物業(yè)電話使用規(guī)章

物業(yè)電話使用規(guī)章

物業(yè)電話使用規(guī)章一、總則1.目的：為加強(qiáng)公司物業(yè)電話的管理，確保電話通訊的順暢與高效，合理利用通訊資源，規(guī)范員工對物業(yè)電話的使用行為，特制定本規(guī)章。2.適用范圍：本規(guī)章適用于本物業(yè)公司全體員工在工作期間對公司配備的物業(yè)電話的使用。3.管理原則：遵循統(tǒng)一管理、合理使用、保障工作、節(jié)約成本的原則，確保物業(yè)電話能夠滿足公司與業(yè)主溝通及各項工作開展的需求。二、電話配備與登記1.電話配備標(biāo)準(zhǔn)-根據(jù)各部門工作職能和業(yè)務(wù)需求，綜合考慮員工數(shù)量、工作任務(wù)量等因素，合理配備物業(yè)電話。一般情況下，客服部門每[X]名員工配備一部固定電話，維修部門每[X]個工作小組配備一部固定電話，并為外勤人員配備相應(yīng)數(shù)量的移動電話。-對于特殊崗位，如物業(yè)經(jīng)理、安全主管等，根據(jù)工作實際需要，可單獨配備固定電話或移動電話。2.電話登記制度-新購置的物業(yè)電話，無論是固定電話還是移動電話，均需進(jìn)行詳細(xì)登記。登記內(nèi)容包括電話設(shè)備的品牌、型號、編號、購置日期、所屬部門、使用人等信息。-設(shè)備編號應(yīng)具有唯一性，便于管理和識別。固定電話設(shè)備編號應(yīng)在話機(jī)顯著位置進(jìn)行標(biāo)注，移動電話設(shè)備編號應(yīng)記錄在專門的設(shè)備管理臺賬中，并與使用人信息進(jìn)行關(guān)聯(lián)。-各部門指定專人負(fù)責(zé)本部門電話設(shè)備的登記工作，并定期將登記信息匯總至公司行政部門。行政部門負(fù)責(zé)建立全公司的物業(yè)電話設(shè)備總臺賬，對所有電話設(shè)備進(jìn)行統(tǒng)一管理和動態(tài)更新。三、使用規(guī)范1.工作用途使用規(guī)范-物業(yè)電話主要用于與業(yè)主溝通服務(wù)需求、處理緊急情況、協(xié)調(diào)工作事務(wù)等與公司業(yè)務(wù)相關(guān)的事宜。員工在使用電話時，應(yīng)明確通話目的，簡潔明了地表達(dá)內(nèi)容，避免冗長無效的通話。-接聽業(yè)主來電時，必須使用禮貌用語，主動問候“您好，[小區(qū)名稱]物業(yè)為您服務(wù)”，并準(zhǔn)確記錄業(yè)主反饋的問題、需求及相關(guān)信息。對于業(yè)主的咨詢，應(yīng)耐心解答，不得推諉或敷衍。-撥打電話給業(yè)主時，要提前準(zhǔn)備好通話內(nèi)容，確認(rèn)對方身份后，清晰、準(zhǔn)確地說明來電意圖。如涉及重要事項，應(yīng)在通話結(jié)束后及時發(fā)送書面信息或工作記錄給業(yè)主進(jìn)行確認(rèn)。-在工作時間內(nèi)，員工應(yīng)保持物業(yè)電話暢通，不得隨意將電話設(shè)置為無人接聽狀態(tài)或拒接來電。如因特殊情況需要暫時離開崗位，應(yīng)提前告知同事代為接聽，并做好相關(guān)交接工作。2.私人用途使用規(guī)范-原則上禁止員工使用物業(yè)電話處理私人事務(wù)。如有緊急情況需要使用，應(yīng)盡量縮短通話時間，并向部門負(fù)責(zé)人報備。-嚴(yán)禁員工長時間占用物業(yè)電話進(jìn)行私人聊天、打游戲等與工作無關(guān)的活動。一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，將按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)肅處理。