物業(yè)門禁卡管理制度

物業(yè)門禁卡管理制度

物業(yè)門禁卡管理制度一、總則1.目的為加強本高端小區(qū)的安全管理，保障業(yè)主的人身和財產(chǎn)安全，規(guī)范門禁卡的管理與使用，特制定本制度。本制度旨在確保小區(qū)門禁系統(tǒng)有效運行，提升物業(yè)管理服務(wù)質(zhì)量，為業(yè)主創(chuàng)造一個安全、舒適、有序的居住環(huán)境。2.適用范圍本制度適用于本高端小區(qū)內(nèi)所有業(yè)主、物業(yè)使用人、物業(yè)工作人員以及其他因工作或服務(wù)需要進(jìn)入小區(qū)的相關(guān)人員。涉及門禁卡的申請、發(fā)放、使用、掛失、補辦、回收等管理環(huán)節(jié)均遵循本制度規(guī)定。3.管理原則-安全性原則：門禁卡管理以保障小區(qū)安全為首要目標(biāo)，嚴(yán)格控制人員和車輛進(jìn)出，防止未經(jīng)授權(quán)的人員進(jìn)入小區(qū)。-規(guī)范性原則：建立規(guī)范的門禁卡管理流程，明確各環(huán)節(jié)的操作標(biāo)準(zhǔn)和責(zé)任，確保管理工作的一致性和準(zhǔn)確性。-服務(wù)性原則：在保障安全的前提下，盡可能為業(yè)主和物業(yè)使用人提供便捷的門禁卡使用服務(wù)，滿足正常的生活和工作需求。二、門禁卡類型及功能1.業(yè)主門禁卡-發(fā)放對象：小區(qū)內(nèi)已完成房屋產(chǎn)權(quán)登記或合法租賃關(guān)系的業(yè)主及其家庭成員。-功能：業(yè)主門禁卡具有開啟小區(qū)大門、單元樓門以及地下車庫入口道閘等權(quán)限，方便業(yè)主自由出入小區(qū)及相關(guān)區(qū)域。部分高端業(yè)主門禁卡還可集成電梯樓層權(quán)限功能，業(yè)主刷卡后可直達(dá)自家所在樓層。2.租戶門禁卡-發(fā)放對象：與業(yè)主簽訂合法租賃合同的租戶，需業(yè)主向物業(yè)公司進(jìn)行備案確認(rèn)。-功能：租戶門禁卡權(quán)限與業(yè)主門禁卡基本相同，但在某些特殊區(qū)域（如小區(qū)會所等需業(yè)主專屬權(quán)限的場所）可能受到限制，具體權(quán)限根據(jù)業(yè)主與租戶的約定以及物業(yè)公司規(guī)定而定。3.物業(yè)工作人員門禁卡-發(fā)放對象：物業(yè)公司在職員工，包括客服人員、維修人員、保安人員、保潔人員等。-功能：根據(jù)不同崗位需求設(shè)置相應(yīng)權(quán)限。保安人員門禁卡具備開啟小區(qū)各出入口、巡邏區(qū)域通道以及監(jiān)控室等權(quán)限；維修人員門禁卡除正常進(jìn)入小區(qū)通道權(quán)限外，還可根據(jù)工作任務(wù)需要，在授權(quán)范圍內(nèi)開啟相關(guān)設(shè)備房、管道井等；客服人員門禁卡主要用于進(jìn)入小區(qū)辦公區(qū)域以及業(yè)主公共活動區(qū)域；保潔人員門禁卡用于進(jìn)入小區(qū)公共區(qū)域和負(fù)責(zé)的清潔區(qū)域。4.臨時訪客門禁卡-發(fā)放對象：因探訪業(yè)主或其他合理事由臨時進(jìn)入小區(qū)的人員。-功能：臨時訪客門禁卡僅在規(guī)定的時間段內(nèi)有效，可開啟小區(qū)大門進(jìn)入小區(qū)，但無法進(jìn)入單元樓，需在業(yè)主帶領(lǐng)或通過與業(yè)主確認(rèn)身份后，由保安協(xié)助方可進(jìn)入相應(yīng)單元樓。5.