、職責(zé)分工1.采購部門（1）負(fù)責(zé)市場調(diào)研，尋找合適的供應(yīng)商，建立并維護(hù)供應(yīng)商檔案。（2）根據(jù)銷售部門提供的銷售計劃及庫存情況，制定合理的采購計劃。（3）與供應(yīng)商進(jìn)行商務(wù)談判，簽訂采購合同，確保采購商品的質(zhì)量、價格、交貨期等符合公司要求。（4）跟進(jìn)采購訂單的執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決采購過程中出現(xiàn)的問題。2.銷售部門（1）負(fù)責(zé)市場開拓，制定銷售策略，提高公司商品的市場占有率。（2）收集客戶需求信息，及時反饋給相關(guān)部門，為采購決策提供依據(jù)。（3）根據(jù)市場需求及庫存情況，制定銷售計劃，并組織實施銷售活動。（4）負(fù)責(zé)銷售訂單的簽訂、發(fā)貨、收款等工作，及時跟進(jìn)客戶反饋，處理銷售過程中出現(xiàn)的問題。3.倉庫管理部門（1）負(fù)責(zé)商品的驗收入庫、存儲保管、出庫發(fā)貨等工作，確保商品的數(shù)量準(zhǔn)確、質(zhì)量完好。（2）建立健全庫存管理制度，定期對庫存商品進(jìn)行盤點清查，保證賬實相符。（3）根據(jù)銷售部門的發(fā)貨通知，及時組織商品發(fā)貨，確保按時交貨。（4）對庫存商品進(jìn)行合理分類存放，做好庫存商品的防潮、防蟲、防火等安全管理工作。4.財務(wù)部門（1）負(fù)責(zé)商品進(jìn)銷存業(yè)務(wù)的財務(wù)核算，準(zhǔn)確記錄采購成本、銷售收入、庫存余額等財務(wù)數(shù)據(jù)。（2）定期對商品進(jìn)銷存情況進(jìn)行財務(wù)分析，為公司決策提供財務(wù)支持。（3）審核采購合同、銷售合同中的財務(wù)條款，確保公司財務(wù)利益。（4）負(fù)責(zé)銷售收款及采購付款的結(jié)算工作，監(jiān)督資金流向，防范財務(wù)風(fēng)險。三、采購管理1.采購計劃制定（1）銷售部門應(yīng)于每月末向采購部門提供次月銷售計劃預(yù)測，包括商品種類、數(shù)量、預(yù)計銷售時間等信息。（2）倉庫管理部門應(yīng)在每月末向采購部門提供庫存商品報表，詳細(xì)說明各類商品的庫存數(shù)量、出入庫情況、庫存周轉(zhuǎn)率等信息。（3）采購部門結(jié)合銷售計劃預(yù)測及庫存情況，綜合考慮市場趨勢、供應(yīng)商產(chǎn)能等因素，制定次月采購計劃，明確采購商品的種類、數(shù)量、規(guī)格、預(yù)計到貨時間等，并報上級領(lǐng)導(dǎo)審批。2.供應(yīng)商選擇與管理（1）采購部門應(yīng)通過多種渠道進(jìn)行供應(yīng)商調(diào)研，包括網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、實地考察等，建立供應(yīng)商候選名單。（2）對候選供應(yīng)商進(jìn)行資質(zhì)審核，包括營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、生產(chǎn)許可證、產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證等相關(guān)證件的查驗，確保供應(yīng)商合法合規(guī)經(jīng)營。（3）與通過審核的供應(yīng)商進(jìn)行商務(wù)談判，明確采購商品的價格、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交貨期、售后服務(wù)等條款，簽訂采購合同。（4）建立供應(yīng)商評估機(jī)制，定期對供應(yīng)商的供貨質(zhì)量、交貨及時性、售后服務(wù)等方面進(jìn)行評估，根據(jù)評估結(jié)果調(diào)整供應(yīng)商合作策略。3.采購訂單下達(dá)（1）采購部門根據(jù)審批后的采購計劃，向選定的供應(yīng)商下達(dá)采購訂單，明確采購商品的具體信息、交貨時間、交貨地點等要求。（2）采購訂單應(yīng)及時發(fā)送給供應(yīng)商，并要求供應(yīng)商簽字確認(rèn)回執(zhí)，確保訂單信息準(zhǔn)確無誤傳達(dá)。（3）采購部門應(yīng)跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況，及時與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保按時、按質(zhì)、按量到貨。如遇特殊情況需要變更訂單，應(yīng)提前與供應(yīng)商協(xié)商一致，并辦理相關(guān)變更手續(xù)。4.采購驗收（1）倉庫管理部門在收到采購商品后，應(yīng)及時組織驗收工作。驗收人員應(yīng)依據(jù)采購合同及相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，對商品的數(shù)量、規(guī)格、型號、質(zhì)量等進(jìn)行逐一核對。