-員工在使用物業(yè)電話處理私人事務(wù)時，不得因私人通話影響正常工作秩序和效率，不得使用公司電話撥打收費聲訊臺或進(jìn)行其他產(chǎn)生額外費用的操作。四、通話費用管理1.費用預(yù)算與控制-公司行政部門根據(jù)各部門的電話使用情況和業(yè)務(wù)發(fā)展需求，每年年初制定物業(yè)電話費用預(yù)算。預(yù)算內(nèi)容包括固定電話月租費、通話費、移動電話套餐費、流量費等各項費用明細(xì)。-各部門應(yīng)嚴(yán)格按照預(yù)算控制電話費用支出，不得超出預(yù)算范圍使用電話。如因特殊情況需要增加費用預(yù)算，需提前向行政部門提交書面申請，說明原因和預(yù)計增加的費用金額，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批同意后方可執(zhí)行。2.費用核算與分?jǐn)?每月由行政部門負(fù)責(zé)收集和整理電話費用賬單，核對費用明細(xì)，確保費用核算的準(zhǔn)確性。對于固定電話費用，按照各部門實際使用的電話數(shù)量和通話時長進(jìn)行分?jǐn)偅粚τ谝苿与娫捹M用，按照使用人所屬部門進(jìn)行分?jǐn)偂?行政部門應(yīng)定期將各部門的電話費用分?jǐn)偳闆r進(jìn)行公示，接受全體員工的監(jiān)督。如員工對費用分?jǐn)偳闆r有疑問，可在公示期內(nèi)向行政部門提出查詢和核對申請，行政部門應(yīng)及時給予答復(fù)和處理。3.費用報銷規(guī)定-因工作需要產(chǎn)生的長途電話費用、特殊業(yè)務(wù)通話費用等，員工應(yīng)在費用發(fā)生后的[X]個工作日內(nèi)，填寫費用報銷單，并附上電話費用明細(xì)清單和相關(guān)通話記錄，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核、公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，到財務(wù)部門辦理報銷手續(xù)。-報銷的電話費用必須真實、合理、合規(guī)，嚴(yán)禁虛報、冒領(lǐng)電話費用。對于不符合報銷規(guī)定的費用，財務(wù)部門有權(quán)拒絕報銷，并將情況反饋給相關(guān)部門和人員。五、設(shè)備維護(hù)與保養(yǎng)1.日常維護(hù)責(zé)任-物業(yè)電話設(shè)備的日常維護(hù)責(zé)任由使用人承擔(dān)。使用人應(yīng)妥善保管和使用電話設(shè)備，保持設(shè)備的清潔衛(wèi)生，避免因人為原因造成設(shè)備損壞。-每天工作結(jié)束前，使用人應(yīng)對所使用的電話設(shè)備進(jìn)行檢查，確保設(shè)備處于正常工作狀態(tài)。如發(fā)現(xiàn)設(shè)備存在故障或異常情況，應(yīng)及時記錄并向部門負(fù)責(zé)人報告。2.定期檢查制度-公司行政部門定期組織對物業(yè)電話設(shè)備進(jìn)行全面檢查，檢查周期為每[X]月一次。檢查內(nèi)容包括電話設(shè)備的外觀、通話質(zhì)量、功能完整性等方面。-在檢查過程中，行政部門應(yīng)詳細(xì)記錄設(shè)備的檢查情況，對于發(fā)現(xiàn)的問題及時安排維修或更換。對于存在安全隱患的設(shè)備，應(yīng)立即停止使用，并采取相應(yīng)的安全措施。3.維修與更換流程-當(dāng)物業(yè)電話設(shè)備出現(xiàn)故障時，使用人應(yīng)填寫《設(shè)備維修申請單》，詳細(xì)描述故障現(xiàn)象和發(fā)生時間，提交給部門負(fù)責(zé)人。部門負(fù)責(zé)人審核后，將申請單轉(zhuǎn)交給公司的設(shè)備維修部門或指定的維修人員。