特殊人員門禁卡-發(fā)放對象：包括但不限于小區(qū)內(nèi)的醫(yī)護(hù)人員、快遞員、送餐員等因工作需要經(jīng)常出入小區(qū)的人員。此類人員需向物業(yè)公司提交相關(guān)證明材料并經(jīng)審核通過后，方可辦理特殊人員門禁卡。-功能：特殊人員門禁卡權(quán)限根據(jù)其工作性質(zhì)和服務(wù)范圍設(shè)定，一般可進(jìn)入小區(qū)指定的服務(wù)區(qū)域，但在進(jìn)入單元樓等敏感區(qū)域時需經(jīng)過嚴(yán)格的身份核實和登記。三、門禁卡申請流程1.業(yè)主門禁卡申請-提交資料：業(yè)主申請門禁卡時，需攜帶本人身份證、房屋產(chǎn)權(quán)證明（或購房合同）原件及復(fù)印件至物業(yè)公司客服中心辦理。如為業(yè)主家庭成員申請，還需提供家庭成員關(guān)系證明（如戶口本、結(jié)婚證等）。-填寫申請表：業(yè)主在客服中心領(lǐng)取《門禁卡申請表》，如實填寫業(yè)主姓名、房屋地址、聯(lián)系方式、申請門禁卡數(shù)量及使用人信息等內(nèi)容，并簽字確認(rèn)。-審核與制卡：物業(yè)公司客服人員對業(yè)主提交的資料進(jìn)行審核，確認(rèn)無誤后將相關(guān)信息錄入門禁卡管理系統(tǒng)，并提交制卡申請。制卡部門根據(jù)申請信息制作門禁卡，一般在[X]個工作日內(nèi)完成制卡。-領(lǐng)取門禁卡：業(yè)主接到物業(yè)公司通知后，憑有效身份證件至客服中心領(lǐng)取門禁卡。領(lǐng)取時需在《門禁卡領(lǐng)取登記表》上簽字確認(rèn)，注明領(lǐng)取日期、門禁卡編號等信息。2.租戶門禁卡申請-業(yè)主備案：租戶申請門禁卡前，業(yè)主需提前向物業(yè)公司客服中心提交租戶租賃合同復(fù)印件，并填寫《租戶信息備案表》，注明租戶姓名、聯(lián)系方式、租賃房屋地址、租賃期限等信息。-租戶申請：租戶攜帶本人身份證原件及復(fù)印件、業(yè)主簽字確認(rèn)的《租戶信息備案表》至物業(yè)公司客服中心，領(lǐng)取并填寫《門禁卡申請表》，注明申請門禁卡的相關(guān)信息。-審核與制卡：物業(yè)公司客服人員對租戶提交的資料進(jìn)行審核，核實租戶與業(yè)主的租賃關(guān)系及相關(guān)信息。審核通過后，按照業(yè)主設(shè)定的權(quán)限為租戶制作門禁卡，制卡時間同業(yè)主門禁卡。-領(lǐng)取門禁卡：租戶憑有效身份證件至客服中心領(lǐng)取門禁卡，領(lǐng)取流程與業(yè)主相同，需在《門禁卡領(lǐng)取登記表》上簽字確認(rèn)。3.物業(yè)工作人員門禁卡申請-入職申請：新員工入職時，由所在部門負(fù)責(zé)人向物業(yè)公司行政部門提交《門禁卡申請表》，注明員工姓名、崗位、所屬部門、需要的門禁卡權(quán)限等信息。-審核與制卡：行政部門對申請信息進(jìn)行審核，根據(jù)公司崗位權(quán)限規(guī)定和工作實際需求，確認(rèn)門禁卡權(quán)限設(shè)置。審核通過后，將申請信息轉(zhuǎn)至制卡部門制作門禁卡，一般在員工入職[X]個工作日內(nèi)完成制卡并發(fā)放至員工所在部門。-領(lǐng)取與培訓(xùn)：員工所在部門負(fù)責(zé)人領(lǐng)取門禁卡后，將門禁卡發(fā)放給員工，并組織員工學(xué)習(xí)門禁卡使用規(guī)定和相關(guān)安全知識。員工需在《門禁卡領(lǐng)取登記表》上簽字確認(rèn)，明確知曉門禁卡的使用方法和注意事項。4.