公司治理小金庫(kù)管理制度

公司治理小金庫(kù)管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司財(cái)務(wù)管理，規(guī)范財(cái)務(wù)行為，防范財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，杜絕公司內(nèi)部小金庫(kù)現(xiàn)象，維護(hù)公司資產(chǎn)安全和完整，根據(jù)國(guó)家法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及所屬各分公司、子公司。（三）定義本制度所稱(chēng)“小金庫(kù)”，是指違反法律法規(guī)及公司規(guī)定，應(yīng)列入而未列入符合規(guī)定的單位賬簿的各項(xiàng)資金（含有價(jià)證券）及其形成的資產(chǎn)。二、小金庫(kù)的表現(xiàn)形式及防范措施（一）截留收入設(shè)立小金庫(kù)1.表現(xiàn)形式將公司主營(yíng)業(yè)務(wù)收入，如銷(xiāo)售產(chǎn)品、提供勞務(wù)等收入，通過(guò)不入賬、少入賬或另設(shè)賬戶核算等方式截留，存入小金庫(kù)。收取的各種罰款、違約金、租金收入等非稅收入未按規(guī)定上繳公司賬戶，私自留存形成小金庫(kù)。將公司的資產(chǎn)處置收入，如固定資產(chǎn)出售、報(bào)廢收入，無(wú)形資產(chǎn)轉(zhuǎn)讓收入等隱匿不報(bào)，存入小金庫(kù)。2.防范措施加強(qiáng)銷(xiāo)售業(yè)務(wù)管理，建立健全銷(xiāo)售臺(tái)賬，確保銷(xiāo)售收入及時(shí)、足額入賬。銷(xiāo)售部門(mén)應(yīng)定期與財(cái)務(wù)部門(mén)核對(duì)銷(xiāo)售數(shù)據(jù)，財(cái)務(wù)部門(mén)要嚴(yán)格審核銷(xiāo)售發(fā)票開(kāi)具、收入確認(rèn)等環(huán)節(jié)，防止收入漏記。明確各類(lèi)非稅收入的管理流程，相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)收取非稅收入后應(yīng)及時(shí)上繳財(cái)務(wù)部門(mén)，并辦理交接手續(xù)。財(cái)務(wù)部門(mén)要定期對(duì)非稅收入進(jìn)行清查，確保足額入賬。規(guī)范資產(chǎn)處置程序，資產(chǎn)處置申請(qǐng)應(yīng)經(jīng)相關(guān)部門(mén)審核、公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，處置過(guò)程要有記錄，處置收入要及時(shí)、全額上繳公司財(cái)務(wù)，嚴(yán)禁截留。（二）虛列支出設(shè)立小金庫(kù)1.表現(xiàn)形式通過(guò)虛構(gòu)業(yè)務(wù)、虛開(kāi)發(fā)票等手段虛列成本費(fèi)用，套取資金存入小金庫(kù)。例如，編造虛假的采購(gòu)業(yè)務(wù)，開(kāi)具虛假發(fā)票報(bào)賬，將資金套出后存入小金庫(kù)。重復(fù)列支費(fèi)用，把已入賬的費(fèi)用再次以不同名目報(bào)賬，套取資金形成小金庫(kù)。2.防范措施加強(qiáng)費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)審核，財(cái)務(wù)部門(mén)要嚴(yán)格審查發(fā)票真實(shí)性、合法性，核實(shí)業(yè)務(wù)的真實(shí)性和合理性。對(duì)于大額費(fèi)用支出，要查驗(yàn)相關(guān)合同、協(xié)議、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等資料，防止虛列支出。建立費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)復(fù)核制度，除經(jīng)辦人和審批人外，應(yīng)設(shè)置專(zhuān)人對(duì)費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)進(jìn)行復(fù)核，檢查費(fèi)用列支是否符合規(guī)定，是否存在重復(fù)報(bào)賬等問(wèn)題。定期開(kāi)展財(cái)務(wù)審計(jì)，對(duì)公司費(fèi)用支出進(jìn)行全面審計(jì)，發(fā)現(xiàn)虛列支出等問(wèn)題及時(shí)處理，并追究相關(guān)人員責(zé)任。（三）挪用專(zhuān)項(xiàng)資金設(shè)立小金庫(kù)1.表現(xiàn)形式將專(zhuān)項(xiàng)用于特定項(xiàng)目的資金，如科研項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)、工程項(xiàng)目資金等挪用于其他用途或存入小金庫(kù)。擅自改變專(zhuān)項(xiàng)資金用途，將其用于與項(xiàng)目無(wú)關(guān)的支出，以方便設(shè)立小金庫(kù)。2.防范措施明確專(zhuān)項(xiàng)資金管理職責(zé)，設(shè)立專(zhuān)項(xiàng)資金專(zhuān)戶，實(shí)行專(zhuān)款專(zhuān)用。財(cái)務(wù)部門(mén)要對(duì)專(zhuān)項(xiàng)資金的收支進(jìn)行單獨(dú)核算，建立專(zhuān)項(xiàng)資金臺(tái)賬，詳細(xì)記錄資金流向和使用情況。