（2）對于驗收合格的商品，驗收人員應(yīng)在驗收單上簽字確認(rèn)，并辦理入庫手續(xù)；對于驗收不合格的商品，應(yīng)及時與采購部門溝通，采購部門負(fù)責(zé)與供應(yīng)商協(xié)商退換貨等事宜。（3）驗收過程中發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)詳細(xì)記錄，包括問題描述、數(shù)量、處理方式等，以便追溯和分析原因。四、銷售管理1.銷售合同簽訂（1）銷售部門與客戶達(dá)成銷售意向后，應(yīng)及時簽訂銷售合同。銷售合同應(yīng)明確商品種類、數(shù)量、價格、交貨期、付款方式等條款，確保雙方權(quán)益得到保障。（2）銷售合同簽訂前，應(yīng)提交財務(wù)部門審核，重點審核合同中的財務(wù)條款是否符合公司利益，如付款方式、結(jié)算周期等。經(jīng)審核通過后，方可簽訂合同。（3）銷售部門應(yīng)妥善保管銷售合同原件及相關(guān)附件，并按照合同編號進(jìn)行分類存檔，以便查詢和跟蹤。2.銷售訂單處理（1）銷售部門根據(jù)銷售合同及客戶需求，生成銷售訂單，并及時傳遞給倉庫管理部門和財務(wù)部門。銷售訂單應(yīng)包含訂單編號、客戶信息、商品明細(xì)、交貨時間、交貨方式等詳細(xì)內(nèi)容。（2）倉庫管理部門根據(jù)銷售訂單安排商品備貨，確保貨物能夠按時發(fā)出。如遇庫存不足情況，應(yīng)及時反饋給銷售部門，銷售部門負(fù)責(zé)與客戶溝通協(xié)商交貨時間調(diào)整等事宜。（3）財務(wù)部門根據(jù)銷售訂單及合同約定，負(fù)責(zé)銷售收款的跟蹤與管理，及時提醒客戶付款，并對逾期未付款的客戶采取相應(yīng)措施。3.銷售發(fā)貨（1）倉庫管理部門在接到銷售訂單發(fā)貨通知后，應(yīng)按照訂單要求及時組織發(fā)貨。發(fā)貨前，應(yīng)對商品進(jìn)行再次核對，確保商品數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格等與訂單一致。（2）發(fā)貨過程中，應(yīng)做好商品的包裝、運輸?shù)裙ぷ?，確保商品安全無損送達(dá)客戶手中。同時，應(yīng)及時更新庫存系統(tǒng)，記錄商品的出庫信息。（3）發(fā)貨完成后，倉庫管理部門應(yīng)將發(fā)貨清單及相關(guān)憑證傳遞給財務(wù)部門，作為銷售核算的依據(jù)。4.銷售退貨管理（1）客戶因質(zhì)量問題或其他原因要求退貨時，銷售部門應(yīng)首先與客戶溝通協(xié)商，了解退貨原因及客戶需求。如客戶要求合理，應(yīng)及時辦理退貨手續(xù)。（2）銷售部門應(yīng)開具退貨通知單，并傳遞給倉庫管理部門。倉庫管理部門在收到退貨通知單后，應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)接收退貨商品，并對退貨商品進(jìn)行驗收。（3）對于驗收合格的退貨商品，倉庫管理部門應(yīng)辦理入庫手續(xù)，并更新庫存系統(tǒng)；對于驗收不合格的退貨商品，應(yīng)及時與銷售部門溝通，協(xié)商解決方案。（4）財務(wù)部門根據(jù)退貨情況，辦理相應(yīng)的退款手續(xù)，并調(diào)整銷售收入及應(yīng)收賬款等財務(wù)數(shù)據(jù)。五、庫存管理1.庫存分類與布局（1）倉庫管理部門應(yīng)根據(jù)商品的特性、用途、銷售頻率等因素，對庫存商品進(jìn)行合理分類，如分為暢銷品、平銷品、滯銷品等。（2）按照庫存商品分類，規(guī)劃倉庫存儲區(qū)域，實行分區(qū)存放。將常用商品存放在便于取用的位置，將特殊商品或貴重商品存放在專門的區(qū)域進(jìn)行重點管理。（3）對庫存商品進(jìn)行標(biāo)識管理，在商品外包裝或貨位上標(biāo)注商品名稱、規(guī)格、型號、批次、入庫時間等信息，便于快速查找和識別。2.庫存入庫管理（1）倉庫管理部門在收到采購商品或銷售退貨商品時，應(yīng)及時辦理入庫手續(xù)。入庫商品應(yīng)附隨貨同行的送貨單、采購訂單、驗收報告等相關(guān)憑證。（2）驗收人員按照驗收標(biāo)準(zhǔn)對入庫商品進(jìn)行驗收，核對商品的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格等是否與憑證一致。驗收合格后，在送貨單上簽字確認(rèn)，并將商品搬運至指定貨位存放。（3）倉庫管理人員應(yīng)根據(jù)驗收結(jié)果及相關(guān)憑證，及時在庫存管理系統(tǒng)中錄入入庫信息，包括商品名稱、規(guī)格、數(shù)量、入庫時間、供應(yīng)商等，確保庫存數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤。3.