臨時訪客門禁卡申請-業(yè)主確認(rèn)：訪客到達(dá)小區(qū)門口時，保安通過門禁系統(tǒng)呼叫業(yè)主，業(yè)主在確認(rèn)訪客身份后，告知保安允許訪客進(jìn)入，并提供訪客姓名、聯(lián)系方式等信息。-登記與發(fā)卡：保安在《臨時訪客登記本》上詳細(xì)記錄訪客姓名、身份證號碼、聯(lián)系方式、來訪時間、拜訪業(yè)主房屋地址等信息，并為訪客發(fā)放臨時訪客門禁卡。訪客需在登記本上簽字確認(rèn)收到門禁卡。-限時使用：臨時訪客門禁卡有效時間根據(jù)業(yè)主與訪客約定或物業(yè)公司規(guī)定設(shè)定，一般不超過[X]小時。訪客離開小區(qū)時，需將門禁卡交回保安室，保安在登記本上記錄訪客離開時間。5.特殊人員門禁卡申請-提交資料：特殊人員申請門禁卡時，需向物業(yè)公司客服中心提交本人身份證原件及復(fù)印件、工作單位證明（如工作證、營業(yè)執(zhí)照副本復(fù)印件等）、服務(wù)合同或合作協(xié)議（如有）等相關(guān)證明材料。-填寫申請表：特殊人員在客服中心領(lǐng)取《門禁卡申請表》，填寫個人信息、工作單位信息、服務(wù)區(qū)域、申請門禁卡權(quán)限等內(nèi)容，并簽字確認(rèn)。-審核與制卡：物業(yè)公司客服人員對特殊人員提交的資料進(jìn)行審核，根據(jù)其工作性質(zhì)和服務(wù)內(nèi)容，評估并設(shè)定門禁卡權(quán)限。審核通過后，將申請信息轉(zhuǎn)至制卡部門制作門禁卡，制卡時間一般為[X]個工作日。-領(lǐng)取門禁卡：特殊人員憑有效身份證件至客服中心領(lǐng)取門禁卡，領(lǐng)取時需在《門禁卡領(lǐng)取登記表》上簽字確認(rèn)，并接受物業(yè)公司關(guān)于門禁卡使用規(guī)定和小區(qū)安全管理要求的培訓(xùn)。四、門禁卡使用規(guī)定1.正常使用-業(yè)主、物業(yè)使用人及其他持有有效門禁卡的人員應(yīng)妥善保管門禁卡，不得轉(zhuǎn)借、轉(zhuǎn)讓或私自復(fù)制給他人使用。在使用門禁卡時，應(yīng)在規(guī)定的感應(yīng)區(qū)域內(nèi)刷卡，確保門禁系統(tǒng)正常識別，開啟相應(yīng)通道。-業(yè)主和物業(yè)使用人應(yīng)注意門禁卡的使用頻率和方式，避免因頻繁刷卡或不當(dāng)操作損壞門禁卡和門禁設(shè)備。如發(fā)現(xiàn)門禁卡無法正常使用，應(yīng)及時前往物業(yè)公司客服中心進(jìn)行咨詢和處理。-物業(yè)工作人員在執(zhí)行工作任務(wù)時，應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定權(quán)限使用門禁卡，不得擅自超越權(quán)限進(jìn)入非工作需要的區(qū)域。使用門禁卡后，應(yīng)及時關(guān)閉相應(yīng)通道，確保小區(qū)安全。2.特殊情況處理-如遇門禁系統(tǒng)故障或其他緊急情況導(dǎo)致門禁卡無法正常使用時，業(yè)主和物業(yè)使用人應(yīng)保持冷靜，及時聯(lián)系小區(qū)保安或物業(yè)公司客服人員。保安和客服人員應(yīng)迅速到達(dá)現(xiàn)場，核實身份后協(xié)助業(yè)主和物業(yè)使用人進(jìn)入小區(qū)或相關(guān)區(qū)域，并做好記錄。-對于因工作需要臨時進(jìn)入小區(qū)的消防、救護(hù)、公安等特殊應(yīng)急車輛和人員，小區(qū)保安應(yīng)在核實其身份和任務(wù)后，迅速開啟門禁系統(tǒng)，確保其順利進(jìn)入小區(qū)執(zhí)行任務(wù)。