加強(qiáng)對(duì)專(zhuān)項(xiàng)資金使用情況的監(jiān)督檢查，項(xiàng)目實(shí)施部門(mén)應(yīng)定期向財(cái)務(wù)部門(mén)報(bào)送專(zhuān)項(xiàng)資金使用進(jìn)度和效益情況，財(cái)務(wù)部門(mén)要定期與項(xiàng)目實(shí)施部門(mén)核對(duì)賬目，發(fā)現(xiàn)挪用專(zhuān)項(xiàng)資金問(wèn)題及時(shí)糾正，并追究相關(guān)人員責(zé)任。建立專(zhuān)項(xiàng)資金績(jī)效評(píng)價(jià)制度，對(duì)專(zhuān)項(xiàng)資金使用效益進(jìn)行評(píng)價(jià)，確保專(zhuān)項(xiàng)資金按規(guī)定用途使用，提高資金使用效率，防止資金被挪用設(shè)立小金庫(kù)。（四）以虛假發(fā)票套取資金設(shè)立小金庫(kù)1.表現(xiàn)形式購(gòu)買(mǎi)虛假發(fā)票報(bào)賬，套取公司資金存入小金庫(kù)。虛假發(fā)票可能來(lái)自非法渠道，或通過(guò)與開(kāi)票方勾結(jié)獲取。讓關(guān)聯(lián)方或合作單位開(kāi)具與實(shí)際業(yè)務(wù)不符的發(fā)票，套取資金形成小金庫(kù)。2.防范措施加強(qiáng)發(fā)票管理，財(cái)務(wù)部門(mén)要建立發(fā)票真?zhèn)尾轵?yàn)機(jī)制，對(duì)取得的發(fā)票進(jìn)行嚴(yán)格審核，可通過(guò)稅務(wù)機(jī)關(guān)官方網(wǎng)站、電話查詢(xún)等方式核實(shí)發(fā)票真實(shí)性。規(guī)范發(fā)票報(bào)銷(xiāo)流程，要求報(bào)銷(xiāo)人員提供真實(shí)、合法、有效的發(fā)票及相關(guān)業(yè)務(wù)資料，如合同、送貨單、驗(yàn)收單等。對(duì)于大額發(fā)票報(bào)銷(xiāo)，必要時(shí)可向開(kāi)票單位進(jìn)行核實(shí)。加強(qiáng)對(duì)員工的財(cái)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)，提高員工對(duì)虛假發(fā)票危害的認(rèn)識(shí)，防止因無(wú)知而參與套取資金行為。同時(shí)，對(duì)發(fā)現(xiàn)的虛假發(fā)票問(wèn)題要嚴(yán)肅處理，追究相關(guān)人員責(zé)任。（五）通過(guò)賬外經(jīng)營(yíng)設(shè)立小金庫(kù)1.表現(xiàn)形式在公司正常經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)之外，另行設(shè)立一套賬簿，記錄賬外經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的收支情況，形成小金庫(kù)。例如，公司將部分產(chǎn)品通過(guò)賬外銷(xiāo)售，收入不入公司正規(guī)賬簿。利用公司的關(guān)聯(lián)企業(yè)或個(gè)人進(jìn)行賬外經(jīng)營(yíng)，將收入轉(zhuǎn)移至小金庫(kù)。2.防范措施加強(qiáng)公司財(cái)務(wù)管理的統(tǒng)一性，嚴(yán)禁設(shè)立賬外賬。財(cái)務(wù)部門(mén)要對(duì)公司所有經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)進(jìn)行統(tǒng)一核算，確保公司財(cái)務(wù)信息真實(shí)、完整。加強(qiáng)對(duì)關(guān)聯(lián)交易的監(jiān)管，對(duì)于與關(guān)聯(lián)企業(yè)或個(gè)人的業(yè)務(wù)往來(lái)，要嚴(yán)格按照規(guī)定進(jìn)行審核和披露，防止通過(guò)關(guān)聯(lián)交易進(jìn)行賬外經(jīng)營(yíng)，套取資金設(shè)立小金庫(kù)。定期開(kāi)展財(cái)務(wù)自查和內(nèi)部審計(jì)，檢查公司是否存在賬外經(jīng)營(yíng)情況。對(duì)發(fā)現(xiàn)的賬外經(jīng)營(yíng)問(wèn)題要依法依規(guī)進(jìn)行處理，追究相關(guān)人員責(zé)任，并及時(shí)清理賬外資產(chǎn)，納入公司正規(guī)財(cái)務(wù)核算。三、小金庫(kù)的監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制1.公司內(nèi)部審計(jì)部門(mén)負(fù)責(zé)定期對(duì)公司財(cái)務(wù)收支進(jìn)行審計(jì)檢查，重點(diǎn)關(guān)注是否存在小金庫(kù)問(wèn)題。審計(jì)人員應(yīng)制定詳細(xì)的審計(jì)計(jì)劃，運(yùn)用適當(dāng)?shù)膶徲?jì)方法，如審查會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表，盤(pán)點(diǎn)資產(chǎn)，核實(shí)收入、支出等，以發(fā)現(xiàn)小金庫(kù)線索。2.