庫存保管與盤點（1）倉庫管理部門應(yīng)建立庫存保管制度，定期對庫存商品進(jìn)行巡查，檢查商品的存儲狀態(tài)、質(zhì)量狀況等，及時發(fā)現(xiàn)并處理問題。（2）按照規(guī)定的盤點周期（如每月、每季度或每年）對庫存商品進(jìn)行全面盤點。盤點前，應(yīng)制定詳細(xì)的盤點計劃，明確盤點范圍、方法、人員分工等。（3）盤點過程中，應(yīng)認(rèn)真核對庫存商品的實際數(shù)量與庫存系統(tǒng)記錄是否一致，對盤盈、盤虧情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。盤點結(jié)束后，編制盤點報告，說明盤點結(jié)果及差異原因。（4）對于盤盈、盤虧的庫存商品，應(yīng)及時查明原因，并按照規(guī)定的審批流程進(jìn)行處理。屬于正常損耗或差錯的，經(jīng)批準(zhǔn)后調(diào)整庫存賬目；屬于人為原因造成的損失，應(yīng)追究相關(guān)人員責(zé)任。4.庫存出庫管理（1）倉庫管理部門在接到銷售發(fā)貨通知、生產(chǎn)領(lǐng)料單等出庫指令后，應(yīng)按照指令要求及時辦理出庫手續(xù)。（2）出庫商品應(yīng)核對出庫憑證與庫存系統(tǒng)記錄是否一致，確保出庫商品的名稱、規(guī)格、數(shù)量等準(zhǔn)確無誤。（3）辦理出庫手續(xù)時，應(yīng)在庫存管理系統(tǒng)中錄入出庫信息，包括出庫時間、出庫數(shù)量、領(lǐng)用部門或客戶等，同時更新庫存余額。（4）出庫商品應(yīng)按照規(guī)定的包裝和運輸方式進(jìn)行妥善包裝，并做好交接記錄，確保商品安全送達(dá)目的地。六、信息化管理1.商品進(jìn)銷存系統(tǒng)建設(shè)（1）公司應(yīng)建立完善的商品進(jìn)銷存管理系統(tǒng)，涵蓋采購、銷售、庫存等業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，實現(xiàn)數(shù)據(jù)的實時共享和動態(tài)管理。（2）系統(tǒng)應(yīng)具備商品信息管理、訂單管理、庫存管理、財務(wù)管理、報表生成等功能模塊，滿足公司日常業(yè)務(wù)操作及管理決策的需求。（3）定期對商品進(jìn)銷存系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定性、安全性及功能的完整性。及時處理系統(tǒng)運行過程中出現(xiàn)的問題，保障系統(tǒng)正常運行。2.數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)（1）各業(yè)務(wù)部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)商品進(jìn)銷存系統(tǒng)的數(shù)據(jù)錄入工作，確保數(shù)據(jù)的及時、準(zhǔn)確、完整。錄入的數(shù)據(jù)應(yīng)與實際業(yè)務(wù)操作相符，嚴(yán)禁虛假錄入或篡改數(shù)據(jù)。（2）倉庫管理部門應(yīng)實時更新庫存系統(tǒng)中的庫存數(shù)量、出入庫情況等信息，確保庫存數(shù)據(jù)的實時性和準(zhǔn)確性。采購部門應(yīng)及時錄入采購訂單執(zhí)行情況、供應(yīng)商信息等數(shù)據(jù)；銷售部門應(yīng)及時錄入銷售訂單、發(fā)貨情況、客戶反饋等數(shù)據(jù)。（3）定期對系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。備份數(shù)據(jù)應(yīng)妥善存儲，存儲期限應(yīng)符合相關(guān)法律法規(guī)及公司規(guī)定要求。七、監(jiān)督與考核1.內(nèi)部監(jiān)督（1）公司內(nèi)部審計部門應(yīng)定期對商品進(jìn)銷存管理情況進(jìn)行審計監(jiān)督，檢查采購、銷售、庫存等業(yè)務(wù)流程是否合規(guī)，內(nèi)部控制制度是否有效執(zhí)行。（2）審計部門應(yīng)重點關(guān)注采購合同簽訂、銷售收款、庫存盤點、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性等方面的情況，對發(fā)現(xiàn)的問題及時提出整改建議，并跟蹤整改落實情況。（3）各業(yè)務(wù)部門應(yīng)建立內(nèi)部自查機(jī)制，定期對本部門的商品進(jìn)銷存業(yè)務(wù)進(jìn)行自查自糾，發(fā)現(xiàn)問題及時整改，確保業(yè)務(wù)操作規(guī)范、準(zhǔn)確。2.績效考核（1）人力資源部門應(yīng)將商品進(jìn)銷存管理工作納入員工績效考核體系，明確各崗位在商品進(jìn)銷存管理方面的績效考核指標(biāo)和標(biāo)準(zhǔn)。（2）采購部門的績效考核指標(biāo)可包括采購成本控制、采購及時性、供應(yīng)商管理等