同時，保安應(yīng)做好相關(guān)記錄，并及時向物業(yè)公司報告情況。3.禁止行為-嚴(yán)禁任何人員以任何方式破壞門禁系統(tǒng)、門禁卡或私自改裝門禁設(shè)備，以獲取非法進(jìn)入小區(qū)的權(quán)限。如發(fā)現(xiàn)有此類行為，物業(yè)公司將依法追究相關(guān)人員的法律責(zé)任，并要求其承擔(dān)相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)賠償責(zé)任。-禁止使用過期或已掛失的門禁卡進(jìn)入小區(qū)。對于故意使用無效門禁卡試圖進(jìn)入小區(qū)的人員，小區(qū)保安有權(quán)進(jìn)行制止，并按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。五、門禁卡掛失與補辦1.掛失流程-業(yè)主、物業(yè)使用人或物業(yè)工作人員發(fā)現(xiàn)門禁卡丟失或被盜后，應(yīng)立即撥打物業(yè)公司客服電話或前往客服中心進(jìn)行掛失。掛失時需提供本人有效身份證件、門禁卡編號（如有）、房屋地址（業(yè)主和物業(yè)使用人）或所屬部門（物業(yè)工作人員）等信息。-物業(yè)公司客服人員在接到掛失申請后，應(yīng)立即在門禁卡管理系統(tǒng)中對掛失門禁卡進(jìn)行鎖定操作，使其失去使用權(quán)限，防止他人冒用。同時，客服人員應(yīng)詳細(xì)記錄掛失申請人的信息、掛失時間等內(nèi)容，并告知申請人掛失手續(xù)已辦理完成。2.補辦流程-掛失后需要補辦門禁卡的，申請人需按照門禁卡申請流程重新提交相關(guān)資料和填寫《門禁卡申請表》。補辦業(yè)主門禁卡和租戶門禁卡的，需繳納相應(yīng)的補辦費用，具體費用標(biāo)準(zhǔn)按照物業(yè)公司規(guī)定執(zhí)行。-物業(yè)公司制卡部門在收到補辦申請后，按照正常制卡流程為申請人制作新的門禁卡，一般在[X]個工作日內(nèi)完成制卡。申請人憑有效身份證件至客服中心領(lǐng)取補辦的門禁卡，并在《門禁卡領(lǐng)取登記表》上簽字確認(rèn)。六、門禁卡回收1.業(yè)主與租戶門禁卡回收-業(yè)主房屋產(chǎn)權(quán)發(fā)生變更或租戶租賃關(guān)系結(jié)束時，業(yè)主或租戶應(yīng)主動將門禁卡交回物業(yè)公司客服中心?？头藛T在收回門禁卡后，應(yīng)在門禁卡管理系統(tǒng)中對相關(guān)信息進(jìn)行注銷處理，并在《門禁卡回收登記表》上記錄回收日期、門禁卡編號、業(yè)主或租戶姓名、房屋地址等信息。-如業(yè)主或租戶未主動交回門禁卡，物業(yè)公司在核實相關(guān)情況后，有權(quán)通過電話、短信等方式通知其限期交回。如逾期仍未交回，物業(yè)公司將對門禁卡進(jìn)行掛失處理，并保留追究相關(guān)責(zé)任的權(quán)利。2.物業(yè)工作人員門禁卡回收-物業(yè)工作人員離職時，所在部門負(fù)責(zé)人應(yīng)及時收回其門禁卡，并交至物業(yè)公司行政部門。行政部門在收到門禁卡后，在門禁卡管理系統(tǒng)中對該門禁卡進(jìn)行注銷操作，并在《門禁卡回收登記表》上記錄回收日期、門禁卡編號、員工姓名、所屬部門等信息。-如物業(yè)工作人員因崗位調(diào)動等原因不再需要原門禁卡權(quán)限，所在部門負(fù)責(zé)人應(yīng)及時將門禁卡交至行政部門，由行政部門根據(jù)新崗位需求重新調(diào)整門禁卡權(quán)限或進(jìn)行回收處理。