-維修人員接到維修申請后，應(yīng)及時對故障設(shè)備進(jìn)行維修。對于一般性故障，應(yīng)在[X]個工作日內(nèi)修復(fù)；對于較為復(fù)雜的故障，應(yīng)根據(jù)實際情況確定維修時間，并及時向使用部門反饋維修進(jìn)度。-如電話設(shè)備因老化、損壞等原因無法修復(fù)或維修成本過高，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，可進(jìn)行更換。更換的新設(shè)備應(yīng)按照電話配備與登記制度進(jìn)行登記和管理。六、安全與保密1.信息安全-員工在使用物業(yè)電話時，應(yīng)嚴(yán)格遵守公司的信息安全規(guī)定，不得泄露公司的商業(yè)機(jī)密、業(yè)主的個人信息等重要數(shù)據(jù)。在與業(yè)主溝通時，如需涉及業(yè)主敏感信息，應(yīng)確保通話環(huán)境安全，避免信息被他人監(jiān)聽或獲取。-禁止員工利用物業(yè)電話進(jìn)行非法活動或傳播有害信息。如發(fā)現(xiàn)員工存在違反信息安全規(guī)定的行為，公司將依法追究其法律責(zé)任，并根據(jù)公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)肅處理。2.通訊安全-為保障物業(yè)電話通訊的安全可靠，公司應(yīng)定期對電話線路、設(shè)備進(jìn)行安全檢查和維護(hù)，防止因線路老化、設(shè)備故障等原因?qū)е峦ㄓ嵵袛嗷蛐畔⑿孤丁?在遇到自然災(zāi)害、突發(fā)事件等緊急情況時，應(yīng)優(yōu)先保障物業(yè)電話通訊的暢通，確保公司能夠及時與業(yè)主取得聯(lián)系，處理相關(guān)事務(wù)。公司應(yīng)制定完善的應(yīng)急預(yù)案，明確在緊急情況下電話通訊保障的具體措施和責(zé)任分工。七、監(jiān)督與考核1.監(jiān)督機(jī)制-公司行政部門負(fù)責(zé)對物業(yè)電話的使用情況進(jìn)行日常監(jiān)督檢查，定期或不定期抽查員工的電話使用記錄，檢查是否存在違規(guī)使用電話的行為。-設(shè)立舉報渠道，鼓勵員工對違規(guī)使用物業(yè)電話的行為進(jìn)行監(jiān)督和舉報。對于舉報屬實的員工，公司將給予一定的獎勵。2.考核指標(biāo)-將物業(yè)電話的使用情況納入員工績效考核體系，考核指標(biāo)包括電話使用的規(guī)范性、費用控制情況、通訊暢通率等方面。-對于在物業(yè)電話使用過程中表現(xiàn)優(yōu)秀的員工，如能夠嚴(yán)格遵守使用規(guī)范、有效控制費用支出、積極保障通訊暢通等，在績效考核中給予適當(dāng)加分，并在評優(yōu)評先、晉升等方面予以優(yōu)先考慮。-對于違反本規(guī)章的員工，將根據(jù)情節(jié)輕重給予相應(yīng)的績效考核扣分、警告、罰款、辭退等處理措施。具體處理標(biāo)準(zhǔn)如下：-首次發(fā)現(xiàn)違規(guī)使用物業(yè)電話處理私人事務(wù)，且通話時間較短的，給予口頭警告，并在績效考核中扣[X]分。-多次違規(guī)使用物業(yè)電話處理私人事務(wù)，或一次通話時間較長影響工作的，給予書面警告，并在績效考核中扣[X]分，同時處以[X]元罰款。-因違規(guī)使用物業(yè)電話導(dǎo)致公司商業(yè)機(jī)密泄露、業(yè)主信息被非法獲取等嚴(yán)重后果的，予以辭退，并依法追究相關(guān)法律責(zé)任。八、附則1.規(guī)章解釋權(quán)：本規(guī)章的解釋權(quán)歸本物業(yè)公司所有。公司行政部門有權(quán)根據(jù)實際情況對規(guī)章進(jìn)行修