財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)加強(qiáng)日常財(cái)務(wù)管理，定期對(duì)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析比對(duì)，如發(fā)現(xiàn)異常收支情況，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行排查核實(shí)，查找是否存在小金庫(kù)跡象。同時(shí)，財(cái)務(wù)部門(mén)要配合內(nèi)部審計(jì)部門(mén)的工作，提供相關(guān)財(cái)務(wù)資料和信息。3.各業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)加強(qiáng)自身管理，規(guī)范業(yè)務(wù)流程，確保收入及時(shí)足額入賬，費(fèi)用支出合理合規(guī)。對(duì)于業(yè)務(wù)過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的可能涉及小金庫(kù)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)向公司相關(guān)部門(mén)報(bào)告。（二）舉報(bào)機(jī)制1.公司設(shè)立舉報(bào)郵箱、舉報(bào)電話等舉報(bào)渠道，接受公司員工及外部相關(guān)方對(duì)小金庫(kù)問(wèn)題的舉報(bào)。舉報(bào)郵箱和電話應(yīng)在公司內(nèi)部顯著位置公布，并確保舉報(bào)信息的保密性。2.對(duì)收到的舉報(bào)信息，公司應(yīng)及時(shí)進(jìn)行登記，并安排專(zhuān)人進(jìn)行調(diào)查核實(shí)。對(duì)于經(jīng)查實(shí)的舉報(bào)案件，給予舉報(bào)人一定的獎(jiǎng)勵(lì)，獎(jiǎng)勵(lì)標(biāo)準(zhǔn)按照公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。同時(shí)，要嚴(yán)格保護(hù)舉報(bào)人權(quán)益，對(duì)打擊報(bào)復(fù)舉報(bào)人的行為進(jìn)行嚴(yán)肅處理。（三）定期檢查與不定期抽查1.公司每年組織一次全面的小金庫(kù)專(zhuān)項(xiàng)檢查，由內(nèi)部審計(jì)部門(mén)牽頭，財(cái)務(wù)、紀(jì)檢等相關(guān)部門(mén)配合。專(zhuān)項(xiàng)檢查應(yīng)制定詳細(xì)的檢查方案，明確檢查范圍、內(nèi)容、方法和步驟，確保檢查工作全面、深入。2.除年度專(zhuān)項(xiàng)檢查外，公司還將不定期對(duì)所屬單位進(jìn)行小金庫(kù)抽查。抽查對(duì)象可根據(jù)日常管理情況、舉報(bào)線索等確定。抽查方式可靈活多樣，包括實(shí)地檢查、賬目核對(duì)、數(shù)據(jù)分析等，以發(fā)現(xiàn)潛在的小金庫(kù)問(wèn)題。四、責(zé)任追究（一）對(duì)設(shè)立小金庫(kù)行為的責(zé)任界定1.凡公司內(nèi)部單位或個(gè)人通過(guò)截留收入、虛列支出、挪用專(zhuān)項(xiàng)資金、以虛假發(fā)票套取資金、賬外經(jīng)營(yíng)等方式設(shè)立小金庫(kù)的，均屬于違規(guī)行為。2.對(duì)于直接策劃、組織、實(shí)施設(shè)立小金庫(kù)的單位負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人及其他直接責(zé)任人員，將根據(jù)情節(jié)輕重追究責(zé)任。（二）責(zé)任追究方式1.批評(píng)教育。對(duì)于情節(jié)較輕、初次違規(guī)且未造成嚴(yán)重后果的相關(guān)人員，給予批評(píng)教育，責(zé)令其限期改正，追回小金庫(kù)資金，并在公司內(nèi)部進(jìn)行通報(bào)批評(píng)。2.經(jīng)濟(jì)處罰。對(duì)違規(guī)設(shè)立小金庫(kù)的相關(guān)責(zé)任人員，根據(jù)其違規(guī)金額和造成的損失大小，給予相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)處罰，處罰金額從個(gè)人工資、獎(jiǎng)金中扣除。3.紀(jì)律處分。對(duì)于情節(jié)較重的違規(guī)行為，給予相關(guān)責(zé)任人員警告、記過(guò)、記大過(guò)、降級(jí)、撤職、留用察看、開(kāi)除等紀(jì)律處分。4.法律追究。對(duì)于設(shè)立小金庫(kù)行為涉嫌違法犯罪的，移交司法機(jī)關(guān)依法追究刑事責(zé)任。（三）責(zé)任追究程序1.發(fā)現(xiàn)設(shè)立小金庫(kù)問(wèn)題后，公司內(nèi)部審計(jì)部門(mén)或其他相關(guān)部門(mén)應(yīng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)查核實(shí)，收集相關(guān)證據(jù)，確定責(zé)任主體和責(zé)任性質(zhì)。2.審計(jì)部門(mén)或相關(guān)部門(mén)根據(jù)調(diào)查結(jié)果，提出責(zé)任追究建議，報(bào)公司管理層審批。3.公司管理層根據(jù)審批意見(jiàn)，下達(dá)責(zé)任追究決定，明確責(zé)任追究方式和執(zhí)行時(shí)間。4.人力資源部門(mén)