七、監(jiān)督與檢查1.物業(yè)公司內(nèi)部監(jiān)督-物業(yè)公司行政部門負(fù)責(zé)對門禁卡管理制度的執(zhí)行情況進(jìn)行定期監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括門禁卡申請流程是否規(guī)范、權(quán)限設(shè)置是否合理、門禁卡使用記錄是否完整等。行政部門應(yīng)定期對門禁卡管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進(jìn)行備份和審查，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和安全性。-物業(yè)公司客服中心應(yīng)建立門禁卡使用情況的投訴處理機制，及時受理業(yè)主和物業(yè)使用人關(guān)于門禁卡管理的投訴和建議。對于投訴問題，客服中心應(yīng)及時進(jìn)行調(diào)查核實，并將處理結(jié)果反饋給投訴人。如發(fā)現(xiàn)門禁卡管理工作存在問題，應(yīng)及時通知相關(guān)部門進(jìn)行整改。2.業(yè)主監(jiān)督-鼓勵業(yè)主對門禁卡管理工作進(jìn)行監(jiān)督，如發(fā)現(xiàn)有違反門禁卡管理制度的行為或安全隱患，業(yè)主可向物業(yè)公司客服中心或業(yè)主委員會進(jìn)行反映。物業(yè)公司應(yīng)重視業(yè)主的監(jiān)督意見，及時進(jìn)行處理和反饋，不斷改進(jìn)門禁卡管理工作。-物業(yè)公司應(yīng)定期向業(yè)主公布門禁卡管理工作的相關(guān)信息，包括門禁卡申請數(shù)量、掛失補辦情況、門禁系統(tǒng)維護(hù)記錄等，接受業(yè)主的監(jiān)督和檢查，增強管理工作的透明度。八、處罰措施1.對業(yè)主和物業(yè)使用人的處罰-對于違反門禁卡使用規(guī)定，轉(zhuǎn)借、轉(zhuǎn)讓或私自復(fù)制門禁卡給他人使用的業(yè)主和物業(yè)使用人，物業(yè)公司將視情節(jié)輕重給予警告、暫停門禁卡使用權(quán)限[X]天至[X]個月等處罰措施，并要求其立即改正違規(guī)行為。如因違規(guī)行為導(dǎo)致小區(qū)安全事故或造成其他不良后果的，物業(yè)公司將依法追究相關(guān)人員的法律責(zé)任，并要求其承擔(dān)相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)賠償責(zé)任。-對于故意破壞門禁系統(tǒng)、門禁卡或私自改裝門禁設(shè)備的業(yè)主和物業(yè)使用人，物業(yè)公司將要求其承擔(dān)修復(fù)或更換設(shè)備的費用，并按照相關(guān)法律法規(guī)進(jìn)行處理。同時，物業(yè)公司有權(quán)暫停其門禁卡使用權(quán)限，直至問題解決。2.對物業(yè)工作人員的處罰-物業(yè)工作人員如違反門禁卡管理制度，擅自超越權(quán)限使用門禁卡或泄露門禁卡信息，物業(yè)公司將視情節(jié)輕重給予警告、罰款、降職、辭退等處罰措施。如因違規(guī)行為給公司或業(yè)主造成損失的，物業(yè)工作人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。-對于在門禁卡管理工作中存在失職、瀆職行為的物業(yè)工作人員，如未按規(guī)定流程辦理門禁卡申請、掛失、補辦